退館機能(受付コードを利用して実際の退館時間を記録する)

受付コードで退館処理ができます

RECEPTIONISTでは、これまで受付時にシステムを利用することで、入館時間を自動で取得していました。
さらに、受付コードでの受付後に同じ受付コードを用いて退館処理をすることにより、そのアポイントメントの来客に対し、実際の退館時間も記録できるようになりました。

 

受付コードで入館したお客様のみ、退館時に再度iPadに受付コードを入力することで、退館手続きができます。

 

退館機能は2パターン

退館機能を以下の2通りから選択することが可能です。

 

1.対象のiPadを従来の受付機能と兼用して退館機能も使えるようにする(兼用モード)
2.対象のiPadを退館機能のみ使えるようにする(専用モード)

 

受付機能と兼用して退館機能も使う(兼用モード)

1つのiPadで受付機能と退館機能の両方が利用できます。
exit-image01

 

退館機能のみ使う(専用モード)

1つのiPadが退館機能専用となります。(専用モードのiPadでは受付機能が利用できません)
exit-image02

 

 

退館機能を利用した入退館の流れ

退館機能を利用した受付(入館・退館)の流れは以下の通りです。

 

1、担当者がアポイントメントから受付コードを発行
2、お客様がその受付コードで受付(入館処理) > 実際の入館時間の記録
3、お客様が入館した受付コードで退館処理 > 実際の退館時間の記録

 

3-1、兼用モードの場合
 待受 > メニューで退館ボタン > 退館用に受付コード入力 > 退館者選択 > 退館完了
3-2、専用モードの場合
 待受 > 退館用に受付コード入力 > 退館者選択 > 退館完了

 

実際の流れはこちらをご覧ください。

 

 

退館機能を有効にするには

この機能は、エンタープライズ版以上でご利用いただけます。

RECEPTIONISTのiOSアプリ1.4.10以上が必要です。

 

設定方法

この機能は、WEB管理画面・iPadのアプリ設定画面のどちらからでも設定することが可能です。
Check 複数台のiPadで運用されている場合、退館機能を有効にするiPad毎に行う必要があります。
ホールディングス機能をご利用の場合には、こちらもご覧ください。

 

 

WEB管理画面からの設定方法

WEB管理画面に管理者でログインし、「受付アプリ設定」クリックします。
exit01_web

 

デバイス情報の編集ボタンを押して、以下から受付モードを選択してください。
exit02_web

 

受付モード名 機能内容
入館のみ受付 このiPadを、従来どおり受付機能のみで利用する場合に選択します。(初期設定はこちら)
入館+退館の受付     このiPadで、従来どおりの受付機能を使いつつ、兼用して退館機能を利用する場合に選択します。(兼用モード)
退館のみ受付 このiPadで、従来どおりの受付機能は使わず、専用で退館機能を利用する場合に選択します。(専用モード)
Check 退館専用モードのiPadと認識してもらうため、メニュー画面(操作画面)を待受にする設定は無効になりますので、ご注意下さい。

 

受付モードを選択したら、最後に「変更を保存」を押してください。
続いて、iPadアプリへの設定反映を行います。

 

 

iPadアプリの待受画面右上にある歯車マークをタップします。
main_to_settingpage

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

右上に更新ボタンがあります。
こちらを押して、WEB管理画面の設定を反映させましょう。
update_setting_ipad

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。
続いて、iPadの待受画面に戻って、選択した退館機能モードになっていることを確認してください。

 

 

iPadのアプリ設定画面からの設定方法

すでにiPadのアプリにログインしている場合は、待受画面・右上の歯車ボタンを押して、ログイン画面を開きます。
クラウド受付システムRECEPTIONIST待受画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

管理者のアカウントでログインします。
クラウド受付システムRECEPTIONIST管理画面ログイン

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

アプリ設定画面の下部にある「退館手続き設定」の右端にあるエンピツマークをタップしてください。
exit01

 

 

メニューが表示されますので、以下から退館モードを選択してください。
exit02

 

