【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する方法(通常アポイントメントの事前登録)

RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。
受付コードを利用した受付フローについてはこちらを参照してください。

 

なおこのページでは
「当日のみ使える受付コード」の登録を行う方法をご案内しております。
その他に「期間指定で使える受付コード」、「日程調整をして受付コードを発行」もありますので、それぞれ状況に合わせてご確認くださいませ。

 

【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する場合はこちら
【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行する場合はこちら

 

通常アポイントメントの操作方法をご案内します


通常アポイントメントの作成方法
カレンダー連携の方法
Googleカレンダー連携の方法 | Outlookカレンダー連携の方法
通常アポイントメントの入力方法
日時の選択
担当者を追加する場合
会議室を選択する場合
Googleカレンダー連携の場合 | Outlookカレンダー連携の場合
基本情報の確認・入力(フリープラン / スタンダードプランの方)
カレンダー連携無し | Googleカレンダー連携有り | Outlookカレンダー連携有り
基本情報の確認・入力(エンタープライズプラン以上の方)
カレンダー連携無し | Googleカレンダー連携有り | Outlookカレンダー連携有り
担当者情報の確認
来訪者情報の入力
フリープラン / スタンダードプランの方 | エンタープライズプラン以上の方
複数の来訪者情報を一括で登録する
確認・招待メール
カレンダー連携時のスケジュール登録名
通常アポイントメントのコピー・変更・削除方法
カレンダー連携時の注意点
よくあるご質問

 

通常アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、【通常アポ】 当日のみ使える受付コードを発行を選択します。

appointment1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携の方法

RECEPTIONISTでは通常アポイントメントを事前登録して受付コードを発行する際にGoogle・Outlookカレンダーと連携が可能で、会議室の空き状況も把握できます。
Google・Outlookカレンダーを利用している方は、まずカレンダー連携をしましょう。
Check カレンダー連携をご利用の場合、こちらの注意書きもご確認くださいませ。

 

 

《 各カレンダー連携が必要な方 》
Googleカレンダー連携の方法
Outlookカレンダー連携の方法

 

《 各カレンダー連携が不要な方 》
次の『通常アポイントメントの入力方法』へスキップ

 

Googleカレンダー連携の方法

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

appointment2-Google

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「許可」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Google

 

 

連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Google

 

G Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合

 

G Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合のみ、ビルディング選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(ビルディングは後から変更も可能です)

 

Tips ビルディングを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。

appointment3-google-conf

 

 

Tips Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

 

Outlookカレンダー連携の方法

連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応してます。

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

appointment2-Outlook

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「承諾」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Outlook

 

 

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Outlook

 

 

Office365に会議室グループが登録されている場合

 

Office365に会議室グループが登録されている場合のみ、会議室グループ選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(会議室グループは後から変更も可能です)

 

Tips グループを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。

appointment3-Outlook-conf

 

 

Tips Outlookカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 


Check「管理者の承認が必要」と表示された場合


このような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、アプリのアクセス許可をオンにする必要があります。
下記の設定をオンにするよう、Office365の管理者へお伝えください。

o365_consentagreement
※Office365の管理者の方がご対応ください

 

Office365管理センター>設定>サービスとアドイン>統合アプリ
を表示し、設定を「オン」にして保存します。

 

※設定反映には時間がかかります。20分程度時間を置いてから、再度連携するようお願いいたします。

O365_application

 

通常アポイントメントの入力方法

日時の選択

カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日時の選択が行えます。
Tips 表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

 

appo_image

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 アポイントメント日時を選択します。
日時の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。
②担当者一覧 「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。

Tips 担当者を追加する場合

③会議室選択 日時を選択した際に表示されます。
カレンダー連携有りの場合、アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
会議室を選択しない場合は、そのまま「決定」をクリックしてください。

Tips 会議室を選択する場合

 

日時選択のポップアップ画面の「決定」をクリックすると、アポイントメントの確認画面に遷移します。

 

