社員情報を一括操作するCSVファイルの作成方法

CSVで社員を一括更新する操作は3種類あります.
CSVで社員を新規登録する方法（入社等の場合）　※
CSVで社員を新規追加・更新・削除する方法（全件上書きの場合）　※
CSVで社員を削除する方法（退社等の場合）

 
用途に合ったCSVファイルをダウンロードし、社員情報を入力・更新・削除してください。各操作・プランごとにテンプレートが異なります。
ここでは※のCSVテンプレートにどのような値を入力すれば良いのかをご説明します。

CSVファイルの作成手順

【1】CSVファイルの展開
【2】CSVファイルの編集
【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法
CSVで一括更新する場合の注意点
Workplace関連の値が含まれている場合
DingTalk関連の値が含まれている場合
SMS/着信音関連の値が含まれている場合
【3】CSV形式で保存

【1】CSVファイルの展開

ダウンロードしたCSVファイルをExcelまたはGoogleスプレッドシートで開きます。
 

CSVをGoogleスプレッドシートで開く方法

Googleドライブ を開き、左側の「新規」ボタンを押して、『ファイルのアップロード』を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

ダウンロードしたCSVファイルを選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

GoogleドライブにアップロードしたCSVファイルを右クリックから、「アプリで開く」の中にある『Google スプレッドシート』を選択しますと、Googleスプレッドシートで開けます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

【2】CSVファイルの編集

以下【A】・【B】のうち、ご希望の対応手順に沿って、CSVファイルを編集してください。
Tips利用開始までの登録パターン
Check既存の社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

 
CSVのテンプレート・入力項目は、ご利用のチャットツール・プランごとに異なりますので、ご利用のチャットツールの詳細を確認し、必須項目と任意項目をご入力ください。
Check必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。

Slack | Chatwork(アカウントID) | Chatwork(チャットワークID)
Facebook Workplace | LINE WORKSの場合 | Microsoft Teams
Microsoft Teams(Webhook) | Google Chat(Hangouts Chat)
InCircle（JobTalk, Bizchat） | DingTalk | SMS | 着信音

メール通知のみで利用の場合
Slackの登録例を参考にして、同様に各項目をご登録ください。「Slack ID」「アシスタント用通知アカウント」「Slackの通知先channel名」は空欄で大丈夫です。

Slackをご利用の方

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

Chatwork:アカウントIDで一括登録する方法

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

Tips　アカウントIDとは何ですか？（IDの一括取得方法）

Chatwork：チャットワークIDで一括登録する方法

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

Tips　チャットワークIDとは何ですか？

Workplaceをご利用の方

・編集は必ずGoogleスプレッドシートで作業してください。詳しくは こちら。

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

LINEWORKSをご利用の方

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

Microsoft Teamsをご利用の方

■Microsoft Teams連携について
・こちらは、チャット設定＞Microsoft Teamsで連携中の方向けの内容です。
・チャット設定＞Microsoft Teams(Webhook)で連携中の方はこちらをご確認ください

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

Microsoft Teams(Webhook)をご利用の方

■Microsoft Teams連携について
・こちらは、チャット設定＞Microsoft Teams(Webhook)で連携中の方向けの内容です。
・チャット設定＞Microsoft Teamsで連携中の方はこちらをご確認ください

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

Google Chat(Hangouts Chat)をご利用の方

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

InCircle（JobTalk, Bizchat）をご利用の方

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

DingTalkをご利用の方

※ご利用希望の方は別途問い合わせください

・編集は必ずGoogleスプレッドシートで作業してください。詳しくは こちら。

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

フリー・スタンダードプランの方
エンタープライズプラン以上の方

SMSをご利用の方

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

・登録済の社員情報の更新の場合は、必ずこちらもご対応ください。

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

着信音をご利用の方

・登録済の社員情報の更新の場合は、必ずこちらもご対応ください。

※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
※社員情報の更新時にメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

すべてのビジネスチャット・メール通知共通で、必須項目は名前とメールアドレスのみです。
※必要な項目以外は未入力（空のセル）のままにしてください。
（CSVで一括登録の後、社員に登録案内のメールが送信され、社員自身にて登録いただく流れとなります。）

CSVで一括更新する場合の注意点

文字列の確認が必要な項目（Workplace/DingTalk/SMS/着信音）
Workplace ユーザーID
Workplace アシスタント用ユーザーID(エンタープライズプラン以上の方)
Workplace グループID(エンタープライズプラン以上の方)
DingTalk ユーザー名
DingTalk アシスタント用ユーザー名(エンタープライズプラン以上の方)
SMS通知用電話番号(エンタープライズプラン以上の方)
SMS通知アシスタント用電話番号(エンタープライズプラン以上の方)
着信音通知用電話番号
着信音通知アシスタント用電話番号(エンタープライズプラン以上の方)

