ホールディングス機能(1つのiPadで複数会社の受付を対応する)

複数のグループ会社を1つのiPadで受付

RECEPTIONISTではこれまで、1つの会社の受付を1台のiPadで対応するのを前提としておりました。
しかし企業によっては、複数のグループ会社が1つの事務所に同居していることもあります。

 
そこでRECEPTIONISTでは、複数社のアカウントを1台のiPadでまとめることで、グループ会社の受付として利用することができるホールディングス機能をご用意いたしました。

 

本機能をご利用いただくことで、アカウントの管理は各社の管理者に任せる一方、受付は1台のiPadにまとめることができるようになり、受付システムをより快適にご利用いただけるようになります。

また、ご利用料金も親会社にまとめてご請求させていただきます。

holdings_reception

 

ホールディングス機能利用時のイメージ

グループ企業ごとにRECEPTIONISTのアカウントをご登録いただき、各社ごとに利用設定していただきます。そのため各社で別々のチャットツールをお使いだったり、Slackのワークスペースが別でも、全く問題ありません。

holdings_reception_account 

それらのアカウントを1台のiPadにログインさせます。お客様から見た場合、受付に1台のiPadが置いてあり、タップするとグループ会社のロゴが並んだ画面が表示されるようになります。

holdings_reception_screenimage

 

全体像はこんなイメージになります。

RECEPTIONISTホールディングス機能

ホールディングス機能を有効にするには

この機能は、Premiumプランでご利用いただけます。

 

Tipsプレミアムプランへ変更する場合は、弊社までお問い合わせください。また、プレミアムプランは請求書払いのみの対応となります。

 

事前準備

お客様がいらした際に「このiPadが複数企業の受付」とすぐ認識していただけるように、下記の画像を事前に準備しておきましょう。

 

項目名 サンプル 備考
親会社の背景画像
(2048×1536)
mainaccount_bg 待受画面で表示されます。グループ全体の受付であることがわかるような画像にしましょう。
親会社のロゴ画像 Delighted_new_black 待ち受け画面をタップし、企業リスト画面に切り替わった際に表示される親会社のロゴです。
子会社のロゴ画像(子会社の分だけ) Dummylogo_1 待ち受け画面をタップし、企業リスト画面に切り替わった際に表示される子会社のロゴです。子会社の分だけ用意しておきましょう。

 

 

設定方法

この機能は、iPadのアプリ設定画面から設定することが可能です。
 
Check 以下にご注意いただいて設定を進めてください。
・親会社だけではなく子会社でもRECEPTIONISTのアカウント登録が必要となります。
 親会社同様に、必ず事前に子会社のアカウント登録を行っておいてください。
 
・子会社のRECEPTIONISTアカウントに対しても、各種設定が必要となります。
 2.チャット設定 / 3.受付アプリ設定 / 4.社員情報の追加登録
 まで設定を進めていただく必要があります。
 
・本設定は、グループ企業の親会社(iPadを主に管理する会社)のアカウントにて
 操作してください。
 
・このアプリ設定は、設置するiPadの台数分、行う必要があります。

 

 

すでにiPadのアプリにログインしている場合は、待受画面・右上の歯車ボタンを押して、ログイン画面を開きます。
iPad受付システムRECEPTIONIST待受画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

管理者のアカウントでログインします。
iPad無人受付システムRECEPTIONIST管理画面ログイン

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

アプリ設定画面の上部中央にある「ロゴ」のTop画面表示のスライダーボタンをOFFにしてください。
TipsTop画面で待受をしている場合、親会社の社名やロゴが表示されてしまい、来訪者が困惑してしまうのを防ぐために非表示にします。
合わせて、背景にグループ企業に関する画像設定をおすすめいたします。背景は子会社では設定できず、親会社が設定した画像が表示されます。待受画面に表示されますので、来訪者にもグループ企業としてご案内ができるかと思います。

Holdings-Conf_002

 

 

アプリ設定画面の下部右側にある「ホールディングス機能を利用する」のスライダーボタンをONにしてください。
Tipsこの設定により、ホールディングス機能のON/OFFを切替えております。
ホールディングス機能のため機能をON

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

待受画面に戻り、右上の歯車ボタンを押してログイン画面を開いてみてください。
以下のように、アカウント(子会社)を追加する画面に切り替わります。

 

 

 

表示された画面にある、「アカウントを追加」のボタンを押してください。
ホールディングス機能のためアカウント追加する1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

ログイン画面になりますので、追加する子会社の管理者アカウントでログインしてください。
iPad無人受付システムRECEPTIONIST管理画面ログイン

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

ログインした子会社のアカウントが管理しているiPad情報(受付アプリ設定名)を選択する画面になります。ここでどのiPad情報を使用するか選択してください。

 
TipsiPadを追加している台数分が表示されます。iPad台数が1台のみの場合、選択項目は1つのみですので、そのまま選択ボタンを押してください。

iPadを2台以上で受付をする場合(例:受付のフロアが複数あり、受付用iPadを複数設置する場合)は、予めWEB管理画面の「受付アプリ設定」から「iPadを追加」ボタンを押して、利用できるiPadを追加しておく必要があります。

ホールディングス機能のためiPad選択

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

受付用の待受画面に戻って、待受画面をタップいただきますと、会社選択画面に切り替わります。
ホールディングス機能のため会社選択

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

ここで来訪者に、どの会社に訪問したいのかを選択いただく事により、通常通り、その会社への受付機能をご利用することができます。
ホールディングス機能のため会社選択

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 グループ会社が多い場合、訪問先会社を検索できます

 
訪問先企業の選択画面でグループ会社が多い場合、「検索」ボタンのご利用が便利です。

 

右上の「検索」ボタンを押します。
ホールディングス機能で検索する1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

訪問先の会社名を入力して、右の「検索」ボタンを押します。
ホールディングス機能で検索する2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

検索した会社のみが画面上に表示されますので、訪問先会社を選択して受付に進みます。
ホールディングス機能で検索する3

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 アカウント(子会社)を追加する方法

 

待受画面より、右上の歯車ボタンを押してログイン画面を開いてください。
アカウント(子会社)を追加する画面に切り替わります。
Tipsこの画面より、既に存在しているアカウントを選択することにより、企業毎の設定画面へのログインが表示されます。
この画面でも「検索機能」をご利用いただけます。
ホールディングス機能のためアカウント追加する2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 ホールディングス機能ご利用の場合の注意点

Tips親会社が選択した背景画像とテーマが反映され、子会社は選択できません。

 

親会社によりアカウント追加された子会社のiPad上の設定画面では、背景画像とテーマの設定ができません。背景画像とテーマは、親会社の設定が優先されます。
背景画像とテーマは子会社は選択できません

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。
各会社毎に、来客通知ができましたら無事に設定完了です。