カスタムボタンの設定方法

カスタムボタンは、ボタン名(ラベル)や各通知先を自由にカスタマイズできるボタンです。
 

iPadの受付画面に、最大4つまで表示できます。

WEB管理画面例(受付アプリ設定)
RECEPTIONIST受付アプリ設定カスタムボタン

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

早速、WEB管理画面の「受付アプリ設定」メニューから設定しましょう。
Tips 各ボタンの設定を変更する場合、該当ボタンの一番右にある「・・・」ボタンを押してください。
 

初期状態

利用開始直後は、以下のような設定になっています。
これは、RECEPTIONISTをご利用いただいている企業様で最も多く利用されている設定です。
 

initial_custom_button
 
Tips 「受付コードを入力する」ボタンの設定方法や、「担当者の名前を検索する」ボタンの設定方法は、それぞれ別記事をご覧くださいませ。

 

上記各ボタンでのお客様のフロー(初期状態)

 

面接の方はこちら

「面接の方はこちら」をタップ

お客様が「お名前」を入力

担当者を呼び出す旨の確認画面

受付完了

総合受付

「総合受付」をタップ

お客様は
「会社名」「お名前」「人数」を入力

担当者を呼び出す旨の確認画面

受付完了

配達業者さま専用

「配送業者さま専用」をタップ

担当者を呼び出す旨の確認画面

受付完了


 

これら3つのボタンは、初期からiPad画面に表示され、すぐにご利用いただけます。
 

なお、いずれかのボタンを非表示にしたり、自社の受付状況に合わせてカスタマイズされたい場合、以下の各項目情報を参考に設定をお願いいたします。
 

カスタムボタン変更時の留意点

カスタムボタンの変更をiPadに即時反映させるためには、iPadアプリの更新ボタンを押す作業が必要です。
各ボタンの設定変更後には、ぜひiPadアプリの更新ボタンも合わせてご対応をお願いいたします。
 

 

カスタムボタンでできること

各カスタムボタンの表示切替(表示・非表示)
来訪者(ゲスト)の入力項目指定(社名・氏名・人数)
表示ボタン名(ラベル)の設定(日本語・英語)
通知するチャットツールの選択
通知先グループ・メンションID指定
 - Slack | ChatWork | Oneteam | Workplace | LINE WORKS | Microsoft Teams
 - DingTalk | Hangouts Chat | SMS
ウェルカムテキスト(日本語・英語)の設定
チャットツールへの通知メッセージの編集(日本語・英語)
通知メールアドレスの指定
来訪者記録(表示・非表示)
入館規約(表示・非表示)

 
チャットワークを設定したが、正常に保存されない場合
 

ご希望の設定項目について、ご覧くださいませ。
 

設定変更は、各カスタムボタンの右側の「・・・」ボタンをクリックしてください。
カスタムボタンの編集ボタン
 

各種設定をiPadに反映させるには

iPadにWEB管理画面での変更を即時反映させるためには、iPadアプリの更新ボタンを押してください。
 

 

各カスタムボタンの表示切替(表示・非表示)

 

様々なシーンに合わせて利用できるカスタムボタンですが、利用しない場合は非表示にすることができます。
カスタムボタン表示非表示設定

来訪者(ゲスト)の入力項目指定(社名・氏名・人数)

 

来訪者に入力していただく項目の設定です。
例えば、面接用のボタンの場合、面接に来た方に「氏名」の入力をお願いしたり、配達業者様用のボタンの場合、何も入力していただかずに担当者を呼び出すように初期設定されています。
このように、各ボタンを利用する来訪者にどんな情報を入力いただきたいか、用途に合わせて設定をしてください。

input_list_custom_btn

 

表示ボタン名(ラベル)の設定(日本語・英語)

 

iPadの受付画面のボタン名(ラベル)を設定します。
面接用のボタンであれば「面接の方はこちら」など、わかりやすいラベルを設定すると良いでしょう。

カスタムボタン表示ラベル設定

通知するチャットツールの選択

 

このカスタムボタンからの通知を受け取るチャットツールを選択します。
選択肢には、「チャット設定」が「使用する」になっているチャットツールのみが表示されます。

Tips 「SMS」はエンタープライズ版以上でご利用いただけます。
カスタムボタン設定画面のチャットツール選択項目
 

例えば、エンジニアはSlackを利用していて、営業やバックオフィスはChatWorkを利用している企業様の場合、各ボタンのお客様の目的に合わせて、通知先のチャットツールを変えることが可能です。
ぜひ、ご活用くださいませ。

