受付は通常iPadの受付アプリで行いますが、お客様の代わりに管理画面(アポイントメント一覧)から受付操作を実行することが可能となっております。
本記事ではこちらの設定方法をご案内します。
Check PCのアポ一覧から受付操作した後の来訪者記録の確認方法と、PCで退館操作を実施する方法
【管理者で来訪者記録の確認・退館操作をされる場合】
来訪者記録の画面にあるオフィスを「全て」にしてご利用ください。
【受付担当者（受付権限ありの方）で来訪者記録の確認・退館操作をされる場合】
オフィスを「全て」＋来訪者の会社名を検索をしてご利用ください。
今後、オフィスを指定して来訪者記録の確認が可能となるよう、改修を予定しております。
前提
エンタープライズプラン以上のみご利用可能
エンタープライズプラン以上でご利用が可能です。スタンダードプランではご利用いただくことができません。
受付コード受付のみ
受付コードが発行されるアポイントのみ、管理画面からの受付操作が可能です。
Tips 受付コードの発行方法
操作権限
以下いずれかの社員で管理画面からの受付操作が可能です。
- 管理者
- 受付担当者
- アポイントメントの担当者
Tips管理者および受付担当者の権限がない社員でも、アポイントメントの担当者となっている場合、そのアポの受付が可能です
ユーザー権限の設定方法
管理画面から受付時の受付通知は無し
管理画面から受付操作した場合、受付通知は送信されません。
モバイル表示では受付操作が不可
PC表示の管理画面からのみ、受付操作が可能です。「モバイル表示」の画面では「画面からの受付」はできません。
来訪者追加やカスタムフィールドの入力は不可
管理画面から受付操作した場合、来訪者追加やカスタムフィールドの入力はできません。
入館証の印刷不可
管理画面から受付操作した場合、入館証は印刷できません。
利用方法
1. 管理画面で入館処理を有効化する
管理者でRECEPTIONIST管理画面にログインして、以下の画面から操作します。
●「来訪者設定」＞「その他の設定」タブ
●「管理画面からの入館処理」：「有効」にチェックする
( 画像をクリックすると拡大表示します )
2. アポイントメントの画面から受付操作を行う
Check 受付可能な時間外で受付するとエラーになります。
・通常アポ：受付コードはアポイントメントの開始・終了から前後6時間のみ受付可能
・期間アポ：アポ作成時に設定した期間内のみ受付可能
3. 来訪者履歴の反映を確認する
( 画像をクリックすると拡大表示します )
管理画面から受付操作ができないケース
アポイントメントの有効期間外である
アポイントメントの有効期間外の場合は受付操作ができません。
・通常アポ：受付コードはアポイントメントの開始・終了から前後6時間のみ受付可能
・期間アポ：アポ作成時に設定した期間内のみ受付可能
アポイントメントの来訪者がすべて受付済である
アポイントメントに紐づく来訪者が全て受付済の場合、管理画面から受付ができません。
受付アプリ端末で受付済みである
受付アプリ端末で受付済みの来訪者は、「受付する」をクリックした先のモーダルでチェックできず、管理画面からの受付操作はできません。
以上が「Web画面(アポ一覧)から受付操作」のご利用の流れです。
ぜひご活用くださいませ。