CSVで社員を新規追加・更新・削除する方法（全件上書きの場合）

CSVで社員を一括で新規追加・更新・削除

社員情報はCSVによる新規社員の一括登録、既存社員の一括更新・削除をすることが可能です。
現状の全社員データをダウンロードし、修正したCSVデータをアップロードすることで全社員情報を上書き更新します。

 

変更イメージ

社員情報の一括更新イメージ

 

 

CSVで社員を新規追加・更新・削除

現在の社員情報を全件ダウンロード
ダウンロードしたCSVファイルの修正
修正したCSVファイルをアップロード
新規登録した社員の利用登録方法

 

早速、一括での更新方法を確認していきましょう。

 

 

現在の社員情報を全件ダウンロード

 

RECEPTIONISTの管理画面左メニューから「社員情報」をクリックします。

 

右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、「CSVで追加・更新する」をクリックしてください。

open_display_of_csv_upload01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「CSVで社員を新規追加・更新・削除」のメニューが開きますので、下の「新規追加・更新・削除（全件上書き）」を選択してください。
employee1_addcsv01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Step1の画面では、「ダウンロード」をクリックして、登録済み社員情報を含むCSVテンプレートをダウンロードして下さい。

 

Safariではダウンロードできないため、ブラウザはChromeをご利用ください。

 

Check　社員追加のみの場合も、ダウンロードしたCSVに追記してインポートしてください。

 

Tips　CSVテンプレートをダウンロード済みの場合には、「スキップして次へ」をクリックしてそのままお進みください。

社員情報のCSVダウンロード

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

ダウンロードしたCSVファイルの修正

 

以下の記事を参考に、ダウンロードしたテンプレートに必須項目と任意項目をご入力ください。
Checkメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

社員情報を一括操作するCSVファイルの作成方法

 

Tips　各テンプレート・入力項目は、ご利用のチャットワーク・プランに応じて異なります。
Check　ダウンロードした社員情報の項目が、「1.00024E+14」のように記号が混じった表示となっている場合があります。その場合につきましては、「既存社員で変更する必要がない場合」も含めて、数字のみの表示に直す必要がありますので 必ずこちらもご確認下さい。

 

 

各社員の状態 変更内容
新規社員を新たに追加する場合 新規社員の分だけ行を追加して、必須事項を追記して下さい。
既存社員の情報を更新する場合 該当する行の変更箇所を修正して下さい。
既存社員を削除する場合 該当する行を削除して下さい。
既存社員で変更する必要がない場合 Workplace/DingTalk/SMSを利用している方は、数字のみの表示に直す必要がありますので、こちらをご確認下さい。
上記以外のビジネスチャットの方は、該当する行をそのままにして下さい。（変更なし）

 

 

修正したCSVファイルをアップロード

アップロードしたCSVファイルで全件上書き処理します。

 

Step2の画面では、社員情報の編集方法について注意文が表示されますので、編集方法に間違いがないか再度確認して、『次へ』をクリックします。
CSVアップロード時の注意文

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Step3の画面では、「こちらにドラッグしてアップロードできます。または、ファイルを選択」の枠線内に、作成したCSVファイルをドラッグ。または、ここをクリックしてファイルを指定します。
CSVアップロードのファイル指定

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Step4の画面では、確認画面で新規追加・更新・削除件数がそれぞれ表示されます。

 

Tips　CSVファイル内に不正な値がある場合、この画面でエラー表示がされますので、その場合は再度CSVファイルを編集してアップロードしてください。

 

問題なければ『はい』をクリックすると更新されます。

CSVアップロードの確認画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

登録が正常に完了すると、完了画面が表示されます。
CSVアップロードの完了画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

お疲れ様でした！
これで、無事に社員情報の一括更新は完了です。

 

続いて、新規登録した社員がいる場合、その社員宛に利用登録案内メールが自動送信されていますので、利用登録方法をご確認ください。

 

 

新規登録した社員の利用登録方法

 

利用登録案内メールの自動送信

このとき、CSVファイルに入力した各社員のメールアドレス宛に、利用登録をご案内するメールが送信されます。

件名：[RECEPTIONIST]受付システム利用登録のご案内

メールの件名は【RECEPTIONIST】受付システム利用登録のご案内

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

管理者による社員登録が完了しました。
続いて、ご自身の選んだ登録方法の手順に進んでください。（登録方法ごとに対応が異なります。）

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

 

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

お疲れ様でした！
管理者による設定作業はここまでです。iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知は利用可能になりました。

 

各社員には利用登録案内メールが送信されていますので、利用登録をご案内ください。
各社員が利用登録を行うと、アポイントメント機能等がご利用いただけます。

 

■社員様向けご案内資料
利用登録方法(管理者以外の社員)
ご利用いただける機能について

 

 

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

各社員に、届いている利用登録案内メールから利用登録を完了するよう周知ご案内ください。
各社員の登録完了後、iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知が利用可能になり、各社員はアポイントメント機能等が利用可能になります。

 

■社員様向けご案内資料
利用登録方法(管理者以外の社員)
ご利用いただける機能について

 

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