 
項目によって数字だけの文字列に変更する方法が異なります。
詳しくは以下をご確認ください。
Workplace関連の値が含まれている場合
DingTalk関連の値が含まれている場合
SMS/着信音関連の値が含まれている場合

数字だけの文字列に変更する方法（Workplace関連の値が含まれている場合）

Excelで扱える有効な桁数が15桁までのため、Workplace関連の値をExcelで操作すると値が不正になり、来客通知を正常に受け取れなくなります。そのため、GoogleスプレッドシートでCSVファイルを開いて操作してください。

 
 
ダウンロードしたCSVファイルをGoogleスプレッドシートで開き、以下の通りに社員情報を更新してください。
TipsCSVをGoogleスプレッドシートで開く方法
 
 

Facebook Workplace ユーザーID、Facebook Workplace アシスタント用ユーザーID、Facebook Workplace グループIDの値を設定する場合は、必ず先頭に ‘（シングルコーテーション） を入力してください。
CSVファイル内に元々上記3つのIDが含まれていて、その値を変更する必要がない場合には、そのままの状態で大丈夫です。

スプレッドシート上で「E+」などの文字表示になっている場合

下記の手順で数字の表示に変更してください。

1.「E+」などの文字表示になっているセルを選択する

2.スプレッドシート上部「表示形式」＞「数字」＞「表示形式の詳細設定」＞「カスタム数値形式」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

3.カスタム数値形式の選択画面が表示されるので、「###」（カンマや0.00のない表示）を選択し、「適用」をクリックします。

4.選択したセルの表示が数字のみに変換されます。

Googleスプレッドシート上で社員情報の更新が終わりましたら、【3】CSV形式で保存へお進みください。

数字だけの文字列に変更する方法（DingTalk関連の値が含まれている場合）

DingTalk関連の値をExcelで操作すると、DingTalkユーザー名の先頭が「+」のため、計算式と自動的に判断されて値が不正になり、来客通知を正常に受け取れなくなります。そのため、GoogleスプレッドシートでCSVファイルを開いて操作してください。

 
 
ダウンロードしたCSVファイルをGoogleスプレッドシートで開き、以下の通りに社員情報を更新してください。
TipsCSVをGoogleスプレッドシートで開く方法

DingTalkユーザー名、DingTalkアシスタント用ユーザー名の値を設定する場合は、必ず先頭に ‘（シングルコーテーション） を入力してください。
CSVファイル内に元々DingTalkユーザー名が含まれていて、その値を変更する必要がない場合には、そのままの状態で大丈夫です。

Googleスプレッドシート上で社員情報の更新が終わりましたら、【3】CSV形式で保存へお進みください。

数字だけの文字列に変更する方法（SMS/着信音関連の値が含まれている場合）

RECEPTIONISTのCSVファイルを、エクセルで開きます。
※Googleスプレッドシートで操作する場合はこの対応は不要です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
①数字だけの文字列に変更する箇所を選択＞②「ホーム」＞③表示形式のプルダウン＞④「その他の表示形式」＞⑤タブ「表示形式」＞⑥「ユーザー定義」＞⑦「0」>⑧「OK」をクリックします。
 

TipsExcelにメニューバーがない場合は、数字だけの文字列に変更する箇所を選択＞右クリックで「セルの書式設定」＞⑤タブ「表示形式」＞⑥「ユーザー定義」＞⑦「0」>⑧「OK」をクリックします。

 
修正が完了しましたら、【3】CSV形式で保存へお進みください。

【3】CSV形式で保存

保存方法はExcel・スプレッドシートで異なります。それぞれご確認ください。

Excel(エクセル)で作業した場合

ファイルが完成したら、CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

Check 上書き保存をしないでください。
元のデータがCSV形式でも、その形式のままで保存されない可能性があります。

 

[ すでに上書き保存をした場合 ]
作成したファイルを閉じていなければ、「名前を付けて保存」で対応が可能です。

保存の形式
CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

ファイル名
自由に設定いただけます。
（ファイル形式のCSVを書き換えないようご注意ください。）

Googleスプレッドシートで作業した場合

スプレッドシートで、左上の「ファイル」から、「形式を指定してダウンロード」の中にある『カンマ区切りの値（.csv）』を選択して、パソコンに保存してください。

これでCSV形式で保存ができました！

CSVで社員を新規登録する方法（入社等の場合）
CSVで社員を新規追加・更新・削除する方法（全件上書きの場合）
の操作より、作成したCSVファイルをアップロードしてください。

 
 
新規追加・更新する社員情報をCSVテンプレートに入力してアップロードすることで、効率よく社員を管理することができますので、ぜひご利用くださいませ。