【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行する方法(調整アポイントメントの事前登録)

お客様と日程を調整しながらアポイントメントを登録できます

RECEPTIONISTではこれまで、日時が確定しているアポイントメントを事前に登録することで、お客様の受付を簡単にできるよう対応してまいりました。

 

しかし、事前にアポイントメントの情報(日時・会議室・お客様の会社名・氏名・メールアドレス)を登録しなければならないため、手間がかかっておりました。
またそれ以前に、お客様とアポイントメントの日時を確定するために 「ご都合の良い日時を2,3ください」 というやりとりを毎回やらなければならず、こちらも手間がかかっておりました。

 

日程調整と事前登録の手間がなくなります

 

そこでRECEPTIONISTでは、この2つの手間を無くす「調整アポ」機能をご用意いたしました。

 

本機能をご利用いただくことで、アポイントメントの日程調整から受付コード発行まで、一連の作業をRECEPTIONIST上で完結することができます。大まかな流れは下記の通りです。

 

「調整アポ」の全体の流れ

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1.RECEPTIONISTの上で自分&同席する担当者のスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択(会議室も同時に選択)

2.お客様のメールアドレスを入力して、送信(日程調整URLのみ発行も可能)。このとき連携したカレンダー側に仮予定が作成されます。

3.お客様は届いたメールのURLを開き、表示された日時候補から1つを選択して確定。このとき連携したカレンダー上の仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

4.お客様には受付コードが発行されるため、当日はこの受付コードだけで受付が完了します。

 

詳細なご利用方法は以下をご覧ください。

 

調整アポイントメントの操作方法をご案内します

調整アポイントメントの作成方法
カレンダー連携の方法
Googleカレンダー連携の方法 | Outlookカレンダー連携の方法
調整アポイントメントの入力方法
日時候補を選択します
担当者を追加する場合
会議室を選択する場合
Googleカレンダー連携の場合 | Outlookカレンダー連携の場合
日時候補をお客様に送信します
フリープラン / スタンダードプランの方 | エンタープライズプラン以上の方
依頼・確認メール
調整中アポイントメントとして登録されます
連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)
お客様の日程調整の方法
日程調整の依頼メールから進みます
日程を確定します
日程調整完了メール
連携しているカレンダー側の状態(日程確定後)
通常アポイントメントの扱いになります
日程確定後の通常アポイントメントの変更・削除方法
カレンダー連携時の注意点
よくあるご質問

 

調整アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行」を選択します。

 

plans-appo1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携の方法

RECEPTIONISTでは日程調整するアポイントメントの作成時からGoogle・Outlookカレンダーと連携が可能で、会議室の空き状況も把握できます。
Google・Outlookカレンダーを利用している方は、まずカレンダー連携をしましょう。
Check カレンダー連携をご利用の場合、こちらの注意書きもご確認くださいませ。

 

《 各カレンダー連携が必要な方 》
Googleカレンダー連携の方法
Outlookカレンダー連携の方法

 

《 各カレンダー連携が不要な方 》
次の『調整アポイントメントの入力方法』へスキップ

 

Googleカレンダー連携の方法

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

plans-appo2-google

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「許可」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Google

 

 

連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Google

 

G Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合

 

G Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合のみ、ビルディング選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(ビルディングは後から変更も可能です)

 

Tips ビルディングを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。

appointment3-google-conf

 

 

Tips Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

 

Outlookカレンダー連携の方法

連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応してます。

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

plans-appo2-outlook

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「承諾」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Outlook

 

 

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Outlook

 

 

Office365に会議室グループが登録されている場合

 

Office365に会議室グループが登録されている場合のみ、会議室グループ選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(会議室グループは後から変更も可能です)

 

Tips グループを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。

appointment3-Outlook-conf

 

 

Tips Outlookカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 


Check「管理者の承認が必要」と表示された場合


このような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、アプリのアクセス許可をオンにする必要があります。
下記の設定をオンにするよう、Office365の管理者へお伝えください。

o365_consentagreement
※Office365の管理者の方がご対応ください

 

Office365管理センター>設定>サービスとアドイン>統合アプリ
を表示し、設定を「オン」にして保存します。

 

※設定反映には時間がかかります。20分程度時間を置いてから、再度連携するようお願いいたします。

O365_application

 

 

調整アポイントメントの入力方法

日時候補を選択します

カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
Tips 表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補 アポイントメントの日時候補を選択します。
日時候補の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。
Tips 日時候補は複数選択可能です。
②選択した日時 選択した日時候補が一覧で表示されます。間違いがないか確認してください。
Tips 選択範囲を間違った場合は、右側の「×」印をクリックすることで削除できます。
③担当者一覧 「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。

