オフィス機能(拠点ごとに呼び出せる社員を管理する)

複数の拠点(本社・支社)毎にiPadで呼び出せる社員を管理

※こちらはエンタープライズ版以上で使える機能です。

RECEPTIONISTではこれまで、複数の拠点を構える企業様でも来客対応を一元管理できるよう、iPadを簡単に増設できるようにすることで対応してまいりました。
しかしこれまでは、支社に設置してあるiPadから本社に勤務中の社員が検索できてしまったため、適切な社員を検索するのに時間がかかるなどの不都合がありました。

 

・各拠点のiPadからすべての社員が検索できてしまっていた

受付のiPadですべての社員が呼び出せていた

 
そこでRECEPTIONISTでは、それぞれの拠点にある受付のiPadから、どの社員を呼び出せて、どの社員は呼び出せないのか、を管理できるようにいたしました。

 

本機能をご利用いただくことで、オフィス(拠点)情報とiPadを紐付けることができ、そこに在籍されている社員限定で検索ができるようになるため、受付システムをより快適にご利用いただけるようになります。

 

オフィス機能利用時のイメージ

予めRECEPTIONISTに「オフィス(拠点)」情報を登録し、社員ごとにどのオフィスに所属するかを設定することができます。さらに、受付のiPadをどのオフィスに設置するかを選択することで、設置したオフィスに所属する社員のみを呼び出せるようになります。

 

オフィス機能利用イメージ

receptionist_office_after

 

これにより、全国各地に複数拠点あり、且つ多数の社員が在籍される企業様でも、来客対応を一元管理しながら、各拠点ごとに受付を最適化することが可能となります。是非お試しください。

 

※オフィス機能を使わない場合は、とくに何も設定を変更する必要はございません。これまで通り、すべてのiPadですべての社員を検索することが可能です。

 

 

オフィス機能を設定にするには

この機能は、エンタープライズ版以上でご利用いただけます。

 

早速、以下の設定方法を確認していきましょう。

オフィス情報を追加・修正する
iPadとオフィス情報の紐付け
iPadの台数を追加する(増やす)場合
社員とオフィス情報の紐付け
(管理者で1人ずつ設定 / 管理者で一括設定 / 各社員による設定)
オフィス機能ご利用の場合の注意点

 

 

オフィス情報を追加・修正する

WEB管理画面に管理者でログインし、トップ画面から会社情報の「もっと見る」をクリックします。
オフィス機能の設定方法1

 

右側にオフィス一覧があります。
拠点情報の追加・修正は、右側にある「編集」ボタンをクリックします。
オフィス機能の設定方法2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

1行目には最初から値が入っておりますので、必要に応じて修正してください。

Item Name Detail
① オフィス名 初期値:本社
Tips 必要であれば企業の核となる拠点のオフィス名に変更してください。
特に指定がなければ「本社」のままで大丈夫です。
② 住所 初期値:アカウント登録時点の会社住所
Tips ご確認いただき、現在の住所と異なる場合には修正してください。

 

オフィス機能の設定方法3

 

 

入力欄は「オフィスを追加する」ボタンで追加できます。必要な拠点分を追加いただき情報を入力してください。

Item Name Detail
① オフィス名 拠点名を入力してください。(例:福岡支社)
Tips こちらの名前で今後の設定も進めますので、分りやすいと便利です。
② 住所 拠点住所を入力してください。

 

オフィス機能の設定方法4
Tips 追加したオフィス情報を削除する場合は、追加行の右側に表示されている「×」ボタンを押してください。

 

 

入力が終わりましたら、画面の一番下にある「変更を保存」をクリックします。
オフィス機能の設定方法5

 

このような通知が表示されれば、登録完了です。
オフィス機能の設定方法6

 

お疲れ様でした!
これでオフィス情報を追加・修正する作業は完了です。

 

