【調整アポ(来訪版)】来訪の日程調整を行う

調整アポでは、日程候補を複数ピックアップし、空いている日時を仮押さえします。
お客様が日程調整URLから日時を選ぶことで効率的に日程調整と受付コード・QRコードの発行ができます。

Tipsスマホアプリでも利用できます。（詳細はこちら）
Tips往訪やWEB会議の場合の調整アポの利用方法は以下をご覧ください。
往訪版、WEB会議版（Google Meet｜Microsoft Teams｜Zoom)

もくじ

1.カレンダー連携
2.調整アポ（来訪版）の作成
3.調整中のアポの編集
4.お客様と日程調整
5.確定後のアポの編集
よくあるご質問

1.カレンダー連携

Google・Outlookカレンダーをご利用の方は、まずカレンダー連携をしましょう。
カレンダー連携なしでもご利用いただけます。

カレンダーと連携するとできること

・アポを作成する際に、連携カレンダーの空き状況を確認できます。
・アポ作成後に、自動で連携カレンダーに仮予定がされます。
・日程確定時に、自動で連携カレンダーの仮予定が削除され、確定した予定が登録されます。

カレンダーの連携方法

・Google Workspaceとの連携方法はこちら
・Microsoft365との連携方法はこちら

2.調整アポ（来訪版）の作成

日時候補の選択
担当者情報（ホスト）等の入力・確認
来訪者(ゲスト)情報の入力
日時候補の確定(調整アポイントメントの登録)

日時候補の選択

1.RECEPTIONIST管理画面＞左側メニューの「アポイントメント」＞右上の「新規アポイントメント」＞「【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Tips調整アポ設定画面の右上のアイコン＞「臨時予定の作成」からも、調整アポ作成画面を開けます。

3.①〜④の入力を行い、入力完了後に「内容を確認する」をクリックしてください。
Tipsカレンダー連携を行っている場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
Tips表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

必須項目(赤)

日時候補のテキストコピー

左上の「日時候補をコピー」をクリックすると、選択した日時候補をテキスト形式でコピーすることができます。
Check会議室情報はコピーは行われません。

▼コピー完了時の表示

▼ペースト例

担当者(ホスト)を追加する場合

参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips　社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト：未連携の状態
カラー状態　：連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

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最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。

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会議室を選択する場合

Googleカレンダー連携の場合
Outlookカレンダー連携の場合

Googleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り

Googleカレンダーと連携している場合

 

日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。

 

「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックすることで選択できる会議室が表示されます。

 

 

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されますので、アポイントメントを実施する会議室の候補を複数選択することができます。
（複数選択した会議室のうち、お客様が日時を選択したタイミングでどれか１つに確定します）

 

Tips　お客様が日程を確定するまでは、会議室も確定しません。

 

 

選択した会議室の候補を確認して、問題なければ「保存」を押して、会議室選択画面を閉じます。

 

Tips　会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「保存」を押してください。

 

 

ビルディングの選択について
Google Workspace(G Suite)上で会議室のビルディングが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips　ビルディングについてはこちらをご覧ください。

 

Outlookカレンダーと連携している場合

 

日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。

 

「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックすることで選択できる会議室が表示されます。

 

 

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されますので、アポイントメントが実施される会議室の候補を複数選択することができます。
（複数選択した会議室のうち、お客様が日時を選択したタイミングでどれか１つに確定します）

 

Tips　お客様が日程を確定するまでは、会議室も確定しません。

 

 

選択した会議室の候補を確認して、問題なければ「保存」を押して、会議室選択画面を閉じます。

 

Tips　会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「保存」を押してください。

 

 

会議室グループの選択について
Office365で会議室グループを登録している場合に、会議グループを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips　会議室グループとは、Microsoftヘルプでは「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。作成方法はこちらをご覧ください。

 

Check　Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。
100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。

担当者情報（ホスト）等の入力・確認

来訪者(ゲスト)情報の入力

日時候補の確定(調整アポイントメントの登録)

全ての入力完了後、
メールを送る場合は「日時候補をお客様に送信」をクリックします。
(①でチェックを外した場合は「日程調整用URLを発行する」をクリックします。)
 
 

日程調整メールを送る場合
日程調整メールを送らない場合
連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）
 
 

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。

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以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。
エンタープライズプラン以上の場合、、調整アポ作成時に指定したオフィスの住所がメール内に表示されます。

▼お客様 宛て
メールタイトル
[訪問会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします

 

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▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

Tips日程調整URLは調整中のアポ一覧からでも確認できます。

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連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
Tips　担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

会議室の状態について
日程調整中の状態では、選択した会議室は他の方が予約することが可能となっています。
連携しているカレンダー上の予定としても、会議室の情報はまだ含まれていません。
Tips　その日時候補で選択している全ての会議室が、他の予定で先に確保されてしまった場合、お客様が選択できる日時候補から非表示になります。

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3.調整中のアポの編集

アポイントメント一覧の「調整中のアポ」に表示されます。

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調整中のアポイントメントに対する操作は「日時候補一覧表示」「調整用URL表示」「一部の日時候補の削除」「削除」が可能です。
「編集」はできませんので、日程調整をやり直す場合には、削除後に再度登録し直してください。
Tips　選択した会議室は「日時候補一覧表示」から確認可能です。
 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

