2-14. チャット設定【電話通知】【作業：約3分】

iPadアプリのVer1.20.0以降でご利用いただけます。

 
「電話通知」はチャット設定で設定可能な受付通知方法の１つです。
「電話通知」では、来訪者がiPadから受付時に電話番号を入力することで、来訪者と担当者で通話することが可能です。

もくじ

電話通知とは
着信音通知との違い
前提条件
事前準備
1.電話通知を発信できる電話番号
2.電話通知利用料
3.電話通知のお申込み
4.電話通知の発信元の電話番号
RECEPTIONIST管理画面の設定【約3分】
チャット設定
テスト通知がエラーになったとき
受付アプリ設定
受付の流れ
1.来訪者で受付
2.担当者宛に通知〜通話
その他(電話に出ない・電話中の着信など)

電話通知とは

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1.来訪者がiPadから受付時に電話番号を入力します。
2.受付完了後、アポイントメントの担当者の電話番号宛てに着信があります。
3.担当者が電話に出ます。
4.「１」を押すことで、来訪者が入力した電話番号宛に発信されます。
5.来訪者が電話に出ます。
6.来訪者と担当者が通話することが可能です。
 
短時間の通話のみが可能となっていて、通話開始後1分で自動切電します。

着信音通知との違い

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着信音通知は、受付完了時に担当者に着信して通知するまでとなっており、来訪者と通話することができない一方向の通知です。
本記事でご案内する「電話通知」は、着信で担当者に通知後、来訪者と通話ができる通知となっております。
 
 

前提条件

1.電話通知と他のチャットツール通知を併用可能な受付方法は以下になります。

・QRコード受付
・「受付コードを入力する」
・「担当者の名前を検索する」
 
Check「カスタムボタン」での受付は、電話通知または他のチャットツールのどちらか一方のみの通知となります。（電話通知とメール通知の併用は可能です。）今後併用して通知できるよう開発を予定しております。
 

2.電話通知と着信音通知は併用できません。

着信音通知をご利用で、電話通知にお切り替えをご希望の場合は別途お問い合わせください。

3.通知先に不正な電話番号が設定されている場合は原則通知されませんが、第二通知先がある場合はそちらに電話通知されます。

受付コード/QRコードで受付
複数担当者が設定されている場合、担当者の並び順の先頭から正しい「電話通知先電話番号」を設定されている担当者に通知
 

「担当者の名前を検索する」で受付
「電話通知先電話番号」が不正の場合「アシスタント通知先電話番号」に通知
 
カスタムボタンで受付
「電話通知先電話番号」が複数設定されていて先頭の番号が不正の場合、2つ目以降の電話番号に通知
 

Check第一通知先が通話中でも、第二通知先ではなく、第一通知先に優先的に通知されます。

事前準備

1.電話通知が可能な電話番号

電話通知はTwilio050の電話番号から発信いたします。
通知が可能な電話番号は以下となりますので、ご利用の通知先電話番号が該当するかどうかをご確認ください。
 
Twilio050 から発信できる日本宛の電話番号
先頭050~　IP電話
先頭070~　携帯電話
先頭080~　携帯電話
先頭090~　携帯電話
先頭0AB~J　一般的な地域型電話番号（市外局番で始まる番号）
Check日本国外の番号へは発信（電話通知）ができません。

2.電話通知の利用料

電話通知をご利用する場合、RECEPTIONIST月額利用料とは別に以下費用が発生いたします。ご登録の社員数に応じて料金が異なりますので、以下ご確認ください。
 

【ご利用料金】　50名あたり　7,000円/月(税抜)
 
⚫︎社員数1〜50名　7,000円/月(税抜)
⚫︎社員数51～100名　14,000円/月(税抜)
⚫︎社員数101～150名　21,000円/月(税抜)
⚫︎社員数151～200名　28,000円/月(税抜)
・・・

 
Checkお支払い方法は請求書払い（年間一括）のみになりますので予めご了承ください。
Checkトライアル中につきましても電話通知の料金が発生いたします。(電話通知利用料)

3.電話通知のお申込み

電話通知をご希望の場合、画面から通知設定ができないので当社まで別途お申込みが必要です。
電話通知の設定を有効にいたしますので、以下フォームご記入の上、お問い合わせからお送りください。
 
【電話通知有効依頼フォーム】
・管理者のメールアドレス or iPadの端末ID：
 
TipsiPadの端末IDの確認方法
▼方法1： RECEPTIONIST管理画面＞「受付アプリ設定」＞「デバイス情報」の「端末ID」で確認
▼方法2： iPadの「設定」アプリ＞「RECEPTIONIST」＞「RECEPTIONIST IDENTIFIER」　で確認

