受付コードを発行する方法(アポイントメントの事前登録)

RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。(受付コードを利用した受付方法についてはこちらを参照してください)

 

アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックし、「確定しているアポ」をクリックします。

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※こちらは管理者でログインしている状態のためメニューが多いですが、一般社員の方の場合は、トップ、アポイントメント、来訪者記録の順に並んでいます。

 

 

新規アポイントメント作成画面が開きます。Googleカレンダーを利用している方は、まずGoogleカレンダー連携をしましょう。右上の「Googleカレンダー連携」ボタンをクリックするとGoogleの認証画面に遷移します。

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「許可」ボタンをクリックして連携します。

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連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

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Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

まずは基本情報を入力します。Googleカレンダー連携をしていない場合は、会議室を手入力で設定する必要があります。

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Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。15分刻みで登録することができます。
Tips登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので、くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②この予定を以下のカレンダーに登録する アポイントメントを登録するGoogleカレンダーを選択します。
③会議室をGoogle Calenderから選択する アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。該当時刻に空きのある会議室が表示されます。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。

 

 

次に担当者情報を登録します。「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加します。
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参加する社員の名前を入力して追加していきます。ただし、アポイントメント作成者を担当者から外すことはできません。
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Tips招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がGoogleカレンダー連携している場合は、その社員のGoogleカレンダーにも予定が反映されます。

 

最後に、お客様の情報を入力します。全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを保持する」をクリックして完了です。右のようなメッセージが表示されます。
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Item Name Detail
①社内共有 非表示にした場合、一般の社員は来訪者記録からこのお客様の情報を見ることができなくなります。(ただし、管理者は見ることができます)
②招待メール有無 招待メールをお送りするかどうか選択します。基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。
③参加者情報 会議に参加される方の情報を入力します。また、受付コードのみ発行の場合は、メールアドレス欄がございません。

 

メール招待した場合、お客様へは以下のようなメールが送信されます。
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Tipsまた、Googleカレンダーに登録された予定には、RECEPTIONISTから登録されたことがわかるように、予定名の頭に[RN999999]という形で、RN+受付コードが含まれています。

screenshot-calendar.google.com-2017-01-08-23-04-22

 

これでアポイントメントの作成(受付コードの発行)は完了です。