Tips 担当者を追加する場合

④会議室選択 カレンダー連携有りの場合、アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示され、複数の会議室を選択できます。

Tips 会議室を選択する場合

 

入力が完了しましたら、「内容を確認する」をクリックしてください。

 

 

担当者を追加する場合

参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト:未連携の状態
カラー状態 :連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

会議室を選択する場合

 

Googleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り
Googleカレンダーと連携している場合

 

日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。

 

「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックすることで選択できる会議室が表示されます。

 

plans-appo3-google-ren1

 

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されますので、アポイントメントを実施する会議室の候補を複数選択することができます。
(複数選択した会議室のうち、お客様が日時を選択したタイミングでどれか1つに確定します)

 

Tips お客様が日程を確定するまでは、会議室も確定しません。

 

plans-appo3-google-ren2

 

選択した会議室の候補を確認して、問題なければ「保存」を押して、会議室選択画面を閉じます。

 

Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「保存」を押してください。

 

plans-appo3-google-ren3

 

ビルディングの選択について
G Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips ビルディングについてはこちらをご覧ください。

 

Outlookカレンダーと連携している場合

 

日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。

 

「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックすることで選択できる会議室が表示されます。

 

plans-appo3-outlook-ren1

 

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されますので、アポイントメントが実施される会議室の候補を複数選択することができます。
(複数選択した会議室のうち、お客様が日時を選択したタイミングでどれか1つに確定します)

 

Tips お客様が日程を確定するまでは、会議室も確定しません。

 

plans-appo3-outlook-ren2

 

選択した会議室の候補を確認して、問題なければ「保存」を押して、会議室選択画面を閉じます。

 

Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「保存」を押してください。

 

plans-appo3-outlook-ren3

 

会議室グループの選択について
Office365で会議室グループを登録している場合に、会議グループを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips 会議室グループとは、Microsoftヘルプでは「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。作成方法はこちらをご覧ください。

 

Check Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。
100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。

 

日時候補をお客様に送信します

日程調整の内容をご確認ください。

 

フリープラン / スタンダードプランエンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランの基本情報項目です。
plans-appo4_stn

Item Name Detail
①お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等を記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
②備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
③お客様のメールアドレス 日程調整されるお客様のメールアドレスを入力します。
RECEPTIONISTから、入力されたアドレスへ日程調整の依頼メールが送信されます。
Tips 『日程調整メール無』の場合は任意項目になります。
未入力の場合は、お客様が日時を確定する「アポイントメント確定画面」で、お客様自身にメールアドレスを入力していただきます。
④お客様のお名前 plans-appo4-1
『日程調整メール無』の場合のみ表示されます。
日程調整されるお客様のお名前を入力します。
Tips カレンダー連携している場合、仮予定として登録される予定のタイトルに反映されます。
⑤日程調整メール有無 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。
基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。
⑥日程調整メールをプレビュー 『日程調整メール有』の場合に使用できます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。

 

 

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エンタープライズプラン以上の基本情報項目です。
plans-appo4_ent

Item Name Detail
①お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等を記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
②備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
③お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips 選択したオフィスの住所が、お客様宛てに送られるメール内に
表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

④お客様のメールアドレス 日程調整されるお客様のメールアドレスを入力します。
RECEPTIONISTから、入力されたアドレスへ日程調整の依頼メールが送信されます。
Tips 『日程調整メール無』の場合は任意項目になります。
未入力の場合は、お客様が日時を確定する「アポイントメント確定画面」で、お客様自身にメールアドレスを入力していただきます。
⑤お客様のお名前 plans-appo4-1
『日程調整メール無』の場合のみ表示されます。
日程調整されるお客様のお名前を入力します。
Tips カレンダー連携している場合、仮予定として登録される予定のタイトルに反映されます。
⑥日程調整メール有無 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。
基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。
⑦日程調整メールをプレビュー 『日程調整メール有』の場合に使用できます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。

 

 

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全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。

 

 

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

Tips 日程調整URLは調整中のアポ一覧からでも確認できます。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

依頼・確認メール

以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips 「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。
エンタープライズプラン以上の場合、日時候補をお客様に送信する際、指定したオフィスの住所がメール内に表示されます。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[訪問会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様メールアドレス]さまとの日程調整を依頼しました

