【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行
事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。受付コードを利用した受付の流れについてはこちらをご覧ください。
期間アポは指定の期間中であれば何度でも利用できる受付コードを発行できます。定期的に来られる業者様等にご利用ください。
このページでは「期間指定で使える受付コード」の登録を行う方法をご案内しております。その他に「当日のみ使える受付コード」、「日程調整をして受付コードを発行」もございます。
【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する場合はこちら
【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行する場合は以下ご覧ください。
来訪版、往訪版、WEB会議版（Google Meet｜Microsoft Teams｜Zoom)
もくじ
期間アポイントメントの作成方法
期間アポイントメントの入力方法
基本情報を入力します
担当者情報を入力します
来訪者情報を入力します
複数の来訪者情報を一括で登録する
アポイントメント招待メール
期間アポイントメントのコピー・変更・削除方法
期間アポイントメントを一時無効にする方法
期間アポイントメントの作成を管理者のみに制限する方法
よくあるご質問
期間アポイントメントの作成方法
WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、【期間アポ】 期間指定で使える受付コードを発行を選択します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
期間アポイントメントの入力方法
基本情報を入力します
スタンダードプランエンタープライズプラン以上の方
スタンダードプランの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①有効期間 | 発行する受付コードの有効期間を指定します。 有効期間外にiPadから受付コードで受付するとエラーになります。 ■「今日から」にチェックを付けた場合 ■「カレンダーから選択」にチェックを付けた場合 ▼カレンダー操作方法 |
| ②会議室 | アポイントメントが実施される会議室を入力します。（最大255文字) |
| ③会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) タイトルは来訪者が受付コードを入力した際にiPad画面に表示されます。 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
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エンタープライズプラン以上の基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①有効期間 | 発行する受付コードの有効期間を指定します。 有効期間外にiPadから受付コードで受付するとエラーになります。 ■「今日から」にチェックを付けた場合 ■「カレンダーから選択」にチェックを付けた場合 ▼カレンダー操作方法 |
| ②お客様に来ていただくオフィス | アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。 Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。 Tips オフィス機能とは何ですか？ |
| ③会議室 | アポイントメントが実施される会議室を入力します。（最大255文字) |
| ④会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
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担当者情報を入力します
「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されています。担当者から外す場合、詳しくはこちらをご覧ください。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されています。担当者から外す場合、詳しくはこちらをご覧ください。
参加する社員の名前を入力して絞り込むことができます。該当社員の右側のチェックで、追加や外すことができます。最後に「OK」ボタンを押すことで確定します。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
来訪者情報を入力します
最後に、来訪者の情報を入力します。
全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを保存する」をクリックしてください。
スタンダードプランの方エンタープライズプラン以上の方
スタンダードプランの来訪者情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①招待メール有無 | 招待メールをお送りするかどうか選択します。 基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、 お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。 |
| ②受付コードの自動採番 | 発行する受付コードを、自動採番か自分で手入力するかを選択できます。 Check受付コードを手入力で指定できるのは、新規登録時のみです。 編集時に来訪者を追加した場合は、必然的に自動採番で受付コードが発行されます。また、一度登録した受付コードは変更できませんので、ご注意ください。 |
| ③来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする | 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。
セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。(詳しくはこちら) |
| ④来訪者種別 | 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。（詳しくはこちら） |
| ⑤来訪者情報 | 来訪されるお客様の情報を入力します。（各項目、最大255文字） また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。 Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「＋」ボタンにて追加できます。 Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。 Tips 来訪者情報の一括登録の方法はこちら |
| ⑥お客様へのご案内 | [詳細設定]を押すと表示されます。 お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。 （50,000字以上登録可能） Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ⑦公開設定 | [詳細設定]を押すと表示されます。 公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは、こちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、 管理者・受付担当者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。 Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ⑧メモ | アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。 アポを登録する方と来客対応する方が異なるの場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。 （50,000字以上登録可能） |
| ⑨招待メールをプレビュー | 『招待メール有』の場合に使用できます。 事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。 |
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エンタープライズプラン以上の来訪者情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①招待メール有無 | 招待メールをお送りするかどうか選択します。 基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、 お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。 |
| ②受付コードの自動採番 | 発行する受付コードを、自動採番か自分で手入力するかを選択できます。 Check受付コードを手入力で指定できるのは、新規登録時のみです。 編集時に来訪者を追加した場合は、必然的に自動採番で受付コードが発行されます。また、一度登録した受付コードは変更できませんので、ご注意ください。 |
| ③来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする | 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。
セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。(詳しくはこちら) |
