2-6. チャット設定【Microsoft Teams】【作業:約17分】

旧連携方法Microsoft Teams(Webhook)でMicrosoft Teams連携に変更する場合は、こちらの記事を参考に設定変更を行ってください。

 

事前準備

・RECEPTIONISTの管理者アカウント
・Microsoft365の全体管理者アカウント
 
CheckMicrosoft365全体管理者のアカウントを使用し、Microsoftの来客通知用アカウントを新規作成します。

 

もくじ

Microsoft来客通知用アカウントの作成 【約5分】
Microsoft Teams通知用チーム・チャネルの作成 【約5分】
Microsoft Teams通知先チーム・チャネルのリンク取得 【約2分】
Microsoft Teamsとの連携設定 【約2分】
RECEPTIONIST管理画面の設定 【約3分】
来客通知用アカウントに管理者権限を付与できない場合
テスト通知がエラーになったとき
来客通知がプッシュ通知されないとき

 

この5つのステップで、Microsoft TeamsとRECEPTIONISTの連携設定を行います。
早速、はじめていきましょう!
 
Check新規Microsoftアカウント作成後、そのアカウントが正常に使えるようになるまで最大24時間かかりますので、お急ぎの場合は『Microsoft来客通知用アカウントの作成』だけ先にご対応されることをおすすめいたします。

 

 

Microsoft来客通知用アカウントの作成 【約5分】

RECEPTIONISTからMicrosoft Teamsに通知するため、Microsoft365(旧Office365)に来客通知専用アカウントの作成を行います。

 

■来客通知用アカウントを作成する理由
後ほど、Microsoft365来客通知用アカウントでRECEPTIONISTとMicrosoft Teamsの連携を行います。連携を行った来客通知用アカウントからTeamsに来客通知が届きます。
Check個人のMicrosoftアカウントで連携してしまいますと、その個人アカウントでTeamsに来客通知を送信するかたちになり、その個人の方を呼び出したときにメンション通知されません。(自分から自分へ送信していることになるため。)

 

 

2-6(1)
既存のMicrosoft365の管理者アカウントで、Microsoft365の管理センターにアクセスします。

 

 

「ユーザー」>「アクティブなユーザー」の順に移動し、「ユーザーの追加」を選択します。
MSTeamsAPI-User_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「基本設定」の画面で、以下の通り入力し「次へ」を押します。

Item Name Detail
① 表示名 任意の名前をご入力ください。
とくに希望がなければ「RECEPTIONIST」とご入力ください。
② ユーザー名 任意の名前をご入力ください。
とくに希望がなければ「RECEPTIONIST」とご入力ください。
@以降のドメインについては、貴社ドメインになります。

 

MSTeamsAPI-User_02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「製品ライセンスの割り当て」の画面で、ライセンスを割り当てて、「次へ」を押します。
 
Tipsライセンスについて
Microsoft365上のTeamsとAzureが利用できるライセンスにてアカウント作成をお願いします。

 

【連携可能なライセンス】
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Office 365 E1
Office 365 E3
Office 365 E5
 

【連携不可のライセンス】
Microsoft Teams (無料)
Microsoft 365 Apps for enterprise
Exchange Online Kiosk
Microsoft Teams Exploratory

MSTeamsAPI-User_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「オプションの設定」の画面で、
「管理センターに対するアクセス許可」
>「すべてをカテゴリ別に表示」
>「アプリケーション管理者」

にチェックを付けて、「次へ」を押します。
または「全体管理者」の権限でも問題ありません。

 

Tips 新規アカウントに管理者権限を付けるのがポリシー的にできない場合、そのまま一般ユーザーの状態でも設定は可能です。
その場合、後続のRECEPTIONISTの連携画面で、既存のMicrosoft365の管理者アカウントで一時的に連携が必要になります。具体的にはこちらをご覧ください。

MSTeamsAPI-User_04-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「確認と完了」の画面で、入力・指定した値に誤りがないか確認して、「追加の完了」を押します。
 

Check新規アカウント作成後、そのアカウントが正常に使えるようになるまで最大24時間かかりますので、ご注意ください。

MSTeamsAPI-User_05-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

2-6(2)
次に、作成したアカウントのアイコン画像を設定しましょう。
当サービスでは、来客通知がその他の通知と明確に区別できるよう、初期時点でのアイコン設定を推奨させていただいております。初期状態のままでも、使用可能です。

 

特にこだわりがない場合、右の画像をご利用くださいませ。
1クリックダウンロード
receptionist_logo_mark

 

 

「ユーザー」>「アクティブなユーザー」の順に移動し、先ほど追加したアカウントを選択して、左上の「写真の変更」を選択します。
MSTeamsAPI-User_06

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「写真を選択」から設定したいアイコン画像を選択し、「変更の保存」を押します。
MSTeamsAPI-User_07

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

アイコン画像が変更されたことを確認しましょう。
MSTeamsAPI-User_08

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お疲れ様でした!
これで来客通知用アカウントの作成は完了です。

