アポイントメント機能とはなんですか

アポイントメント機能とは

来訪日時・来訪者情報を登録することで、来訪されるお客様が利用する受付コードを発行・ご連絡するとともに、会議室予約やスケジュール登録も同時に行える機能です。
 
アポイントメントの性質によって3種類のアポイントメント機能をご用意しております。
特に調整アポ機能は、お客様との日程調整・会議室予約・スケジュール登録〜当日の来訪までを一元管理できる大変便利な機能です。

 

利用登録済の全社員の方がご利用いただける機能ですので、ぜひご活用くださいませ。
Check ウェルカムテキストのカスタマイズのみ、エンタープライズ版でのご提供となります。

 

特徴

・カレンダー連携することで、会議室予約や、作成者・同席担当者のスケジュール登録が可能です。(連携可能カレンダー:Googleカレンダー・Office365のOutlookのカレンダー)
・お客様へ受付コードをお知らせするメールの送信も可能です。
・来訪されるお客様は受付コードをiPadへ入力するだけで受付が完了できるため、受付がスムーズに行えます。(受付コードで受付
・受付通知に来訪者名が表示されないため、名前を公開したくないお客様の対応にご利用いただけます。
・特定の日にちを指定するだけでなく、一定期間利用可能な受付コードを発行するアポイントメント登録も可能です(期間アポ
※「期間アポ」はアポイントメントの特性上、カレンダー連携には対応しておりません。

 

アポイントメント一覧の表示内容

タブ切り替え

「あなた」と「全社員」のタブを切り替えることで、あなた自身と全社員のアポイントメントを切り替えて見ることができます。

受付コード利用マーク

「通常アポ」では、来訪者が受付コードを利用して来訪受付すると行頭のマークが青く変わり、お客様が来訪されたことが把握しやすくなっています。

備考欄

すべてのアポイントメントには備考欄が用意されています。こちらは随時入力可能なため、お客様をご案内する方と会議に参加される方が別々の場合に引き継ぎのメモを残す等のご利用が可能です。日々のご対応にお役立てくださいませ。
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アポイントメント機能の利用方法

各アポイントメント機能の利用方法は、下記をご覧ください。
 
■来訪者と日程調整を行うところから始める調整アポ
【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行する方法
 
■日時決定済のアポイントメントにご利用いただく確定アポ
【確定アポ】当日のみ使える受付コードを発行する方法
 
■特定の期間に来訪するお客様用にご利用いただく期間アポ
【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する方法