日程調整をして受付コードを発行する方法(調整アポイントメントの事前登録)

RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。
受付コードを利用した受付フローについてはこちらを参照してください。

 

なおこのページでは
「日程調整をして受付コードを発行する」方法をご案内しております。
その他に「当日のみ使える受付コード」、「期間指定で使える受付コード」もありますので、それぞれ状況に合わせてご確認くださいませ。

 

当日のみ使える受付コードを発行する場合はこちら
期間指定で使える受付コードを発行する場合はこちら

 

お客様と日程を調整しながらアポイントメントを登録できます

RECEPTIONISTではこれまで、日時が確定しているアポイントメントを事前に登録することで、お客様の受付を簡単にできるよう対応してまいりました。

 

しかし、事前にアポイントメントの情報(日時・会議室・お客様の会社名・氏名・メールアドレス)を登録しなければならないため、手間がかかっておりました。
またそれ以前に、お客様とアポイントメントの日時を確定するために 「ご都合の良い日時を2,3ください」 というやりとりを毎回やらなければならず、こちらも手間がかかっておりました。

 

日程調整と事前登録の手間がなくなります

 

そこでRECEPTIONISTでは、この2つの手間を無くす「調整アポ」機能をご用意いたしました。

 

本機能をご利用いただくことで、アポイントメントの日程調整から受付コード発行まで、一連の作業をRECEPTIONIST上で完結することができます。大まかな流れは下記の通りです。

 

「調整アポ」の全体の流れ

 

1.RECEPTIONISTの上で自分&同席する担当者のスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択

2.お客様のメールアドレスを入力して、送信(日程調整URLのみ発行も可能)

3.お客様は届いたメールのURLを開くと、1で選択された日時候補が表示される

4.3の日時候補から1つを選択し、ご自身の社名・氏名を入力して、確定

 

詳細なご利用方法は以下をご覧ください。

 

調整アポイントメントの操作方法をご案内します

調整アポイントメントの作成方法
カレンダー連携の方法
Googleカレンダー連携の方法
調整アポイントメントの入力方法
日時候補を選択します
担当者を追加する場合
会議室を選択する場合
日時候補をお客様に送信します
依頼・確認メール
調整中アポイントメントとして登録されます
連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)
お客様の日程調整の方法
日程調整の依頼メールから進みます
日程を確定します
日程調整完了メール
連携しているカレンダー側の状態(日程確定後)
確定アポイントメントの扱いになります
確定(日程調整)アポイントメントの変更・削除方法
カレンダー連携時の注意点

 

調整アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「日程調整をして受付コードを発行」を選択します。

 

plans-appo1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携の方法

RECEPTIONISTでは日程調整するアポイントメントの作成時からGoogleカレンダーと連携が可能で、会議室の空き状況も把握できます。
Googleカレンダーを利用している方は、まずカレンダー連携をしましょう。
Check カレンダー連携をご利用の場合、こちらの注意書きもご確認くださいませ。

 

《 各カレンダー連携が必要な方 》
Googleカレンダー連携の方法

 

《 各カレンダー連携が不要な方 》
次の『調整アポイントメントの入力方法』へスキップ

 

Googleカレンダー連携の方法

新規アポイントメント作成画面より、右上の「Googleカレンダー連携」ボタンをクリックします。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

plans-appo2-google

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「許可」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Google

 

 

連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Google

Tips Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

 

調整アポイントメントの入力方法

日時候補を選択します

カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
Tips 表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。
 

plans-appo3

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補 アポイントメントの日時候補を選択します。
日時候補の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。
Tips 日時候補は複数選択可能です。
②選択した日時 選択した日時候補が一覧で表示されます。間違いがないか確認してください。
Tips 選択範囲を間違った場合は、右側の「×」印をクリックすることで削除できます。
③担当者一覧 「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。

Tips 担当者を追加する場合

④会議室選択 カレンダー連携有りの場合、アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。

Tips 会議室を選択する場合

 

入力が完了しましたら、「内容を確認する」をクリックしてください。

 

 

担当者を追加する場合

参加する社員の名前を入力して検索することができます。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

該当社員の右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がGoogleカレンダーと連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト:未連携の状態
カラー状態 :連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がGoogleカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

plans-appo3_tan1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。
plans-appo3_tan2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

