会議室管理:スマホ/タブレットのアプリで入退室を管理する(オプション機能)

会議室管理機能でできること

RECEPTIONISTの会議室管理では、以下の機能がご利用いただけます。
突然の来客や突発的な会議が発生した場合に、今空いていてすぐ予約可能な会議室がわかるため、会議室を効率的に利用できるようになります。

 

WEB管理画面
・会議室の予約状況の確認や会議室の予約
・会議室の入室状況と予約状況を合わせて表示
・今すぐ使える会議室のみの一覧表示

 

各会議室内端末(スマホ/タブレットのアプリ)
・入室・退室の管理

 

 

会議室管理の全体イメージ

conf_image

 

1.カレンダー連携
WEB管理画面にて、カレンダーと連携して管理する会議室を設定します。
2.端末設置
会議室管理アプリの入った端末(スマホ/タブレット)を各会議室内に設置します。
3.会議室入退室
会議室の入退室の際にその端末上で入室・退室操作を行います。
4.利用状況の確認・予約
WEB管理画面上で会議室の利用状況が一目でわかります。そのまま予約も可能です。

 

 

会議室管理の設定・操作方法

会議室管理を有効にするには
Googleカレンダー連携
管理する会議室の設定
連携アカウントの「会議室管理コード」 | デバイスキー
会議室管理アプリ(スマホ/タブレット)のインストール
スマホ/タブレットアプリで管理する会議室の紐付け
紐付けの解除
スマホ/タブレットアプリの使い方
会議室状況の使い方
利用状況の確認方法
会議室の予約方法
今すぐ使える会議室の表示
その他

 

 

会議室管理を有効にするには

1.会議室管理の機能の利用申し込みを行ってください
会議室管理の機能はオプション機能のため、有効にするには、弊社までお問い合わせください。
Check会議室管理は別料金プランになります。
・利用料金についての詳細は、お問い合わせください。
・会議室管理をご利用いただく場合、RECEPTIONISTのご利用料金は請求書払いとなります。

 

2.会議室設置用のスマホ(iPhone・Android)、タブレット(iPad等)をご用意ください
各会議室内に、会議室管理アプリがインストールされているスマホ・タブレットを置き、入退室の管理を行います。
そのため、管理する会議室の部屋数分のスマホ・タブレットが必要になりますので、別途ご用意くださいませ。
Tips 会議室アプリはiOS・Androidどちらでもご利用いただけます。また、対応OSであれば、iPod touchでもご利用いただけます。(ネットワーク環境が必要です)
■対応OS
iOS: 11.0~13.3(最新)
Android: 5.0~10.0(最新)

 

3.G Suiteにて、会議室管理連携用の特権管理者権限のアカウントをご用意ください
会議室管理機能で会議室の予約を行うと、カレンダー連携を行ったアカウントにも予定が作成されます。そのため、カレンダー連携を行うアカウントは別途ご用意いただくことをおすすめいたします。
また、管理できる会議室は、「連携したアカウントが利用できる会議室」のため、特権管理者でアカウントをご用意ください。

 

連携できる会議室について
会議室管理の機能は、G Suite上の会議室情報(リソース情報)を取得する仕組みになっております。
そのため、会議室管理をご利用いただく場合は、G Suiteのリソース情報に会議室をご登録いただいている必要があります。
それ以外の方法で会議室を管理している場合には、ご利用いただけません。
Tips クラウド版のOffice365のOutlookカレンダーとも連携できるよう鋭意開発中ですので、しばらくお待ちくださいませ。

 

Googleカレンダー連携

G Suite上の会議室情報(リソース情報)を管理するため、Googleカレンダーと連携を行います。

 

 

RECEPTIONIST管理者アカウントにてログインし、WEB管理画面の「会議室設定」を選択します。
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Googleカレンダー連携の方法

Checkこの操作は、特権管理者権限をお持ちのアカウントで行ってください。
参考:会議室管理連携用の特権管理者権限のアカウントをご用意ください

 

会議室設定画面より、中央の「Googleカレンダーと連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されます。連携を行うアカウントでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。(特権管理者権限をお持ちの方をご選択ください)

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「許可」ボタンをクリックして連携します。
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連携が正常に完了すると「会議室管理者を追加しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。
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管理する会議室の設定

連携したカレンダー上から、管理する会議室を選択します。

 

 

会議室設定画面から、右上にある「会議室を追加」ボタンを押します。
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ポップアップが表示されますので、管理したい会議室を選択します(複数選択可)。
管理する会議室の選択後、「追加」ボタンを押します。

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会議室の追加処理が開始される画面が表示されるので、「閉じる」ボタンを押します。
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会議室の追加処理が終わるまで1分ほど待ち、画面を再読み込みしてください。
Tips 再読み込み方法 Windows:Shift+F5 / Mac:Shif+Cmd+R

 

 

会議室設定画面に、選択した会議室が表示されます。
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Tips 選択した会議室の削除
対象の会議室の右側にある「・・・」ボタンから「会議室を削除」をクリックします。
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以上でWEB管理画面での作業は完了です。
次の設定で必要な、アプリと会議室を紐づけるための情報は以下にそれぞれ表示されています。
確認できるように、WEB管理画面は開いたまま次の設定に進んでください。

 

連携アカウントの「会議室管理コード」

会議室設定画面の右上のカレンダーと連携したアカウント名をクリックし、表示された情報の「会議室管理コード」が必要です。
meetingroom-manage_13

 

 

デバイスキー

会議室設定画面に追加されている会議室の右側にある「デバイスキー」が必要です。会議室ごとに異なるキーとなっています。
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会議室管理アプリ(スマホ/タブレット)のインストール

各会議室に設置する端末に、RECEPTIONIST会議室管理アプリをインストールします。
Check 会議室に設置する端末全てにアプリをインストールする必要があります。

