退館機能:受付コード・QRコードで退館時間を記録(エンタープライズプラン以上)

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

 

受付システムで受付することで、入館時間を自動で取得します。
さらに、受付コード・QRコードでの受付後に、同じ受付コード・QRコードを用いて退館処理をすることにより、そのアポイントメントの来客に対し、実際の退館時間も記録できます。

 

もくじ

退館機能は3パターン
退館機能を有効にする方法
タッチレスモード(入館+退館)の入館・退館の判定方法
ホールディングス機能をご利用の場合の退館機能モードについて
退館機能を利用した入退館の流れ
退館処理後の来訪者記録とアポイントメント一覧

 
 

退館機能は3パターン

退館機能を以下の3パターンから選択することが可能です。

 

1.入館+退館の受付
2.退館のみ受付
3.タッチレスモード(入館+退館)

 

1.入館+退館の受付

1つのiPadで「受付機能」と「退館機能」の両方が利用できます。
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2.退館のみ受付

1つのiPadで「退館機能」のみ利用できます。別途、受付用のiPadが必要になります。
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3.タッチレスモード(入館+退館)

1つのiPadで「受付機能」と「退館機能」と「QRコードで受付・退館」が利用できます。

 
 

退館機能を有効にする方法

RECEPTIONISTのiOSアプリ1.4.10以上が必要です。
※タッチレスの場合はiOSアプリ1.6.2以上が必要です。

 
WEB管理画面・iPadのアプリ設定画面のどちらからでも設定することが可能です。
Check 複数台のiPadで運用されている場合、iPad毎に退館機能を有効にする必要があります。
Tipsホールディングス機能をご利用の場合には、こちらもご覧ください。

 
WEB管理画面から退館機能を有効にする方法
iPadアプリから退館機能を有効にする方法

 

WEB管理画面から退館機能を有効にする方法

1.WEB管理画面に管理者でログイン>「受付アプリ設定」>デバイス情報の「編集」>「受付モード」を選択>「変更を保存」をクリックします。

 

受付モード名 機能内容
入館のみ受付 このiPadを「受付機能」のみで利用する場合に選択。
※デフォルトはこちらの設定です。
入館+退館の受付 このiPadを「受付機能」+「退館機能」で利用する場合に選択。
退館のみ受付 このiPadを「退館機能」のみで利用する場合に選択。
Check 退館専用モードのiPadと認識してもらうため、メニュー画面(操作画面)を待受にする設定は無効になりますので、ご注意下さい。
タッチレスモード(入館のみ) このiPadを「受付機能」+「QRコードで受付」で利用する場合に選択。
タッチレスモード(入館+退館) このiPadを「受付機能」+「退館機能」+「QRコードで受付・退館」で利用する場合に選択。

 

 

2.iPadアプリの待受画面右上にある歯車マークをタップします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

3.右上に更新ボタンをタップして、WEB管理画面の設定を反映させましょう。
update_setting_ipad

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

Check「タッチレスモード(入館)」または「タッチレスモード(入館+退館)」で設定の場合
RECEPTIONISTアプリのカメラへのアクセスを許可する必要があります。
iPadホーム画面>[設定]アプリ(歯車アイコン)>「RECEPTIONIST」>「カメラ」をONにしてください。


 
 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。
iPadの待受画面に戻って、選択したモードになっていることを確認してください。

 

 

iPadアプリから退館機能を有効にする方法

1.iPadアプリの待受画面右上の歯車マークをタップします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

2.管理者アカウントでログインします。
PINコードを設定している場合は、PINコードでもログイン可能です。
クラウド受付システムRECEPTIONIST管理画面ログイン

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

3.SETTING画面の下部の「受付モード設定」鉛筆マークをタップします。

 

 

4.受付モード設定でモードを選択し、「保存」をタップしてください。

 

 

受付モード名 機能内容
入館のみ受付 このiPadを「受付機能」のみで利用する場合に選択。
※デフォルトはこちらの設定です。
入館+退館の受付 このiPadで「受付機能」+「退館機能」を利用する場合に選択。
退館のみ受付 このiPadで「退館機能」のみを利用する場合に選択。
Check 退館専用モードのiPadと認識してもらうため、メニュー画面(操作画面)を待受にする設定は無効になりますので、ご注意下さい。
タッチレスモード(入館のみ) このiPadを「受付機能」+「QRコードで受付」で利用する場合に選択。
タッチレスモード(入館+退館) このiPadを「受付機能」+「退館機能」+「QRコードで受付・退館」で利用する場合に選択。

 
 

Check「タッチレスモード(入館)」または「タッチレスモード(入館+退館)」で設定の場合

設定画面の左上にある「←」ボタンから、待受画面に戻ると、カメラへのアクセス許可が求められます。
必ず「ON」を選択してください。


 
 
お疲れ様でした! これで設定は完了です。
iPadの待受画面に戻って、選択したモードになっていることを確認してください。

 
 
 

タッチレスモード(入館+退館)の入館・退館の判定方法

QRコードで入館・退館を行う場合は、タッチレス(iPadにQRコードをかざす)が何回目かによって、入館なのか退館なのかを判定します。
 
■通常アポの場合
タッチレス1回目:入館
タッチレス2回目以降: 退館(QRコードをかざす度にその時間で退館時間が上書きされます)
 
■期間アポの場合
タッチレス1回目:入館
タッチレス2回目:退館
タッチレス3回目:入館
タッチレス4回目:退館



(この繰り返し)
 
Check期間アポの場合、入館してから24時間経過すると退館処理が無効になります。そのため入館してから24時間経過後にタッチレスした場合は入館となります。

 
 
 

