受付コードを発行する方法(アポイントメントの事前登録)

RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。(受付コードを利用した受付方法についてはこちらを参照してください)

 

アポイントメントの作成方法

 

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」をクリックし、右上の「+」新規作成ボタンをクリックします。

RECEPTIONISTアポ作成1

※こちらは管理者でログインしている状態のためメニューが多いですが、一般社員の方の場合は、トップ、アポイントメント、来訪者記録、アカウント情報 の順に並んでいます。

 

 

新規アポイントメント作成画面が開きます。Googleカレンダーを利用している方は、まずGoogleカレンダー連携をしましょう。右上の「Googleカレンダー連携」ボタンをクリックするとGoogleの認証画面に遷移します。

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「許可」ボタンをクリックして連携します。

Googleカレンダー連携確認

 

 

連携が正常に完了すると「Googleカレンダーとの連携を開始しました」というメッセージが画面上部に表示されます。

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Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

再度アポイントメント作成画面に戻ってきます。まずは受付コード発行と同時に招待メールを送信するか、受付コードの発行だけするかを選択します。基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行が良いでしょう。

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続いて会議の日時を選択します。開始時間を選択すると、自動的に1時間後の時間が終了時間に入力されます。修正したい場合は再度選択してください。また、プルダウンでは30分刻みになっておりますが、直接キーボードで入力することで細かい時間も指定できます。

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Tips登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので、くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)

 

 

Googleカレンダー連携している場合は、「この予定を以下のカレンダーに登録する」というチェックボックスが出てきますので、チェックをして予定を登録したい自分のカレンダーを選択しましょう。続いて会議室も予約する場合は「会議室をGoogleカレンダーから選択する」にチェックを入れると、その下の入力ボックスがプルダウンリストに変わりますので、会議室を選択します。

Googleカレンダー連携して会議室を選択

 

会議室はこのように、選択した日時における空き状況が「○」「☓」で確認できます。

Googleカレンダーで会議室の空き状況チェック

 

Googleカレンダー連携をしていない場合は、会議室を手入力で設定する必要があります。

 

 

続いて担当者情報として、この会議に参加する社員を選択します。名前(漢字)で検索し、社員名の右側にある「+」ボタンを押すと、右側の担当者一覧に移動できます。アポイントメント作成者を担当者から外すことはできません。

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※ここで選択した社内の担当者自身が、事前にRECEPTIONISTでGoogleカレンダー連携を済ませている場合は、その担当者のGoogleカレンダーの予定にも自動で予定が反映されるようになります。

 

 

最後に、お客様の情報を入力し、来訪者記録に表示するかどうかを選択します。非表示にした場合、一般の社員は来訪者記録からこのお客様の情報を見ることができなくなります。(ただし、管理者は見ることができます)

ここで入力するお客様の情報に従って招待メールが送信されるため、正しい情報を入力してください。

また、受付コードのみ発行の場合は、メールアドレスを入力する必要はありません。

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最後に、「確定して招待メールを送る」ボタンをクリックして完了です。

 

 

アポイントメントを作成すると、お客様宛に以下の招待メールが送信されます。

RECEPTIONIST招待メール

 

 

また、同様の内容のメールが、アポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がGoogleカレンダー連携している場合は、その社員のGoogleカレンダーにも予定が反映されます。

 

 

Googleカレンダーに登録された予定には、RECEPTIONISTから登録されたことがわかるように、予定名の頭に[RN999999]という形で、RN+受付コードが含まれています。

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受付コードのみ発行としていた場合は、アポイントメント登録直後に、以下のような画面が表示されます。

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表示された受付コードをお客様にご連絡してください。

 

これでアポイントメントの作成(受付コードの発行)は完了です。