 

 

 

Microsoft Teams通知用チーム・チャネルの作成 【約5分】

この手順では、チームを作成することで自動作成される『一般』チャネル向けに来客通知を行います。
もし、既にチームが存在しており、『一般』以外を利用したい場合は別途チャネルを作成ください。

 

■すでに通知用のチーム・チャネルが存在している場合
そのチームとチャネルに、2-6(1)で作成した来客通知用アカウントを必ず追加してください。
来客通知用アカウントを追加後は、次ステップの『Microsoft Teamsの情報取得』の設定を行ってください。
ご参考:あとからメンバーを追加する方法
Check来客通知用アカウントが存在しないグループには、来客通知が届きません。

 

 

2-6(3)

ホーム画面の左側メニューから『チーム』>『チームを追加』>『チームを作成』をクリックし、作成画面を開きます。
 
Check『チームを作成』が表示されない場合
貴社でMicrosoft365グループまたはチームを作成できるユーザーを制限するポリシーを設定している場合がありますので、貴社IT管理者に確認してください。

teams_1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2-6(4)

表示された画面で、「初めからチームを作成する」を選択し、
teams_2
作成するチームの種類、プライベート/パブリックのいずれかを選択します。
(どちらでも来客通知は受け取れます。)
teams_3
チーム名を指定して、作成をクリックします。
( 例: RECEPTIONIST )
→日本語、半角英数字を自由にご指定いただけます
teams4

 

 

2-6(5)

次の画面で、社員を追加することができます。
Check ここでは、必ず来客通知用アカウントを追加してください。
枠内に名前を入れて、右側の『追加』を押しましょう。
社員追加

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

お疲れ様でした!
これで通知用チーム・チャネルの作成は完了です。

 

 あとからメンバーを追加する場合

こちらをご参照ください

 

 

Microsoft Teams通知先チーム・チャネルのリンク取得 【約2分】

次に、RECEPTIONISTと連携させるためTeams側から情報取得を行います。

 

 

2-6(6)

来客通知用グループ(チーム)の右端の『・・・』から『チームへのリンクを取得』を選択します。
MSTeamsAPI-url_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

URLが表示されますので、「コピー」を押してメモ帳などに保存し、画面を閉じてください。
(この後の設定で、RECEPTIONISTにこちらの文字列を登録する必要があります。)
MSTeamsAPI-url_02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2-6(7)

同様に、来客通知用グループの下にできた『一般』の右端の『・・・』から『チャネルへのリンクを取得』を選択します。
Tips 『一般』以外のチャネルを作成し、そちらに来客通知を行う設定をすることも可能です。
MSTeamsAPI-url_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

URLが表示されますので、「コピー」を押してメモ帳などに保存し、画面を閉じてください。
(この後の設定で、RECEPTIONISTにこちらの文字列を登録する必要があります。)

MSTeamsAPI-url_04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Check チャネルが「プライベート」の場合
チャネルが「プライベート」の場合は、『チャネルへのリンクを取得』項目が存在しません。
該当のチャネルを選択した状態の、ブラウザ上の画面上部にあるURLをコピーして、メモ帳等に保存しておきましょう。
MSTeamsAPI-url_05

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お疲れ様でした! これでMicrosoft Teams側の情報取得は完了です。
表示されている画面を閉じてください。
 

 

Microsoft Teamsとの連携設定 【約2分】

次に、RECEPTIONISTとMicrosoft Teamsの連携設定を行います。
Checkこちらの連携設定完了後、Teamsに受付通知しない期間が90日以上ありますと、
Microsoftの仕様上、90日間使用していないトークンは有効期限が切れますので、再度こちらの連携設定が必要になります。

 

2-6(8)
2-6(1)の手順で作成した来客通知用アカウント(アプリケーション管理者)で、Microsoft365にログインしてください。

 

Check 2-6(1)の手順で作成した来客通知用アカウントが一般ユーザーの状態の場合、最初に既存のMicrosoft365の全体管理者アカウントで実行してください。
詳細はこちらをご覧ください。

 

 

2-6(9)

RECEPTIONISTの管理画面左側メニューから「チャット設定」をクリックし、Microsoft Teams行の右端「・・・」をクリックします。
MSTeamsAPI_chat_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「Sign in with Microsoft」ボタンをクリックします。
MSTeamsAPI_chat_02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

アカウントの選択画面が表示された場合、2-6(1)の手順で作成した来客通知用アカウント(アプリケーション管理者)を選択します。
MSTeamsAPI_chat_03

 

 

RECEPTIONIST管理画面に自動的に切り替わり、「Microsoft Teamsと連携しました。」とメッセージが表示されます。
MSTeamsAPI_chat_04

 

 

先ほど押した「Sign in with Microsoft」ボタンの下に、「認証済み」と表示されることを確認して下さい。
MSTeamsAPI_chat_05

 

 

 

お疲れ様でした! これでRECEPTIONISTとMicrosoft Teamsの連携設定は完了です。

 

