タッチレス受付:QRコードを利用して完全タッチレスで受付する(エンタープライズプラン以上)

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

RECEPTIONISTのiPadアプリ v1.5.0 以上が必要です。

iPadは iOS12 以上が必要です。

 

アポイントメントの場合、QRコードで完全タッチレス受付ができます

アポイントメント登録で発行される受付コードをiPadに入力いただき、簡単に来客受付を行うことができます。さらにスムーズにお使いいただけるよう、アポイントメント登録で同時に受付QRコードが発行でき、スマホ上で表示したり、事前に印刷したQRコードをiPadにかざすだけで、一切iPadに触れず来客受付ができるようになりました。

 

 

iPadの待受画面がタッチレスモードに切り替わります。
受付コード入力の代わりにQRコードをiPadにかざすだけで、受付完了できます。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
CheckRECEPTIONIST管理画面>「受付アプリ設定」>「受付コード入力」>「来訪者入力項目」でカスタムフィールドにチェックありの場合は、受付時にiPadでカスタムフィールドの入力が必要なため完全タッチレスではございません。カスタムフィールドの設定についてはこちら

 
 

タッチレス受付の設定・操作方法

完全タッチレスモードの流れ

前提条件

完全タッチレス機能を有効にするには
タッチレスモードを有効にする方法
タッチレスモードを快適に使うための方法
ホールディングス機能をご利用の場合のタッチレスモードについて

完全タッチレス機能を利用した操作の流れ
1、担当者がアポイントメントから受付QRコードを発行
2、受け取った招待メールでお客様がQRコードを把握する
3、来訪されるお客様がその受付QRコードで受付
QRコードの再発行方法

 

 

完全タッチレスモードの流れ

今までの受付方法と合わせて、受付QRコードを利用した受付も可能となります。

 
アポイントメント登録して発行されたQRコードを利用する(完全タッチレス)
QRコードを利用せず今まで通りの受付を行う
 
TipsQRコードを利用して受付した後に、同じQRコードを使用して退館することもできます。退館機能についてはこちら
 

 

アポイントメント登録して発行されたQRコードを利用する(完全タッチレス)

QRコードをかざすだけで、iPadに触れることなく受付完了できます。

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1、担当者がアポイントメント登録してQRコードを発行
2、来訪されるお客様がそのQRコードをiPadにかざす
3、受付完了(担当者に来客通知が届きます)

 
CheckRECEPTIONIST管理画面>「受付アプリ設定」>「受付コード入力」>「来訪者入力項目」でカスタムフィールドにチェックありの場合は、受付時にiPadでカスタムフィールドの入力が必要になります。カスタムフィールドの設定についてはこちら

 

 

QRコードを利用せず今まで通りの受付を行う

最初の待受画面をタップしていただくことで、今まで通りの操作メニューが表示されます。
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1、来訪されるお客様に待受画面をタップしていただく
2、担当者検索・受付コード・カスタムボタン より受付
3、受付完了(担当者に来客通知が届きます)
Tips 当日、来訪されるお客様がQRコードを紛失された場合には、今まで通り受付コードで受付することも可能です。

 

 

前提条件

完全タッチレスをご利用いただくにあたって、以下の注意事項があります。

 

1.メニュー画面(操作画面)を待受にする設定は利用できません。
QR読込み画面を常に表示するため、メニュー画面(操作画面)を待受にする設定は、OFFにしていただく必要があります。

Tips「メニュー画面(操作画面)を待受に設定する」については、こちら をご覧ください。

 

 

2.アポイントメントで登録した来訪者1人ずつ受付してもらう必要があります。
QRコードでの受付時は、来訪されるお客様1人ずつ受付してもらう必要があります。

 

 

3.待受画面のロゴ・背景画像の表示調整が必要です。
QR読込み画面が表示されるため、iPad待受画面のロゴ・背景画像の表示位置の調整が必要となる場合があります。

 

 

4.退館機能の兼用モード・専用モードと併用はご利用できません。
受付コードで退館する機能(兼用モード・専用モード)と、完全タッチレス機能を併用してご利用はできません。
ただし、「タッチレスモード(入館+退館)」で設定すると、QRコードで受付に加え、QRコードで退館もできます。

Tips「退館機能」については、こちら をご覧ください。

 

 

5.ゲート連携をお使いの企業様は、完全タッチレスはご利用できません。
フラッパーゲート通過用のQRコードをご利用の場合は、完全タッチレス機能を併用してご利用はできません。

 

 

完全タッチレス機能を有効にするには

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

RECEPTIONISTのiPadアプリ v1.5.0 以上が必要です。

iPadは iOS12 以上が必要です。

 

この機能は、iPadのアプリ設定画面から設定をお願いいたします。
Check 複数台のiPadで運用されている場合、タッチレスモードを有効にするiPad毎に行う必要があります。
ホールディングス機能をご利用の場合には、こちらもご覧ください。

 

タッチレスモードを有効にする方法

すでにiPadアプリにログインしている場合は、待受画面・右上の歯車ボタンを押して、ログイン画面を開きます。
クラウド受付システムRECEPTIONIST待受画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

管理者のアカウントでログインします。
クラウド受付システムRECEPTIONIST管理画面ログイン

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

アプリ設定画面の下部にある「タブレットモード設定」の右端にあるエンピツマークをタップしてください。
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メニューが表示されますので、タッチレスモードを選択してください。

 

タッチレスモードを選択したら、最後に「保存」をタップしてください。

 

Check タッチレスモードの項目が無い場合、iPadアプリ v1.5.0 未満。もしくはiPadの iOS12 未満の可能性があります。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

