社員情報の一括更新方法(Azure Active Directoryとの同期)

Azure Active Directoryと社員情報を同期

社員情報はAzure Active Directory(以下、AzureAD)と同期することにより、新規社員の一括登録、既存社員の一括更新・削除をすることが可能です。
RECEPTIONIST上で、AzureAD側で管理者権限をお持ちのアカウントで認証して同期することができます。

 

「AzureAD連携」の全体の流れ

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1.RECEPTIONISTへ同期できるAzureAD上の社員情報を、オンプレAD・Office365側で確認・整備します。
2.RECEPTIONISTで認証して、AzureADから社員情報を同期します。
3.同期された各社員に対して、来客通知を受け取るため、各社員が情報を追記して利用登録します。

 


AzureAD連携機能を有効にするには
1.事前準備
AzureADからRECEPTIONISTへ同期される方法
AzureADからRECEPTIONISTへ同期される社員情報の条件
AzureAD | オンプレAD | Office365
AzureADからRECEPTIONISTへ同期される社員情報の項目
AzureAD | オンプレAD | Office365
RECEPTIONISTへ同期させるための社員情報の管理方法
オンプレAD | Office365
2.AzureADとの同期方法
3.新規登録された各社員の利用登録

 

AzureAD連携機能を有効にするには

この機能は、Premiumプランでご利用いただけます。
プレミアムプランへ変更する場合は、弊社までお問い合わせください。また、プレミアムプランは請求書払いのみの対応となります。

 

AzureADとは
AzureADはMicrosoftが提供するクラウドベースの管理サービスです。
Office365をお使いの環境ですと、AzureADへの無料サブスクリプションも含まれているため、自動的にAzureADのサービスが提供されています。
詳しくはこちらをご覧ください。

 

オンプレADの環境でAzureADを利用するためには
AzureADを利用するためには「Azure AD Connect」が必要となります。
RECEPTIONISTではAzureADと同期するため、オンプレADをお使いの企業様におきましては、事前に「Azure AD Connect」を設定いただいている必要がございます。
詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

1.事前準備

RECEPTIONISTへ社員情報を同期する場合、事前にAzureADに情報を渡しているオンプレAD・Office365側で社員情報の内容を確認・整備をお願いいたします。
正しい情報を登録されていないと、RECEPTIONISTに正常に同期できない場合がありますので、必ずご確認くださいませ。

 

AzureADからRECEPTIONISTへ同期される方法

 

AzureADに存在し、RECEPTIONISTに存在しない社員
RECEPTIONISTに新規登録されます。

 

AzureADにもRECEPTIONISTにも存在する社員
RECEPTIONISTに全件上書き更新されます。

 

AzureADに存在しないが、RECEPTIONISTには存在する社員
RECEPTIONISTからユーザーが削除されます。
(ただし、RECEPTIONISTの管理者は削除対象になりません。)

 

Tips AzureADに存在するか否かの判断につきましては、下記(AzureADからRECEPTIONISTへ同期される社員情報の条件)の判断になります。

 

 

AzureADからRECEPTIONISTへ同期される社員情報の条件

 

1.「メールアドレス」が登録されている。
2.「姓」・「名」の両方、もしくは片方が登録されている。

 

1と2の両方の状態になっている社員のみ、RECEPTIONISTへの同期対象となります。

 

同期対象の社員情報の例

AzureADの状態オンプレADの状態Office365の状態
同期対象の社員情報の例(AzureADでの状態)

 

▼「姓」・「名」が入力されている。

 

pre-azuread_01
Tips メールアドレスはAzureAD側で正確に確認できませんので、オンプレAD・Office365側で確認してください。

 

同期対象の社員情報の例(オンプレADでの状態)

 

▼「メールアドレス」・「姓」・「名」が入力されている。

pre-onpread_01

同期対象の社員情報の例(Office365での状態)

 

▼「姓」・「名」が入力されている。

pre-office365_01

 

▼ライセンスが付与されて「メールアドレス」が有効になっている。

pre-office365_02

 

 

AzureADからRECEPTIONISTへ同期される社員情報の項目

 

RECEPTIONISTに登録・更新される項目は以下の箇所となります。

 

▼RECEPTIONISTの社員情報の画面
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連携元の値を確認する場合は、以下の箇所となります。

 

AzureADの画面オンプレADの画面Office365の画面

AzureAD画面から、連携元の値を確認する場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

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No. 連携元 連携先 備考
メールアドレス メールアドレス AzureAD画面では正確なメールアドレスを確認できませんので、
オンプレADまたはOffice365側でご確認ください。
社員更新時は、このメールアドレスをキーにして、社員情報を上書きします。
名前 名前 そのままの値で連携されます。
フリガナ 名前(カナ) AzureAD画面では確認ができません。
オンプレAD画面からのみ登録できる項目になります。
Office365の画面上からは登録できませんので、
同期後に必ずRECEPTIONIST上で登録してください。
社員更新時に、連携元のフリガナが未設定の場合は、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
Check 未設定の場合、iPadから該当社員を呼び出すことができません。
First Name 半角英数字のみで入力されている場合に連携されます。
全角が1文字でも入力されている場合は連携されません。
社員更新時に連携されない場合は、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
Last Name 半角英数字のみで入力されている場合に連携されます。
全角が1文字でも入力されている場合は連携されません。
社員更新時に連携されない場合、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
部署 部署 そのままの値で連携されます。
会社 オフィス RECEPTIONIST上で登録されているオフィス名と一致した場合に、そのオフィスにチェックが付きます。
1つも一致しない場合、全てのオフィスにチェックが付きます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