ホールディングス機能をご利用の場合の退館機能モードについて

ホールディングス機能をご利用中で、退館機能をご利用になる場合には以下の通り注意点がございます。

「入館+退館の受付」で使う場合

退館機能を利用したい企業アカウントで、iPadの設定画面にログインしていただき、受付モードを「入館+退館の受付」(兼用モード)に設定してください。設定を行っている企業アカウントのみ、退館できます。

 

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「退館のみ受付」で使う場合

親会社のアカウントで、iPadの設定画面にログインしていただき、受付モードを「退館のみ受付」で設定してください。親会社・子会社含めて、そのiPad全体が退館機能のみを利用する状態になります。
Check 子会社のアカウントでも、受付モードを「退館のみ受付」(専用モード)で設定してください。
設定していない場合、その子会社のアカウントでは退館機能がご利用できません。

 

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タッチレスモード(入館+退館)で使う場合

親会社・子会社の全てのアカウントで、iPadの設定画面にログインしていただき、受付モードを「タッチレスモード(入館+退館)」の設定を行ってください。
Check 親会社のアカウントがタッチレスモードになっていない場合、iPadがQRコード読み取り画面に切り替わりません。
Check タッチレスモードが有効になっていない企業アカウントでは、アポイントメントを登録してもQRコードは発行されません。


 
 
 

退館機能を利用した入退館の流れ

退館機能を有効にした場合の、受付(入館・退館)の流れは以下の通りです。

 

1.担当者が受付コード・QRコードを発行

エンタープライズプランの退館機能は、事前にアポイントメント登録して発行された受付コード・QRコードを用いて、受付した場合にのみ利用できます。
そのため、まずは事前にアポイントメント登録を行い、受付コードを発行しましょう。
Tipsアポイントメント機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

 
Tips 受付コード以外の、担当者検索・カスタムボタンからの受付でも退館機能をご利用する場合には、
退館機能:担当者検索・カスタムボタンで退館時間を記録(プレミアムプラン)をご覧ください。

 
 

2.お客様が受付コード・QRコードで受付(入館処理)

事前にアポイントメント登録して発行された受付コード・QRコードを用いて、お客様が受付を行います。
受付コード・QRコードで受付を行うと、アポイントメント一覧の該当アポの左側マークが青色に変わり、お客様が入館したことが分ります(通常アポの場合のみ)

 

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入館証に退館用コード・QRコードを印字してさらに便利にご利用できます
(プレミアムプランでご利用いただけます)

 

入館証シール印刷を設定されている場合には、プリンター印刷される入館証に退館用コード・QRコードを印字することも可能です。
お客様にお渡しした入館証に印字されているコードを使って退館処理ができますので、入館時に利用した受付コード・QRコードを探す手間が省け、スムーズに退館ができます。

 
 

入館証に退館用コード・QRコードを印刷するためには、専用のレイアウトを指定する必要があります。

 

入館証のシールレイアウトは、
・退館用QRコードを印刷したい場合には、「レイアウト4」
・退館用コードを印刷したい場合には、「レイアウト5」
を指定する必要があります。

 

入館証のシールレイアウト変更については、
入館証シール印刷:ラベルシールのレイアウト選択をご覧ください。

 

 

3.お客様が入館した受付コード・QRコードで退館処理

お客様が退館する際に、入館時に利用した受付コード・QRコードを使って退館処理を行っていただきます。

 

 

受付コードで退館処理(兼用モード、専用モード)
QRコードで退館処理(タッチレスモード)

 

 

 

受付コードで退館処理(兼用モード、専用モード)
■兼用モードの場合
iPadアプリのメニュー画面右上の「退館」をタップします。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

■専用モードの場合
iPadアプリの待受画面中央の「退館」をタップします。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

受付コードの入力画面が表示されますので、入館時に利用した受付コードを入力します。

 

Tips 入館証に印刷されている退館用コードでも可能です。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

Check該当アポの来訪者が1名の場合には、この画面は表示されません。
入力した受付コードのアポイントメントで、来訪者が複数人いる場合のみ、退館する方の選択画面が表示されます。
退館される方にチェックを付けて「退館」をタップします。

 

Tips 複数のお客様のうち一部のお客様だけ退館した後、同一アポ内の受付コードで再度退館手続きされた場合は、残ってるお客様だけが表示されます。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

確認画面が表示されますので、「退館」をタップします。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

退館処理完了の画面が表示されます。
しばらくすると待ち受け画面に戻ります。
 
Tips退館完了画面の表示時間を変更することができます。変更方法はこちらをご覧ください。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

QRコードで退館処理(タッチレスモード)
iPadアプリの待受画面でQRコードをかざします。

 

Check複数名まとめて退館処理はできません。
一人ひとりQRコードをかざしてください。

Tips 入館証に印刷されている退館用QRコードでも可能です。


 

退館処理完了の画面が表示されます。
しばらくすると待ち受け画面に戻ります。
 
Tips退館完了画面の表示時間を変更することができます。変更方法はこちらをご覧ください。

 

 

退館処理後の来訪者記録とアポイントメント一覧

来訪者記録

退館処理後、来訪者記録画面で該当する記録の左側マークが灰色に変わり、お客様が退館処理を行った時間が退館時間に記録されます。
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アポイントメント一覧

退館処理後、該当アポイントメントで来訪者登録されているお客様が全員退館されると、アポイントメント一覧の該当アポの左側マークも灰色に変わり、来訪者が全員退館していることが分ります(通常アポの場合のみ)
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お疲れ様でした! これで操作の流れの説明も終了です。
受付コードを利用する場合は、退館処理で入館時間・退館時間ともに正確な時間で記録できるようになります。
ぜひご利用くださいませ。