 

担当者を追加する場合

参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト:未連携の状態
カラー状態 :連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

plans-appo3_tan1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。
Tips招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がカレンダー連携している場合は、その社員の連携カレンダーにも予定が反映されます。

plans-appo3_tan2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

会議室を選択する場合

 

Googleカレンダー連携の場合
Outlookカレンダー連携の場合

 

Googleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り
Googleカレンダーと連携している場合

 

日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。

 

「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックします。

 

gmr_01

 

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。アポイントメントを実施する会議室を選択してください。

 

gmr_02

 

選択した会議室を確認し、問題なければ「決定」を押します。

 

Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「決定」を押してください。

 

gmr_03

 

ビルディングの選択について
G Suite上で会議室のビルディングが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips ビルディングについてはこちらをご覧ください。

 

Outlookカレンダーと連携している場合

 

日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。

 

「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックします。

 

omr_01

 

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。アポイントメントを実施する会議室を選択してください。

 

omr_02

 

選択した会議室を確認し、問題なければ「決定」を押します。

 

Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「決定」を押してください。

 

omr_03

 

会議室グループの選択について
Office365で会議室グループを登録している場合に、会議グループを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips 会議室グループとは、Microsoftヘルプでは「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。作成方法はこちらをご覧ください。

 

Check Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。
100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。

 

カレンダー画面から遷移し、アポイントメントの確認画面が表示されます。

 

基本情報の確認・入力(フリープラン / スタンダードプランの方)

アポイントメント日時はカレンダー画面で選択済みかと思いますので、会議タイトル以外は内容の確認を行ってください。
Tips会議日時・会議室の変更はこの画面でも行えますが、「カレンダーから日付を選びなおす」をクリックしカレンダー画面に戻って再度選択することも可能です。

 

カレンダー連携無しの方
Googleカレンダー連携の方
Outlookカレンダー連携の方

 

カレンダー連携無しGoogleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り

カレンダー連携無しの基本情報項目です。
appo_no01

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 カレンダー画面で選択した日時が表示されています。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
Check会議室情報の入力は必須です。会議室を利用しない場合は「会議室利用なし」などの文言をご入力ください。
③会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

Googleカレンダー連携有りの基本情報項目です。
appo_g01

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 カレンダー画面で選択した日時が表示されています。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。
③会議室/ビルディング カレンダー画面で選択したビルディング/会議室が表示されています。
Check会議室情報の入力は必須です。会議室を利用しない場合は「会議室利用なし」などの文言をご入力ください。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

Outlookカレンダー連携有りの基本情報項目です。
appo_o01

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 カレンダー画面で選択した日時が表示されています。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。
③会議室/会議室グループ カレンダー画面で選択した会議室グループ/会議室が表示されています。
Check会議室情報の入力は必須です。会議室を利用しない場合は「会議室利用なし」などの文言をご入力ください。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

 

基本情報の確認・入力(エンタープライズプラン以上の方)

アポイントメント日時はカレンダー画面で選択済みかと思いますので、お客様に来ていただくオフィス会議タイトル以外は内容の確認を行ってください。
Tips会議日時・会議室の変更はこの画面でも行えますが、「カレンダーから日付を選びなおす」をクリックしカレンダー画面に戻って再度選択することも可能です。

 

カレンダー連携無しの方
Googleカレンダー連携の方
Outlookカレンダー連携の方

 

カレンダー連携無しGoogleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り

 

カレンダー連携無しの基本情報項目です。
appo_ep01

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 カレンダー画面で選択した日時が表示されています。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

③会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
Check会議室情報の入力は必須です。会議室を利用しない場合は「会議室利用なし」などの文言をご入力ください。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

