期間アポイントメントの概要
事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。
受付コードを利用した受付の流れについては
こちらをご覧ください。
期間アポは、指定の期間中であれば何度でも利用できる受付コードを発行できます。
定期的に来られる業者様等にご利用ください。
このページでは 「期間指定で使える受付コード」 の登録を行う方法をご案内しております。
その他に「当日のみ使える受付コード」、「日程調整をして受付コードを発行」もございます。
【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する場合は
こちら
【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行する場合は以下ご覧ください：
来訪版、往訪版、WEB会議版（
Google Meet｜Microsoft Teams｜Zoom）
期間アポイントメントの作成方法
WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、
【期間アポ】 期間指定で使える受付コードを発行を選択します。
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基本情報の入力
- スタンダードプランの方
- エンタープライズプラン以上の方
スタンダードプランの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ①有効期間 |
発行する受付コードの有効期間を指定します。 有効期間外にiPadから受付コードで受付するとエラーになります。 ■「今日から」にチェックを付けた場合 ■「カレンダーから選択」にチェックを付けた場合 ▼カレンダー操作方法 |
| ②会議室 | アポイントメントが実施される会議室を入力します。（最大255文字） |
| ③会議タイトル |
アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字） 空白の場合、来訪者情報に入力された「会社名：氏名」が自動設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
エンタープライズプラン以上の基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ①有効期間 |
発行する受付コードの有効期間を指定します。 有効期間外にiPadから受付コードで受付するとエラーになります。 ■「今日から」にチェックを付けた場合 ■「カレンダーから選択」にチェックを付けた場合 ▼カレンダー操作方法 |
| ②お客様に来ていただくオフィス |
アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 登録済みのオフィス一覧から選択可能です。
Tips
選択したオフィスの住所が来訪者宛ての招待メールに表示されます。複数拠点のある企業様でも明確に実施場所を伝えることができます。 |
| ③会議室 | アポイントメントが実施される会議室を入力します。（最大255文字） |
| ④会議タイトル |
アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字） 空白の場合、「会社名：氏名」が自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
担当者情報の入力
来訪者情報の入力
最後に、来訪者の情報を入力します。全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを登録する」をクリックしてください。
- スタンダードプランの方
- エンタープライズプラン以上の方
スタンダードプランの来訪者情報項目です。
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必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ①招待メール有無 | 招待メールをお送りするかどうか選択します。メールアドレスが不明な場合などは受付コードのみの発行が便利です。 |
| ②受付コードの自動採番 |
自動採番または手入力を選択します。
Check受付コードを手入力できるのは新規登録時のみです。
編集時に追加された来訪者には自動採番され、変更はできません。 |
| ③来訪者が2名以上の場合〜 |
1名の受付コードで複数名の受付が可能になります。セミナー用途などの場合はチェックを外すことで個人情報の保護が可能です。
Tips次回以降は前回と同じ設定が初期値になります。
|
| ④来訪者種別 | お客様の種別をプルダウンで選択します。（詳しくはこちら） |
| ⑤来訪者情報 |
来訪者の情報を入力します（最大255文字）。受付コードのみ発行時はメールアドレス欄は表示されません。
Tips「＋」ボタンで追加可能です（最大50名）。
Tips一括登録方法はこちら
|
| ⑥お客様へのご案内 |
詳細設定で表示。招待メール内に記載されます。
Tips次回以降は前回と同じ内容が初期値になります。
|
| ⑦公開設定 |
詳細設定で表示。公開の場合は全社員に表示され、非公開の場合は制限されます。
Tips次回以降は前回と同じ設定が初期値になります。
|
| ⑧メモ | アポ一覧で確認・編集可能。来客対応者と登録者が異なる場合の引き継ぎに活用できます。 |
| ⑨招待メールをプレビュー | 招待メール有の場合、事前確認が可能です。 |
エンタープライズプラン以上の来訪者情報項目です。
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必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ①招待メール有無 | 招待メールの送信有無を選択します。連絡手段がメール以外の場合は受付コードのみの発行も可能です。 |
| ②受付コードの自動採番 |
自動採番または手入力を選択できます。
Check手入力は新規登録時のみ可能です。
編集時は自動採番で発行され、変更はできません。 |
| ③来訪者が2名以上の場合〜 |
1名の受付コードで複数名をまとめて受付可能になります。セミナー等の場合はチェックを外すことで個人情報の保護が可能です。
Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
