RECEPTIONISTでは、SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットに来客通知を送ることで、内線電話を使わずに担当者へ来客を知らせることができます。
しかし導入直後の企業では、次のような声をいただくことがあります。
- 「チャット通知が流れてしまって気づかなかった」
- 「担当者が会議中で通知を見ていなかった」
- 「担当者が席を外していて来客に気づかなかった」
こうしたケースの多くは、通知方法や運用を少し工夫することで防ぐことができます。
RECEPTIONISTでは、チャット通知だけでなくさまざまな通知方法を組み合わせることで、来客通知の見逃しを減らすことができます。
この記事では、来客通知を見逃してしまう原因と、RECEPTIONISTで利用できる通知方法（チャット通知・SMS通知・電話通知など）を使った対策とおすすめの運用方法をご紹介します。
迷ったらこの設定がおすすめ
もし来客通知の設定で迷った場合は、まずは次の設定から始めるのがおすすめです。
▪️おすすめの基本設定
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チャット通知
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メール通知
チャットでリアルタイムに来客に気づきつつ、メールでも通知を受け取ることで、万が一見逃した場合でも後から気づくことができます。
基本的にはチャット通知での確認をおすすめしますが「そもそもチャットをあまり見ていない」「メールを確認する時間が多い」といった方もいるかと思います。
その場合は、メール通知も併用することで、来客通知に気づきやすくなります。
より確実に気づきたい場合は、音で通知する方法の追加もおすすめです。
例えば、着信音通知を利用すると、来客があった際に指定した電話番号へ着信が入り、音で来客を知らせることができます。
作業に集中している場合でも気づきやすく、通知の見逃し防止に効果的です。
来客通知に気づかないシーン別対策
来客通知に気づかない原因は、担当者がどのような状況にいるかによって異なります。
例えば、次のようなケースがあります。
- 席にいるが、チャット通知に気づかない
- 席を離れている
- チャットツールを日常的に確認していない
- 来訪者と直接やり取りして対応したい
RECEPTIONISTでは、こうした状況に合わせてさまざまな通知方法を利用できます。
ここでは、それぞれのシーンに合わせた対策をご紹介します。
①席にいるが、チャット通知に気づかない
PCで作業している場合でも、チャット通知は小さなポップアップで表示されることが多いため、作業に集中していると気づかないことがあります。
ここでは、席にいてPCを見ているにもかかわらず通知に気づきにくい主なケースと、その対策をご紹介します。
【①-1】作業に集中している
資料作成や開発作業などに集中していると、PCの画面を見ていてもチャット通知に気づかないことがあります。
特に作業内容に意識が向いている場合、画面の端に表示されるポップアップ通知を見逃してしまうことがあります。
このような場合は、音や振動で通知する方法がおすすめです。
例えば、着信音通知を利用すると、受付が行われた際に指定した電話番号へ着信が入り、音で来客を知らせることができます。
作業に集中している場合でも音で気づくことができるため、通知の見逃しを防ぎやすくなります。
また、Apple Watchを利用している場合は、Apple Watch通知を設定することで、手元の振動で来客通知に気づくこともできます。
PC作業中でも視線を大きく動かさずに通知を確認できるため、見逃し対策として有効です。
【①-2】通知がメッセージに埋もれている
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールでは、メッセージ量が多いと来客通知が他の投稿に埋もれてしまうことがあります。
特に雑談チャンネルや業務連絡のチャンネルと同じ場所に通知が届いている場合、やり取りの流れの中で通知がすぐに流れてしまい、気づきにくくなることがあります。
見逃しを防ぐには、通知の届き方を工夫することが大切です。
例えば、DM通知を利用すると担当者の個人チャットへ直接通知されるため、他のメッセージに埋もれにくくなります。