Googleカレンダー連携有りの基本情報項目です。
appo_epg01

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 カレンダー画面で選択した日時が表示されています。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。
③会議室/ビルディング カレンダー画面で選択したビルディング/会議室が表示されています。
Check会議室情報の入力は必須です。会議室を利用しない場合は「会議室利用なし」などの文言をご入力ください。
④お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

⑤会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

Outlookカレンダー連携有りの基本情報項目です。
appo_epo01

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 カレンダー画面で選択した日時が表示されています。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。
③会議室/会議室グループ カレンダー画面で選択した会議室グループ/会議室が表示されています。
Check会議室情報の入力は必須です。会議室を利用しない場合は「会議室利用なし」などの文言をご入力ください。
④お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

⑤会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

 

担当者情報の確認

 

カレンダー画面で追加した担当者が表示されています。
また、この画面で「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することも可能です。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
appointment6
参加する社員の名前を入力して絞り込むことができます。該当社員の右側のチェックで、追加や外すことができます。最後に「OK」ボタンを押すことで確定します。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

Tips招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がカレンダー連携している場合は、その社員の連携カレンダーにも予定が反映されます。

appointment7

 

来訪者情報の入力

 

最後に、来訪者の情報を入力します。
全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを保存する」をクリックしてください。

 

フリープラン / スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランの方エンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランの来訪者情報項目です。
tappo_st_650

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①招待メール有無 招待メールをお送りするかどうか選択します。
基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、
お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。
②来訪者種別 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。(詳しくはこちら
③来訪者情報 来訪されるお客様の情報を入力します。
また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。
Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
Tips 来訪者情報の一括登録の方法はこちら
④お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
⑤備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
⑥受付コード [詳細設定]を押すと表示されます。
・お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。
・空白の場合、受付コードは自動で採番されます。
Check 受付コードを手入力する場合、同日に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。
⑦公開設定 [詳細設定]を押すと表示されます。
公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは、こちら
・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。
非公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。
・アポイントメント情報や来訪者記録は、
 管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。
・カレンダー連携している場合は、非公開としてスケジュール登録がされます。

 

次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

⑧招待メールをプレビュー 『招待メール有』の場合に使用できます。
事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。

 

 

来訪者情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

↑この項目のトップへ戻る

エンタープライズプラン以上の来訪者情報項目です。
tappo_ep_650

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①招待メール有無 招待メールをお送りするかどうか選択します。
基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、
お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。
②来訪者種別 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。(詳しくはこちら
③来訪者情報 来訪されるお客様の情報を入力します。
また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。
Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
Tips 来訪者情報の一括登録の方法はこちら
Tips Salesforce連携を行っている場合は、氏名を入力するとSalesforce上の同一氏名の取引先責任者が表示されます。該当の取引先責任者を選択すると、会社名・メールアドレスが自動入力されます。詳しくはこちら
④受付コード発行方法 [詳細設定]を押すと表示されます。
1つのみ発行する場合:
・アポイントメントを登録すると、1つの受付コードが発行されます。
・このアポイントメントの来訪者全員が同じ受付コードで受付できます。
来訪者ごとに発行する場合:
・このアポイントメントの来訪者1人につき1つの受付コードがそれぞれ発行されます。
・自身の受付コードで来訪者1人ずつ受付する形になります。

 

次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
受付コード発行方法について、詳しくはこちら

⑤お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
⑥備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
⑦受付コード [詳細設定]を押すと表示されます。
・お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。
・空白の場合、受付コードは自動で採番されます。
・受付コード発行方法が『来訪者ごとに発行する』場合は、この項目は表示されません。
Check 受付コードを手入力する場合、同日に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。
⑧公開設定 [詳細設定]を押すと表示されます。
公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは、こちら
・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。
非公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。
・アポイントメント情報や来訪者記録は、
 管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。
・カレンダー連携している場合は、非公開としてスケジュール登録がされます。

 

次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

⑨ウェルカムテキスト [詳細設定]を押すと表示されます。
受付を完了した際に表示されるメッセージです。
空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。※改行可能