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

調整中アポイントメントとして登録されます

日時候補を登録しますと、調整中の状態でアポイントメント一覧に表示されます。
Tips 選択してある会議室を確認する場合は、該当アポの右側にあります「・・・」から「日時候補一覧表示」にて確認可能です。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

調整中のアポイントメントに対する操作は「日時候補一覧表示」「調整用URL表示」「削除」が可能です。
「編集」はできませんので、日程調整をやり直す場合には、削除後に再度登録し直してください。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
Tips 担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

 

会議室の状態について
日程調整中の状態では、選択した会議室は他の方が予約することが可能となっています。
連携しているカレンダー上の予定としても、会議室の情報はまだ含まれていません。
Tips その日時候補で選択している全ての会議室が、他の予定で先に確保されてしまった場合、お客様が選択できる日時候補から非表示になります。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お客様の日程調整の方法

日程調整の依頼メールから進みます

お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。

 

Tips 「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程を確定します

アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックしていただきます。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補スケジュール 担当者が登録した日時候補が表示されますので、お客様にアポイントメントの日時を選択し確定していただきます。
Tips 過去日付の日時候補、および、選択した会議室の候補全てが他の予定で埋まっている日時候補は、自動的に非表示になります。
表示されている日時候補のいずれも都合が悪い場合には、担当者に別途メールにてご連絡ください。
②オフィス 訪問先の住所が表示されます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、指定したオフィスの住所が表示されます。
③あなたのお名前 お客様のお名前を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様のお名前」を入力済みの場合は、そのお名前が初期表示されます。
④あなたの会社名 お客様の会社名を入力していただきます。
⑤あなたのメールアドレス お客様のメールアドレスを入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、お客様のメールアドレスを入力済みの場合は、入力欄が非表示になりますので、入力は不要です。

 

 

右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

日程調整完了メール

 

お客様がアポイントメントの日時を確定しますと、以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様へのご案内」に入力した内容を、メール内に表示させることができます。
また、エンタープライズプラン以上の場合、指定したオフィスの住所がメール内に表示されます。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[受付コード]往訪:[訪問会社名]:[訪問担当者名]様
例)[810749]往訪:ディライテッド株式会社:山田太郎様

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[受付コード]来訪:[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)[810749]来訪:株式会社テスト:三田花子様

 

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

連携しているカレンダー側の状態(日程確定後)

日程調整の時点では、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されておりますが、日時を確定されると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。

 

会議室の状態について
お客様が日時を確定したタイミングで会議室が確保の状態になり、連携しているカレンダーにも登録されます(複数の会議室を選択していた場合は、その内の1つが確定されます)

 

Tips 確定した予定タイトル名は [受付コード]来訪: [お客様の会社名]:[お客様名] 様 となります。
例)[810749]来訪: 株式会社テスト:三田花子 様

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

通常アポイントメントの扱いになります

お客様が日程調整の依頼メールから日時の確定を行うと、アポイントメントの状態は調整中のアポから通常アポに状態が自動的に変更されます。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

日程確定後の通常アポイントメントの変更・削除方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から、全社員(またはあなた)を選択して「通常アポ」から該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「編集」・「削除」を選択します。
Tips 「編集」した場合、来訪者と担当者へメールが送信されます。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、カレンダー連携するアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。

 

Googleカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1
▼Googleアカウントのメールアドレス
appo-tips2

 

Outlookカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1-2
▼Office365アカウントのメールアドレス
appo-tips2-2

 

カレンダーの種類について

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

連携カレンダー側の操作について

RECEPTIONISTを通して作成されたGoogleカレンダーやO365カレンダー上の予定を、直接操作しないでください。

 

RECEPTIONIST側で操作せず、連携カレンダー上で直接編集・削除すると、RECEPTIONIST側と予定の不整合が発生してしまいますので、ご注意くださいませ。

 

 

よくあるご質問

 

Q:調整アポ画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:Googleカレンダーと連携しても会議室が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:アポイントメント登録後、GoogleカレンダーやO365カレンダーからの編集・削除はRECEPTIONISTに反映されますか?
A:反映されません。編集・削除はRECEPTIONIST側からご対応ください。

 

Q:「招待メールなし」(受付コードの発行のみ)で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか?
A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。(「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。)

 

Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか?
A:公開設定は後から変更できない仕様です。(「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。)

 

 

 

お疲れ様でした!
これで調整アポイントメントの作成から、通常アポイントメントとしての受付コードの発行は完了です。
ぜひご利用くださいませ。