2-2.チャット設定【Chatwork】【作業:約25分】

連携前に準備するもの

来客通知用アカウントを新規作成するためのメールアドレス

 

チャットワークでは、来客通知専用のアカウントを別途、新規作成する必要があります。
RECEPTIONIST用に、新しいメールアドレスを1つ準備しておきましょう。
(例:receptionist@d-lighted.jp)
 

 

ここで設定すること

来客通知用グループチャットの作成 【約5分】
来客通知用アカウントの作成 【約7分】
グループチャットと通知用アカウントの連携 【約5分】
API設定【チャットワーク側】 【約3分】
API設定【RECEPTIONIST側】 【約5分】

 

 

 

早速、はじめていきましょう!

 

 

 

来客通知用グループチャットの作成 【約5分】

2-2(1)

画面左上の「チャット一覧」の横にある「+」ボタンをクリックし、「グループチャットを新規作成」を押してください。
2-3-1
 

 

2-2(2)
「グループチャットを新規作成」画面にて、以下の項目を埋めていきます。
グループ作成画面(チャットワーク)
 

Item Name  Detail
① チャット名 グループチャット名を 半角英数字で指定
(例:Reception)
② 画像 特にこだわりがない場合、以下の画像をご利用くださいませ。
 

1クリックダウンロード
receptionist_official152

③ 登録するメンバーを選択 グループに参加させたいメンバーにチェックを入れます
 

Check来客通知をご利用いただく社員全員を、
必ず4.社員情報の追加登録の作業前にこのグループに参加させましょう。
(該当社員にTO(メンション)がつかない恐れがございます。)
 

エンタープライズプランで各グループを個別指定する場合も、
全ての社員がチャットワーク上の各グループに参加完了している事を確認してから
4.社員情報の追加登録』に進んでください。

 

 

 

 

Tips この後、作成したグループチャットに通知用アカウントを招待する際に必要となります。
(また、グループ作成者のコンタクトにいない社員をグループに招待する際にもご活用下さいませ。)

RECEPTIONIST用チャットワークのグループチャット作成
 

 
最後に、一番下にある「作成」ボタンをクリックします。
 

 

 

 

2-2(4)
作成されたグループチャット画面が開きますので、画面上部のURLをコピーして、メモ帳等に保存しておきましょう。

 

Tips この先の設定で、RECEPTIONIST側のシステムにURL情報を登録する必要があります。

2-3-4

 

 

 

お疲れ様でした! これでグループチャット作成は完了です。

 

 

 

 

来客通知用アカウントの作成 【約7分】

次に、RECEPTIONISTからチャットワークに通知するための来客通知用アカウントを作成します。

 

 

 

2-2(5)
チャットワークのログイン画面や公式サイト等から、「新規作成(無料)」ボタンをクリックしてください。
 

Check ログインされている方はログイン後の画面が表示されますので、画面右上に表示されている自分のアカウントをクリックして、ログアウトしてください。
2-3-5
 

ログアウトすると、以下のようなログイン画面が表示されますので、「新規作成(無料)」ボタンをクリックしてください。
to_register_from_login_form2
 

 

 

2-2(6)
新規登録画面にて、事前に準備していただいた来客通知用メールアドレスを入力して、「次へ進む」ボタンを押してください。
2-3-7

 

 

 

 

2-2(7)
入力した来客通知用メールアドレスにチャットワークからメールが届きます。
届いたメールを開き、「アカウント登録」ボタンをクリックしてください。
2-3-8

 

 

 

 

2-2(8)
お客様情報の新規登録画面が開きますので、各項目に必要事項を入力しましょう。
2-3-9

▲2017年8月現在での画面イメージです(チャットワーク社)

 

 

Item Name  Detail
① 会社名 貴社名を入力してください。
② 名前 「RECEPTIONIST」と入力してください。
(参考)メールアドレス  すでに反映されているので、入力する必要はありません。
③ パスワード パスワードを入力してください。

 

 

 

最後に、「同意して始める」ボタンをクリックします。

 

 

 
来客通知用アカウントのメイン画面にログインできていれば、無事にアカウント作成は完了です。

 

 

 

 

2-2(9)
次に、作成したアカウントのアイコン画像を設定しましょう。
 

Check 当サービスでは、来客通知がその他の通知と明確に区別できるよう、初期時点でのアイコン設定を推奨させていただいております。初期状態のままでも、使用可能です。
アイコン設定を飛ばして、次の『チャットワークのAPI設定』へスキップ

 

 

 

特にこだわりがない場合、以下の画像をご利用くださいませ。
 

1クリックダウンロード
receptionist_official152

 

 

 

右上のアカウント名をクリックし、「プロフィール」を押してプロフィール編集画面を開きます。
2-3-10ver2

 

 

右側の「プロフィール編集」をクリックします。
2-3-11-1ver4
左上の「写真を変更する」をクリックし、
2-3-11-2ver3
「変更する」を押して、
2-3-11-3
「アップロードする」をクリックします。
2-3-11-4
「ファイルを選択」をクリックして、
2-3-11-5

設定したいアイコン画像を選択し、「保存する」を押してください。

 

 

 

お疲れ様でした!
これで来客通知用アカウントの作成は完了です。

 

 

 

 

