ホールディングス機能:1つのiPadで複数会社の受付をする(プレミアムプラン)

この機能は、プレミアムプランでご利用いただけます。

 

ホールディングス機能とは?

複数企業が1つのオフィスに同居の場合、複数社の企業アカウントを1台のiPadでまとめることで、グループ会社の受付として利用することができます。(シェアオフィスの受付としても利用可)
 
各社の企業アカウントの管理は、各社の管理者で行えます。
ご利用料金は親会社にまとめてご請求させていただきます。
holdings_reception

もくじ

ホールディングス機能利用時のイメージ
【1】事前準備
【2】ホールディングス機能の設定方法
親会社でのみ設定できる項目
アカウント(子会社)を追加する方法

【3】アカウント(親会社・子会社)の表示を並び替え
子会社の追加・削除がある場合の対応方法
受付時に訪問先会社を検索

 

 

ホールディングス機能利用時のイメージ

各企業ごとにRECEPTIONIST企業アカウントをご登録いただき、各社ごとに利用設定を行います。そのため各社で別々のチャットツールをご利用、Slackのワークスペースが別でも、ご利用いただけます。

holdings_reception_account 

各社のアカウントを1台のiPadにログインさせます。
受付に1台のiPadを置き、受付時はグループ会社が並んだ画面が表示され、グループ会社を選択します。

holdings_reception_screenimage

 

全体像はこのようなイメージになります。

RECEPTIONISTホールディングス機能

 

【1】事前準備

Tipsこの機能はプレミアムプランでのみご利用いただけます。プレミアムプランをご希望の場合は、お問い合わせください。(プレミアムプランは請求書払いのみとなります。)
Tips以下「親会社」は、主にiPadを管理する会社様になります。

 

1.背景画像・ロゴ画像の準備

お客様がいらした際に「このiPadが複数企業の受付」とすぐ認識していただけるように、下記の画像を事前に準備しておきましょう。

 

項目名 サンプル 備考
親会社
背景画像
待受画面で表示されます。グループ全体の受付であることがわかるような画像にしましょう。
【推奨】2048 x 1536px、3MB以内
【対応】jpg,png
親会社
ロゴ画像
Delighted_new_black 待ち受け画面をタップし、企業リスト画面に切り替わった際に表示される親会社のロゴです。
【推奨】750×750 px 以内、背景透明
【対応】jpg,png
子会社
ロゴ画像
Dummylogo_1 待ち受け画面をタップし、企業リスト画面に切り替わった際に表示される子会社のロゴです。子会社の分だけ用意しておきましょう。
【推奨】750×750 px 以内、背景透明
【対応】jpg,png

 

 

2.受付システムの初期設定

1.親会社だけではなく子会社でもRECEPTIONISTのアカウント登録が必要となります。親会社同様に、子会社のアカウント登録を行っておいてください。
 

2.子会社のアカウント登録後に、『子会社/入居企業を追加する方法』をご対応ください。
 

3.子会社のRECEPTIONISTアカウントでも、下記の3つの設定を行っておいてください。
2.チャット設定 / 3.受付アプリ設定 / 4.社員情報の追加登録

 
 

【2】ホールディングス機能の設定方法

 

まず初めに、各社のRECEPTIONIST管理者アカウントをご準備ください。

 

既に一度、グループ会社の親会社でiPadアプリにログインしている場合は、待受画面右上の「歯車マーク」からログイン画面を開きます。
Check子会社でログインしてしまっている場合は、iPadアプリからログアウトし、親会社でログインしてください。
参考:iPadアプリからログアウトする方法

クラウド受付システムRECEPTIONIST待受画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

親会社の管理者アカウントでログインします。
クラウド受付システムRECEPTIONIST管理画面ログイン

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

SETTINGS画面の上部の「ロゴ」の「Top画面表示」をOFFにしてください。
Tips待受画面に親会社の社名やロゴが表示されてしまい、来訪者が困惑してしまうのを防ぐために非表示にします。合わせて、親会社で待受画面に表示される背景にグループ企業に関する画像の設定をおすすめします。子会社で設定した背景は反映されません。

Holdings-Conf_002

 

 

SETTINGS画面の下部右側にある「ホールディングス機能を利用する」をONにしてください。
ホールディングス機能のため機能をON

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

親会社でのみ設定できるiPadアプリの項目

・テーマと背景の設定
・待受画面のロゴ表示・非表示
・待受画面設定(待受動画、操作メニュー画面で待受、「→」の非表示)
・受付時間設定
・待受画面の「→」のコーポレートカラー設定
・会社選択画面のブラー(背景ぼかし)効果ON・OFF

Tips上記の設定方法はこちら

 

Checkテーマと背景は、親会社の設定が全社に反映されます。子会社のiPadアプリのSETTINGS画面では、背景とテーマの設定ができません。WEB管理画面で背景とテーマを設定しても反映されません。
背景画像とテーマは子会社は選択できません

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

アカウント(子会社)を追加

Check事前に『子会社/入居企業を追加する方法』1と2をご対応ください。
 

待受画面に戻り、右上の「歯車マーク」をタップしてログイン画面を開いてみてください。

 

 

 

右の画像のように、アカウント(子会社)を追加する画面に切り替わります。
「アカウントを追加」をタップしてください。
 

Tipsこの画面より、既に存在しているアカウントを選択することにより、企業毎の設定画面にログインできます。この画面でも「検索機能」をご利用いただけます。

ホールディングス機能のためアカウント追加する1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

ログイン画面になりますので、追加する子会社の管理者アカウントでログインしてください。
クラウド受付システムRECEPTIONIST管理画面ログイン

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

ログインした子会社のアカウントが管理しているiPad情報(受付アプリ設定名)を選択する画面になります。ここでどのiPad情報を使用するか選択してください。

 
TipsiPadを追加している台数分が表示されます。iPad台数が1台のみの場合、選択項目は1つのみですので、そのまま選択ボタンを押してください。

iPadを2台以上で受付をする場合は、予めWEB管理画面の「受付アプリ設定」の「iPadを追加」からiPadを追加してください。

ホールディングス機能のためiPad選択

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

待受画面に戻って、待受画面をタップすると、会社選択画面に切り替わります。
ホールディングス機能のため会社選択

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

ここで来訪者に、どの会社に訪問したいのかを選択いただく事により、その会社で受付機能を利用できます。
ホールディングス機能のため会社選択

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

【3】アカウント(親会社・子会社)の表示を並び替え

CheckiPadアプリのVer1.5.2以降でご利用いただけます。
 

必要の応じて、親会社・子会社を並び替えます。
待受画面より、右上の歯車ボタンを押してアカウント選択画面を開いてください。
親会社のアカウントを選択し、ログインしてください。
Check子会社アカウントでは、アカウントの並び替えはできません。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

設定画面の「ホールディングス機能を利用する」の十字マークをタップしてください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

アカウントの並び替え画面になります。
移動させたいアカウントを長押しし、ドラッグで並び替えてください。
appo_v_002

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

子会社の追加・削除がある場合の対応方法

『ホールディングス機能:子会社・入居企業を追加・削除する方法』をご確認ください。

 
 

受付時に訪問先会社を検索

訪問先企業の選択画面でグループ会社が多い場合、「検索」ボタンのご利用が便利です。

 

右上の「検索」ボタンを押します。
ホールディングス機能で検索する1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

訪問先の会社名を入力して、右の「検索」ボタンを押します。
ホールディングス機能で検索する2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

検索した会社のみが画面上に表示されますので、訪問先会社を選択して受付に進みます。
ホールディングス機能で検索する3

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。
各会社毎に、来客通知ができましたら無事に設定完了です。