一部の日時候補を削除する方法

日時候補を削除したいアポイントメントの「･･･」から、「日時候補一覧表示」を選択します。

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表示される日時候補一覧から、削除を行いたい日時の右側の「✕」をクリックします。
削除の確認画面が表示されるので、「OK」をクリックすると削除が完了します。

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4.お客様と日程調整

お客様が日程を選択、または再調整を依頼
連携しているカレンダー側の状態
アポイントメント一覧画面：調整中のアポ→通常アポに
アポイントメントのリマインドメール

お客様が日程を選択、または再調整を依頼

1.お客様に件名「アポイントメントの日程調整をお願いします」のメールが届きます。メール内の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。

 

CheckHTML形式の場合、メーラーによって「日時候補から日時選択をする」押下してもアクセスできない場合がございます。その場合は、「◆上記ボタンがクリックできない場合は、下記のURLをChromeで開いてください。」のURLからアクセスしてください。または、RECEPTIONISTからのメールをテキスト形式に設定していただくことも可能です。

 
Tips　「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

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2.日時候補から日時を選択し、「アポイントメントを確定する」をクリックします。
または、「都合の良い日時がないため、再調整を依頼する」をクリックします。

必須項目(赤)

3.完了画面が表示されます。
 

日時を確定した場合
右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。

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日時の再調整を依頼した場合
右のようなメッセージが表示され、担当者へ再調整依頼のメールが送信されます。
再度日程調整の依頼が届くまでお待ちください。

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4.以下のメールが届きます。
 

日時を確定した場合
担当者(ホスト)とお客様(ゲスト)にメールが届きます。
日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。

Tips「お客様へのご案内」には、調整アポ作成時に入力した内容が表示されます。
エンタープライズプラン以上の場合、指定したオフィスの住所がメール内に表示されます。

▼お客様 宛て
メールタイトル
[訪問会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例）[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 

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▼担当者 宛て
メールタイトル
[受付コード]来訪:[お客様の会社名]:[お客様名]様
例）[810749]来訪:株式会社テスト:三田花子様

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日時の再調整を依頼した場合
担当者(ホスト)宛てにメールが届きますので、再度調整アポの作成を行ってください。

 

Tipsお客様が再調整の依頼を行うと、該当の調整アポは削除されます

▼担当者 宛て
メールタイトル
【重要】［山田二郎］さまからアポイントメント再調整を依頼されました［RECEPTIONIST］

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5.以下日程確定後の連携カレンダーとアポイントメント一覧の状態になります。

連携しているカレンダー側の状態

■予定
日程調整中は全ての日時候補が仮予定として自動的に登録されていますが、ゲストが日時を確定すると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。

■会議室
お客様が日時を確定したタイミングで会議室が確保の状態になり、連携しているカレンダーにも登録されます（複数の会議室を選択していた場合は、その内の1つが確定されます）

Tips　確定した予定タイトル名は　来訪: [お客様の会社名]:[お客様名] 様　となります。
例）来訪: 株式会社テスト:三田花子 様

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アポイントメント一覧画面：調整中のアポ→通常アポに

お客様が日程調整の依頼メールから日時の確定を行うと、アポイントメントの状態は調整中のアポから通常アポに状態が自動的に変更されます。

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6.以下の通り、リマインドメールが配信されます。

アポイントメントのリマインドメール

アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれにアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
Checkリマインドメールは停止できません。
Checkリマインドメールの送信時間以前にアポイントメントを削除された場合は、リマインドメールは送信されません。
 
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例）[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]  
 
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例
）本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]

5.確定後のアポの編集

CheckRECEPTIONISTを通して作成されたGoogleカレンダーやOutlookカレンダー上の予定を直接操作しないでください。RECEPTIONIST側で操作せず、連携カレンダー上で直接編集・削除すると、RECEPTIONIST側と予定の不整合が発生します。
 
 
「アポイントメント」＞タブ「全社員」または「あなた」を選択＞「通常アポ」から該当アポの右側の「・・・」＞「編集」・「削除」を選択します。

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編集	アポイントメントの情報を編集できます。 ▼編集不可の項目 ・カレンダーID（連携カレンダー） ・1人目の担当者 ・メールの送付有無 ・受付コードの指定・変更 ・公開設定   「来訪者への変更メール」で「送信する」を選択すると、来訪者にアポ変更メールが送付されます。 件名：[貴社名]アポイントメントの変更のご案内
削除	「本当に削除しますか？」と表示されますので、「OK」をクリックします。 担当者にアポキャンセルメールが送付されます。 作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。   件名：[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内 ▼来訪者へのメール ▼担当者へのメール

よくあるご質問

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

Q:調整アポ画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

Q:Googleカレンダーと連携しても会議室が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

Q:アポイントメント登録後、GoogleカレンダーやO365カレンダーからの編集・削除はRECEPTIONISTに反映されますか？

A:反映されません。編集・削除はRECEPTIONIST側からご対応ください。

Q:「招待メールなし」（受付コードの発行のみ）で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか？
A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。（「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。）

Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか？
A:公開設定は後から変更できない仕様です。（「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。）

Q:受付コードの有効期限は？
A:アポイントメントの開始・終了から前後6時間が有効です。