| ④来訪者種別 | 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。（詳しくはこちら） |
| ⑤来訪者情報 | 来訪されるお客様の情報を入力します。（各項目、最大255文字） また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。 Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「＋」ボタンにて追加できます。 Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。 Tips 来訪者情報の一括登録の方法はこちら Tips 任意の入力項目を追加できます。詳しくはこちら Tips Salesforce連携を行っている場合は、氏名を入力するとSalesforce上の同一氏名の取引先責任者が表示されます。該当の取引先責任者を選択すると、会社名・メールアドレスが自動入力されます。詳しくはこちら |
| ⑥お客様へのご案内 | [詳細設定]を押すと表示されます。 お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等を記入ください。 （50,000字以上登録可能） Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ⑦公開設定 | [詳細設定]を押すと表示されます。 公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは、こちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、 管理者・受付担当者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。 Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ⑧ウェルカムテキスト |
[詳細設定]を押すと表示されます。 受付を完了した際に表示されるメッセージです。 空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。 RECEPTIONISTアプリに表示可能な1,012文字以内で登録してください。（改行可） 文字数が多いと、文字が小さく表示されますため、ご注意ください。
ウェルカムテキストについて、詳しくはこちら |
| ⑨メモ | アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。 アポを登録する方とお客様をご案内する方が別々の場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。 （50,000字以上登録可能） |
| ⑩招待メールをプレビュー | 『招待メール有』の場合に使用できます。 事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。 |
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右のようなメッセージが表示され、登録完了となります。
複数の来訪者情報を一括で登録する
複数の来訪者情報は一括での登録も可能です。
氏名・社名・メールアドレスの順で各セルに入力を行ったスプレッドシートやエクセルをご用意ください。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
Tips [受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
Tips [受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
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来訪者情報の一括登録をクリックします
( 画像をクリックすると拡大表示します )
来訪者情報入力画面が表示されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
さきほどの情報をコピーし、入力欄にそのまま貼り付けます。
■エクセル利用の場合
エクセルの仕様上、コピーしてそのまま貼り付けを行っても末尾に改行が追加されてしまうことがあります。
この場合はエラーで登録ができなくなるため、末尾の改行をあらかじめ削除してください。
貼り付け内容に問題ないことを確認し、「追加」をクリックします。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
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来訪者情報に氏名・会社名・メールアドレスが入力されたことをご確認ください。
Tips [受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
Tips [受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
来訪者情報の一括登録方法は以上です。
アポイントメント招待メール
アポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。
Tips来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。
Tipsエンタープライズプラン以上の場合、来訪者宛てメールをカスタマイズできます。詳細はこちらをご覧ください。
来訪者情報で「お客様へのご案内」に入力した内容が「ご案内/Guidance」に表示されます。
エンタープライズプラン以上の場合、基本情報で指定したオフィスの住所が「場所/Venue」に表示されます。
▼来訪者 宛て
( 画像をクリックすると拡大表示します )
▼担当者 宛て
( 画像をクリックすると拡大表示します )
期間アポイントメントのコピー・変更・削除方法
「アポイントメント」＞タブ「全社員」または「あなた」を選択＞「期間アポ」から該当アポの右側の「・・・」＞「コピー」・「編集」・「削除」を選択します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
| コピー | 日時・会議室・受付コード以外が複写され、新規作成ができます。 |
| 編集 | アポイントメントの情報を編集できます。 ▼編集不可の項目 ・1人目の担当者 ・メールの送付有無 ・受付コードの指定・変更 ・公開設定 「来訪者への変更メール」で「送信する」を選択すると、来訪者にアポ変更メールが送付されます。 |
| 削除 | 「本当に削除しますか？」と表示されますので、「OK」をクリックします。 担当者にアポキャンセルメールが送付されます。 作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。 件名：[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内
▼来訪者へのメール 
▼担当者へのメール  Checkアポイントメントの担当者以外が削除した場合、削除した社員の部署名・名前が記載されます。  |
期間アポイントメントを一時無効にする方法
作成した期間アポは、有効期限内であっても一時的に無効にして、受付ができないようにすることができます。
「期間アポ」の一覧から該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「一時無効にする」を選択します。
アポイントメントが無効になると、該当アポイントメントの左側に「無効」と表示され、グレーアウトされます。
Check 「無効」の状態だと、画面上から「コピー」「編集」が非表示になります。また、iPadから該当の受付コード（QRコード）を入力しても受付ができません。
該当の期間アポを有効に戻す時は同様の操作で、「有効にする」を選択します。
アポイントメントが有効となり、「コピー」、「編集」、「受付」ができるようになります。
期間アポイントメントの作成を管理者のみに制限する方法
デフォルトでは全社員で期間アポの作成が可能ですが、管理者のみに制限することができます。
Checkエンタープライズプラン以上の機能になります。
1.RECEPTIONIST管理者でRECEPTIONIST管理画面にログイン＞「権限設定」＞「アポイントメントの権限設定」タブをクリックします。
2.「期間アポの作成権限」で「管理者のみ」を選択します。
3.管理者以外は「期間アポ」が非表示になります。
Tips管理者以外が「アポイントメント」を確認すると、タブの選択肢は表示されたままとなります。設定後も、作成された「期間アポ」の閲覧は可能です。
よくあるご質問
Q:「招待メールなし」（受付コードの発行のみ）で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか？
A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。（「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。）
Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか？
A:公開設定は後から変更できない仕様です。（「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。）
Q:アポイントメントを「無効」「有効」に切り替えた時に、ゲスト宛にメールが送信されますか？
A:アポイントメントが無効になった時に担当者（ホスト）、来訪者（ゲスト）宛にメールは送信されません。有効に戻したときも同様にメールは送信されません。
これで期間指定のアポイントメント作成（受付コードの発行）は完了です。
ぜひご利用くださいませ。
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