また、来客通知専用のチャンネルを作り、通知先を分けることもできます。
通知先を整理することで、メッセージの流れに埋もれにくくなります。
【①-3】1回の通知だと気づかない
作業中や離席中などの状況では、通知が1回だけだと気づかない場合があります。
再通知機能を利用することで一定時間後に再度通知を受け取ることができます。
また、アシスタント通知を設定すると、担当者が対応できない場合に別のメンバーへ通知を送ることも可能です。
②席を離れている
来客対応や打ち合わせ、社内での移動などで席を離れている場合、PCの前にいないためチャット通知に気づかないことがあります。
ここでは、席を離れているときにチャットに気づきにくい主なケースと、その対策をご紹介します。
【②-1】オフィス内で別の作業をしている
コピーや打ち合わせ、他の部署での作業などで席を離れている場合、PCに表示されるチャット通知には気づくことができません。
そのため、席を離れている時間が長い場合は、PC以外のデバイスでも通知を受け取れるようにしておくと安心です。
例えば、スマホアプリ通知を設定すると、来客があった際にスマートフォンへ通知が届くため、席を離れていても来客に気づくことができます。
また、Apple Watchを利用している場合は、Apple Watch通知を設定することで、手元の振動で来客通知を受け取ることもできます。
オフィス内で移動している場合でも気づきやすくなるため、見逃し防止に役立ちます。
②-2 会議や外出などでオフィスにいない
会議や外出などでオフィスにいない場合、PCのチャット通知だけでは来客に気づくことができません。
こういったシーンの時は、担当者がすぐに対応できなくても来客対応ができるよう、他のメンバーにも通知が届く設定をしておくと安心です。
例えば、アシスタント通知を設定すると、担当者が対応できない場合に別のメンバーへ通知を送ることができます。
担当者が会議中や外出中でも、他のメンバーが来客対応を行うことができるため、来客の見逃しを防ぐことができます。
また、通知をグループごとに分けることで、社員ごとに来客通知の通知先のグループ・チャンネルを指定することが可能です。
③チャットツールを日常的に確認していない
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールを日常的に確認していない場合、来客通知が届いていても気づかないことがあります。
チャットツールを使っていない場合は、チャット以外の方法で通知を受け取る設定を利用することで、来客通知に気づきやすくなります。
例えば、SMS通知を設定すると、来客があった際に指定した電話番号へSMS（ショートメッセージ）が送信されます。
チャットツールを確認していない場合でも、スマートフォンのメッセージ通知で来客に気づくことができます。
また、メール通知を利用すると、来客があった際に指定したメールアドレスへ通知を送ることもできます。
メールを日常的に確認している場合には、来客通知の見逃し対策として有効です。
④来訪者と直接やり取りして対応したい
来客通知を受け取ったあと、そのまま来訪者と直接やり取りして対応したい場合もあるかと思います。
来訪者と直接通話できる機能を利用することで、受付へ行く前に用件を確認したり、対応方法を案内したりすることができます。
例えば、電話通知を設定すると、来客があった際に指定した電話番号へ着信が入り、そのまま来訪者と通話することができます。
また、FaceTime通知を利用すると、iPhoneやiPadなどのAppleデバイスで来訪者と通話することも可能です。
受付に行く前に用件を確認したい場合などに便利な方法です。
このように、担当者の状況に合わせて通知方法を設定することで、来客通知の見逃しを防ぎやすくなります。
自社の運用に合った通知方法を設定し、来客対応をスムーズに行えるようにしましょう。
まとめ
RECEPTIONISTでは、さまざまな通知方法を組み合わせることで、来客通知の見逃しを防ぐことができます。
まずは、チャット通知とメール通知を設定し、基本的な通知の仕組みを整えることがおすすめです。
そのうえで、担当者の状況に応じて、スマホアプリ通知やApple Watch通知、アシスタント通知、通知のグループ分けなどを組み合わせることで、より確実に来客に気づけるようになります。
来客通知に気づかない原因は人それぞれ異なるため、自社の運用や働き方に合った通知方法を選び、最適な受付体制を整えていきましょう。