Outlookカレンダー連携でできること(会議室の予約も可能)

RECEPTIONISTでは、確定アポイントメントを事前登録して当日のみ使える受付コードを発行する際にOutlookカレンダーと連携することが可能です。
連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応してます。
確定アポイントメントの事前登録の方法はこちらをご覧ください)

 

 

Outlookカレンダー連携の方法

 

Outlookカレンダー連携は、WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックし、「当日のみ使える受付コードを発行」をクリックします。

 

Outlookカレンダー連携1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

appointment2-Outlook

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「承諾」ボタンをクリックします。
appointment3-Outlook

 

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Outlook

これでOutlookカレンダー連携は完了です。

 

 

Outlookカレンダー連携でできること

 

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーの自分の予定として自動登録
RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能
アポイントメントに参加者として登録した社員がOutlookカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

それぞれ詳細を順番に見ていきましょう。

 

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーの自分の予定として自動登録

 

受付コードを発行するためには、事前にRECEPTIONISTにアポイントメントを登録する必要があります。お客様に「iPad無人受付システム RECEPTIONIST」を快適に使っていただくベストな方法が受付コードになりますが、RECEPTINOISTにアポイントメントの登録をし、同様に普段お使いのスケジューラーにも予定を登録するとなると二度手間になってしまいます。

 

Outlookカレンダーをお使いの場合には、二度手間にならず、RECEPTIONISTの管理画面から登録したアポイントメント情報が、そのままOutlookカレンダーの予定として登録されます。

 

予定の名前の頭には、RECEPTIONISTから登録した予定であることがわかるように「RN」と入ります。
また、その後に続く6桁の数字は受付コードになります。
万が一お客様が受付コードを紛失されてしまっても、ここからすぐに確認してお客様にお伝えすることが可能です。
Outlookカレンダー連携で登録された予定

 

RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能

 

Outlookカレンダーの自分の予定にアポイントメントを登録できたとしても、会議室も予約できなければ意味がありません。
RECEPTIIONISTでは、アポイントメント作成時にOutlookカレンダーの会議室情報(リソース情報)も参照でき、さらには空き会議室のみ表示のため、Outlookカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

 

たとえばこの図のように、アポイントメントを作成したい日時に空きがある会議室(リソース)のみ表示されます。
Outlookカレンダーで会議室の空き状況チェック

 

アポイントメントに参加者として登録した社員がOutlookカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に参加者として登録した社員が事前にOutlookカレンダー連携をしておけば、当然ながらその社員の方のOutlookカレンダーにも予定が登録されます。
Outlookカレンダー連携で登録された社員予定

空いている会議室のみで予定登録ができるので、Outlookカレンダーよりも便利にお使いいただけると思います。
社内の予定登録もRECEPTIONISTで登録してみてもいいかもしれません。
是非、お試しください。