来客通知を常に基本通知先にも通知する

来客通知を常に基本通知先にも通知する

この機能はエンタープライズ版以上でご利用いただけます。

RECEPTIONISTでは、来客の種類によって来客通知を、部署ごとやプロジェクトごとなど、通知先グループを指定することが可能となっています。
例えば、カスタムボタンからの来客通知では、そのカスタムボタンごとに通知先グループを指定することができます。また、エンタープライズ版以上でご利用の場合には、社員ごとに通知先グループを指定することもできます。

 

しかし企業によっては、総務部などが全体の来客者の状況を把握したいといった場合もあるかと思います。

 

そこでRECEPTIONISTでは、来客通知があるときは、個別に通知先グループを指定していても、チャット設定画面で指定した『基本通知先』にも常に通知できるようにいたしました。

 

たとえば、チャット設定画面の『基本通知先』を総務部のグループにして、常に基本通知先にも通知する設定をしていただくことで、全体の来客者の状況を総務部が確認・把握することができるようになります。

 

Tips 現在対応しているチャットツールは「Slack」「Chatwork」「Hangouts Chat」となります。
他のチャットツールについては、鋭意開発中です。

 

常に基本通知先にも通知した場合

チャット設定画面の基本通知先
チャット設定の基本通知先
カスタムボタンの通知先指定
カスタムボタンの通知先指定

 

例えば、上記の設定でカスタムボタンから来客通知があった場合は

 

通常ですと、カスタムボタンで指定した通知先グループのみに送られます。
▼カスタムボタンで指定した「reception」グループに通知
通知先例1

 

 

設定により、チャット設定の『基本通知先』にも同様の来客通知を送ることができます。
▼カスタムボタンで指定した「reception」グループに通知
通知先例2
▼基本通知先の「soumu」グループにも通知
通知先例3

 

このように、個別に通知先グループを指定しているカスタムボタンから来客者が来ても、同じ通知メッセージが基本通知先にも届きます。

 

Tips エンタープライズ版以上でご利用の場合には、担当者検索・受付コードの来客でも同様に、個別に指定した通知先グループと基本通知先それぞれに届きます。

 

 

設定方法

以下の手順は「Slack」の画面でご説明しておりますが、他のチャットツールでも同様の手順となっております。

 

RECEPTIONISTの管理画面左側メニューから「チャット設定」をクリックし、ご利用のチャットツール行の右端「・・・」をクリックします。
チャット設定表示

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

『常に基本通知先に通知する』にチェックを付けて、「設定を保存」をクリックします。
『常に基本通知先に通知する』チェック

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

正常に設定が保存されるのを確認しましょう。
設定更新メッセージ

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

注意点

「常に基本通知先にも通知」機能をご利用になる場合、以下の前提条件がございますので、ご注意くださいませ。

 

Slackをご利用時の「OK」「HELP」ボタンについて
ボタン操作はグループ間で共有されません。
例えば、指定している通知先グループ上で「OK」「HELP」ボタンを操作しても、基本通知先グループには共有されません。
OKボタン、HELPボタンについてはこちらを参照してください。

 

Slackをご利用時の「再通知」機能について
再通知は、指定している通知先グループにのみ届きます。
再通知設定についてはこちらを参照してください。

 

 

 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。

 

個別に通知先グループを指定している受付機能を、iPadから呼び出してみてください。
指定している通知先グループと、チャット設定画面の基本通知先にそれぞれ通知が届きましたら、無事に設定完了です。

 

 

全体の来客者の状況を把握したい場合などに、ぜひご活用くださいませ。