当日のみ使える受付コードを発行する方法(確定アポイントメントの事前登録)

RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。
受付コードを利用した受付フローについてはこちらを参照してください。

 

なおこのページでは
「当日のみ使える受付コード」の登録を行う方法をご案内しております。
その他に「期間指定で使える受付コード」もありますので、それぞれ状況に合わせてご確認くださいませ。

 

期間指定で使える受付コードを発行する場合はこちら

 

確定アポイントメントの操作方法をご案内します


確定アポイントメントの作成方法
カレンダー連携の方法
Googleカレンダー連携の方法 | Outlookカレンダー連携の方法
確定アポイントメントの入力方法
基本情報を入力します(フリープラン / スタンダードプランの方)
カレンダー連携無し | カレンダー連携有り
基本情報を入力します(エンタープライズプラン以上の方)
カレンダー連携無し | カレンダー連携有り
担当者情報を入力します
来訪者情報を入力します
確認・招待メール
カレンダー連携時のスケジュール登録名
確定アポイントメントの変更・削除方法
カレンダー連携時の注意点

 

確定アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「当日のみ使える受付コードを発行」を選択します。

appointment1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携の方法

RECEPTIONISTでは確定アポイントメントを事前登録して受付コードを発行する際にGoogle・Outlookカレンダーと連携が可能で、会議室の空き状況も把握できます。
Google・Outlookカレンダーを利用している方は、まずカレンダー連携をしましょう。
Check カレンダー連携をご利用の場合、こちらの注意書きもご確認くださいませ。

 

 

《 各カレンダー連携が必要な方 》
Googleカレンダー連携の方法
Outlookカレンダー連携の方法

 

《 各カレンダー連携が不要な方 》
次の『確定アポイントメントの入力方法』へスキップ

 

Googleカレンダー連携の方法

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

appointment2-Google

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「許可」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Google

 

 

連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Google

Tips Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

 

Outlookカレンダー連携の方法

連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応してます。

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

appointment2-Outlook

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「承諾」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Outlook

 

 

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Outlook

Tips Outlookカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

 

確定アポイントメントの入力方法

 

基本情報を入力します(フリープラン / スタンダードプランの方)

 

カレンダー連携無しカレンダー連携有り

カレンダー連携無しの基本情報項目です。
appointment5-normal

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので、
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
③会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

カレンダー連携有りの基本情報項目です。
ppointment5-ren

( 画像はGoogleカレンダーになっていますが、Outlookカレンダーでも同様の構成となっています )

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので、
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 アポイントメントを登録するGoogle(Outlook)カレンダーを選択します。
③会議室 アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

 

基本情報を入力します(エンタープライズプラン以上の方)

 

カレンダー連携無しカレンダー連携有り

カレンダー連携無しの基本情報項目です。
appointment5-normal-ent

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので、
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②オフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

③会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

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カレンダー連携有りの基本情報項目です。
ppointment5-ren-ent

( 画像はGoogleカレンダーになっていますが、Outlookカレンダーでも同様の構成となっています )

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので、
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 アポイントメントを登録するGoogle(Outlook)カレンダーを選択します。
③会議室 アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。
④オフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

⑤会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

 

担当者情報を入力します

 

「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
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参加する社員の名前を入力して絞り込むことができます。該当社員の右側のチェックで、追加や外すことができます。最後に「OK」ボタンを押すことで確定します。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
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Tips 招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がカレンダー連携している場合は、その社員の連携カレンダーにも予定が反映されます。

 

来訪者情報を入力します

 

最後に、来訪者の情報を入力します。全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを保存する」をクリックしてください。

appointment8

Item Name Detail
①受付コード お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。空白の場合、受付コードは自動で採番されます、
Check 受付コードを手入力する場合、同日に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。
②社内共有 非表示にすると、このアポイントメント情報や来訪者記録が、管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。
Tips カレンダー連携している場合は、非公開でスケジュール登録がされます。
③招待メール有無 招待メールをお送りするかどうか選択します。基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。
④参加者情報 来訪者されるお客様の情報を入力します。また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。
Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。
⑤招待メールをプレビュー 『招待メール有』の場合に使用できます。事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。

 

 

右のようなメッセージが表示され、登録完了となります。
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確認・招待メール

 

アポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。
Tips 来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。
エンタープライズプラン以上の場合、基本情報で指定したオフィスの住所を「場所/Venue」に表示させることができます。

 

▼来訪者 宛て
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
appointment10-2-of

( 画像をクリックすると拡大表示します )

カレンダー連携時のスケジュール登録名

 

アポイントメント登録時、カレンダー連携している場合はスケジュール上に自動的に予定が登録されます。
自動的に登録された予定には、RECEPTIONISTから登録されたことがわかるように、予定名の頭に[RN999999]という形で、RN+受付コードが含まれています。

 

▼Googleカレンダー
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▼Outlookカレンダー
appointment11-2

 

確定アポイントメントの変更・削除方法

 

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から、あなた宛て(または全社員)を選択して該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「編集」・「削除」を選択します。
Tips 「編集」した場合も、招待メール有の場合には来訪者と担当者へメールが送信されます。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携時の注意点

 

RECEPTIONISTで登録した確定アポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録した確定アポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録した確定アポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

 

これで確定アポイントメントの作成(受付コードの発行)は完了です。
ぜひご利用くださいませ。