CSVで社員を新規追加・更新・削除する方法（全件上書きの場合）

CSVで社員を一括で新規追加・更新・削除

社員情報はCSVによる新規社員の一括登録、既存社員の一括更新・削除をすることが可能です。
現状の全社員データをダウンロードし、修正したCSVデータをアップロードすることで全社員情報を上書き更新します。

変更イメージ

CSVで社員を新規追加・更新・削除

【1】現在の社員情報を全件ダウンロード
【2】ダウンロードしたCSVファイルの修正
【3】修正したCSVファイルをアップロード
【4】新規登録した社員の利用登録方法
更新した内容が反映されないとき

早速、一括での更新方法を確認していきましょう。

【1】現在の社員情報を全件ダウンロード

RECEPTIONISTの管理画面左メニューから「社員情報」をクリックします。

 

右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、「CSVで追加・更新する」をクリックしてください。

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「CSVで社員を新規追加・更新・削除」のメニューが開きますので、下の「新規追加・更新・削除（全件上書き）」を選択してください。

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Step1の画面では、「ダウンロード」をクリックして、登録済み社員情報を含むCSVテンプレートをダウンロードして下さい。

 

Safariではダウンロードできないため、ブラウザはChromeをご利用ください。

 

Check　社員追加のみの場合も、ダウンロードしたCSVに追記してインポートしてください。

 

Tips　CSVテンプレートをダウンロード済みの場合には、「スキップして次へ」をクリックしてそのままお進みください。

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【2】ダウンロードしたCSVファイルの修正

以下の記事を参考に、ダウンロードしたテンプレートに必須項目と任意項目をご入力ください。
Checkメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

社員情報を一括操作するCSVファイルの作成方法

Tips　各テンプレート・入力項目は、ご利用のチャットワーク・プランに応じて異なります。
Check　ダウンロードした社員情報の項目が、「1.00024E+14」のように記号が混じった表示となっている場合があります。その場合につきましては、「既存社員で変更する必要がない場合」も含めて、数字のみの表示に直す必要がありますので 必ずこちらもご確認下さい。

【3】修正したCSVファイルをアップロード

アップロードしたCSVファイルで全件上書き処理します。

Step2の画面では、社員情報の編集方法について注意文が表示されますので、編集方法に間違いがないか再度確認して、『次へ』をクリックします。

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Step3の画面では、「こちらにドラッグしてアップロードできます。または、ファイルを選択」の枠線内に、作成したCSVファイルをドラッグ。または、ここをクリックしてファイルを指定します。

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Step4の画面では、確認画面で新規追加・更新・削除件数がそれぞれ表示されます。

 

CheckCSVファイル内に不正な値がある場合、エラー表示がされますので、再度CSVファイルを編集してアップロードしてください。
「Emailはすでに存在します」エラーの場合
既に貴社または他のRECEPTIONISTアカウント上にそのメールアドレスが社員として登録されているため重複して登録できません。既に登録されている社員情報を削除いただくか、他のメールアドレスを設定してください。

 

問題なければ『はい』をクリックすると更新されます。

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登録が正常に完了すると、完了画面が表示されます。

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お疲れ様でした！
これで、無事に社員情報の一括更新は完了です。

続いて、新規登録した社員がいる場合、その社員宛に利用登録案内メールが自動送信されていますので、次項、利用登録方法をご確認ください。

【4】新規登録した社員の利用登録方法

社員を新規登録した場合、利用登録案内メールが送信されています。
メールアドレス以外の社員情報の更新の場合はメールは送信されません。
Checkメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

利用登録案内メールの自動送信

このとき、CSVファイルに入力した各社員のメールアドレス宛に、利用登録をご案内するメールが送信されます。

件名：[RECEPTIONIST]受付システム利用登録のご案内

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管理者による社員登録が完了しました。
続いて、ご自身の選んだ登録方法の手順に進んでください。（登録方法ごとに対応が異なります。）

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

お疲れ様でした！
管理者による設定作業はここまでです。iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知は利用可能になりました。

各社員には利用登録案内メールが送信されていますので、利用登録をご案内ください。
各社員が利用登録を行うと、アポイントメント機能等がご利用いただけます。

■社員様向けご案内資料
利用登録方法(管理者以外の社員)
ご利用いただける機能について

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

各社員に、届いている利用登録案内メールから利用登録を完了するよう周知ご案内ください。
各社員の登録完了後、iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知が利用可能になり、各社員はアポイントメント機能等が利用可能になります。

■社員様向けご案内資料
利用登録方法(管理者以外の社員)
ご利用いただける機能について

更新した内容が反映されないとき

特定の項目のみ更新した内容が反映されない場合は、アップロードしたCSVの項目名が誤っている可能性がございます。
管理画面からダウンロードしたフォーマットの項目名と一致しているかご確認ください。