設定画面の左上にある「←」ボタンから、待受画面に戻ると、カメラへのアクセス許可が求められます。

 

必ず「ON」を選択してください。


 
これでタッチレスモードに設定できました。
続いて、タッチレスモードを快適に使っていただくために、以下の設定を確認してください。

 

 

タッチレスモードを快適に使うための方法

 

1.メニュー画面(操作画面)を待受に設定している場合は、『OFF』にしてください。
メニュー画面(操作画面)を待受OFFにする方法は、こちらをご覧ください。
※常にQRコード読込み画面を表示するために、メニュー画面(操作画面)を待受に設定している場合は、『OFF』にしてください。

 

 

2.待受画面のロゴや背景画像の表示がズレている場合には、位置調整をお願いいたします。
iPadの待受画面に戻って、タッチレスモードの表示を確認してください。
もし、待受画面のロゴや背景画像の表示がズレている場合には、こちらから、ロゴや背景画像の位置調整を行ってください。
※ロゴ・背景画像について必ず確認をお願いいたします。

 

 

3.iPadのフロントカメラ側にQRコード読取り画面が表示されます。
利用しやすい向きでお使いください。

 

▼フロントカメラが左側の場合
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▼フロントカメラが右側の場合
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ホールディングス機能をご利用の場合のタッチレスモードについて

Tips ホールディングス機能とは?

 

ホールディングス機能をご利用中で、完全タッチレス機能をご利用になる場合の流れです。

アカウントごとの設定方法

親会社・子会社の全てのアカウントで、タッチレスモードを有効にしていただく必要があります。
Check
・親会社のアカウントがタッチレスモードになっていない場合、iPadがQRコード読取り画面に切り替わりません。
・タッチレスモードが有効になっていないアカウントでは、アポ登録しても受付QRコードは発行されません。

 

QRコードを使って受付をする場合

来訪先の企業選択する前に、QRコードをかざしていただきます。
QRコードの中に、そのQRコードを発行した企業情報も含まれていますので、来訪先の企業を選択しなくても、QRコードをかざすだけで受付完了できます。

 

▼イメージ図
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QRコード以外を使って受付をする場合

待受画面をタップすると、来訪先の企業選択画面に移りますので、そこで来訪先の企業を選択していただき、担当者検索・受付コード・カスタムボタンから受付を行っていただきます。
Tips QR読込み画面が表示されますが、使い方は今まで通りになります。

 

▼イメージ図
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完全タッチレス機能を利用した操作の流れ

iPadの設定でタッチレスモードにした後、受付QRコードを利用した流れを確認してみましょう。

 

 

1、担当者がアポイントメントから受付QRコードを発行

完全タッチレス機能は、アポイントメント登録した場合にのみQRコードが発行され利用できる機能です。
そのため、まずは事前にアポイントメント登録を行い、QRコードを発行しましょう。
Tips 通常アポ、期間アポ、調整アポ(来訪版) いずれもQRコードが発行できます。

 

アポイントメント機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

 

アポイントメント登録時の特徴

タッチレスモードの場合、通常のアポイントメント登録と以下の点が異なっております。

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Item Name Detail
① 招待メール有無 招待メールをお送りする場合のみ、QRコードが発行されます。
「受付コードの発行のみ行う」を選択すると、タッチレス用のQRコードが発行されませんので、ご注意ください。
② 来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする このチェックは、受付コードを用いて受付する場合にのみ反映されます。
チェックをしても、QRコードを利用したタッチレス受付の場合は、常に各来訪者ごとに受付が必要となりますのでご注意ください。
③ 招待メールをプレビュー QRコード付きの招待メールがどのような内容かを確認することができます。

 

 

2、受け取った招待メールでお客様がQRコードを把握する

事前にアポイントメント登録して発行された受付QRコードが、お客様に届きます。
Tips 調整アポ(来訪版) の場合は、日時確定時にQRコードが発行されます。

 

QRコードはメール本文に表示され、さらにQRコードが載っている印刷用のPDFファイルも添付されます。

 

▼メール本文
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼添付ファイル(PDF)
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

3、来訪されるお客様がその受付QRコードで受付

事前にアポイントメント登録して発行された受付QRコードを用いて、来訪されるお客様がタッチレスで受付を行います。
Tips 当日、来訪されるお客様がQRコードを紛失された場合には、今まで通り受付コードで受付することも可能です。

 

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CheckRECEPTIONIST管理画面>「受付アプリ設定」>「受付コード入力」>「来訪者入力項目」でカスタムフィールドにチェックありの場合は、iPadにQRコードをかざした後に、カスタムフィールドの入力が必要になります。
カスタムフィールドの設定についてはこちら

 
CheckQRコードをiPadにかざしてエラーになるとき


QRコード(受付コード)はアポイントメント日時の前後6時間のみ有効です。有効な期間外ですので、アポイントメント日時をご確認ください。

他社用に発行されたRECEPTIONISTのQRコード読み込んでいますので、ご確認ください。

RECEPTIONISTではないQRコードを読み込んでいますのでご確認ください。

 
 

お疲れ様でした! これで操作の流れの説明も終了です。
QRコードをかざすだけでiPadに一切触れることなく受付完了できますので、今まで以上にスムーズに来客受付が可能になります。
ぜひご利用くださいませ。

 
 

QRコードの再発行方法

該当のアポイントメントを編集することで、お客様へQRコードが記載されたメールを送付することができます。
メール送信の対象となる編集項目を変更した場合のみ、ゲストのお客様へメールを送信するか選択できます。
 

・通常アポの編集方法とメール送付対象の編集項目はこちら
・期間アポの編集方法とメール送付対象の編集項目はこちら