来訪者記録の利用方法・活用方法

RECEPTIONISTで受付をしたお客様の情報は、クラウド上に蓄積されていきます。
こちらを有効活用することで、日々の業務や営業活動に役立てることができます。
各機能をご確認いただき、ぜひ業務にお役立てください。

もくじ

来訪者記録が記録される仕様について
来訪者記録の閲覧方法
来訪者記録の表示内容
お客様の会社名で検索
来訪者記録のダウンロード
来訪者記録の便利な機能
来訪者記録の活用方法
来訪者記録の保存期間

来訪者記録が記録される仕様について

受付コード・QRコードでの受付（受付モード：入館のみ）

通常アポ

受付すると来訪者記録が記録されます。
再度同じ受付コード・QRコードで受付する度に、受付日時が上書き更新されます。

期間アポ

受付すると来訪者記録が記録されます。
再度同じ受付コード・QRコードで受付する度に、新たに来訪者記録が記録されます。
 

Tips自動記録される退館時間についてはこちら。
 

受付コード・QRコードでの受付（受付モード：入館+退館）

通常アポ

受付すると来訪者記録に記録されます。
再度同じ受付コードで受付すると、受付する度に受付日時が上書き更新されます。
（受付コードで退館処理をした場合、退館時間が記録されます。）
再度同じQRコードで受付すると、受付する度に退館時間が上書き更新されます。
 

▼QRコードで受付時
タッチレス1回目：入館
タッチレス2回目以降： 退館（QRコードをかざす度にその時間で退館時間が上書きされます）

期間アポ

受付すると来訪者記録に記録されます。
再度同じ受付コードで受付すると、受付する度に新たに来訪者記録が記録されます。
（受付コードで退館処理をした場合、退館時間が記録されます。）
再度同じQRコードで受付すると、受付する度に新たに来訪者記録を記録（入館）と退館時間を記録（退館）が交互にされます。
 

▼QRコードで受付時
タッチレス1回目：入館
タッチレス2回目：退館
タッチレス3回目：入館
タッチレス4回目：退館
・
・
・
（繰り返し）
 

Check期間アポのQRコードの場合、入館してから24時間経過すると退館処理が無効になります。そのため入館してから24時間経過後にタッチレスした場合は入館となります。
 
 

担当者の名前を検索する/カスタムボタン

受付する度に来訪者記録に記録されます。
 
Tips入館証シール印刷を設定の場合、入館証に印字される退館用コード・QRコードで退館処理することで、退館時間を記録することもできます。詳細はこちら。

来訪者記録の閲覧方法

( 画像をクリックすると拡大表示します )

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「来訪者記録」をクリックします。
「全社員」と「あなた」のタブを切り替えることで、全社員とご自身の来訪者記録の切り替えができます。
Tips「全社員」タブが表示されない場合は権限設定で制限されておりますので、管理者にお問い合わせください。

来訪者記録の表示内容

■各行の表示
・退館機能で退館済みのマーク（①）
・非公開の鍵マーク（②）
・受付日時
・退館時間　※編集可
・会議タイトル
・来訪者氏名（会社名）
・担当者名
・メモ　※編集可
 
■「…」をクリック後の表示
・会議室名
・受付アプリ設定名
・ボタン種別（受付コード/QRコードでの受付の場合、アポ種類と受付コードが表示されます）
・退館時間編集履歴　※プレミアムプランのみ
・「該当アポ」ボタン　※通常アポでの受付のみ
・「削除」ボタン
 

お客様の会社名で検索

「お客様の会社名」で検索することが可能です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

来訪者記録のダウンロード

来客数の集計等をしたい場合は、来訪者記録をCSVでダウンロードすることも可能です。

1．右上「来訪者記録をダウンロード」をクリックします。

 

Tips　ダウンロードボタンが表示されない場合、権限設定による可能性があります。管理者にお問い合わせください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

2．期間指定の画面が表示されますので、取得したい日付を選んで、「OK」ボタンをクリックしてください。CSVファイルがダウンロードされます。

 

Tips　1回目に日付をクリックすると期間のFrom、2回目に日付をクリックすると期間のToとなり、範囲指定が可能となります。指定日のみ（1日のみ）の場合は、該当日を2回クリックします。
画像例：期間From：3月1日　～　期間To：3月31日

( 画像をクリックすると拡大表示します )

CSVで確認できる情報

( 画像をクリックすると拡大表示します )

・受付日時
・ボタン種別（受付コードでの受付の場合、アポ種類と受付コード）
・受付アプリ設定名
・会議タイトル
・来訪者種別
・オフィス情報　※エンタープライズプラン以上のみ
・会議室名
・お客様の社名
・お客様の氏名
・お客様の来客数
・ホスト側担当者部署
・ホスト側担当者名
・退館時間
・備考欄
・メモ
・カスタム受付項目の入力内容　※エンタープライズプラン以上のみ

来訪者記録の便利な機能

受付コードでの来客時、アポイントメントで事前登録している来訪者人数より、実際の来客時にiPadから指定された来客人数の方が多い場合、その人数差の分だけ「ゲスト」情報が来訪者記録として作成されます。

▼例）アポで来訪者が2名のところ、実際には3名来客されたので、1名の「ゲスト」情報が追加されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

詳しい説明については、以下をご覧くださいませ。
受付コードで事前登録人数より多い来客時の場合、来訪者記録に「ゲスト」情報が作成されます

来訪者記録の活用方法

ダウンロードした来訪者記録で自社への来客状況を振り返り、業務改善につなげることが可能です。

来客件数を把握し、会議室の利用率・お茶の発注管理等を検討

RECEPTIONISTを使うことで正確に来客件数を把握することができるようになります。そのため、会議室の利用率やお茶を発注するタイミング、会議室の掃除の頻度など、来客に関する様々なことを数字を使って検討することができるようになります。

他部署の来客者を把握し、営業活動に利用

営業しようとしていた企業が、実は隣の部署の人と交流があった、なんていうのはよくある話です。全社の来客者を把握することで、交流のある企業が一覧でわかるため、営業活動に利用することが可能です。

来訪者記録はWEB管理画面から社名で検索できるため、特定の企業が来社されたことがないかをすぐにチェックすることも可能です。

来訪者記録の保存期間

クラウド上で管理される来訪者記録の保存期間は、プランによって異なります。

スタンダードプランの方：3年間
エンタープライズプランの方：3年間
プレミアムプランの方：5年間

Tips　料金プランの詳細はこちら

来訪者記録は、生きた顧客情報とも言える会社の資産です。是非、有効活用してみてください。