会議室を選択する場合

カレンダー連携有りの場合、日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示され、アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
Tips 会議室を予約しない場合には「利用しない」にチェックしてください。
plans-appo3-ren

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

日時候補をお客様に送信します

日程調整の内容をご確認ください。
plans-appo4

 

Item Name Detail
①備考 補足としてお客様にお伝えすることがあれば入力してください。
お客様が日時を確定する「アポイントメント確定画面」に表示されます。
②お客様のメールアドレス 日程調整されるお客様のメールアドレスを入力します。
RECEPTIONISTから、入力されたアドレスへ日程調整の依頼メールが送信されます。
Tips 『日程調整メール無』の場合は任意項目になります。未入力の場合は、お客様が日時を確定する「アポイントメント確定画面」で、お客様自身にメールアドレスを入力していただきます。
③日程調整メール有無 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。
④日程調整メールをプレビュー 『日程調整メール有』の場合に使用できます。事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。

 

全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。

 

 

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。
plans-appo5

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

Check 日程調整URLはこの画面のみでの確認となりますので、コピー忘れにご注意くださいませ。

plans-appo5-no

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

依頼・確認メール

以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips 「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[訪問会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします

 

plans-appo6-1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様メールアドレス]さまとの日程調整を依頼しました

 

plans-appo6-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

調整中アポイントメントとして登録されます

日時候補を登録しますと、調整中の状態でアポイントメント一覧に表示されます。

 

plans-appo-list1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

調整中のアポイントメントに対する操作は「削除」のみ可能です。
「編集」はできませんので、日程調整をやり直す場合には、削除後に再度登録し直してください。

 

plans-appo-list1-1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
Tips 担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

 

plans-appo-google1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お客様の日程調整の方法

日程調整の依頼メールから進みます

お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。

 

Tips 「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

plans-appo7

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程を確定します

アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定し、担当者に通知する」をクリックしていただきます。

 

plans-appo8

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補スケジュール 担当者が登録した日時候補が表示されますので、お客様にアポイントメントの日時を選択し確定していただきます。
Tips 過去日付の日時候補は自動的に非表示になります。
表示されている日時候補が、すべて都合が悪い場合には、担当者に別途メールにてご連絡ください。
②あなたの名前 お客様のお名前を入力していただきます。
③あなたの会社名 お客様の会社名を入力していただきます。
④あなたのメールアドレス お客様のメールアドレスを入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、お客様のメールアドレスを入力済みの場合は、入力欄が非表示になりますので、入力は不要です。

 

右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。
plans-appo9

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

日程調整完了メール

 

お客様がアポイントメントの日時を確定しますと、以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[受付コード]往訪:[訪問会社名]:[訪問担当者名]様
例)[810749]往訪:ディライテッド株式会社:山田太郎様

 

plans-appo10-1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[受付コード]来訪:[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)[810749]来訪:株式会社テスト:三田花子様

 

 

plans-appo10-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

連携しているカレンダー側の状態(日程確定後)

日程調整の時点では、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されておりますが、日時を確定されると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。
Tips 確定した予定タイトル名は [受付コード]来訪:[お客様の会社名]:[お客様名]様 となります。
例)[810749]来訪:株式会社テスト:三田花子様

 

plans-appo-google2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

確定アポイントメントの扱いになります

お客様が日程調整の依頼メールから日時の確定を行うと、アポイントメントの状態は調整中から当日のみに状態が自動的に変更されます。

 

plans-appo11

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

確定(日程調整)アポイントメントの変更・削除方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から、あなた宛(または全社員)を選択して「当日のみ」から該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「編集」・「削除」を選択します。
Tips 「編集」した場合、来訪者と担当者へメールが送信されます。

 

plans-appo12

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、Googleアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、Googleカレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。
 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1
▼Googleアカウントのメールアドレス
appo-tips2

 

カレンダーの種類について

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

 

 

お疲れ様でした!
これで調整アポイントメントの作成から、確定アポイントメントとしての受付コードの発行は完了です。
ぜひご利用くださいませ。