グループチャットと通知用アカウントの連携 【約5分】

最初に作ったグループチャットに、来客通知用のアカウントを追加しましょう。
Check この作業は、来客通知用アカウントにログインしている状態で行ってください。

 

 

2-2(10)
ご利用のブラウザ(Google chrome等)で新たに別のタブを開き、先ほど保存しておいた招待リンクのURLを貼り付けて、Enterを押してください。
来客通知用のアカウントでログインし、招待リンクを踏むことでグループに参加申請をします

 

 

 

 

参加するグループ名が表示されますので、「このグループチャットへ参加する」を押してください。
(以下例は、「Receptionist」というグループに参加する場合)
2-2-10-1ver2
 

 

 

承認が送られた旨のメッセージが表示されます。
「OK」を押して、来客通知用アカウントからログアウトしてください。
2-2-10-2

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Tips 上記と同じ方法を用いて、グループ作成者のコンタクトに入っていない社員にも、先ほど保存しておいた招待リンクのURLを伝え、各社員にクリックしてもらうことで、チームへ参加申請してもらうことができます。
状況にあわせ、こちらの作業もこの時点で行っておくと、申請を許可するのが一度で済むため、便利です。

 

 

続いて、この参加申請を承認しましょう。
先ほどグループを作ったグループ管理者アカウントでログインします。
 

 

 

ログイン後、画面左側にある作成したグループ名の下に表示されている「参加未承認のメンバーがいます」をクリックします。
2-2-10-3

 

 

 

先ほど作成した来客通知用アカウント名が表示されていることを確認し、「承認する」をクリックしてください。
Tips 権限は「メンバー」のまま、変更しなくてかまいません。
2-2-10-4

 

 

 

お疲れ様でした!
これでグループチャットと通知用アカウントの連携設定は完了です。

 

 

 社員ごとに来客通知先グループを指定する場合(エンタープライズ版)

 

来客通知を受けたいすべてのグループに、通知用アカウントを追加しましょう。
 

 

RECEPTIONISTとチャットワークは、通知用アカウント(API設定済)を通じて連携しています。
 

 

今回作成した1つの通知用アカウントで、複数のグループに追加登録が可能ですので、来客通知を行うグループ全てに登録をお願いいたします。
 

 

図解も合わせてご覧くださいませ。

《 チャットワークに通知が届く仕組み 》
《チャットワークで通知が届く仕組み》
( 画像をクリックすると拡大表示します )
(このページでは、必須2,3を満たす設定をご案内しています。
必須1の設定は、この後『4.社員情報の追加登録』にて行います。)

 

Toで来客通知を受け取るために大事なお願い

チャットワークの仕様上、Toで来客通知をご利用いただくためには、上記《 チャットワークに通知が届く仕組み 》の必須3の作業が必須1の作業より先に完了している必要があります。
(必須1は、この後『4.社員情報の追加登録』にて行います。)
 
もし、グループに参加していない社員を先にRECEPTIONISTに登録してしまうと、To(メンション)で来客通知を受け取ることができません。
 

そのため、どのプランでご利用の場合にも、必ずチャットワーク上の該当グループに、登録予定の社員全員が参加していることを確認してから、この先の設定に進むようにしましょう。
 

 

 

 

 

API設定【チャットワーク側】【約3分】

 

無料版以外をご利用の場合、先にこちらの操作をお願いいたします【←こちらをクリック】

 

2-2(11)

チャットワークに来客通知用アカウントでログインし、右上の「API設定」をクリックします。
api_chatwork_free1

 

 

 

 

2-2(12)
ログイン用のパスワードを入力し、「表示」ボタンをクリックします。
api_chatwork_free2

 

 

 

 

 

2-2(13)
APIという項目に表示された文字列をコピーして、メモ帳などに保存し、画面を閉じてください。
この後の設定で、RECEPTIONISTにこちらの文字列を登録する必要があります。)
api_chatwork_free3

 

 

 

お疲れ様でした!
これでAPI設定【チャットワーク側】は終了です。

 

 

 

 

API設定【RECEPTIONIST側】 【約5分】

最後に、チャットワークの設定情報をRECEPTIONISTに登録していきます。
Check この作業は、この2つ前のグループチャットと通知用アカウントの連携が完了していることを確認してから進めてください。

 

 

 

2-2(14)
RECEPTIONISTの管理画面に戻り、左側メニューから「チャット設定」をクリックし、チャットワーク行の一番右端にある鉛筆アイコンをクリックします。
RECEPTIONISTチャット設定ChatWork

 

 

 

 
2-2(15)
必須項目を入力し、最後に「保存」をクリックします。
setting_api_rec2
 

 

Item Name Detail
① 使用する チェックを入れてください。
② API 2-2(13)で保存したAPI項目の文字列を貼付
③ 基本通知グループチャットURL  2-2(4)で保存したURL末尾の数字部分 
例)
https://www.chatwork.com/#!rid57001140の場合 
→「57001140」を入力してください。

 

 

 

2-2(16)
チュートリアル画面に従い、通知テストをしてみましょう。
Tips 以下、赤枠の吹き出しマークからもテスト通知が可能です。
RECEPTIONISTチャット設定通知テストChatWork

 

 

 

来客通知用グループチャットにこのような通知が来ていれば、設定は正常に完了しています。
正常に設定完了した場合の表示

 

 

 

お疲れ様でした! これでチャット設定は完了です。
 

 

 

 

 

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