カスタムボタンの設定方法

カスタムボタンは、ボタン名(ラベル)や各通知先を自由にカスタマイズできるボタンです。また、受付は行わずメッセージを表示するメッセージボードとして利用することも可能です。
iPadの受付画面に、最大4つまで表示できます。
Tipsエンタープライズプラン以上では、カスタムボタンの階層化で最大48個表示することができます。

 

initial_custom_button

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目次

初期設定
設定方法
カスタムボタンでできること
よくあるご質問

 

 

初期設定

初期設定では以下の3つのボタンを表示する設定になっています。
RECEPTIONISTをご利用いただいている企業様で最も多く利用されている設定です。
いずれかのボタンを非表示にしたり、自社の受付状況に合わせてカスタマイズされたい場合、設定方法を参考に設定変更を行ってください。
ご参考:どんなボタンを用意すべきでしょうか(カスタムボタン)

 

■各ボタンごとのお客様の受付フロー

 

面接の方はこちら

「面接の方はこちら」をタップ

お客様が「お名前」を入力

担当者を呼び出す旨の確認画面

受付完了

総合受付

「総合受付」をタップ

お客様は
「会社名」「お名前」「人数」を入力

担当者を呼び出す旨の確認画面

受付完了

配達業者さま専用

「配送業者さま専用」をタップ

担当者を呼び出す旨の確認画面

受付完了

 

設定方法

1.RECEPTIONIST管理画面で設定変更

各カスタムボタンの設定は、WEB管理画面>受付アプリ設定>各種ボタン設定>カスタムボタン1〜4から設定を行います。

 

設定変更を行いたいカスタムボタンの一番右にある「・・・」ボタンを押してください。

カスタムボタンでできることを参考に、各ボタンの設定変更を行います。

RECEPTIONIST受付アプリ設定カスタムボタン

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2.iPadアプリの更新
カスタムボタンの変更をiPadに反映させるため、iPadアプリの更新を行ってください。

 

 

カスタムボタンでできること

各カスタムボタンの表示切替(表示・非表示)
来訪者(ゲスト)の入力項目指定(社名・氏名・人数)
メッセージボードの表示
表示ボタン名(ラベル)の設定(日本語・英語)
通知するビジネスチャットの選択
通知先グループ・メンションID指定
 - Slack | ChatWork | Workplace | LINE WORKS | Microsoft Teams
 - Hangouts Chat | InCircle | DingTalk | SMS | RECEPTIONISTモバイルアプリ
ウェルカムテキスト(日本語・英語)の設定
ビジネスチャットへの通知メッセージの編集(日本語・英語)
通知メールアドレスの指定
来訪者記録(表示・非表示)
入館規約(表示・非表示)

 

 

設定変更は、各カスタムボタンの右側の「・・・」ボタンをクリックしてください。
カスタムボタンの編集ボタン
 

各種設定をiPadに反映させるには

iPadにWEB管理画面での変更を即時反映させるためには、iPadアプリの更新ボタンを押してください。

 

 

各カスタムボタンの表示切替(表示・非表示)

様々なシーンに合わせて利用できるカスタムボタンですが、利用しない場合は非表示にすることができます。
カスタムボタン表示非表示設定

 

 

メッセージボードの表示

飛び込み営業対応等にご利用いただけます。
設定方法は下記をご確認ください。
カスタムボタンにメッセージボードを表示する

スクリーンショット 2019-04-10 11.37.57

 

 

来訪者(ゲスト)の入力項目指定(社名・氏名・人数)

来訪者に入力していただく項目の設定です。
例えば、面接用のボタンの場合、面接に来た方に「氏名」の入力をお願いしたり、配達業者様用のボタンの場合、何も入力していただかずに担当者を呼び出すように初期設定されています。
このように、各ボタンを利用する来訪者にどんな情報を入力いただきたいか、用途に合わせて設定をしてください。

input_list_custom_btn

 

 

表示ボタン名(ラベル)の設定(日本語・英語)

iPadの受付画面のボタン名(ラベル)を設定します。
面接用のボタンであれば「面接の方はこちら」など、わかりやすいラベルを設定すると良いでしょう。

カスタムボタン表示ラベル設定

 

 

通知するビジネスチャットの選択

このカスタムボタンからの通知を受け取るビジネスチャットを選択します。
選択肢には、「チャット設定」が「使用する」になっているビジネスチャットのみ表示されます。

例えば、エンジニアはSlackを利用していて、営業やバックオフィスはChatWorkを利用している企業様の場合、各ボタンのお客様の目的に合わせて、通知先のビジネスチャットを変えることが可能です。
ぜひ、ご活用くださいませ。

Tips「SMS」はエンタープライズ版以上でご利用いただけます。

 