 

Checkチャットワークで設定される場合、全ての必須項目を満たしている条件下でのみ、正常に設定が完了いたします。
そのため、保存時に設定がうまくいかない場合は、これら必須項目が設定済みであるか、再度ご確認下さいませ。

overview_of_setting_of_chatworkVer2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

通知先グループ・メンションID指定

各ボタンの来客通知は、「チャット設定」に登録した基本グループ以外のグループも指定が可能です。
また、指定グループに参加している担当者宛に、メンションをつけた来客通知も可能です。

 

Slack | ChatWork | Oneteam | Workplace | LINE WORKS | Microsoft Teams
DingTalk | Hangouts Chat | SMS

Slackの場合

通知先のchannel名と、その際にメンションするSlackIDを指定できます。
 

Tips空欄の場合、「チャット設定」で指定したchannelに、メンションなしで来客通知が行われます。

 

設定例)面接用のボタンを作成する場合
channel名: 人事グループのchannel
メンション先SlackID: @channel、@here、個人SlackID等から1つ

custom_btn_slack

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

また、Slackのユーザーグループを指定したい場合は、「グループ通知を利用する」のチェックをONにすると、SlackID入力欄に、呼び出し指定可能なユーザーグループがプルダウンから選択できるようになります。

 

 

ChatWorkの場合

通知先のグループチャットURL(末尾数字のみ)と、TO設定したいアカウントIDもしくはチャットワークIDを指定できます。
 

Toの通知先は、最大20まで指定可能です。
入力欄は「+ 担当者を追加」ボタンで追加できます。
(「+」ボタンが表示されない場合、画面を一度保存して再度開いてください。)

custom_btn_ChatWork

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したグループチャットにTo指定なしで来客通知が行われます。

 

設定例)面接用のボタンを作成する場合
グループチャットURL: 人事部のグループチャットURL(末尾数字のみ)
To設定先: 担当者のアカウントID or チャットワークID

 

 

Oneteamの場合

カスタムボタンに来客通知を行いたいトピックのWebhookURLを設定すれば、該当トピックに来客通知を行うことができます。
また、トピックに参加しているユーザー宛であれば、メンション指定も可能です。

 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したトピックにメンションなしで来客通知が行われます。

custom_btn_Oneteam

( 画像をクリックすると拡大表示します )

設定例)総合受付ボタンを作成する場合
Webhook URL: 総務部トピックに設定したWebhookURL
ユーザー名: トピックに参加している担当者のユーザーID

 

Workplaceの場合

通知先のグループチャットIDと、その際にグループチャットに所属している担当者をメンションするためのユーザーIDが指定できます。
 

Tips空欄の場合、「チャット設定」で指定したグループチャットに、メンションなしで来客通知が行われます。

custom_btn_Workplace

( 画像をクリックすると拡大表示します )

設定例)営業部宛のボタンを作成する場合
グループチャットID: 営業部のグループチャットID
メンションユーザーID: 担当者のユーザーID

 

LINE WORKSの場合

「チャット設定」で設定したグループID (@以降)に所属している担当者を、メンションするためのユーザーIDが指定できます。
 

Tips空欄の場合、「チャット設定」で指定したユーザーIDに、来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_lineworks

( 画像をクリックすると拡大表示します )

設定例)営業部宛のボタンを作成する場合
メンションユーザーID: 担当者のユーザーID

 

Tips LINE WORKSの場合、個別通知(DM)のみでのお知らせとなります。
そのため、通知先グループチャット(チャンネル)の指定はできません。

 

 

Microsoft Teamsの場合

カスタムボタンに来客通知を行いたいチャネルのWebhookURLを設定すれば、該当チャネルに来客通知を行うことができます。
 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したチャネルに来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_Microsoft Teams

( 画像をクリックすると拡大表示します )

設定例)総合受付ボタンを作成する場合
Webhook URL: 総務部チャネルに設定したWebhookURL
ユーザー名: チャネルに参加している担当者のユーザー名

 

Tips Microsoft Teamsの場合、チャネル通知のみでのお知らせとなります。
仕様上、各ユーザー宛にプッシュ通知は届きません。

 