 

iPadとオフィス情報の紐付け

WEB管理画面に管理者でログインし、左側メニューから「受付アプリ設定」を選択し、オフィス設定の「編集」をクリックします。
iPadとオフィス情報の紐付け1

 

Check iPadを2台以上ご利用の場合、該当のiPad用の設定を画面上部のバーから選択して、画面を開いてください。
iPadとオフィス情報の紐付け2

 

オフィス設定で「設置するオフィス」をプルダウンから選択してください。

Tips プルダウン内には、会社情報画面で登録されているオフィス一覧が表示されます。

iPadとオフィス情報の紐付け3
オフィスを選択後、「変更を保存」ボタンをクリックしてください。
iPadとオフィス情報の紐付け4

 

Check このiPadとオフィス情報の紐付けは、設置するiPadの台数分、行う必要があります。既に2台以上iPadをご利用の場合、各受付アプリ設定をご確認の上、次のステップに進んでください。

 

 iPadの台数を追加する(増やす)場合

 

拠点毎に受付システム用iPadをご利用いただくには、登録いただきましたオフィス情報分のiPadの利用台数が必要となります。
また、1つの拠点内でも受付システム用iPadを複数の箇所(例えば2F受付と8F受付など)に設置する場合には、その利用台数分のiPadも必要となります。

 

詳しくは、iPadの利用台数を変更する方法をご覧ください。

 

 

Check iPadの利用台数を追加した場合、該当のiPad用の設定を選択して「オフィス設定」を見直してください。
iPadとオフィス情報の紐付け6

 

Tips iPadの利用台数を追加した場合の「オフィス設定」の初期値は以下の通りです。

【登録されているオフィス情報が、どのiPadにも紐付いていない場合】
そのオフィス情報が設定されます。

【登録されているオフィス情報全てが、すでにiPadに紐付いている場合】
オフィス情報の1行目に登録されている「本社」が設定されます。

 

 

お疲れ様でした!
これでiPadとオフィス情報の紐付けする作業は完了です。

 

 

社員とオフィス情報の紐付け

 

登録方法は大きくわけて3種類あります。
登録方法に応じてそれぞれご確認くださいませ。

 

管理者で1人ずつ設定

 

WEB管理画面に管理者でログインし、左側メニューにある「社員情報」から設定したい社員を検索し、該当社員の右側にある「・・・」から編集モードに切り換えます。

iPadと社員の紐付け1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

下側にオフィス項目がありますので、該当社員が在籍する拠点にチェックを付けて、「変更を保存」ボタンをクリックしてください。
Tips 各拠点を行き来する等の社員の方には、複数にチェックを付けることも可能です。
iPadと社員の紐付け2

 

管理者で一括設定

 

オフィス情報を見直しされる社員が数人の場合は、一人ずつの更新でも問題ありませんが、社員数が多い場合にはCSVを用いての一括更新がおすすめです。

 

詳しくは、社員情報の追加登録をご覧くださいませ。

 

各社員による設定

 

WEB管理画面にログインし、右上にあります自身のプロフィール画像をクリックし、表示されたメニュー内の「アカウント情報」をクリックすると、アカウント情報の詳細が表示されます。
iPadと社員の紐付け3

 

「編集」ボタンを押すと、編集モードに切り替わります。 在籍する拠点にチェックを付けて、「変更を保存」ボタンをクリックしてください。
iPadと社員の紐付け4
Tips 各拠点を行き来する等の社員の方には、複数にチェックを付けることも可能です。

 オフィス機能ご利用の場合の注意点

 

iPadから担当者を検索して呼び出す場合、そのiPadの「受付アプリ設定」で設定したオフィスに在籍する(チェックがある)社員、もしくはどのオフィスにも在籍していない(どこにもチェックがない)社員が検索対象となります。
 
そのため、組織改編などにより社員の在籍する拠点が変更になりましたら、該当社員のオフィス情報の見直しをお願いいたします。

 

 

 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。
各オフィス情報毎に、社員検索ができましたら無事に設定完了です。