2-6. チャット設定【Microsoft Teams】【作業:約20分】

Microsoft Teamsの場合、チャネル通知のみでのお知らせとなります。

ここで設定すること

来客通知用グループの作成 【約5分】
Microsoft Teamsの連携設定 【約10分】
RECEPTIONIST管理画面の設定 【約5分】

 

 

 

この3つのステップで、Microsoft TeamsとRECEPTIONISTの連携設定を行います。
早速、はじめていきましょう!

 

 

 

来客通知用グループの作成 【約5分】

ここでいう来客通知用グループとは、Teamsのチャネルを意味します。
このページの手順では、チームを作成することで自動作成される『一般』チャネル向けに来客通知を行います。
もし、既にチームが存在しており、『一般』以外を利用したい場合は別途チャネルを作成ください。
また、既にチャネルも存在している場合はこのステップを飛ばして次の作業を行ってください。

 すでに来客通知用グループを作成済の場合

次の『Microsoft Teamsの連携設定』へスキップ

 

 

 

2-6(1)
ホーム画面の左側メニューから『チーム』>『チームを追加』>『チームを作成』をクリックし、作成画面を開きます。
メイン画面左側「チーム」>「チームを追加」>「チームを作成」をクリック

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

 

2-6(2)
表示された画面で、以下を設定し、右下の『次へ』をクリックします。

Item Name Detail
① チーム名 チーム名を指定してください。
( 例: RECEPTIONIST )
→日本語、半角英数字を自由にご指定いただけます
② プライバシー プライベート/パブリックのいずれかを選択しましょう。
(どちらでも来客通知は受け取れます。)
チーム作成

( 画像をクリックすると拡大表示します )

2-6(3)
次の画面で、社員を追加することができます。
枠内に名前を入れて、右側の『追加』を押しましょう。
※この作業はあとから追加もできるので、スキップしても問題ありません。
社員追加

( 画像をクリックすると拡大表示します )

お疲れ様でした!
これで来客通知用グループの作成は完了です。

 

 あとからメンバーを追加する場合

作成したチームを開いた画面で、『ユーザーを追加』をクリックして追加してください。
チームのメンバー追加は画面表示から

 

 

Microsoft Teamsの連携設定 【約10分】

次に、RECEPTIONISTと連携させるためのTeams側の設定を行います。
 

 

2-6(4)

来客通知用グループの下にできた『一般』の右端の『・・・』から『コネクタ』を選択します。

Tips『一般』以外のチャネルを作成し、そちらに来客通知を行う設定をすることも可能です。

コネクタ追加

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

 

表示された画面で、左側の『すべて』が選択されている状態で、『Incoming Webhook』の右にある『追加』をクリックします。
teamsの連携はwebhookで行います

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

表示された画面の、右下にある『インストール』をクリックします。
teamsの連携はwebhookで行います

( 画像をクリックすると拡大表示します )

2-6(5)

①「名前」にRECEPTIONIST(もしくは、「来客通知」等アレンジ可能)を入力します。
Tips こちらに設定した名前から通知を受け取る表示になります。

 

②アイコンには、以下のロゴ等を設定いただきます。

 

最後にページ下にある『作成』をクリックします。

1クリックダウンロード
receptionist_official152

teamsの連携はwebhookで行います teamsの連携はwebhookで行います

( 画像をクリックすると拡大表示します )

2-6(6)

ページがリロードされ、下の方に進むと、webhook URLが表示されています。
右側のコピーマークをクリックすることでwebhookURLをコピーし、『完了』を押します。
Tips 次の作業で使うため、時間が空く場合にはメモ帳などに上記コピーしたURLを貼り付けておいてください。
integration_team6 (画像をクリックすると拡大表示します)

 メッセージを受信したら通知を表示する方法

Check Microsoft Teamsは、デフォルトではメッセージ受信しても、受信があった事を通知する設定になっておりません。そのため、メッセージの見落としを防ぐためにも、通知表示の設定をお願いします。

2-6(7)

来客通知用グループの下にある『一般』の右端の『・・・』から『このチャネルをフォロー』を選択します。
Tips『一般』以外のチャネルに来客通知を行う場合、そのチャネルに対して操作をしてください。
チャネルをフォロー

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Microsoft Teamsのメイン画面の右上にある自身の『アイコン』から『設定』を選択します。
アイコン-設定

( 画像をクリックすると拡大表示します )

表示された画面で、左側の『通知』を選択して以下を設定します。

Item Name Detail
① フォローしているチャネル ・バナーとメール
・バナーのいずれかを選択しましょう。
② サウンド ・すべて
・通知、メンションおよびチャットのいずれかを選択しましょう。
(職場の環境によりご検討ください)
通知設定

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

Check 上記の設定を行っても、Microsoft Teamsの特性によって、通知表示においては挙動に不安がある部分もございます。
(例えば、Microsoft Teamsを最小化している場合は、通知が行われない等)

 

Tips ブラウザ上での挙動に不安がございましたら、デスクトップアプリの導入をご検討くださいませ。デスクトップアプリは以下から入手可能です。

 

Microsoft Teamsのメイン画面の右上にある自身の『アイコン』から『デスクトップアプリをダウンロード』を選択します。
デスクトップアプリをダウンロード
お疲れ様でした! これでMicrosoft Teams側の連携設定は完了です。
表示されている画面を閉じてください。
 

 

RECEPTIONIST管理画面の設定 【約5分】

RECEPTIONISTの設定を行います。
2-6(8)

RECEPTIONISTの管理画面左側メニューから「チャット設定」をクリックし、Microsoft Teams行の右端「・・・」をクリックします。
チャット設定画面でmicrosoft Teamsを選択

( 画像をクリックすると拡大表示します )

2-6(9)
以下の必須項目を入力し、最後に「保存」をクリックします。

Item Name Detail
① このチャットアプリケーションを使用する チェックを入れてください。
② Webhook URL 2-6(6)でコピーしたURLを貼り付けます。

チェックを入れてwebhookurlを登録し、「設定を保存」をクリック

正常に設定が保存されるのを確認しましょう。
appsetting_workplace_new3
2-6(10)
通知テストをしてみましょう。
最後に右上の「テスト通知」をクリック
このような通知が表示され、
appsetting_workplace_new5
来客通知用グループに、「テスト通知」が届けば、設定は正常に完了です。
成功のテスト通知例

( 画像をクリックすると拡大表示します )

お疲れ様でした! これでチャット設定は完了です。

 

 

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