RECEPTIONISTを導入し、講習会を受けたあと、
「次に何を進めていけばいいのか分からない」
「社内に展開したいが、どこまで準備すればいいのか迷う」
そんな状態で手が止まってしまう管理者の方も少なくありません。
社内展開にあたって、最初に整理しておきたいのが「利用登録」と「外部連携」です。
ただ、利用登録や外部連携といった“設定作業”は手順そのものよりも、管理者がそれを「どういう順番・考え方で進めていくか」の方が定着のしやすさを左右します。
本記事では、具体的な操作手順ではなく、管理者として「利用登録」「外部連携」の社内展開を進める際に押さえておきたい考え方と進め方のポイントを整理します。
利用登録や外部連携は「全部終わってから社内に案内するもの」ではありません。まずは、使う予定のある社員が問題なく使える状態を作ることを優先しましょう。
利用登録と外部連携は社内展開の前提条件
RECEPTIONISTは、ただアカウントを作って終わりのツールではありません。
「QRコード/受付コードを発行する」
「来客通知を受け取る」
といった一連の体験が、社員個人の業務の流れの中で成立してはじめて使われ続けるツールです。
これらをどのように社内に展開していくかが、定着のしやすさを左右します。
なぜ利用定着に影響するのか
RECEPTIONISTでは、社員登録や最低限の設定が行われていれば、利用登録や外部連携をしていなくても来客通知を受け取ることはできます。
そのため、これらは「RECEPTIONISTを動かすための必須設定」ではありません。
一方で、利用登録や外部連携を行うことで初めて、
- 自分で管理画面にログインできる
- アポイントメントの発行・調整ができる
- 来客対応を自分の判断で進められる
といった、主体的な利用が可能になります。
RECEPTIONISTを社内で定着させたい場合、重要なのは「通知が届くか」ではなく「社員自身がRECEPTIONISTを自分の業務として扱えているか」です。
利用登録によって「自分で操作できる状態」を作り、外部連携によって「日常業務の中に組み込まれた状態」を作る。
この2つが揃うことで、RECEPTIONISTは初めて“使われ続けるツール”になります。
・実際にアポ発行や調整を行う社員が、自分で管理画面にログインできる
・普段使っているカレンダーやチャットと連携できている
・管理者以外の社員が、問題なく使い始められる状態になっている
利用登録・外部連携でできること
利用登録や外部連携を行うことで、RECEPTIONISTは「通知を受け取るだけのツール」から社員が自分で判断・業務を進められるツールになります。
このパートでは「利用登録」と「外部連携」について、簡単にできることをまとめています。
利用登録でできること
利用登録を行うと、RECEPTIONISTの管理画面にログインできるようになり、以下のような機能を利用できるようになります。
- 管理画面にログインして操作できるようになる
- アポイントメント（受付コード・QR）の発行・調整ができるようになる
- 調整アポ機能で、日程調整・会議室予約・WEB会議URL発行まで一元管理できる
- 来訪者情報・記録の確認ができるようになる
- アカウント情報の編集ができるようになる（プロフィールなど）
- RECEPTIONIST Mobileアプリが使えるようになり、プッシュ通知での受け取りやアプリを通した通話が可能になる
- Chrome拡張機能やOutlookアドインが利用可能になる
外部連携でできること（Google Workspaceの場合）
外部連携を設定すると、日常の業務フローの中でRECEPTIONISTの機能をより自然に使えるようになります。
- RECEPTIONISTで登録したアポイントメントが、Googleカレンダーに自動登録される
- アポイントメント作成時に、Googleカレンダーに登録されている予定がRECEPTIONIST上に反映される
- アポイントメント作成時に会議室（リソース情報）の空き状況が確認できる
- 担当者がGoogleカレンダー連携していれば、その担当者のカレンダーにも予定が反映される
- Google MeetのURLが自動発行される（調整アポ利用時）
利用登録と外部連携の具体的手順について
ここまででは、利用登録や外部連携を「どう考えて進めるか」にフォーカスして整理してきました。
実際の設定作業を行う際の具体的な手順については、以下のヘルプページをご参照ください。
利用登録の具体的手順
- 利用登録方法(管理者以外の社員)
- 各社員が利用登録後に使える機能
外部連携の具体的手順
- Google Workspace連携
- Microsoft365連携
- Garoon連携
【コピペOK】社内周知テンプレート集｜そのまま使える例文付き
各社員の利用登録・外部連携状況をチェック
利用登録や外部連携を各社員に案内したあとは、
実際に使える状態になっているかを確認していくことが重要です。
具体的な確認方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
- 各社員の利用登録状況のチェック方法
- 各社員の外部連携状況のチェック方法
まとめ
RECEPTIONISTの社内展開では、利用登録や外部連携の設定手順を案内する以上に、管理者が「どう考えて、どう進めるか」が利用定着を左右します。
- 利用登録や外部連携は、必須設定ではないが、社員が主体的に使うための前提条件になる
- 全社員を一気に完璧に整える必要はなく、使う人が問題なく使える状態を作ることが重要
- 社内に案内したあとは、「設定が終わったか」ではなく、実際の業務の中で使えているかを基準に確認する
ここまでチェックし、必要な案内を行ってあげることで、RECEPTIONISTは「単に導入したツール」から「日常業務の中で自然に使われるツール」へと変わっていきます。
まずは小さく始め、実際の利用を見ながら調整していくことがRECEPTIONISTを社内に定着させる近道です。
全体の進め方については、以下のロードマップ記事もあわせてご確認ください。