 

 

RECEPTIONIST管理画面の設定 【約5分】

RECEPTIONISTの設定を行います。

 

2-6(10)

RECEPTIONISTの管理画面左側メニューから「チャット設定」をクリックし、Microsoft Teams行の右端「・・・」をクリックします。
MSTeamsAPI_chat_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

以下の必須項目を入力し、最後に「設定を保存」をクリックします。
MSTeamsAPI_chat_10

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
① このチャットアプリケーションを使用する チェックを入れてください。
② 基本通知先チームのリンク 2-6(6)でコピーしたURLを貼り付けて下さい。
③ 基本通知先チャネルのリンク 2-6(7)でコピーしたURLを貼り付けて下さい。
④ 常に基本通知先に通知する 来客通知を常に基本通知先にも通知することができます。
※この機能はエンタープライズプラン以上でご利用いただけます

Tips 常に基本通知先にも通知するとは

 

 

正常に設定が保存されるのを確認しましょう。
MSTeamsAPI_chat_11

 

 

2-6(11)
通知テストをしてみましょう。
MSTeamsAPI_chat_12

 

 

このような通知が表示され、

 

 

来客通知用グループ(チャネル)に、「テスト通知」が届けば、設定は正常に完了です。
 

ご参考:
テスト通知がエラーになったとき
来客通知がプッシュ通知されないとき


( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

お疲れ様でした! これでチャット設定は完了です。

 

 

来客通知用アカウントに管理者権限を付与できない場合

2-6(1)で作成した来客通知用アカウントに、企業の方針として安易にアプリケーション管理者の権限を付与できない場合、以下の対応にて回避可能です。

 

Microsoft Teamsとの連携設定は「全体管理者」又は「アプリケーション管理者」の権限が必要になります。
ただし、既存のMicrosoft365の全体管理者アカウントで、Microsoft Teamsとの連携設定を行い、事前に[組織の代理として同意する]をしておくことで、一般ユーザーの状態でもMicrosoft Teamsとの連携設定を行うことができるようになります。

 

 

 

1、先に既存のMicrosoft365の全体管理者アカウントで、Microsoft365にログインします。

 

2、RECEPTIONIST管理画面「チャット設定」の「Sign in with Microsoft」ボタンをクリック後、初回のみ同意画面が表示されるので、必ず[組織の代理として同意する] にチェックして、承諾をクリックします。

MSTeamsAPI_chat_15
 

3、「Microsoft Teamsと連携しました。」とメッセージが表示され、先ほど押した「Sign in with Microsoft」ボタンの下に、「認証済み」と表示されることを確認して下さい。

 

4、2-6(1)で作成した来客通知用アカウントで、Microsoft365にログインし直して、あらためてRECEPTIONIST管理画面「チャット設定」の「Sign in with Microsoft」ボタンから連携設定を行ってください。
 

※参考:Microsoft Teamsとの連携設定

 

 

 

 

テスト通知がエラーになったとき

「テスト通知」をクリックした際にエラーが表示される場合は、まずは以下をご確認くださいませ。

 

Check チャット設定の「このチャットアプリケーションを使用する」の前の✓が緑色になっているか
詳細はこちら:RECEPTIONIST管理画面の設定_2-6(10)

 

Check チャット設定の入力内容が合っているか
詳細はこちら:RECEPTIONIST管理画面の設定_2-6(10)

 

Check Microsoft来客通知用アカウントのライセンスが連携可能なライセンスか
連携可能なライセンスについてはこちら
ライセンスの確認方法:Microsoft365管理センター>ユーザー>アクティブなユーザー>Microsoft来客通知用アカウントを選択>「ライセンスとアプリ」

 

Check Microsoft来客通知用アカウントにライセンス付与してから反映されるまで最大24時間かかりますので、ライセンスを付与したばかりの場合は時間をおいてからテスト通知をお試しください。

 

Check Microsoft来客通知用アカウントがMicrosoft365のアプリケーション管理者になっているか
権限の確認方法:Microsoft365管理センター>ユーザー>アクティブなユーザー>Microsoft来客通知用アカウントを選択>「役割」

 

Check Microsoft来客通知用アカウントでMicrosoft365にログイン後、チャット設定の「Sign in with Microsoft」を行っているか
詳細はこちら:Microsoft Teamsとの連携設定

 

Check チャット設定の「Sign in with Microsoft」の下に「認証済み」と表示されているか
詳細はこちら:Microsoft Teamsとの連携設定

 

Check Microsoft Teamsの通知先チームとチャネルにMicrosoft来客通知用アカウントが追加されているか
詳細はこちら:Microsoft Teams通知用チーム・チャネルの作成_2-6(5)

 

 

来客通知がプッシュ通知されないとき

来客通知がPCへプッシュ通知されない場合は、Microsoft Teamsで来客通知を気付きやすくする方法のヘルプページでMicrosoft Teamsの通知設定を確認しましょう。

 

 

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