2-6. チャット設定【Microsoft Teams】【作業:約17分】

この連携方法は、2020/07/22にリリースされたあらたなMicrosoft Teams連携です。
旧連携方法Microsoft Teams(Webhook)からMicrosoft Teams連携に変更する場合は、あらためてチャット設定や各種変更作業が必要です。こちらの記事を参考に設定変更を行ってください。

 

ここで設定すること

来客通知用アカウントの作成 【約5分】
来客通知用グループの作成 【約5分】
Microsoft Teamsの情報取得 【約2分】
Microsoft Teamsとの連携設定 【約2分】
RECEPTIONIST管理画面の設定 【約3分】
テスト通知がエラーになったとき
来客通知がプッシュ通知されないとき

 

この5つのステップで、Microsoft TeamsとRECEPTIONISTの連携設定を行います。
早速、はじめていきましょう!

 

 

来客通知用アカウントの作成 【約5分】

RECEPTIONISTからMicrosoft Teamsに通知するため、Microsoft365(旧Office365)に来客通知専用アカウントの作成を行います。

 

■来客通知専用アカウントを作成する理由
のちほど、Microsoft365の管理者アカウントでRECEPTIONISTとMicrosoft Teamsの連携を行います。来客通知はこの連携時のアカウントから届きます。
そのため、この連携を行う来客通知専用アカウントとして、Microsoft365上のTeamsが利用できるライセンスにてアカウント作成をお願いします。

 

 

2-6(1)
既存のMicrosoft365の管理者アカウントで、Microsoft365の管理センターにアクセスします。

 

 

「ユーザー」>「アクティブなユーザー」の順に移動し、「ユーザーの追加」を選択します。
MSTeamsAPI-User_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「基本設定」の画面で、以下の通り入力し「次へ」を押します。

Item Name Detail
① 表示名 任意の名前をご入力ください。
とくに希望がなければ「RECEPTIONIST」とご入力ください。
② ユーザー名 任意の名前をご入力ください。
とくに希望がなければ「RECEPTIONIST」とご入力ください。
@以降のドメインについては、貴社ドメインになります。

 

MSTeamsAPI-User_02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「製品ライセンスの割り当て」の画面で、ライセンス(Microsoft 365 Business Standard 等)を割り当てて、「次へ」を押します。
MSTeamsAPI-User_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「オプションの設定」の画面で、
「管理センターに対するアクセス許可」
>「すべてをカテゴリ別に表示」
>「アプリケーション管理者」

にチェックを付けて、「次へ」を押します。
または「全体管理者」の権限でも問題ありません。

 

Tips 新規アカウントに管理者権限を付けるのがポリシー的にできない場合、そのまま一般ユーザーの状態でも設定は可能です。
その場合、後続のRECEPTIONISTの連携画面で、既存のMicrosoft365の管理者アカウントで一時的に連携が必要になります。具体的にはこちらをご覧ください。

MSTeamsAPI-User_04-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「確認と完了」の画面で、入力・指定した値に誤りがないか確認して、「追加の完了」を押します。
MSTeamsAPI-User_05-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

2-6(2)
次に、作成したアカウントのアイコン画像を設定しましょう。
当サービスでは、来客通知がその他の通知と明確に区別できるよう、初期時点でのアイコン設定を推奨させていただいております。初期状態のままでも、使用可能です。

 

特にこだわりがない場合、右の画像をご利用くださいませ。
1クリックダウンロード
receptionist_logo_mark

 

 

「ユーザー」>「アクティブなユーザー」の順に移動し、先ほど追加したアカウントを選択して、左上の「写真の変更」を選択します。
MSTeamsAPI-User_06

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「写真を選択」から設定したいアイコン画像を選択し、「変更の保存」を押します。
MSTeamsAPI-User_07

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

アイコン画像が変更されたことを確認しましょう。
MSTeamsAPI-User_08

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お疲れ様でした!
これで来客通知用アカウントの作成は完了です。

 

 

 

来客通知用グループの作成 【約5分】

来客通知用グループとは、Teamsのチャネルを意味します。
この手順では、チームを作成することで自動作成される『一般』チャネル向けに来客通知を行います。
もし、既にチームが存在しており、『一般』以外を利用したい場合は別途チャネルを作成ください。