携帯電話 SMS通知先電話番号 RECEPTIONIST上の入力規則(先頭に81 + 携帯番号の先頭0削除)の値で連携されます。
Tips チャット設定で「SMS」が有効になっている場合にご活用いただけます。

 

オンプレAD画面から、連携元の値を確認する場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

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sync-item-onpread_02

 

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sync-item-onpread_04

 

No. 連携元 連携先 備考
電子メール メールアドレス そのままの値で連携されます。
社員更新時は、この電子メールをキーにして、社員情報を上書きします。
表示名 名前 そのままの値で連携されます。
フリガナ(表示名) 名前(カナ) そのままの値で連携されます。
社員更新時に、連携元のフリガナが未設定の場合は、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
Check 未設定の場合、iPadから該当社員を呼び出すことができません。
First Name 半角英数字のみで入力されている場合に連携されます。
全角が1文字でも入力されている場合は連携されません。
社員更新時に連携されない場合は、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
Last Name 半角英数字のみで入力されている場合に連携されます。
全角が1文字でも入力されている場合は連携されません。
社員更新時に連携されない場合は、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
部署 部署 そのままの値で連携されます。
事業所 オフィス RECEPTIONIST上で登録されているオフィス名と一致した場合に、そのオフィスにチェックが付きます。
1つも一致しない場合、全てのオフィスにチェックが付きます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

携帯電話 SMS通知先電話番号 RECEPTIONIST上の入力規則(先頭に81 + 携帯番号の先頭0削除)の値で連携されます。
Tips チャット設定で「SMS」が有効になっている場合にご活用いただけます。

 

Office365画面から、連携元の値を確認する場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

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No. 連携元 連携先 備考
ユーザー名/メール メールアドレス Office365のライセンスが付与されている場合のみ、メールアドレスが有効になります。
社員更新時は、このメールアドレスをキーにして、社員情報を上書きします。
Check ライセンスが付与されていない場合
メールアドレスが有効にならないため、社員情報自体が同期対象外となりますのでご注意くださいませ。
表示名 名前 そのままの値で連携されます。
名前(カナ) Office365の画面上からは登録できませんので、
同期後に必ずRECEPTIONIST上で登録してください。
社員更新時に、連携元のフリガナが未設定の場合は、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
Check 未設定の場合、iPadから該当社員を呼び出すことができません。
First Name 半角英数字のみで入力されている場合に連携されます。
全角が1文字でも入力されている場合は連携されません。
社員更新時に連携されない場合は、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
Last Name 半角英数字のみで入力されている場合に連携されます。
全角が1文字でも入力されている場合は連携されません。
社員更新時に連携されない場合は、RECEPTIONIST上に登録されている値をそのまま保持します。
部署 部署 そのままの値で連携されます。
事業所 オフィス RECEPTIONIST上で登録されているオフィス名と一致した場合に、そのオフィスにチェックが付きます。
1つも一致しない場合、全てのオフィスにチェックが付きます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

携帯電話 SMS通知先電話番号 RECEPTIONIST上の入力規則(先頭に81 + 携帯番号の先頭0削除)の値で連携されます。
Tips チャット設定で「SMS」が有効になっている場合にご活用いただけます。

 

 

 

RECEPTIONISTへ同期させるための社員情報の管理方法

 

AzureADと同期を行い、RECEPTIONIST上で簡単に社員情報を管理できるよう、以下のとおりオンプレAD・Office365側で社員情報を整備していただくことを推奨しております。
Tips 他システムとの兼ね合いなどで、推奨どおりに社員情報を整備できないような場合、同期後に各社員がRECEPTIONIST上で情報を整備して利用登録するように促してください。

 
社員情報の整備方法

オンプレADの場合Office365の場合
オンプレADで社員情報の管理方法

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

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sync-item-onpread_02

 

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sync-item-onpread_04

 

赤:必須項目 / 青:任意項目

No. 項目名 備考
電子メール RECEPTIONIST上で社員を識別する情報になります。
Check 重複したメールアドレスを登録された場合は同期できませんので、必ず一意なメールアドレスで管理をお願いします。
表示名 社員名を、漢字・アルファベットなど、自由に入力してください。
iPadの検索で来訪者に表示されたり、
アポイントの確認メール等にも記載されます。
フリガナ(表示名) 全角カタカナのみで入力してください。
来訪者が、カナで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 未設定の場合、iPadから該当社員を呼び出すことができません。
半角英数字のみで入力してください。
来訪者が、アルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 「名」「姓」の両方とも未入力の場合は
その社員は同期できませんので、必ず入力をお願いします。
半角英数字のみで入力してください。
来訪者が、アルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 「名」「姓」の両方とも未入力の場合は
その社員は同期できませんので、必ず入力をお願いします。
部署 部署名を入力してください。
担当者名検索時に名前と共に表示されます。
事業所 RECEPTIONIST上で登録されているオフィス名と一致させてください。
RECEPTIONISTでオフィス管理をしていない場合は、空白でも問題ありません。

Tips オフィス機能とは何ですか?