退館モード名 機能内容
退館機能を使わない このiPadを、従来どおり受付機能のみで利用する場合に選択します。(初期設定はこちら)
退館機能を使う このiPadで、従来どおりの受付機能を使いつつ、兼用して退館機能を利用する場合に選択します。(兼用モード)
退館機能を専用モードで使う このiPadで、従来どおりの受付機能は使わず、専用で退館機能を利用する場合に選択します。(専用モード)
Check 退館専用モードのiPadと認識してもらうため、メニュー画面(操作画面)を待受にする設定は無効になりますので、ご注意下さい。

 

退館モードを選択したら、最後に「保存」をタップしてください。

 

 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。
続いて、iPadの待受画面に戻って、選択した退館機能モードになっていることを確認してください。

 

 

ホールディングス機能をご利用の場合の退館機能モードについて

Tips ホールディングス機能とは?

 

ホールディングス機能をご利用中で、退館機能をご利用になる場合には以下の通り注意点がございます。

対象のiPadを退館機能の兼用モードで使う場合

兼用モードで使いたい会社アカウントで、iPadの設定画面にログインしていただき、「退館機能を使う」の設定を行ってください。
設定を行っている会社アカウントのみ、退館機能を兼用モードで利用できる状態になります。

 

▼イメージ図(兼用モード)
exit-holdings01

 

対象のiPadを退館機能の専用モードで使う場合

親会社のアカウントで、iPadの設定画面にログインしていただき、「退館機能を専用モードで使う」の設定を行ってください。
親会社・子会社含めて、そのiPad全体が退館機能を専用モードで利用する状態になります。
Check子会社のアカウントで、「退館機能を専用モードで使う」の設定を行っても、専用モードにはなりません。

 

▼イメージ図(専用モード)
exit-holdings02

 

 

退館機能を利用した操作の流れ

iPadの設定で退館機能を有効にした場合の、受付(入館・退館)の流れを確認してみましょう。

 

1、担当者がアポイントメントから受付コードを発行

退館機能は、事前にアポイントメント登録して発行された受付コードを用いて、受付した場合にのみ利用できる機能です。
そのため、まずは事前にアポイントメント登録を行い、受付コードを発行しましょう。

 

アポイントメント機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

2、お客様がその受付コードで受付(入館処理)

事前にアポイントメント登録して発行された受付コードを用いて、お客様が受付を行います。

 

受付コードで受付を行うと、アポイントメント一覧の該当アポの左側マークが青色に変わり、お客様が入館したことが分ります(通常アポの場合のみ)
exit-before01

 

 

3、お客様が入館した受付コードで退館処理

お客様の用事が終わり退館する場合に、入館時に利用した受付コードを使って退館処理を行っていただきます。

 

3-1、兼用モードの場合

iPadのメニュー画面から、右上の「退館」をタップしてもらいます。
exit-flow01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

3-2、専用モードの場合

iPadの待受画面から、中央の「退館」をタップしてもらいます。
exit-flow02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

受付コードの入力画面が表示されますので、入館時に利用した受付コードを入力してもらいます。
exit-flow03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

※該当アポの来訪者が1名の場合には、この画面は表示されません。

入力された受付コードのアポイントメントで、来訪者が複数人いる場合のみ、退館される方の選択画面が表示されます。
退館される方にチェックを付けて「退館」をタップしてもらいます。

 

Tips 複数のお客様のうち一部のお客様だけ退館した後、同じ受付コードで再度退館手続きされた場合は、残ってるお客様だけが表示されます。

exit-flow04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

確認画面が表示されますので、問題がなければ「退館」をタップしてもらいます。
exit-flow05

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

これで退館処理が完了となります。
exit-flow06

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

退館処理後の状態

お客様が退館処理を行っていただくと、来訪者記録画面で該当する記録の左側マークが灰色に変わり、お客様が退館処理を行った時間が退館時間に記録されます。
exit-after01

 

さらに、該当アポイントメントで来訪者登録されているお客様が全員退館されると、アポイントメント一覧の該当アポの左側マークも灰色に変わり、来訪者が全員退館していることが分ります(通常アポの場合のみ)
exit-after02

 

 

 

お疲れ様でした! これで操作の流れの説明も終了です。
受付コードを利用する場合は退館処理もできますので、入館時間・退館時間ともに正確な時間で記録できるようになります。

 

ぜひご利用くださいませ。