 

■すでに通知用のチーム・チャネルが存在している場合
そのチームに、2-6(1)で作成した来客通知用アカウントを必ず追加してください。
来客通知用アカウントを追加後は、次ステップの『Microsoft Teamsの情報取得』の設定を行ってください。
ご参考:あとからメンバーを追加する方法
Check来客通知用アカウントが存在しないグループには、来客通知が届きません。

 

 

2-6(3)

ホーム画面の左側メニューから『チーム』>『チームを追加』>『チームを作成』をクリックし、作成画面を開きます。
teams_1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2-6(4)

表示された画面で、「初めからチームを作成する」を選択し、
teams_2
作成するチームの種類、プライベート/パブリックのいずれかを選択します。
(どちらでも来客通知は受け取れます。)
teams_3
チーム名を指定して、作成をクリックします。
( 例: RECEPTIONIST )
→日本語、半角英数字を自由にご指定いただけます
teams4

 

 

2-6(5)

次の画面で、社員を追加することができます。
Check ここでは、必ず来客通知用アカウントを追加してください。
枠内に名前を入れて、右側の『追加』を押しましょう。
社員追加

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

お疲れ様でした!
これで来客通知用グループの作成は完了です。

 

 あとからメンバーを追加する場合

こちらをご参照ください

 

 

Microsoft Teamsの情報取得 【約2分】

次に、RECEPTIONISTと連携させるためTeams側から情報取得を行います。

 

 

2-6(6)

来客通知用グループ(チーム)の右端の『・・・』から『チームへのリンクを取得』を選択します。
MSTeamsAPI-url_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

URLが表示されますので、「コピー」を押してメモ帳などに保存し、画面を閉じてください。
(この後の設定で、RECEPTIONISTにこちらの文字列を登録する必要があります。)
MSTeamsAPI-url_02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2-6(7)

同様に、来客通知用グループの下にできた『一般』の右端の『・・・』から『チャネルへのリンクを取得』を選択します。
Tips 『一般』以外のチャネルを作成し、そちらに来客通知を行う設定をすることも可能です。
MSTeamsAPI-url_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

URLが表示されますので、「コピー」を押してメモ帳などに保存し、画面を閉じてください。
(この後の設定で、RECEPTIONISTにこちらの文字列を登録する必要があります。)

MSTeamsAPI-url_04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Check チャネルが「プライベート」の場合
チャネルが「プライベート」の場合は、『チャネルへのリンクを取得』項目が存在しません。
該当のチャネルを選択した状態の、ブラウザ上の画面上部にあるURLをコピーして、メモ帳等に保存しておきましょう。
MSTeamsAPI-url_05

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お疲れ様でした! これでMicrosoft Teams側の情報取得は完了です。
表示されている画面を閉じてください。
 

 

Microsoft Teamsとの連携設定 【約2分】

次に、RECEPTIONISTとMicrosoft Teamsの連携設定を行います。

 

2-6(8)
2-6(1)の手順で作成した来客通知用アカウント(アプリケーション管理者)で、Microsoft365にログインしてください。

 

Check 2-6(1)の手順で作成した来客通知用アカウントが一般ユーザーの状態の場合、最初に既存のMicrosoft365の全体管理者アカウントで実行してください。
詳細はこちらをご覧ください。

 

 

2-6(9)

RECEPTIONISTの管理画面左側メニューから「チャット設定」をクリックし、Microsoft Teams行の右端「・・・」をクリックします。
MSTeamsAPI_chat_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「Sign in with Microsoft」ボタンをクリックします。
MSTeamsAPI_chat_02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

アカウントの選択画面が表示された場合、2-6(1)の手順で作成した来客通知用アカウント(アプリケーション管理者)を選択します。
MSTeamsAPI_chat_03

 

 

RECEPTIONIST管理画面に自動的に切り替わり、「Microsoft Teamsと連携しました。」とメッセージが表示されます。
MSTeamsAPI_chat_04

 

 

先ほど押した「Sign in with Microsoft」ボタンの下に、「認証済み」と表示されることを確認して下さい。
MSTeamsAPI_chat_05

 

 

 

お疲れ様でした! これでRECEPTIONISTとMicrosoft Teamsの連携設定は完了です。

 