■RECEPTIONISTモバイルアプリで通知を受ける
RECEPTIONISTのスマホアプリで通知を受け取る場合は、「Mobile App」を選択してください。
なお、「Mobile App」項目は、スマホアプリに1名もログインしていない場合は表示されません。この設定を行う前に、最低1名以上の社員の方がスマホアプリへログインを行ってください。

 

chat

 

 

通知先グループ・メンションID指定

各ボタンの来客通知は、「チャット設定」に登録した基本グループ以外のグループも指定が可能です。
また、指定グループに参加している担当者宛に、メンションをつけた来客通知も可能です。

 

Slack | ChatWork | Workplace | LINE WORKS | Microsoft Teams
Hangouts Chat | InCircle | DingTalk | SMS | RECEPTIONISTモバイルアプリ

Slack

通知先のchannel名と、その際にメンションするSlackIDを指定できます。
 

Tips空欄の場合、「チャット設定」で指定したchannelに、メンションなしで来客通知が行われます。

 

設定例)面接用のボタンを作成する場合
channel名: 人事グループのchannel
メンション先SlackID: @channel、@here、個人SlackID等から1つ

custom_btn_slack

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また、Slackのユーザーグループを指定したい場合は、「グループ通知を利用する」のチェックをONにすると、SlackID入力欄に、呼び出し指定可能なユーザーグループがプルダウンから選択できるようになります。

 

 

ChatWork

通知先のグループチャットURL(末尾数字のみ)と、TO設定したいアカウントIDもしくはチャットワークIDを指定できます。
 

Toの通知先は、最大20まで指定可能です。
入力欄は「+ 担当者を追加」ボタンで追加できます。
(「+」ボタンが表示されない場合、画面を一度保存して再度開いてください。)

custom_btn_ChatWork

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Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したグループチャットにTo指定なしで来客通知が行われます。

 

設定例)面接用のボタンを作成する場合
グループチャットURL: 人事部のグループチャットURL(末尾数字のみ)
To設定先: 担当者のアカウントID or チャットワークID

 

 

Workplace

通知先のグループチャットIDと、その際にグループチャットに所属している担当者をメンションするためのユーザーIDが指定できます。
 

Tips空欄の場合、「チャット設定」で指定したグループチャットに、メンションなしで来客通知が行われます。

custom_btn_Workplace

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■例:営業部宛のボタンを作成する場合
グループチャットID: 営業部のグループチャットID
メンションユーザーID: 担当者のユーザーID

 

LINE WORKS

通知先のルームIDと、その際に一緒にDMを送るためのユーザーIDが指定できます。
 

Tips空欄の場合、「チャット設定」で指定したトークルームとユーザーIDに、来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_lineworks

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■例:営業部宛のボタンを作成する場合
ルームID: 営業部のトークルームID
DMユーザーID: 担当者のユーザーID

 

 

Microsoft Teams

カスタムボタンに来客通知を行いたいチャネルのWebhookURLを設定すれば、該当チャネルに来客通知を行うことができます。
 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したチャネルに来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_Microsoft Teams

( 画像をクリックすると拡大表示します )

■例:総合受付ボタンを作成する場合
Webhook URL: 総務部チャネルに設定したWebhookURL
ユーザー名: チャネルに参加している担当者のユーザー名

 

Tips Microsoft Teamsの場合、チャネル通知のみでのお知らせとなります。
仕様上、各ユーザー宛にプッシュ通知は届きません。

 

 

Hangouts Chat

カスタムボタンに来客通知を行いたいチャットルームのWebhookURLを設定すれば、該当グループに来客通知を行うことができます。
また、チャットルームに参加しているユーザー宛であれば、メンション指定も可能です。

 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したチャットルームに来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_Hangouts

( 画像をクリックすると拡大表示します )

■例:総合受付ボタンを作成する場合
Webhook URL: 総務部チャットルームに設定したWebhookURL
ユーザー名: チャットルームに参加している担当者のユーザー名

 

 

InCircle

カスタムボタンに来客通知を行いたいトークルーム名を設定すれば、該当トークルームに来客通知を行うことができます。

 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したトークルームに来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_InCircle

( 画像をクリックすると拡大表示します )

■例:総合受付ボタンを作成する場合
トークルーム名: 総務部のトークルーム名
ユーザー名: トークルームに参加している担当者のユーザー名

 

Tips InCircleの場合、トークルーム通知のみでのお知らせとなります。
仕様上、各ユーザー宛にメンション通知は届きません。

 

 

DingTalk

カスタムボタンに来客通知を行いたいグループのWebhookURLを設定すれば、該当グループに来客通知を行うことができます。
また、グループに参加しているユーザー宛であれば、メンション指定も可能です。

