Slackの共有チャンネルでメンションを送る

Slackの共有チャンネルで相手のワークスペースにメンションを送る

RECEPTIONISTは、1つのワークスペースと連携して、担当者にメンションで来客通知を送ることが可能です。

 

しかし企業によっては、複数のワークスペースを使い分けて運用されている場合もあるかと思います。
RECEPTIONISTでは、複数のワークスペース間で利用できる『共有チャンネル』を利用して、共有している他のワークスペースの担当者にもメンションを送ることも可能です。

 

設定方法

設定方法は以下をご確認ください。

 

Slack上で共有チャンネルを作成します
RECEPTIONISTと連携しているワークスペース側での作業
RECEPTIONISTと連携していないワークスペース側での作業
RECEPTIONIST上でSlackのIDを設定します
RECEPTIONISTと連携しているワークスペース側にメンションを送る場合
RECEPTIONISTと連携していないワークスペース側にメンションを送る場合
社員を新規登録・編集する場合

 

 

Slack上で共有チャンネルを作成します

まずは、Slack上で共有チャンネル (ベータ版) に参加する必要があります。

 

Slack の共有チャンネル (ベータ版) に参加するには、こちら をご確認ください。
Tips Slack上でベータ版プログラムとして公表されておりますので、ご利用に関しては十分ご留意くださいませ。
 

それでは共有チャンネルを作成しましょう!

 

RECEPTIONISTと連携しているワークスペース側での作業

 

最初は、RECEPTIONISTと連携しているワークスペース側で、以下の作業を行います。

 

 

Slack画面を開いて、左側メニューの「チャンネル」の右側にある(+)ボタンをクリックします。
slack-shared_01

 

 

画面の上部にある『チャンネルを他のオーガナイゼーションと共有する』をクリックします。
slack-shared_02

 

 

「共有チャンネルを作成する」画面に切り替わりますので、各項目を入力して右下の「次へ」をクリックします。
slack-shared_03

必須項目(赤)

Item Name Detail
① チャンネル種別 パブリックを推奨します。
Check プライベート(非公開チャンネル)でも通知は可能ですが、
RECEPTIONISTのチャット設定をしたSlack管理者アカウントが
参加しているプライベートチャネルにのみ通知が可能になります。
② チャンネル名 チャンネル名を指定してください。
(例: receptionist_shared)
→日本語、半角英数字を自由にご指定いただけます。
③ メンバーを招待する 作成する共有チャンネルに、自分以外で追加したいメンバーを指定してください。
ここは、操作している自身のワークスペース側のメンバーのみ指定できます。

 

 

共有する相手側のワークスペース管理者とURLを入力して、右下の「作成 & 招待」をクリックします。

slack-shared_04

必須項目(赤)

Item Name Detail
① 招待する相手のメールアドレス 相手側のワークスペース上で管理者以上の権限を持つ相手を招待する必要があります。

Check 招待する相手が通常メンバーの場合、権限不足のため共有チャンネルを作成できませんのでご注意ください。
② 招待する相手のワークスペースのURL 共有する相手側のワークスペースURLを入力してください。
③ メッセージを追加 共有チャンネルへの招待と同時にメッセージを送る場合には入力してください。

 

 

ここまでが、RECEPTIONISTと連携しているワークスペース側での作業となります。

 

 

RECEPTIONISTと連携していないワークスペース側での作業

 

次は、RECEPTIONISTと連携していないワークスペース側で、以下の作業を行います。

 

 

招待された担当者のSlackbotに、『共有チャンネルへの招待』通知が届きますので「招待を表示する」ボタンを押します。

slack-shared_05

 

 

招待されたワークスペース側で共有チャンネルの各項目を入力し、右下の「承認とチャンネルの追加」をクリックします。

slack-shared_06

必須項目(赤)