 

 

RECEPTIONIST管理画面の設定 【約5分】

RECEPTIONISTの設定を行います。

 

2-6(10)

RECEPTIONISTの管理画面左側メニューから「チャット設定」をクリックし、Microsoft Teams行の右端「・・・」をクリックします。
MSTeamsAPI_chat_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

以下の必須項目を入力し、最後に「設定を保存」をクリックします。
MSTeamsAPI_chat_10

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
① このチャットアプリケーションを使用する チェックを入れてください。
② 基本通知先チームのリンク 2-6(6)でコピーしたURLを貼り付けて下さい。
③ 基本通知先チャネルのリンク 2-6(7)でコピーしたURLを貼り付けて下さい。
④ 常に基本通知先に通知する 来客通知を常に基本通知先にも通知することができます。
※この機能はエンタープライズプラン以上でご利用いただけます

Tips 常に基本通知先にも通知するとは

 

 

正常に設定が保存されるのを確認しましょう。
MSTeamsAPI_chat_11

 

 

2-6(11)
通知テストをしてみましょう。
MSTeamsAPI_chat_12

 

 

このような通知が表示され、

 

 

来客通知用グループ(チャネル)に、「テスト通知」が届けば、設定は正常に完了です。
 

ご参考:
テスト通知がエラーになったとき
来客通知がプッシュ通知されないとき


( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

お疲れ様でした! これでチャット設定は完了です。

 

 

来客通知用アカウントに管理者権限を付与できない場合

2-6(1)で作成した来客通知用アカウントに、企業の方針として安易にアプリケーション管理者の権限を付与できない場合、以下の対応にて回避可能です。

 

Microsoft Teamsとの連携設定は「全体管理者」又は「アプリケーション管理者」の権限が必要になります。
ただし、既存のMicrosoft365の全体管理者アカウントで、Microsoft Teamsとの連携設定を行い、事前に[組織の代理として同意する]をしておくことで、一般ユーザーの状態でもMicrosoft Teamsとの連携設定を行うことができるようになります。

 

 

 

1、先に既存のMicrosoft365の全体管理者アカウントで、Microsoft365にログインします。

 

2、「Sign in with Microsoft」ボタンをクリック後、初回のみ同意画面が表示されるので、必ず[組織の代理として同意する] のチェックボックスをオンにして、承諾をクリックします。

MSTeamsAPI_chat_15
 

3、「Microsoft Teamsと連携しました。」とメッセージが表示され、先ほど押した「Sign in with Microsoft」ボタンの下に、「認証済み」と表示されることを確認して下さい。

 

4、2-6(1)で作成した来客通知用アカウントで、Microsoft365にログインし直して、あらためてMicrosoft Teamsとの連携設定を行ってください。

 

 

 

 

テスト通知がエラーになったとき

「テスト通知」をクリックした際にエラーが表示される場合は、まずは以下をご確認くださいませ。

 

Check チャット設定の「このチャットアプリケーションを使用する」の前の✓が緑色になっているか
詳細はこちら:RECEPTIONIST管理画面の設定_2-6(10)

 

Check チャット設定の入力内容が合っているか
詳細はこちら:RECEPTIONIST管理画面の設定_2-6(10)

 

Check 来客通知用アカウントがMicrosoft365のアプリケーション管理者になっているか
詳細はこちら:来客通知用アカウントの作成_2-6(1)

 

Check 来客通知用アカウント(Microsoft365のアプリケーション管理者)でMicrosoft365にログイ
ン後、チャット設定の「Sign in with Microsoft」を行っているか
詳細はこちら:Microsoft Teamsとの連携設定

 

Check チャット設定の「Sign in with Microsoft」の下に「認証済み」と表示されているか
詳細はこちら:Microsoft Teamsとの連携設定

 

Check Microsoft Teamsの通知先グループに来客通知用アカウント(Microsoft365アプリケーショ
ン管理者)
が追加されているか
詳細はこちら:来客通知用グループの作成_2-6(5)

 

 

来客通知がプッシュ通知されないとき

来客通知がPCへプッシュ通知されない場合は、Microsoft Teamsで来客通知を気付きやすくする方法のヘルプページでMicrosoft Teamsの通知設定を確認しましょう。

 

 

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