|
| ④来訪者種別 | 来訪者の種別を選択します。詳しくはこちら |
| ⑤来訪者情報 |
来訪者情報を入力します（各項目255文字以内）。受付コードのみ発行時はメール欄非表示。
Tips「＋」で複数名追加可能（最大50名）。
Tips一括登録はこちら
Tips任意項目の追加はこちら
|
| ⑥お客様へのご案内 |
招待メールに記載するメッセージです（道順など）。詳細設定で表示されます。
Tips次回以降は前回の内容が初期設定になります。
|
| ⑦公開設定 |
詳細設定で表示。 公開：氏名・会社名が来客通知に表示され、社員全員が確認可能。 非公開：通知非表示。表示対象が限定されます。
Tips次回以降は前回の設定が初期値になります。
|
| ⑧ウェルカムテキスト |
受付完了時に表示されるメッセージです（最大1,012文字）。空欄時は受付アプリの初期設定文が表示されます。詳しくは こちら |
| ⑨メモ | アポ一覧で確認・編集できます。来客対応者への引き継ぎ情報等の記載に活用できます。 |
| ⑩招待メールをプレビュー | 送信予定の招待メール内容を事前に確認できます。 |
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複数の来訪者情報を一括で登録する
複数の来訪者情報は一括での登録も可能です。
登録可能な来訪者数は50名までです。
[受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
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■エクセル利用の場合
エクセルの仕様上、コピーしてそのまま貼り付けを行っても末尾に改行が追加されてしまうことがあります。
この場合はエラーで登録ができなくなるため、末尾の改行をあらかじめ削除してください。
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[受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
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来訪者情報の一括登録方法は以上です。
アポイントメント招待メール
アポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。
来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。
来訪者情報で「お客様へのご案内」に入力した内容が「ご案内/Guidance」に表示されます。
エンタープライズプラン以上の場合、基本情報で指定したオフィスの住所が「場所/Venue」に表示されます。
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期間アポイントメントのコピー・変更・削除方法
「アポイントメント」
＞タブ「全社員」または「あなた」を選択＞「期間アポ」から該当アポの右側の「・・・」＞
「コピー」・「編集」・「削除」を選択します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
| コピー | 日時・会議室・受付コード以外が複写され、新規作成ができます。 |
| 編集 |
アポイントメントの情報を編集できます。 ▼編集不可の項目 「来訪者への変更メール」で「送信する」を選択すると、来訪者にアポ変更メールが送付されます。 |
| 削除 |
「本当に削除しますか？」と表示されますので、「OK」をクリックします。 作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。 件名：[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内
▼来訪者へのメール
▼担当者へのメール
Check
アポイントメントの担当者以外が削除した場合、削除した社員の部署名・名前が記載されます。
|
期間アポイントメントを一時無効にする方法
作成した期間アポは、有効期限内であっても一時的に無効にして、受付ができないようにすることができます。
管理者、受付担当者、期間アポの担当者で操作可能です。
「期間アポ」の一覧から該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「一時無効にする」を選択します。
アポイントメントが無効になると、該当アポイントメントの左側に「無効」と表示され、グレーアウトされます。
「無効」の状態だと、画面上から「コピー」「編集」が非表示になります。
また、iPadから該当の受付コード（QRコード）を入力しても受付ができません。
該当の期間アポを有効に戻す時は、同様の操作で「有効にする」を選択します。
アポイントメントが有効となり、「コピー」、「編集」、「受付」ができるようになります。
期間アポイントメントの作成を管理者のみに制限する方法
デフォルトでは全社員で期間アポの作成が可能ですが、管理者のみに制限することができます。
エンタープライズプラン以上の機能になります。
1. 権限設定画面を開く
2. 「管理者のみ」を選択
3. 管理者以外では非表示に
管理者以外が「アポイントメント」を確認すると、タブの選択肢は表示されたままとなります。設定後も、作成された「期間アポ」の閲覧は可能です。
よくあるご質問
- Q. 「招待メールなし」（受付コードの発行のみ）で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか？
- メール送信有無は後からは変更できない仕様です。（「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。）
- Q. 公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか？
- 公開設定は後から変更できない仕様です。（「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。）
- Q. アポイントメントを「無効」「有効」に切り替えた時に、ゲスト宛にメールが送信されますか？
- アポイントメントが無効になった時に担当者（ホスト）、来訪者（ゲスト）宛にメールは送信されません。有効に戻したときも同様にメールは送信されません。
これで期間指定のアポイントメント作成（受付コードの発行）は完了です。
ぜひご利用くださいませ。