携帯電話 その社員が「SMS」で来客通知を受け取る電話番号(090********)を入力してください。
来客通知で「SMS」を利用していない場合には、空白でも問題ありません。

 

Office365で社員情報の管理方法

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

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赤:必須項目 / 青:任意項目

No. 項目名 備考
ユーザー名/メール RECEPTIONIST上で社員を識別する情報になります。
必ずOffice365のライセンスを付与して、メールアドレスを有効な状態にしてください。
Check 重複したメールアドレスを登録された場合は同期できませんので、必ず一意なメールアドレスで管理をお願いします。
表示名 社員名を、漢字・アルファベットなど、自由に入力してください。
iPadの検索で来訪者に表示されたり、
アポイントの確認メール等にも記載されます。
フリガナ(表示名) Office365の画面上からは登録できませんので、同期後に必ずRECEPTIONIST上で登録してください。
半角英数字のみで入力してください。
来訪者が、アルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 「名」「姓」の両方とも未入力の場合は
その社員は同期できませんので、必ず入力をお願いします。
半角英数字のみで入力してください。
来訪者が、アルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 「名」「姓」の両方とも未入力の場合は
その社員は同期できませんので、必ず入力をお願いします。
部署 部署名を入力してください。担当者名検索時に名前と共に表示されます。
事業所 RECEPTIONIST上で登録されているオフィス名と一致させてください。
RECEPTIONISTでオフィス管理をしていない場合は、空白でも問題ありません。

Tips オフィス機能とは何ですか?

携帯電話 その社員が「SMS」で来客通知を受け取る電話番号(090********)を入力してください。
来客通知で「SMS」を利用していない場合には、空白でも問題ありません。

 

 

 

お疲れ様でした。
オンプレAD・Office365側で社員情報の内容を確認・整備いただき、事前準備が整いましたら、RECEPTIONISTにてAzureADとの同期を行っていきましょう。

 

 

2.AzureADとの同期方法

RECEPTIONISTの管理画面左メニューから「社員情報」をクリックし、右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、「システム連携して追加・更新する」をクリックしてください。
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「社員情報システム連携設定」のメニューが開きます。
「AzureActiveDirectory」の右側の「・・・」を選択して、「連携する」ボタンをクリックしてください。
Check Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますので、必ずグローバル管理者権限を持っているアカウントでログインしてください。
Tips すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

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「承諾」ボタンをクリックして連携します。
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連携が正常に完了すると「Active Directoryと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

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AzureADとの認証は初回のみの設定となります。
次回以降は既に認証済みですので、以下の操作から同期処理を行って下さい。
Tips ただし、認証情報はRECEPTIONISTユーザーに紐付いていますので、他のRECEPTIONISTユーザーがAzureADと同期を行う場合は、再度認証が必要となります。

 

 

AzureADと認証できている(行頭のマークが青く変わっている)状態で、「同期する」ボタンをクリックします。

 

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「Active Directoryから社員情報を同期」画面が表示されますので、1.事前準備をご確認いただき、問題がなければ「同期する」ボタンをクリックしてください。

 

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同期が完了しますと、「同期する」ボタンをクリックした管理者宛に、同期完了メールが届きますので、各件数をご確認ください。

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お疲れ様でした!
AzureADの社員情報と同期が完了しました。
続いて、新規登録された各社員の利用登録をお願いいたします。

 

新規登録された各社員宛に、利用登録案内メールが送信されておりますので、そのメールから各社員に、利用登録を必ず完了するよう周知ご案内ください。

 

 

3.新規登録された各社員の利用登録

各社員に利用登録案内メールが送信されました。
各社員に、利用登録を完了するよう周知ご案内ください。同期された各社員情報の確認とともに、来客通知を受け取るビジネスチャットの各ID等を入力してください。

 

各社員の登録完了後、iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知は利用可能になり、社員様向け機能もご利用いただけるようになります。
Check 特にOffice365で社員管理されている場合、「フリガナ」を管理できていませんので、必ずRECEPTIONIST上で各社員の利用登録を行う手順の中で、フリガナに該当する「名前(カナ)」を入力してください。

 

 

各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法につきまして、詳しくは以下をご覧ください。
利用登録方法(管理者以外の社員)

 

 

 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。
各社員をテスト的にiPadから呼び出して、来客通知ができましたら無事に設定完了です。

 

AzureAD連携を行うことで、社員情報をAzureAD(オンプレAD、Office365側)で管理できますので、RECEPTIONIST側で2重管理する手間がなくなります。
ぜひご利用くださいませ。