CSVで社員を新規追加・更新・削除する方法（全件上書きの場合）

社員情報はCSVによる新規社員の一括登録、既存社員の一括更新・削除をすることが可能です。
現状の全社員データをダウンロードし、修正したCSVデータをアップロードすることで全社員情報を上書き更新します。

もくじ

【1】現在の社員情報を全件ダウンロード
【2】ダウンロードしたCSVファイルの修正
【3】修正したCSVファイルをアップロード
【4】新規登録した社員の利用登録方法
更新した内容が反映されないとき

【1】現在の社員情報を全件ダウンロード

CheckSafariではダウンロードできないため、ブラウザはChromeをご利用ください。

RECEPTIONIST管理者でRECEPTIONISTの管理画面にログインします。左メニュー「社員情報」＞「社員を追加・更新」＞「CSVで追加・更新する」をクリックしてください。

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「CSVで社員を新規追加・更新・削除」の画面で、「新規追加・更新・削除（全件上書き）」を選択してください。

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Step1の画面では、「ダウンロード」をクリックして、登録済み社員情報を含むCSVテンプレートをダウンロードして下さい。

 

Tips社員追加のみの場合も、ダウンロードしたCSVに追記してインポートしてください。
TipsCSVテンプレートをダウンロード済みの場合には、「スキップして次へ」をクリックしてそのままお進みください。

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【2】ダウンロードしたCSVファイルの修正

『社員情報を一括操作するCSVファイルの作成方法』を参考に、ダウンロードしたテンプレートを編集してください。
 

Check社員情報CSVは『CSV UTF-8』形式で保存してください。
Checkメールアドレスの変更を行う場合は、必ずこちらもご確認ください。
Check各テンプレート・入力項目は、ご利用のビシネスチャット・プランに応じて異なります。
Checkダウンロードした社員情報の項目が「1.00024E+14」のような表示になっている場合は、数字のみの表示に直す必要がありますので、必ず こちらをご覧ください。

【3】修正したCSVファイルをアップロード

Step2の画面では、社員情報の編集方法について注意文が表示されますので、編集方法に間違いがないか再度確認して、『次へ』をクリックします。

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Step3の画面では、「こちらにドラッグしてアップロードできます。または、ファイルを選択」の枠線内に、作成したCSVファイルをドラッグ。または、ここをクリックしてファイルを指定します。

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Step4の画面では、確認画面で新規追加・更新・削除件数がそれぞれ表示されます。問題なければ『はい』をクリックすると更新されます。

 

CheckCSVファイル内に不正な値がある場合、エラー内容が表示がされますので、再度CSVファイルを編集してアップロードしてください。
『社員登録CSVでアップロードエラー・反映されない』をご覧ください。

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登録が正常に完了すると、完了画面が表示されます。

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お疲れ様でした！
これで、無事に社員情報の一括更新は完了です。

続いて、新規登録した社員がいる場合、その社員宛に利用登録案内メールが自動送信されていますので、次項、利用登録方法をご確認ください。

【4】新規登録した社員の利用登録方法

社員を新規登録した場合、利用登録案内メールが送信されています。
メールアドレス以外の社員情報の更新の場合はメールは送信されません。
Checkメールアドレスの変更を行いたい場合は、必ずこちらもご確認ください。

利用登録案内メールの自動送信

このとき、CSVファイルに入力した各社員のメールアドレス宛に、利用登録をご案内するメールが送信されます。

件名：[RECEPTIONIST]受付システム利用登録のご案内

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管理者による社員登録が完了しました。
続いて、ご自身の選んだ登録方法の手順に進んでください。（登録方法ごとに対応が異なります。）

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

お疲れ様でした！
管理者による設定作業はここまでです。iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知は利用可能になりました。

各社員には利用登録案内メールが送信されていますので、利用登録をご案内ください。
各社員が利用登録を行うと、アポイントメント機能等がご利用いただけます。

■社員様向けご案内資料
利用登録方法(管理者以外の社員)
ご利用いただける機能について

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

各社員に、届いている利用登録案内メールから利用登録を完了するよう周知ご案内ください。
各社員の登録完了後、iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知が利用可能になり、各社員はアポイントメント機能等が利用可能になります。

■社員様向けご案内資料
利用登録方法(管理者以外の社員)
ご利用いただける機能について

更新した内容が反映されないとき

 
・アップロードした社員情報CSVのフォーマット（項目名）が合っているかご確認ください。正しいフォーマットは、社員情報CSVをダウンロードし、ご確認ください。
 
・チャットツール関連の項目や通知先電話番号が反映されない場合は、「チャット設定」で該当の通知方法の「このチャットアプリケーションを使用する」がチェックありになっているかご確認ください。