オフィス機能：拠点ごとに呼び出せる社員を管理する（エンタープライズプラン以上）

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

オフィス機能で、オフィス（拠点）情報とiPadアプリを紐付けることができ、iPadアプリからそのオフィス（拠点）に在籍している社員のみ検索ができるようになります。

オフィス機能利用時のイメージ（例）

渋谷本社のiPadの「担当者の名前を検索する」からは、渋谷の社員のみ検索可能。
福岡支社のiPadの「担当者の名前を検索する」からは、福岡の社員のみ検索可能。
渋谷本社と福岡支社を行き来する社員は、両方のiPadから検索可能。

アポイントメント（受付コード・QRコード）の呼び出しの際にも、開催するオフィス（拠点）に設置してあるiPadからしか受付できないようにすることも可能です。
詳しくはこちらをご覧ください。

設定方法

【1】オフィス情報を追加・修正する
【2】iPadとオフィス情報の紐付け
iPadの台数を追加する（増やす）場合
【3】社員とオフィス情報の紐付け
(管理者で１人ずつ設定　／　管理者で一括設定　／　各社員による設定)
オフィス機能ご利用の場合の注意点

【1】オフィス情報を追加・修正する

WEB管理画面に管理者でログインし、トップ画面から会社情報の「もっと見る」をクリックします。

右側にオフィス一覧があります。
拠点情報の追加・修正は、右側にある「編集」ボタンをクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

1行目には最初から値が入っておりますので、必要に応じて修正してください。

入力欄は「オフィスを追加する」ボタンで追加できます。必要な拠点分を追加いただき情報を入力してください。

Tips　追加したオフィス情報を削除する場合は、追加行の右側に表示されている「×」ボタンを押してください。

入力が終わりましたら、画面の一番下にある「変更を保存」をクリックします。

このような通知が表示されれば、登録完了です。

お疲れ様でした！
これでオフィス情報を追加・修正する作業は完了です。

【2】iPadとオフィス情報の紐付け

WEB管理画面に管理者でログインし、左側メニューから「受付アプリ設定」を選択し、オフィス設定の「編集」をクリックします。

Check　iPadを2台以上ご利用の場合、該当のiPad用の設定を画面上部のバーから選択して、画面を開いてください。

オフィス設定で「設置するオフィス」をプルダウンから選択してください。

Tips　プルダウン内には、会社情報画面で登録されているオフィス一覧が表示されます。

オフィスを選択後、「変更を保存」ボタンをクリックしてください。

　iPadの台数を追加する（増やす）場合

拠点毎に受付システム用iPadをご利用いただくには、登録いただきましたオフィス情報分のiPadの利用台数が必要となります。
また、1つの拠点内でも受付システム用iPadを複数の箇所（例えば2F受付と8F受付など）に設置する場合には、その利用台数分のiPadも必要となります。

詳しくは、iPadの利用台数を変更する方法をご覧ください。

【登録されているオフィス情報が、どのiPadにも紐付いていない場合】
そのオフィス情報が設定されます。

【登録されているオフィス情報全てが、すでにiPadに紐付いている場合】
オフィス情報の1行目に登録されている「本社」が設定されます。

お疲れ様でした！
これでiPadとオフィス情報の紐付けする作業は完了です。

【3】社員とオフィス情報の紐付け

登録方法は大きくわけて３種類あります。
登録方法に応じてそれぞれご確認くださいませ。

管理者で１人ずつ設定

WEB管理画面に管理者でログインし、左側メニューにある「社員情報」から設定したい社員を検索し、該当社員の右側にある「・・・」から編集モードに切り換えます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

下側にオフィス項目がありますので、該当社員が在籍する拠点にチェックを付けて、「変更を保存」ボタンをクリックしてください。
Tips　各拠点を行き来する等の社員の方には、複数にチェックを付けることも可能です。

管理者で一括設定

オフィス情報を見直しされる社員が数人の場合は、一人ずつの更新でも問題ありませんが、社員数が多い場合にはCSVを用いての一括更新がおすすめです。

詳しくは、社員情報の追加登録をご覧くださいませ。

各社員による設定

WEB管理画面にログインし、右上にあります自身のプロフィール画像をクリックし、表示されたメニュー内の「アカウント情報」をクリックすると、アカウント情報の詳細が表示されます。

「編集」ボタンを押すと、編集モードに切り替わります。　在籍する拠点にチェックを付けて、「変更を保存」ボタンをクリックしてください。

Tips　各拠点を行き来する等の社員の方には、複数にチェックを付けることも可能です。

　オフィス機能ご利用の場合の注意点

iPadから担当者を検索して呼び出す場合、そのiPadの「受付アプリ設定」で設定したオフィスに在籍する（チェックがある）社員、もしくはどのオフィスにも在籍していない（どこにもチェックがない）社員が検索対象となります。
 
そのため、組織改編などにより社員の在籍する拠点が変更になりましたら、該当社員のオフィス情報の見直しをお願いいたします。

お疲れ様でした！　これで設定は完了です。
各オフィス情報毎に、社員検索ができましたら無事に設定完了です。