Googleカレンダー連携でできること(会議室の予約も可能)

RECEPTIONISTでは、アポイントメントを事前登録して受付コードを発行する際にGoogleカレンダーと連携することが可能です。Googleカレンダー連携をすることで、登録したアポイントメントの情報がGoogleカレンダーに登録されるだけでなく、アポイントメント作成の際に、Googleカレンダーの会議室情報(リソース情報)を参照し、アポイントメントの日時にどの会議室が空いてるかを確認した上で、会議室予約をすることが可能です。

アポイントメントの事前登録の方法はこちらをご覧ください)

 

Googleカレンダー連携の方法

 

Googleカレンダー連携は、RECEPTIONISTにログインし、左メニューの「アポイントメント」をクリックし、アポイント一覧画面で、右上の「+」ボタン(アポイントメント新規作成)をクリックします。

RECEPTIONISTアポ作成1

アポイント新規作成画面が開いたら、右上にある「Googleカレンダー連携」ボタンをクリックします。

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Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「許可」ボタンをクリックします。

Googleカレンダー連携確認

アポイントメント新規作成画面に戻ると同時に「Googleカレンダーと連携を開始しました」というメッセージが表示されれば成功です。

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これでGoogleカレンダー連携は完了です。

 

Googleカレンダー連携でできること

 

Googleカレンダー連携でできることは以下になります。

 

  1. RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Googleカレンダーの自分の予定として自動登録
  2. RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能
  3. アポイントメントに参加者として登録した社員がGoogleカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

それぞれ詳細を順番に見ていきましょう

 

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Googleカレンダーの自分の予定として自動登録

 

受付コードを発行するためには、事前にRECEPTIONISTにアポイントメントを登録する必要があります。お客様に「iPad無人受付システム RECEPTIONIST」を快適に使っていただくベストな方法が受付コードになりますが、RECEPTINOISTにアポイントメントの登録をし、同様に普段お使いのスケジューラーにも予定を登録するとなると二度手間になってしまいます。

Googleカレンダーをお使いの場合には、二度手間にならず、RECEPTIONISTの管理画面から登録したアポイントメント情報が、そのままGoogleカレンダーの予定として登録されます。

予定の名前の頭には、RECEPTIONISTから登録した予定であることがわかるように「RN」と入ります。また、その後に続く6桁の数字は受付コードになります。万が一お客様が受付コードを紛失されてしまっても、ここからすぐに確認してお客様にお伝えすることが可能です。

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RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能

 

Googleカレンダーの自分の予定にアポイントメントを登録できたとしても、会議室も予約できなければ意味がありません。RECEPTIIONISTでは、アポイントメント作成時にGoogleカレンダーの会議室情報(リソース情報)も参照でき、さらには空き状況も確認できるため、Googleカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

たとえば下記の図のように、アポイントメントを作成したい日時における会議室(リソース)の空き状況が「○」「☓」で表示されます。

Googleカレンダーで会議室の空き状況チェック

 

アポイントメントに参加者として登録した社員がGoogleカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に参加者として登録した社員が事前にGoogleカレンダー連携をしておけば、当然ながらその社員の方のGoogleカレンダーにも予定が登録されます。

Googleカレンダー連携で登録された予定

会議室の空き状況も確認しながら予定登録ができるので、Googleカレンダーよりも便利にお使いいただけると思います。社内の予定登録もRECEPTIONISTで登録してみてもいいかもしれません。是非、お試しください。