【通常アポ】一括登録するCSVファイルの作成方法

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

CSVで通常アポを一括登録するにあたり、CSVテンプレートにどのような値を入力すれば良いのかをご説明します。
Tips通常アポを一括登録する流れについては、こちらをご覧ください。
 

CSVファイルの作成手順

【1】CSVファイルの展開
【2】CSVファイルの編集
【3】CSV形式で保存

【1】CSVファイルの展開

CSVテンプレートをExcel又はGoogleスプレッドシートで開きます。
CheckExcelがない・ExcelがUTF-8未対応の場合は、Googleアカウント（無料アカウントでも可）をご準備いただき、Googleスプレッドシートで作業してください。

CSVをGoogleスプレッドシートで開く方法

Googleドライブ を開き、左側の「新規」ボタンを押して、『ファイルのアップロード』を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

ダウンロードしたCSVファイルを選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

GoogleドライブにアップロードしたCSVファイルを右クリックから、「アプリで開く」の中にある『Google スプレッドシート』を選択しますと、Googleスプレッドシートで開けます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

【2】CSVファイルの編集

▼　赤：必須項目　/　青：任意項目
 

CSV列	項目（入力形式）	内容
A	日付 (yyyy/mm/dd)	アポイントメントの日付を入力してください。 形式は yyyy/mm/dd で入力してください。 Check過去日付の場合、アップロード時にエラーになります。
B	開始時間 (H:mm)24時間表記	アポイントメントの開始時間を入力してください。 形式は H:mm(時間は24時間表記) で入力してください。 Check開始時間 >= 終了時間 の場合、アップロード時にエラーになります。
C	終了時間 (H:mm)24時間表記	アポイントメントの終了時間を入力してください。 形式は H:mm(時間は24時間表記) で入力してください。 Check開始時間 >= 終了時間 の場合、アップロード時にエラーになります。
D	会議室	アポイントメントが実施される会議室を入力してください。
E	オフィス	アポイントメントが実施されるオフィス名を入力してください。 空白の場合、一番先頭のオフィス（大半は本社）が指定されてます。
F	会議タイトル	アポイントメントのタイトルを入力してください。
G	担当者一覧	会議に参加する社員のメールアドレスを入力してください。 複数人を指定する場合には、 test1@receptionist.co.jp,test2@receptionist.co.jp,・・・ のように「,」で区切って指定できます。 Check社員情報内に存在しないメールアドレスの場合、アップロード時にエラーになります。
H	メール送信 有 または 無	招待メールをお送りするかどうか選択します。 空白 ： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されます。 　有 ： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されます。 　無 ： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されません（ご自身で来訪者宛にご連絡します） Check[空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
I	受付コードの自動採番 有 または 無	発行する受付コードを、自動採番か自分で手入力するかを選択します。 空白 ： 受付コードは自動採番されます。 　有 ： 受付コードは自動採番されます。 　無 ： 受付コードは指定できます（来訪者一覧の項目で、ご自身で入力します） Check[空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
J	来訪者種別	来訪されるお客様の種別名を入力してください。（詳しくは こちら） Check存在しない来訪者種別の場合、アップロード時にエラーになります。
K	来訪者一覧	来訪されるお客様の情報を入力します。 入力形式は お客様名,お客様会社名,お客様メールアドレス,受付コード と「,」で区切って入力します。   お客様が複数人の場合には 1人目のお客様名,1人目のお客様会社名,1人目のお客様メールアドレス,1人目の受付コード,2人目のお客様名,2人目のお客様会社名,2人目のお客様メールアドレス,2人目の受付コード・・・ のように「,」で区切って指定できます。 入力しない項目があっても「,」の区切り文字は必ず必要です。（会社名を入力しない場合：氏名,,test@receptionist.co.jp） 1つのアポイントメントで、最大50人まで来訪者情報を登録できます。   ・お客様名：入力必須 ・お客様会社名：入力任意 ・お客様メールアドレス：[メール送信]の項目が空白/”有”の場合、入力必須 ・受付コード：[受付コードの自動採番]の項目が”無”の場合、入力必須 　　　　　　　[受付コードの自動採番]の項目が空白/”有”の場合、入力なし
L	2名以上同時受付 有 または 無	2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付するできるようにするか選択できます。(詳しくは こちら) 空白 ： 2名以上の同時受付が可能になります。 　有 ： 2名以上の同時受付が可能になります。 　無 ： 2名以上の同時受付が不可能になります。（必ず1名ずつ受付が必要となります） Check[空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
M	お客様へのご案内	お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
N	備考	MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。（お客様には表示されません）
O	公開設定 公開 または 非公開	公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは こちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、 管理者・受付担当者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。 Check[空白、公開、非公開] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
P	ウェルカムテキスト	受付を完了した際に表示されるメッセージです。 空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。（詳しくは こちら）   Tipsセル内で改行しますと、改行された状態で受付iPadに表示されます。 ▼CSVの入力例 ▼受付iPadの表示例

Check メモ欄については、CSVでの一括登録に対応しておりません。

【3】CSV形式で保存

保存方法はExcel・スプレッドシートで異なります。それぞれご確認ください。

Excel(エクセル)で作業した場合

ファイルが完成したら、CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

Check 上書き保存をしないでください。
元のデータがCSV形式でも、その形式のままで保存されない可能性があります。

 

[ すでに上書き保存をした場合 ]
作成したファイルを閉じていなければ、「名前を付けて保存」で対応が可能です。

保存の形式
CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

ファイル名
自由に設定いただけます。
（ファイル形式のCSVを書き換えないようご注意ください。）

Googleスプレッドシートで作業した場合

スプレッドシートで、左上の「ファイル」から、「形式を指定してダウンロード」の中にある『カンマ区切りの値（.csv）』を選択して、パソコンに保存してください。

これでCSV形式で保存ができました！

通常アポをCSVテンプレートに入力してアップロードすることで、効率よく登録することができますので、ぜひご利用くださいませ。