シェアオフィスでもRECEPTIONISTを使えますか?

はい。RECEPTIONISTはシェアオフィス(レンタルオフィス・コワーキングスペース)のエントランスでもご利用いただけるタブレット型オフィス受付サービスです。(すでに利用中のシェアオフィスがあります。) とくに運営スタッフが常駐していないシェアオフィスの場合に役立ちます。例えば運営スタッフがいない間に、シェアオフィスの利用者がゲストを呼んで入館させても何もログが残らず、それはセキュリティ上好ましくありません。RECEPTIONISTを利用することによって、いつ、誰宛のゲストが、何人来たのか、をログに残すことが可能です。

 

RECEPTIONISTをどのようにご利用するかによって必要な設定方法が変わります。まずは導入マニュアルに沿って「3.受付画面設定」までを完了してください。その後、シェアオフィスでの設定は下記を参考に進めていただければと思います。

 

基本的な考え方

RECEPTIONISTは企業の受付に置き、その企業の従業員を呼び出すのを想定して作られていますが、シェアオフィスの場合はこれを以下のように利用することができます。

シェアオフィスのエントランスから、シェアオフィスの運営スタッフを呼び出す

入り口のカウンターにスタッフが常駐している場合はすぐに声をかけて呼び出すことができますが、施錠されたドアの中にスタッフがいる場合は、何かしらの呼び出す手段が必要です。この「運営スタッフ呼び出し」のためだけに内線を引くのはコストに見合わないですし、来客の度にインターフォンやベルが鳴ってはオフィス利用者の方にご迷惑がかかる場合もあります。

RECEPTIONISTはチャットツールで通知するため、初期導入コスト0で、オフィス利用者の方にご迷惑をかけることなく運用することが可能です。

シェアオフィスのエントランスから、シェアオフィス利用者を呼び出す

ゲストの方が入り口から利用者の方を直接電話やLINEで呼び出すことがよくあります。そのままゲストの方をオフィスの中に招き入れてしまうと、いつどこの誰が入ったのか、全く記録が残りません。シェアオフィスとは言え、一歩中に入ったらそこは執務スペースです。他の利用者の方からしたら、部外者の立ち入りに他なりません。シェアオフィスへの来客についても、一般企業と同様に管理することが求められています。

RECEPTIONISTを受付に置くことで、お目当ての担当者(利用者)を呼び出しながら、いつ誰が誰宛に何人来たのかを自動記録します。

 

1.シェアオフィスの運営スタッフを呼び出したい場合の設定方法

 

運営スタッフを呼び出すだけであれば、総合受付ボタンで十分ですので、来客通知用のグループチャット(ChatWork)またはchannel(slack)に当該スタッフが参加すればOKです。確実に通知に気付くようにするためには、「受付アプリ設定」の総合受付用のIDを以下のように設定すると良いでしょう。

Slackの場合

「channel」と入力する。(こうすることでこのchannelに参加する全員に通知が飛びます。)

ChatWorkの場合

メインで対応する運営スタッフのChatWorkIDを入力する。

 

2.シェアオフィスのエントランスから、シェアオフィス利用者を呼び出す場合の設定

ゲストの人がRECEPTIONISTを使ってシェアオフィス利用者を呼び出せるようにする場合は、事前に利用者情報をRECEPTIONIST登録する必要があります。しかし、全ての利用者が受付を利用するわけではない(来訪があるわけではない)と思いますので、来訪がある利用者には予め受付を利用する申請をさせると良いでしょう。以下のような流れで運用することをお勧めしております。

  1. 来訪予定のある利用者は、事前に運営スタッフにメール等で「受付利用申請」をする。(初回のみ)
  2. 運営スタッフは申請者の名前とメールアドレスを確認し、RECEPTIONISTの「社員情報」から社員として追加する。
  3. 申請者に招待メールが飛び、必要事項を入力して登録を完了してもらう。
  4. 通知用のグループチャット・channel を案内し、参加してもらう。

以上で、ゲストの人はこの利用者を「社員の名前を検索する」から呼び出すことが可能になります。もし、運営スタッフが事前に来客日時を把握したい場合は、以下の手順を進めてもらいます。

 

5. 上記で登録が完了した利用者はRECEPTIONISTにログインし「アポイントメント」メニューの右上の「+」ボタンからアポイントの作成をして事前に来客情報を登録します。