Check【重要】電話通知のお申し込み後にiPad（受付アプリ設定）を追加された際は、こちらの手順で追加したiPad（受付アプリ設定）毎に、電話通知の有効化の設定をご依頼ください。iPad（受付アプリ設定）ごと有効化が必要となります。

4.電話通知の発信元の電話番号

電話通知の発信元の電話番号は、当社で電話通知の有効化後に、RECEPTIONIST管理画面＞「受付アプリ設定」＞「デバイス情報」の「設定済の通知元電話番号」で確認できます。
あらかじめ、お手持ちのスマートフォンで電話帳に発信元の電話番号を登録しておくことをおすすめします。
CheckiPad（受付アプリ設定）ごとに通知元電話番号が異なります。
 

 
 
 

RECEPTIONIST管理画面の設定　【約3分】

チャット設定

 
1.RECEPTIONIST管理者でRECEPTIONISTの管理画面にログイン＞「チャット設定」＞「電話通知」の「・・・」をクリックします。
Check「電話通知」が表示されない場合は「3.電話通知のお申込み」をお願いします。

2.以下項目を入力し、「設定を保存」をクリックします。

3.「チャット設定を更新しました。」と表示されます。

4.「テスト通知」をクリックします。

5.「テスト通知を送信しました。」と表示され、先ほど「基本通知先電話番号」に設定した電話番号が鳴り、電話にでたときに下記の音声ガイダンスが流れれば、チャット設定は完了です。
「こちらはRECEPTIONISTの受付通知です。電話通知のテスト通知です。」
 

続いて、「受付アプリ設定」を行います。

テスト通知がエラーになったとき

「テスト通知」をクリックした際にエラーが表示される場合は、まずは以下をご確認くださいませ。
 
Check　RECEPTIONIST管理画面＞「受付アプリ設定」＞受付アプリ設定が複数（iPadが2台以上）の場合は該当の受付アプリを選択＞「デバイス情報」に「設定済の通知元電話番号」が表示されているかご確認ください。

表示されていない場合は、弊社での電話通知の設定が必要ですので、お問い合わせください。

Check　設定している電話番号が81（日本の国番号）から始まる番号になっているか、文字列に問題や空欄がないかご確認ください。（電話番号が090-12**-**78の場合は「819012****78」）
 
Check　Twilioから発信できる番号か、こちらの「Twilio 050からの発信」の列をご確認ください。
 
 

受付アプリ設定

6.「受付アプリ設定」＞「各種ボタン設定」で電話通知を設定したいボタンの「・・・」＞「電話番号」にチェック＞「変更を保存」をクリックし、設定完了です。
Tips「チャット設定」の「電話通知」の利用チェックのありなしに関わらず、各種ボタン設定の「電話番号」の項目が表示されます。
 

 
ウェルカムテキスト（受付完了時の表示メッセージ）を用いて、「担当者から電話する」旨などを記載して、来訪者に通話する可能性があることを明示する方法をおすすめします。
 

受付の流れ

1.来訪者で受付

 
来訪者が受付時に、来訪者の電話番号を入力します。
 
Tips来訪者が2名以上いる場合、来訪者の人数分、電話番号入力フォームも表示します。受付完了のためにはすべての来訪者分の電話番号の入力が必須ですが、電話通知後の発信先は「一番先頭の来訪者」で入力した電話番号宛となります。
 
▼受付時、来訪者で電話番号を入力する画面

 
 

2.担当者宛に通知〜通話

 
受付が完了すると担当者宛に電話通知されます。
 
ガイダンスに従いフックスイッチで「１」を押下すると「お繋ぎします。通話は1分後に自動で終了します。」の音声が流れた後に、来訪者が受付時に入力した電話番号宛に発信され、通話が開始します。
フックスイッチで「１」を押下しなかったり、そもそも電話通知に出ない場合は1分後自動で切電されます。
 
▼受付方法ごとのガイダンス内容

その他(電話に出ない・電話中の着信など)

【担当者】

 
Tips担当者に電話通知される発信元電話番号はTwilio050の電話番号(「050・・・」から始まるTwilioの番号)です
Tips電話通知時に発信元番号として表示される Twilio050の電話番号 を電話帳に登録していただくことで、「RECEPTIONIST」からの「電話通知」での着信であることが確認できます。
 

【来訪者】

 
Tips来訪者宛の発信元電話番号はTwilio050の電話番号(「050・・・」から始まるTwilioの番号)です
 

 
お疲れ様でした！　これで電話通知の設定は完了です。