カスタムボタンの設定方法

カスタムボタンの各種設定方法

カスタムボタンは、ボタンに表示するラベルと通知先を自由にカスタマイズできるボタンです。最大4つ設置でき、それぞれ表示/非表示が設定できます。

 

管理画面の「受付アプリ設定」メニューから設定できます。

RECEPTIONIST受付アプリ設定カスタムボタン

 

利用開始直後は、以下のような設定になっています。これはRECEPTIONISTを利用している企業様で一番使われている設定となっております。

 

カスタムボタン1:「面接の方はこちら」 >入力項目:「氏名」

カスタムボタン2: 非表示

カスタムボタン3:「総合受付」     >入力項目:「社名」「氏名」「人数」

カスタムボタン4:「配達業者さま専用」 >入力項目: なし

 

このままの設定でも問題なくご利用いただけますが、自社の受付状況に合わせてさらにカスタマイズしたい場合は、以下の説明を参考に設定をカスタマイズしてください。

 

カスタムボタンでできること

  1. 表示切り替え(表示・非表示)
  2. 来訪者(ゲスト)に入力してもらう項目の指定(社名・氏名・人数)
  3. 表示ラベルの設定(日本語・英語)
  4. 通知するチャットツールの選択(Slack・ChatWork)
  5. Slackを利用する場合の通知先channel・メンション先ID(UserGroupも可)
  6. ChatWorkを利用する場合の通知先グループチャット・メンション先ID
  7. 通知する際のメッセージの編集(日本語・英語)
  8. メールでも通知したい場合のメールアドレスの指定
  9. 来訪者記録への公開・非公開

カスタムボタンの設定は、「受付アプリ設定」メニューを開き「カスタムボタン1」〜「カスタムボタン4」の各欄の右端にある、鉛筆マークの編集ボタンをクリックして設定画面が開きます。

 

それでは、ひとつずつ説明していきます。

 

1、表示切り替え(表示・非表示)

カスタムボタン表示非表示設定

様々なシーンに合わせて利用できるカスタムボタンですが、利用しない場合はこれを非表示にすることができます。4つあるボタンのうち3つしか利用しない場合は、残りの1つを非表示にしましょう。

 

2、来訪者(ゲスト)に入力してもらう項目の指定(社名・氏名・人数)

カスタムボタン入力項目設定

来訪者に入力してもらう項目の設定です。例えば面接の方用のボタンを用意した場合は「氏名」のみ表示にしたり、配達業者様用のボタンを用意した場合はすべての項目を非表示にしたり、このボタンを利用する来訪者の種類に応じて、各項目のON/OFFを設定しましょう。

 

3、表示ラベルの設定(日本語・英語)

カスタムボタン表示ラベル設定

ボタンに表示するテキストを設定します。面接の方用のボタンなら「面接の方はこちら」など、わかりやすいラベルを設定すると良いでしょう。ラベルの設定例については別の記事でもまとめていきます。

 

4、通知するチャットツールの選択(Slack・ChatWork)

カスタムボタンチャットツール選択

こちらは「チャット設定」で通知の設定がされたチャットツールのみが選択肢として表示されますので、どちらか一方しか設定していない場合は表示されているチャットツールにチェックを入れましょう。

複数のチャットツールが表示されている場合でも、カスタムボタンではどちらか一方のみを指定できます。例えばエンジニアはSlackを利用していて、営業やバックオフィスはChatWorkを利用している、みたいな場合は、それぞれのお客様の目的に合わせてチャットツールを選択してください。

 

5、Slackを利用する場合の通知先channel・メンション先ID(UserGroupも可)

カスタムボタンSlack通知設定

Slackを利用される場合は、通知先のchannel名と、その際にメンションするIDを指定できます。

(ここで入力しない場合は、「チャット設定」で指定したchannelにメンションなしで通知が送信されます。)

 

例えば面接用のボタンを作成する場合はchannelを「人事グループのchannel」にし、メンション先IDを「@channel 」や 「@here」などで設定します。

 

また、Slackの有料機能であるUserGroupを指定したい場合は、「グループ通知を利用する」のチェックをONにすると、SlackID入力欄に利用できるUserGroupがプルダウンで選択できるようになるため、そこから選択をします。

 

※UserGroupを利用するためには、事前にSlackのAPIトークンを「チャット設定」に入力する必要があります。詳しくは「チャットツール連携設定【Slack】」の2−1−(15)をご覧ください。

 

6、ChatWorkを利用する場合の通知先グループチャット・メンション先ID

RECEPTIONISTチャットワークで複数通知

 

ChatWorkを利用される場合は、通知先のグループチャットのURL(最後の数字の部分のみ入力)とメンション先(TO通知する)チャットワークIDを指定できます。メンション先チャットワークIDを複数指定したい場合は、青い「+」ボタン押して入力欄を増やして設定ができます。

(ここで入力しない場合は、「チャット設定」で指定したグループチャットにメンションなしで通知が送信されます。)

 

チャットワークIDについてはこちらをご覧ください。

 

例えば面接用のボタンを作成する場合はグループチャットURLを「人事部のグループチャット」にし、メンション先チャットワークIDを主要な担当者のチャットワークIDで設定します。

 

7、通知する際のメッセージの編集(日本語・英語)

カスタムボタン通知メッセージ設定

チャットツールに通知する際のメッセージを編集することができます。通常は「チャット設定」で指定されている文言(デフォルトは「お迎えに行く時は「OK」と言ってから行きましょう。」)になりますが、各企業の文化に合わせて設定していただくのが良いでしょう。

 

※ちなみに「OK」とチャットツールに投稿しても現状ではシステム的に何か反応が返ってくるわけではなく、あくまで受付対応の運用として「誰が来客対応したか」がわかるように、このような運用を推奨しております。今後はお客様へのレスポンスができるようにバージョンアップしてまいります。

 

8、メール通知したい場合のメールアドレスの指定

カスタムボタン通知メール先設定

チャットツールの通知だけでは気づかないかも?という場合や、会社用の携帯がスマホではなくガラケーで、メールの方が気づく!という場合には、メールでの通知も指定できます。ここに入力したメールアドレス宛に「【RECEPTIONIST】お客様が到着しました」というタイトルのメールが送信されます。

 

9、来訪者記録への公開・非公開

カスタムボタン来訪記録設定

RECEPTIONISTでは、「自社への来訪者情報を社内で共有して営業活動等で利用できるように」ということも推奨しておりますが、中には社内に広く知られたくない来客もあるかと思います。

その場合は、上記4、5、6で設定する通知先を限られた人のみが参加するchannel・グループチャットに指定し、こちらの来訪者記録への表示を「非表示」に設定すると、来訪時の通知メッセージは限られた人のみに通知され「来訪者記録」メニューの全社記録からは見えなくなり、他の社員の方から見られなくすることが可能になります。

ただし、社内のRECEPTIONIST管理者のみはすべて閲覧可能になります。

Tags: , , , , , ,
  • ヘルプセンタートップ