【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する方法(期間アポイントメントの事前登録)

RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。
受付コードを利用した受付フローについてはこちらを参照してください。

 

なおこのページでは
「期間指定で使える受付コード」の登録を行う方法をご案内しております。
その他に「当日のみ使える受付コード」、「日程調整をして受付コードを発行」もありますので、それぞれ状況に合わせてご確認くださいませ。

 

【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する場合はこちら
【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行する場合はこちら

 

期間を指定したアポイントメントを登録できます

RECEPTIONISTではこれまで、日時が確定しているアポイントメントを登録して、お客様の受付を簡単にできるよう対応してまいりました。

しかし、それは当日のみ利用できる受付コードのため、定期的に訪問されるお客様に対しては、その都度アポイントメント登録して新しい受付コードを発行する必要があったり、来社日時が確定していない不定期なお客様にはご利用できないなどの不都合がありました。

そこでRECEPTIONISTでは、有効期間を指定して、その期間中であれば何度でも利用できる受付コードをご用意いたしました。

本機能をご利用いただくことで、毎週定例で訪れるお客様や、配達以外の定期的に来る業者様(自販機・清掃・オフィスグリコ・ウォーターサーバー等)に対して、その受付コードをお伝えしておくだけで、いつでも受付システムを快適にご利用いただけるようになります。

 

期間アポイントメントの操作方法をご案内します

 

期間アポイントメントの作成方法
期間アポイントメントの入力方法
基本情報を入力します
フリープラン / スタンダードプランの方 | エンタープライズプラン以上の方
担当者情報を入力します
来訪者情報を入力します
フリープラン / スタンダードプランの方 | エンタープライズプラン以上の方
複数の来訪者情報を一括で登録する
確認・招待メール
期間アポイントメントのコピー・変更・削除方法
よくあるご質問

 

期間アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、【期間アポ】 期間指定で使える受付コードを発行を選択します。

irregular-appo1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

期間アポイントメントの入力方法

 

基本情報を入力します

 

フリープラン / スタンダードプランエンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランの基本情報項目です。
irregular-appo2-free

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①有効期間 発行する受付コードの有効期間を指定します。
「今日から」にチェックを付けた場合
プルダウンから「一ヶ月後」、「半年後」、「一年後」から選択できます。
「カレンダーから選択」にチェックを付けた場合
日付をクリックするとカレンダーが表示されますので、範囲指定ができます。

Tips カレンダー操作方法はこちら

Check登録した有効期間外の日付の場合、iPadで受付コードでの受付時にエラーとなりますので、くれぐれも注意してご登録ください。
②会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
③会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
タイトルは来訪者が受付コードを入力した際にiPad画面に表示されます。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

エンタープライズプラン以上の基本情報項目です。
irregular-appo2-ent

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①有効期間 発行する受付コードの有効期間を指定します。
「今日から」にチェックを付けた場合
プルダウンから「一ヶ月後」、「半年後」、「一年後」から選択できます。
「カレンダーから選択」にチェックを付けた場合
日付をクリックするとカレンダーが表示されますので、範囲指定ができます。

Tips カレンダー操作方法はこちら

Check登録した有効期間外の日付の場合、iPadで受付コードでの受付時にエラーとなりますので、くれぐれも注意してご登録ください。
②お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

③会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
 

↑この項目のトップへ戻る

 

 カレンダー操作方法
1回目にクリックした日付と2回目にクリックした日付で、期間を範囲指定することができます。
下記画像の例: 期間From:8月1日 ~ 期間To:8月31日

irregular-appo4

 

担当者情報を入力します

 

「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
appointment6
参加する社員の名前を入力して絞り込むことができます。該当社員の右側のチェックで、追加や外すことができます。最後に「OK」ボタンを押すことで確定します。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
appointment7
Tips 招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信されます。

 

来訪者情報を入力します

 

最後に、来訪者の情報を入力します。
全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを保存する」をクリックしてください。

 

フリープラン / スタンダードプランの方エンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランの来訪者情報項目です。
kappo_st650

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①招待メール有無 招待メールをお送りするかどうか選択します。
基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、
お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。
②来訪者種別 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。(詳しくはこちら
③来訪者情報 来訪されるお客様の情報を入力します。
また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。
Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
Tips 来訪者情報の一括登録の方法はこちら
④受付コード [詳細設定]を押すと表示されます。
・お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。
・空白の場合、受付コードは自動で採番されます。
Check 受付コードを手入力する場合、期間内に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。
⑤公開設定 [詳細設定]を押すと表示されます。
公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは、こちら
・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。
非公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。
・アポイントメント情報や来訪者記録は、
 管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。

 

次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

⑥招待メールをプレビュー 『招待メール有』の場合に使用できます。
事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。

 

 