 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定したグループに来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_DingTalk

( 画像をクリックすると拡大表示します )

■例:総合受付ボタンを作成する場合
Webhook URL: 総務部グループに設定したWebhookURL
ユーザー名: グループに参加している担当者のユーザー名(電話番号)

 

 

SMS

この機能は、エンタープライズ版以上でご利用いただけます。

 

携帯電話へSMS通知するための電話番号が指定できます。
 

Tips 空欄の場合、「チャット設定」で指定した電話番号に来客通知が行われます。

overview_of_setting_of_SMS

( 画像をクリックすると拡大表示します )

■例:営業部宛のボタンを作成する場合
SMS通知用電話番号: 担当者の電話番号

 

Tips SMSの場合、個別通知のみでのお知らせとなります。
そのため、通知先グループチャット(チャンネル)等の指定はできません。

 

 

RECEPTIONISTモバイルアプリ

担当者を指定することで、指定した担当者宛ての通知を利用できます。
「+担当者を追加」から、通知を行いたい社員を検索して指定してください。

 

Check検索対象は全社員です。指定した社員がモバイルアプリにログインしていない場合、その社員宛に通知は届きません。
なお、指定した社員のうちモバイルアプリにログインしている社員が1名も存在しない場合は、エラーが表示され設定の保存が行えません。

 

CheckRECEPTIONISTモバイルアプリ宛ての通知は、来訪者記録に指定した担当者名が表示されます。

sp

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■例:営業部宛のボタンを作成する場合
+担当者を追加: 通知する担当者

 

Tips複数名の指定が可能です。指定した複数名全員に通知が行われます。

 

 

ウェルカムテキスト(日本語・英語)の設定

この機能はエンタープライズ版以上でご利用いただけます。


受付を完了した際に表示されるメッセージです。ウェルカムテキスト(英語)は表示言語が「英語」の際に表示されます。
※改行可能です。
※設定しない場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。
ウェルカムテキストについてはこちらもご参照ください。
ウェルカムテキスト(受付完了時の表示メッセージ)を編集したい

welcome_custom

 

 

ビジネスチャットへの通知メッセージの編集(日本語・英語)

ビジネスチャットに通知するメッセージを編集することができます。
通常は、「チャット設定」で指定されている文言(「お迎えに行く時は「OK」と言ってから行きましょう。」)になりますが、各企業の文化に合わせて設定していただくのが良いでしょう。

custom

Tips 上記文言は、「誰が来客対応を行っているか」をチャット上で明確化させ、スムーズな受付運用のために推奨設定しておりますが、各社の文化に併せてカスタマイズいただければと思います。
今後は、お客様へのレスポンスができるようにバージョンアップしてまいります。

 

 

通知メールアドレスの指定

ビジネスチャットの通知だけでは気づかないかも?という場合や、会社用の携帯がスマホではなくガラケーで、メールの方が気づきやすい等の場合には、メールでの通知も指定できます。
来客時には、指定メールアドレス宛に「【RECEPTIONIST】お客様が到着しました」というタイトルのメールが送信されます。

カスタムボタン通知メール先設定
Tips複数名でのメール受信をご希望の場合、メーリングリストを作成いただき、メーリングリスト用メールアドレスをこちらにご登録くださいませ。
 

 

来訪者記録(表示・非表示)

RECEPTIONISTでは、営業活動などでご活用いただくべく、自社への来訪者情報の社内共有を推奨しております。
しかし、中には社内に広く知られたくない来客もあるかと思います。

カスタムボタン来訪記録設定
この場合、上記のビジネスチャットやメールの通知先の設定をご配慮いただき、こちらの来訪者記録への表示を「非表示」に設定すると、来訪時の通知メッセージは限られた人のみに通知され、「来訪者記録」メニューの全社記録からは見えなくなり、他の社員の方からは閲覧できない情報として扱うことが可能になります。
 

Tips ただし、RECEPTIONIST管理者はすべての来客情報が閲覧可能です。
 

 

入館規約(表示・非表示)

受付アプリ設定画面で入館規約のPDFをアップロードしていただいている場合、各カスタムボタンでも、その規約を表示させ、同意をいただくフローを取り入れることができます。
 

よりセキュアな環境での受付をご要望の場合には、こちらを表示にしてご活用くださいませ。

入館規約の表示非表示選択ボタン

 

 

よくあるご質問

Q:カスタムボタンの変更を行ったのに、iPadに設定が反映されません。
A:iPadの更新ボタンは押しましたか?更新ボタンはこちらからご確認ください。

 

Q:通知する担当者を選択して呼び出せますか?
A:カスタムボタンでは担当者の選択はできません。ボタンごとに、毎回同じ担当者へ通知することは可能です。(設定方法はこちら