来訪者記録の利用方法・活用方法

RECEPTIONISTで受付をしたお客様の情報は、クラウド上に蓄積されていきます。
こちらを有効活用することで、日々の業務や営業活動に役立てることができます。
各機能をご確認いただき、ぜひ業務にお役立てください。

もくじ

来訪者記録の閲覧方法
来訪者記録のダウンロード
来訪者記録の便利な機能
来訪者記録の活用方法
来訪者記録の保存期間

来訪者記録の閲覧方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「来訪者記録」をクリックします。
「あなた宛」と「全社員」のタブを切り替えることで、あなた自身の来訪者記録と、全社員の来訪者記録とを切り替えて見ることができます。
Tips「全社員」タブが表示されていない場合は権限設定による可能性があります。管理者にお問い合わせください。

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表示内容

■各行の表示
受付日時、退館時間、会議タイトル、来訪者氏名（会社名）、担当者名、メモ
退館機能で退館済みのマーク（①）、非公開の鍵マーク（②）
※退館時間・メモは随時編集可能です。
 
■「…」をクリック後の表示
お客様が利用したボタン種別、受付アプリ設定名、会議室名、退館時間編集履歴
Check退館時間編集履歴はプレミアムプランでのみ表示されます。
 

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お客様の会社名で検索

「お客様の会社名」で検索することが可能です。

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来訪者記録のダウンロード

来客数の集計等をしたい場合は、来訪者記録をCSVでダウンロードすることも可能です。

右上「来訪者記録をダウンロード」からダウンロードします。

 

Tips　ダウンロードボタンが表示されない場合、権限設定による可能性があります。管理者にお問い合わせください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

期間を指定する画面が表示されますので、取得したい日付を選んで、「OK」ボタンをクリックしてください。CSVファイルがダウンロードされます。

 

Tips　1回目に日付をクリックすると期間のFrom、2回目に日付をクリックすると期間のToとなり、範囲指定が可能となります。指定日のみ（1日のみ）の場合は、該当日を2回クリックします。
画像例：期間From：3月1日　～　期間To：3月31日

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CSVで確認できる情報

・来訪日時
・受付時に利用したボタン
・受付アプリ名
・会議タイトル
・来訪者種別
・オフィス情報　※エンタープライズプラン以上のみ
・会議室名
・お客様の社名
・お客様の氏名
・お客様の来客数
・ホスト側担当者部署
・ホスト側担当者名
・退館時間
・備考欄
・メモ

来訪者記録の便利な機能

受付コードでの来客時、アポイントメントで事前登録している来訪者人数より、実際の来客時にiPadから指定された来客人数の方が多い場合、その人数差の分だけ「ゲスト」情報が来訪者記録として作成されます。

▼例）アポで来訪者が2名のところ、実際には3名来客されたので、1名の「ゲスト」情報が追加されます。

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詳しい説明については、以下をご覧くださいませ。
受付コードで事前登録人数より多い来客時の場合、来訪者記録に「ゲスト」情報が作成されます

来訪者記録の活用方法

ダウンロードした来訪者記録で自社への来客状況を振り返り、業務改善につなげることが可能です。

来客件数を把握し、会議室の利用率・お茶の発注管理等を検討

RECEPTIONISTを使うことで正確に来客件数を把握することができるようになります。そのため、会議室の利用率やお茶を発注するタイミング、会議室の掃除の頻度など、来客に関する様々なことを数字を使って検討することができるようになります。

他部署の来客者を把握し、営業活動に利用

営業しようとしていた企業が、実は隣の部署の人と交流があった、なんていうのはよくある話です。全社の来客者を把握することで、交流のある企業が一覧でわかるため、営業活動に利用することが可能です。

来訪者記録はWEB管理画面から社名で検索できるため、特定の企業が来社されたことがないかをすぐにチェックすることも可能です。

来訪者記録の保存期間

クラウド上で管理される来訪者記録の保存期間は、プランによって異なります。

スタンダードプランの方：3年間
エンタープライズプランの方：3年間
プレミアムプランの方：5年間

Tips　料金プランの詳細はこちら

来訪者記録は、生きた顧客情報とも言える会社の資産です。是非、有効活用してみてください。