 

Tips 以下のアイコンからインストールできます。

 

▼iOSの場合
aicon-ios
▼Androidの場合
aicon-google

 

自分で検索する場合は、iOSの方はAppStore。Androidの方はGooglePlayを開いてください。

 

▼iOSの場合
mobile-app_ios_01
▼Androidの場合
mobile-app_android_01

 

 

検索枠に「RECEPTIONIST for Space」と入力して検索していただくと、RECEPTIONIST for Spaceがありますので、「入手」または「インストール」をタップしましょう。

Check 類似しているアプリもありますので、提供元が「Delighted,Inc.」より入手してください。
Tips 「receptionist」(小文字)でも検索可能です。
Tips 公開直後はまだ検索できない場合もありますので、その場合は上記アイコンからダウンロードして下さい。

 

▼iOSの場合
meetingroom-manage_app_01-ios
▼Androidの場合
meetingroom-manage_app_01-android

 

 

端末上にRECEPTIONISTの会議室管理アプリがインストールされたことを確認しましょう!

 

▼iOSの場合
meetingroom-manage_app_02-ios
▼Androidの場合
meetingroom-manage_app_02-android

 

 

これでインストールは完了です。
続いて、会議室管理アプリで会議室の紐付けを行う方法をご確認ください。

 

 

スマホ/タブレットアプリで管理する会議室の紐付け

会議室の入退室を管理するために必要な設定です。会議室に設置する端末全てに設定する必要があります。

 

RECEPTIONISTの会議室管理アプリを開きましょう。
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ログイン画面が表示されます。
会議室設定画面で確認できる、以下の情報を入力し、最後に「ログイン」をタップします。

Item Name Detail
①連携アカウント 「会議室管理コード」を入力してください
②デバイスキー その端末で管理したい会議室のデバイスキーを入力してください
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接続した会議室の名称が表示されます。一致しているか確認して、「→」ボタンをタップします。
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入室前の画面が表示されます。
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紐付けの完了した会議室情報のWEB管理画面の表示
アプリとの紐付けが完了すると、WEB管理画面の会議室設定画面の「接続デバイス」に、紐付けしたデバイス名が表示されます。
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紐付けの解除

紐付けを解除する場合は、以下どちらかの方法で解除を行います。

 

アプリ側で紐付け解除
▼アプリ画面上で、下から上にフリックしてログアウト

meetingroom-manage_app_07-app
WEB管理画面側で紐付け解除
▼WEB画面上で、該当の会議室右側の「・・・」から連携解除

meetingroom-manage_app_07-web

 

 

これで事前準備が整いました。
あとは実際に、以下の操作を行うことで、会議室を管理することができます。

実際に使ってみましょう!

 

 

スマホ/タブレットアプリの使い方

会議室管理アプリの使い方はいたってシンプルで簡単です。

 

紐付けを行った端末を、各会議室に設置します。

 

入室時

その会議室で予定が作成されている場合、直近の会議情報がアプリ上に表示されます。
会議を始める場合は「入室」ボタンをタップします。
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予定時間より早い場合は、確認メッセージがでます。
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入室され、会議中の状態になります。
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退室時

会議が終わって、会議室の利用が終了したら、「退室」ボタンをタップします。
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退室済みの状態になります。
再度、直近の会議情報がある場合はアプリ上に表示されます。
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アプリの使い方は、この操作の繰り返しとなります。

 

 

会議室状況の使い方

RECEPTIONISTのWEB画面からは、会議室の利用状況が把握でき、今空いていてすぐ使える会議室もひと目で確認できます。
Check表示されるのは会議室の予定のみです。操作している社員、および会議室管理者自身の予定は表示されません。

 

 

利用状況の確認方法

WEB管理画面から会議室状況を選択します。
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管理者が会議室設定画面で追加した会議室の、当日の予約状況がスケジュール画面で表示されています。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

予約済みの時間帯

これから利用される予定の時間帯は、「予約済み」として緑色の表示となります。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

会議中の時間帯

予約が入っているかつ、スマホアプリで入室の対応を行っている時間帯は、「会議中」として赤色の表示となります。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

退室済みの時間帯

予約した終了時間が過ぎており、スマホアプリで退室の対応を行っている時間帯、または過去の時間帯は「退室済み」として灰色の表示となります。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

現時刻に予約のできない会議室

現時刻で予約が入っている会議室の場合、予約のできない会議室として、その列自体が灰色の表示となります。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

会議室の予約方法

予約したい会議室のスケジュール画面の時間帯をドラッグすることで、予約を行えます。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

今すぐ使える会議室の表示

現在予約が入っておらず、これから15分/30分/60分空室の会議室のみ表示することも可能です。

 

右上の「今すぐ使える会議室」をクリックし、使いたい時間枠を「今から15分」「今から30分」「今から60分」から選択します。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

選択した条件にあう会議室のみが表示され、各会議室の現在の時間帯部分に「予約する」ボタンが表示されています。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

予約したい会議室の「予約する」ボタンを押すことで、すぐに予約を行えます。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

会議室の予約ができました。そのまま該当の会議室でスマホアプリから入室をタップして会議を始めましょう。

Checkカレンダー側は、以下の方々のカレンダーに予定が作成されます。
・会議室管理者のアカウント
・操作している社員 ※アポイントメント機能でGoogleカレンダー連携している場合のみ
・予約した会議室

 

 

その他

会議室のビルディングについて

GSuite上で会議室のビルディングが登録されている場合には、ビルディングを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips ビルディングについてはこちらをご覧ください。

 

▼会議室追加時にビルディングを選択
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▼会議室状況を確認する際にビルディングを選択
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▼希望するオフィスを選択
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日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。