 

DingTalkの場合

カスタムボタンに来客通知を行いたいグループのWebhookURLを設定すれば、該当グループに来客通知を行うことができます。
また、グループに参加しているユーザー宛であれば、メンション指定も可能です。

 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したグループに来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_DingTalk

( 画像をクリックすると拡大表示します )

設定例)総合受付ボタンを作成する場合
Webhook URL: 総務部グループに設定したWebhookURL
ユーザー名: グループに参加している担当者のユーザー名(電話番号)

 

 

Hangouts Chatの場合

カスタムボタンに来客通知を行いたいチャットルームのWebhookURLを設定すれば、該当グループに来客通知を行うことができます。
また、チャットルームに参加しているユーザー宛であれば、メンション指定も可能です。

 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したチャットルームに来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_Hangouts

( 画像をクリックすると拡大表示します )

設定例)総合受付ボタンを作成する場合
Webhook URL: 総務部チャットルームに設定したWebhookURL
ユーザー名: チャットルームに参加している担当者のユーザー名

 

 

SMSの場合

この機能は、エンタープライズ版以上でご利用いただけます。

 

携帯電話へSMS通知するための電話番号が指定できます。
 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定した電話番号に来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_SMS

( 画像をクリックすると拡大表示します )

設定例)営業部宛のボタンを作成する場合
SMS通知用電話番号: 担当者の電話番号

 

Tips SMSの場合、個別通知のみでのお知らせとなります。
そのため、通知先グループチャット(チャンネル)等の指定はできません。

 

 

ウェルカムテキスト(日本語・英語)の設定

この機能はエンタープライズ版以上でご利用いただけます。


受付を完了した際に表示されるメッセージです。ウェルカムテキスト(英語)は表示言語が「英語」の際に表示されます。
※改行可能です。
※設定しない場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。
ウェルカムテキストについてはこちらもご参照ください。
ウェルカムテキスト(受付完了時の表示メッセージ)を編集したい

welcome_custom

 

 

チャットツールへの通知メッセージの編集(日本語・英語)

チャットツールに通知するメッセージを編集することができます。
通常は、「チャット設定」で指定されている文言(「お迎えに行く時は「OK」と言ってから行きましょう。」)になりますが、各企業の文化に合わせて設定していただくのが良いでしょう。

custom

Tips 上記文言は、「誰が来客対応を行っているか」をチャット上で明確化させ、スムーズな受付運用のために推奨設定しておりますが、各社の文化に併せてカスタマイズいただければと思います。
今後は、お客様へのレスポンスができるようにバージョンアップしてまいります。

 

 

通知メールアドレスの指定

チャットツールの通知だけでは気づかないかも?という場合や、会社用の携帯がスマホではなくガラケーで、メールの方が気づきやすい等の場合には、メールでの通知も指定できます。
来客時には、指定メールアドレス宛に「【RECEPTIONIST】お客様が到着しました」というタイトルのメールが送信されます。

カスタムボタン通知メール先設定
Tips複数名でのメール受信をご希望の場合、メーリングリストを作成いただき、メーリングリスト用メールアドレスをこちらにご登録くださいませ。
 

 

来訪者記録(表示・非表示)

RECEPTIONISTでは、営業活動などでご活用いただくべく、自社への来訪者情報の社内共有を推奨しております。
しかし、中には社内に広く知られたくない来客もあるかと思います。

カスタムボタン来訪記録設定
この場合、上記のチャットツールやメールの通知先の設定をご配慮いただき、こちらの来訪者記録への表示を「非表示」に設定すると、来訪時の通知メッセージは限られた人のみに通知され、「来訪者記録」メニューの全社記録からは見えなくなり、他の社員の方からは閲覧できない情報として扱うことが可能になります。
 

Tips ただし、RECEPTIONIST管理者はすべての来客情報が閲覧可能です。
 

 

入館規約(表示・非表示)

受付アプリ設定画面で入館規約のPDFをアップロードしていただいている場合、各カスタムボタンでも、その規約を表示させ、同意をいただくフローを取り入れることができます。
 

よりセキュアな環境での受付をご要望の場合には、こちらを表示にしてご活用くださいませ。

入館規約の表示非表示選択ボタン

 

 

チャットワークを設定したが、正常に保存されない場合

こちらの注意書きをご確認下さいませ。