 

ウェルカムテキストについて、詳しくはこちら

⑩招待メールをプレビュー 『招待メール有』の場合に使用できます。
事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。

 

 

来訪者情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

↑この項目のトップへ戻る

 

 

右のようなメッセージが表示され、登録完了となります。
appointment9

 

複数の来訪者情報を一括で登録する

複数の来訪者情報は一括での登録も可能です。

 

氏名・社名・メールアドレスの順で各セルに入力を行ったスプレッドシートやエクセルをご用意ください。
Check氏名・社名にはスペースを入力しないでください。スペースが含まれていると正しく登録を行えません。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
appo_ver2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

来訪者情報の一括登録をクリックします

input4_1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

来訪者情報入力画面が表示されます。

input4_2_1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

さきほどの情報をコピーし、入力欄にそのまま貼り付けます。

 

■エクセル利用の場合
エクセルの仕様上、コピーしてそのまま貼り付けを行っても末尾に改行が追加されてしまうことがあります。
この場合はエラーで登録ができなくなるため、末尾の改行をあらかじめ削除してください。

 

貼り付け内容に問題がないことを確認し、「追加」をクリックします。

input4_2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

input4_3

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

来訪者情報に氏名・会社名・メールアドレスが入力されたことをご確認ください。

input4_4

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

来訪者情報の一括登録方法は以上です。

 

確認・招待メール

 

アポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。
Tips 来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。
来訪者情報で「お客様へのご案内」に入力した内容が「ご案内/Guidance」に表示されます。
また、エンタープライズプラン以上の場合、基本情報で指定したオフィスの住所が「場所/Venue」に表示されます。

 

▼来訪者 宛て
appointment10-1-of

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
appointment10-2-of

( 画像をクリックすると拡大表示します )

カレンダー連携時のスケジュール登録名

 

アポイントメント登録時、カレンダー連携している場合はスケジュール上に自動的に予定が登録されます。
自動的に登録された予定には、RECEPTIONISTから登録されたことがわかるように、[999999]来訪: 会議タイトル名 という形で、先頭に受付コードが含まれています。
 

▼Googleカレンダー
appointment11-1
▼Outlookカレンダー
appointment11-2

 

通常アポイントメントのコピー・変更・削除方法

 

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から、全社員(またはあなた)を選択して「通常アポ」から該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「コピー」・「編集」・「削除」を選択します。
Check登録済みのアポイントメントを編集する際は、カレンダー画面は表示されません。
Tips 「コピー」は、日時・会議室・受付コード以外を複写して新規作成できます。
Tips 「編集」した場合も、招待メール有の場合には来訪者と担当者へメールが送信されます。

 

appointment12

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、カレンダー連携するアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。

 

Googleカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1
▼Googleアカウントのメールアドレス
appo-tips2

 

Outlookカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1-2
▼Office365アカウントのメールアドレス
appo-tips2-2

 

カレンダーの種類について

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

連携カレンダー側の操作について

RECEPTIONISTを通して作成されたGoogleカレンダーやO365カレンダー上の予定を、直接操作しないでください。

 

RECEPTIONIST側で操作せず、連携カレンダー上で直接編集・削除すると、RECEPTIONIST側と予定の不整合が発生してしまいますので、ご注意くださいませ。

 

 

よくあるご質問

 

Q:アポ作成画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:Googleカレンダーと連携しても会議室が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:アポイントメント登録後、GoogleカレンダーやO365カレンダーからの編集・削除はRECEPTIONISTに反映されますか?
A:反映されません。編集・削除はRECEPTIONIST側からご対応ください。

 

Q:「招待メールなし」(受付コードの発行のみ)で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか?
A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。(「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。)

 

Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか?
A:公開設定は後から変更できない仕様です。(「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。)

 

 

 

これで通常アポイントメントの作成(受付コードの発行)は完了です。
ぜひご利用くださいませ。