Item Name Detail
① チャンネル種別 パブリック、プライベートどちらでも大丈夫です。
② チャンネル名 チャンネル名を指定してください。
(例: receptionist_shared)
→日本語、半角英数字を自由にご指定いただけます。
Tips 相手のワークスペース側のチャンネル名と異なる名前でも大丈夫です。
③ メンバーを招待する 招待された共有チャンネルに、自分以外で追加したいメンバーを指定してください。
ここは、操作している自身のワークスペース側のメンバーのみ指定できます。

 

 

双方のSlack画面の左側メニューに、今回作成した共有チャンネルが表示されたことを確認してください。

slack-shared_07

 

お疲れ様でした! これで共有チャンネル作成は完了です。

 

 

RECEPTIONIST上でSlackのIDを設定します

 

次に、RECEPTIONIST上でSlackのIDを設定します。

 

共有チャンネル上にメンションを送る場合には、「RECEPTIONISTと連携しているワークスペース側」「RECEPTIONISTと連携していないワークスペース側」それぞれで指定できるIDが異なりますので、下記の内容に沿って設定してください。

 

Tips Slack上には複数のIDがありますので、詳しくは以下をご覧ください。
SlackのIDとは何ですか?

 

▼社員情報(例:エンタープライズ以上)
slack-shared_08
▼カスタムボタン
slack-shared_09

RECEPTIONISTと連携しているワークスペース側にメンションを送る場合

Tips RECEPTIONISTと連携しているワークスペース側にメンションを送る場合は、SlackのIDはメンバーID(User ID)以外でも可能です。

 

Item Name Detail
① 通知先Slackのchannel名 共有チャンネルを指定してください。
② Slack表示名(Display name)または氏名(Full name)またはメンバーID(UserID) 表示名(Display name)を推奨しておりますが、氏名(Full name)またはメンバーID(UserID)でもメンションが可能です。
③ Slackのアシスタント用通知アカウント メインの通知先同様に、表示名(Display name)を推奨しておりますが、氏名(Full name)またはメンバーID(UserID)でもメンションが可能です。
グループ通知も利用できます。
④ カスタムボタンの通知先Slackのchannel名 共有チャンネルを指定してください。
⑤ カスタムボタンのメンションで呼び出すSlack ID 表示名(Display name)を推奨しておりますが、氏名(Full name)またはメンバーID(UserID)でもメンションが可能です。
channel、here、グループ通知も利用できます。

 

 

RECEPTIONISTと連携していないワークスペース側にメンションを送る場合

Check 共有チャンネル上で、RECEPTIONISTと連携していないワークスペース側にメンションを送るためには、SlackのIDはメンバーID(User ID)を指定する必要があります。
これ以外のIDですと、メンションが付きませんのでご注意くださいませ。

 

Item Name Detail
① 通知先Slackのchannel名 共有チャンネルを指定してください。
② Slack表示名(Display name)または氏名(Full name)またはメンバーID(UserID) 必ずメンバーID(UserID)を指定してください。これ以外のIDですと、メンションが付きませんのでご注意くださいませ。
③ Slackのアシスタント用通知アカウント メインの通知先同様に、必ずメンバーID(UserID)を指定してください。これ以外のIDですと、メンションが付きませんのでご注意くださいませ。
Check グループ通知は利用できません。
④ カスタムボタンの通知先Slackのchannel名 共有チャンネルを指定してください。
⑤ カスタムボタンのメンションで呼び出すSlack ID 必ずメンバーID(UserID)を指定してください。これ以外のIDですと、メンションが付きませんのでご注意くださいませ。
Check channel、hereも利用できますが、グループ通知は利用できません。

 

 

 社員を新規登録・編集する場合

共有チャンネル上で、相手のワークスペース側にメンションを送る社員を、まだ登録されていない場合にはRECEPTIONIST上に社員を登録します。

 

社員の登録方法について、詳しくは以下をご覧ください。

 

社員を1名だけ追加する方法
CSVで一括登録する方法

 

 

共有チャンネル上で、相手のワークスペース側にメンションを送る社員を、既に登録済みの場合には、その社員に設定されているSlackのIDを見直してください。

 

社員を1名ずつ更新する方法
CSVで一括更新する方法

 

 

 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。

是非、共有チャンネルもご活用くださいませ。