Outlookカレンダー連携でできること(会議室の予約も可能)

RECEPTIONISTでは、通常アポイントメントを事前登録して当日のみ使える受付コードを発行する際にOutlookカレンダーと連携することが可能です。
連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応してます。
通常アポイントメントの事前登録の方法はこちらをご覧ください)

 

 

Outlookカレンダー連携の方法

 

Outlookカレンダー連携は、WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックし、「当日のみ使える受付コードを発行」をクリックします。

 

Outlookカレンダー連携1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

appointment2-Outlook

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「承諾」ボタンをクリックします。
appointment3-Outlook

 

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Outlook

 

 

Office365に会議室グループが登録されている場合

 

Office365に会議室グループが登録されている場合のみ、会議室グループ選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(会議室グループは後から変更も可能です)

 

Tips グループを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。

appointment3-Outlook-conf

 

 

これでOutlookカレンダー連携は完了です。

 

 


Check「管理者の承認が必要」と表示された場合


このような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、アプリのアクセス許可をオンにする必要があります。
下記の設定をオンにするよう、Office365の管理者へお伝えください。

o365_consentagreement
※Office365の管理者の方がご対応ください

 

Office365管理センター>設定>サービスとアドイン>統合アプリ
を表示し、設定を「オン」にして保存します。

 

※設定反映には時間がかかります。20分程度時間を置いてから、再度連携するようお願いいたします。

O365_application

 

Outlookカレンダー連携でできること

 

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーの自分の予定として自動登録
RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能
アポイントメントに参加者として登録した社員がOutlookカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

それぞれ詳細を順番に見ていきましょう。

 

 

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーの自分の予定として自動登録

 

受付コードを発行するためには、事前にRECEPTIONISTにアポイントメントを登録する必要があります。お客様に「クラウド受付システム RECEPTIONIST」を快適に使っていただくベストな方法が受付コードになりますが、RECEPTINOISTにアポイントメントの登録をし、同様に普段お使いのスケジューラーにも予定を登録するとなると二度手間になってしまいます。

 

Outlookカレンダーをお使いの場合には、二度手間にならず、RECEPTIONISTの管理画面から登録したアポイントメント情報が、そのままOutlookカレンダーの予定として登録されます。

 

予定の名前には、RECEPTIONISTから登録されたことがわかるように、
[999999]来訪: 会議タイトル名 という形で、先頭に受付コードが含まれています。
万が一お客様が受付コードを紛失されてしまっても、ここからすぐに確認してお客様にお伝えすることが可能です。
Outlookカレンダー連携で登録された予定

RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能

 

Outlookカレンダーの自分の予定にアポイントメントを登録できたとしても、会議室も予約できなければ意味がありません。
RECEPTIIONISTでは、アポイントメント作成時にOutlookカレンダーの会議室情報(リソース情報)も参照でき、さらには空き会議室のみ表示のため、Outlookカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

 

たとえばこの図のように、アポイントメントを作成したい日時に空きがある会議室(リソース)のみ表示されます。
Outlookカレンダーで会議室の空き状況チェック

アポイントメントに参加者として登録した社員がOutlookカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に参加者として登録した社員が事前にOutlookカレンダー連携をしておけば、当然ながらその社員の方のOutlookカレンダーにも予定が登録されます。
Outlookカレンダー連携で登録された社員予定

 
空いている会議室のみで予定登録ができるので、Outlookカレンダーよりも便利にお使いいただけると思います。
社内の予定登録もRECEPTIONISTで登録してみてもいいかもしれません。
是非、お試しください。