【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する方法(通常アポイントメントの事前登録)

RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。
受付コードを利用した受付フローについてはこちらを参照してください。

 

なおこのページでは
「当日のみ使える受付コード」の登録を行う方法をご案内しております。
その他に「期間指定で使える受付コード」、「日程調整をして受付コードを発行」もありますので、それぞれ状況に合わせてご確認くださいませ。

 

【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する場合はこちら
【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行する場合はこちら

 

通常アポイントメントの操作方法をご案内します


通常アポイントメントの作成方法
カレンダー連携の方法
Googleカレンダー連携の方法 | Outlookカレンダー連携の方法
通常アポイントメントの入力方法
基本情報を入力します(フリープラン / スタンダードプランの方)
カレンダー連携無し | Googleカレンダー連携有り | Outlookカレンダー連携有り
基本情報を入力します(エンタープライズプラン以上の方)
カレンダー連携無し | Googleカレンダー連携有り | Outlookカレンダー連携有り
担当者情報を入力します
来訪者情報を入力します
確認・招待メール
カレンダー連携時のスケジュール登録名
通常アポイントメントの変更・削除方法
カレンダー連携時の注意点

 

通常アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「当日のみ使える受付コードを発行」を選択します。

appointment1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携の方法

RECEPTIONISTでは通常アポイントメントを事前登録して受付コードを発行する際にGoogle・Outlookカレンダーと連携が可能で、会議室の空き状況も把握できます。
Google・Outlookカレンダーを利用している方は、まずカレンダー連携をしましょう。
Check カレンダー連携をご利用の場合、こちらの注意書きもご確認くださいませ。

 

 

《 各カレンダー連携が必要な方 》
Googleカレンダー連携の方法
Outlookカレンダー連携の方法

 

《 各カレンダー連携が不要な方 》
次の『通常アポイントメントの入力方法』へスキップ

 

Googleカレンダー連携の方法

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

appointment2-Google

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「許可」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Google

 

 

連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Google

Tips Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

 

Outlookカレンダー連携の方法

連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応してます。

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

appointment2-Outlook

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「承諾」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Outlook

 

 

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Outlook

 

 

Office365に会議室グループが登録されている場合

 

Office365に会議室グループが登録されている場合のみ、会議室グループ選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(会議室グループは後から変更も可能です)

 

Tips グループを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。

appointment3-Outlook-conf

 

 

Tips Outlookカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 


Check「管理者の承認が必要」と表示された場合


このような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、アプリのアクセス許可をオンにする必要があります。
下記の設定をオンにするよう、Office365の管理者へお伝えください。

o365_consentagreement
※Office365の管理者の方がご対応ください

 

Office365管理センター>設定>サービスとアドイン>統合アプリ
を表示し、設定を「オン」にして保存します。

 

※設定反映には時間がかかります。20分程度時間を置いてから、再度連携するようお願いいたします。

O365_application

 

通常アポイントメントの入力方法

 

基本情報を入力します(フリープラン / スタンダードプランの方)

カレンダー連携無しの方

 

カレンダー連携無しGoogleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り

カレンダー連携無しの基本情報項目です。
appointment5-normal

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
③会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

Googleカレンダー連携有りの基本情報項目です。
ppointment5-ren

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 アポイントメントを登録するGoogleカレンダーを選択します。
③会議室 アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

Outlookカレンダー連携有りの基本情報項目です。
ppointment5-ren-outlook

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 アポイントメントを登録するOutlookカレンダーを選択します。
③会議室グループ Office365で会議室グループを登録している場合に、
会議グループを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、
そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips 会議室グループとは、Microsoftヘルプでは
「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。
作成方法はこちらをご覧ください。
④会議室 アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。
Check Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。
100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して
会議室の編成を行ってください。
⑤会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

 

基本情報を入力します(エンタープライズプラン以上の方)

 

カレンダー連携無しの方

 

カレンダー連携無しGoogleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り

カレンダー連携無しの基本情報項目です。
appointment5-normal-ent

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

③会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

Googleカレンダー連携有りの基本情報項目です。
ppointment5-ren-ent

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 アポイントメントを登録するGoogleカレンダーを選択します。
③会議室 アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。
④お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

⑤会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

Outlookカレンダー連携有りの基本情報項目です。
ppointment5-ren-ent-outlook

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時 会議が行われる日時を選択します。
Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので
くれぐれも注意してご登録ください。
(受付コードは当日中のみ有効です。)
②カレンダー連携 アポイントメントを登録するOutlookカレンダーを選択します。
③会議室グループ Office365で会議室グループを登録している場合に、
会議グループを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、
そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips 会議室グループとは、Microsoftヘルプでは
「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。
作成方法はこちらをご覧ください。
④会議室 アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。
Check Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。
100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して
会議室の編成を行ってください。
⑤お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

⑥会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

 

担当者情報を入力します

 

「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
appointment6
参加する社員の名前を入力して絞り込むことができます。該当社員の右側のチェックで、追加や外すことができます。最後に「OK」ボタンを押すことで確定します。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
appointment7
Tips 招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がカレンダー連携している場合は、その社員の連携カレンダーにも予定が反映されます。

 

来訪者情報を入力します

 

最後に、来訪者の情報を入力します。全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを保存する」をクリックしてください。

apoinntomento

Item Name Detail
①招待メール有無 招待メールをお送りするかどうか選択します。
基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、
お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。
②参加者情報 来訪されるお客様の情報を入力します。
また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。
Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。
③お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
④備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
⑤受付コード [詳細設定]を押すと表示されます。
お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。
空白の場合、受付コードは自動で採番されます、
Check 受付コードを手入力する場合、同日に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。
⑥社内共有 [詳細設定]を押すと表示されます。
非表示にすると、このアポイントメント情報や来訪者記録が、
管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。
次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
Tips カレンダー連携している場合は、非公開でスケジュール登録がされます。
⑦ウェルカムテキスト

この機能はエンタープライズ版以上でご利用いただけます。

[詳細設定]を押すと表示されます。
受付を完了した際に表示されるメッセージです。
空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。※改行可能
参考ウェルカムテキスト(受付完了時の表示メッセージ)を編集したい
⑧招待メールをプレビュー 『招待メール有』の場合に使用できます。
事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。

 

右のようなメッセージが表示され、登録完了となります。
appointment9

確認・招待メール

 

アポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。
Tips 来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。
来訪者情報で「お客様へのご案内」に入力した内容が「ご案内/Guidance」に表示されます。
また、エンタープライズプラン以上の場合、基本情報で指定したオフィスの住所が「場所/Venue」に表示されます。

 

▼来訪者 宛て
appointment10-1-of

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
appointment10-2-of

( 画像をクリックすると拡大表示します )

カレンダー連携時のスケジュール登録名

 

アポイントメント登録時、カレンダー連携している場合はスケジュール上に自動的に予定が登録されます。
自動的に登録された予定には、RECEPTIONISTから登録されたことがわかるように、[999999]来訪: 会議タイトル名 という形で、先頭に受付コードが含まれています。
 

▼Googleカレンダー
appointment11-1
▼Outlookカレンダー
appointment11-2

 

通常アポイントメントの変更・削除方法

 

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から、全社員(またはあなた)を選択して「通常アポ」から該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「編集」・「削除」を選択します。
Tips 「編集」した場合も、招待メール有の場合には来訪者と担当者へメールが送信されます。

 

appointment12

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

カレンダー連携時の注意点

 

RECEPTIONISTで登録した通常アポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録した通常アポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録した通常アポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

 

 

これで通常アポイントメントの作成(受付コードの発行)は完了です。
ぜひご利用くださいませ。