来訪者情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

↑この項目のトップへ戻る

エンタープライズプラン以上の来訪者情報項目です。
kappo_ep650

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①招待メール有無 招待メールをお送りするかどうか選択します。
基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、
お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。
②来訪者種別 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。(詳しくはこちら
③来訪者情報 来訪されるお客様の情報を入力します。
また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。
Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
Tips 来訪者情報の一括登録の方法はこちら
Tips Salesforce連携を行っている場合は、氏名を入力するとSalesforce上の同一氏名の取引先責任者が表示されます。該当の取引先責任者を選択すると、会社名・メールアドレスが自動入力されます。詳しくはこちら
④受付コード発行方法 [詳細設定]を押すと表示されます。
1つのみ発行する場合:
・アポイントメントを登録すると、1つの受付コードが発行されます。
・このアポイントメントの来訪者全員が同じ受付コードで受付できます。
来訪者ごとに発行する場合:
・このアポイントメントの来訪者1人につき1つの受付コードがそれぞれ発行されます。
・自身の受付コードで来訪者1人ずつ受付する形になります。

 

次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
受付コード発行方法について、詳しくはこちら

⑤受付コード [詳細設定]を押すと表示されます。
・お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。
・空白の場合、受付コードは自動で採番されます。
・受付コード発行方法が『来訪者ごとに発行する』場合は、この項目は表示されません。
Check 受付コードを手入力する場合、期間内に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。
⑥公開設定 [詳細設定]を押すと表示されます。
公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは、こちら
・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。
非公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。
・アポイントメント情報や来訪者記録は、
 管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。

 

次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

⑦ウェルカムテキスト [詳細設定]を押すと表示されます。
受付を完了した際に表示されるメッセージです。
空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。※改行可能

 

ウェルカムテキストについて、詳しくはこちら

⑧招待メールをプレビュー 『招待メール有』の場合に使用できます。
事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。

 

 

来訪者情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

↑この項目のトップへ戻る

 

 

右のようなメッセージが表示され、登録完了となります。
appointment9

 

 

複数の来訪者情報を一括で登録する

複数の来訪者情報は一括での登録も可能です。

 

氏名・社名・メールアドレスの順で各セルに入力を行ったスプレッドシートやエクセルをご用意ください。
Check氏名・社名にはスペースを入力しないでください。スペースが含まれていると正しく登録を行えません。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。

appo_ver2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

来訪者情報の一括登録をクリックします

input4_1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

来訪者情報入力画面が表示されます。

input4_2_1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

さきほどの情報をコピーし、入力欄にそのまま貼り付けます。

 

■エクセル利用の場合
エクセルの仕様上、コピーしてそのまま貼り付けを行っても末尾に改行が追加されてしまうことがあります。
この場合はエラーで登録ができなくなるため、末尾の改行をあらかじめ削除してください。

 

貼り付け内容に問題ないことを確認し、「追加」をクリックします。

input4_2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

input4_3

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

来訪者情報に氏名・会社名・メールアドレスが入力されたことをご確認ください。

input4_4

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

来訪者情報の一括登録方法は以上です。

 

確認・招待メール

 

アポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。
Tips 来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。
エンタープライズプラン以上の場合、基本情報で指定したオフィスの住所が「場所/Venue」に表示されます。

 

▼来訪者 宛て
irregular-appo5-of

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
irregular-appo6-of

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

期間アポイントメントのコピー・変更・削除方法

 

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から、全社員(またはあなた)を選択して「期間アポ」から該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「コピー」・「編集」・「削除」を選択します。
Tips 「コピー」は、日時・会議室・受付コード以外を複写して新規作成できます。
Tips 「編集」した場合も、招待メール有の場合には来訪者と担当者へメールが送信されます。

 

irregular-appo3

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

■アポイントメント内容の変更を来訪者にメールでお知らせする
アポイントメントを「メールを送信する」設定で作成した場合、メール送信の対象となる編集項目を変更した場合は来訪者(ゲスト)へメールを送信するか選択できます。

 

表示されたポップアップの
・[OK]をクリックすると、変更の保存時にメールが送信されます。
・[キャンセル]をクリックすると、メールは送信されません。

 

メール送信の対象となる編集項目
・有効期間
・お客様に来ていただくオフィス
・担当者(追加)
・担当者(削除)
・メールアドレス(既存)‥もともと登録していた方のメールアドレス編集時に送信されます
・氏名(新規)‥もともと登録していなかった方を新規追加した場合に送信されます(すべてのゲストに送信されます)
・会社名(新規)‥もともと登録していなかった方を新規追加した場合に送信されます(すべてのゲストに送信されます)
・メールアドレス(新規)‥もともと登録していなかった方を新規追加した場合に送信されます(すべてのゲストに送信されます)
・お客様へのご案内

 

 

 

よくあるご質問

 

Q:「招待メールなし」(受付コードの発行のみ)で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか?
A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。(「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。)

 

Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか?
A:公開設定は後から変更できない仕様です。(「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。)

 

 

これで期間指定のアポイントメント作成(受付コードの発行)は完了です。
ぜひご利用くださいませ。