期間指定で使える受付コードを発行する方法(期間指定アポイントメントの事前登録)

RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。
受付コードを利用した受付フローについてはこちらを参照してください。
 

なおこのページでは
「期間指定で使える受付コード」の登録を行う方法をご案内しております。
その他に「当日のみ使える受付コード」もありますので、それぞれ状況に合わせてご確認くださいませ。
当日のみ使える受付コードを発行する場合はこちら

 

期間を指定したアポイントメントを登録できます

RECEPTIONISTではこれまで、日時が確定しているアポイントメントを登録して、お客様の受付を簡単にできるよう対応してまいりました。

しかし、それは当日のみ利用できる受付コードのため、定期的に訪問されるお客様に対しては、その都度アポイントメント登録して新しい受付コードを発行する必要があったり、来社日時が確定していない不定期なお客様にはご利用できないなどの不都合がありました。

そこでRECEPTIONISTでは、有効期間を指定して、その期間中であれば何度でも利用できる受付コードをご用意いたしました。

本機能をご利用いただくことで、毎週定例で訪れるお客様や、配達以外の定期的に来る業者様(自販機・清掃・オフィスグリコ・ウォーターサーバー等)に対して、その受付コードをお伝えしておくだけで、いつでも受付システムを快適にご利用いただけるようになります。

 

期間指定アポイントメントの操作方法をご案内します

期間指定アポイントメントの作成方法
期間指定アポイントメントの入力方法
基本情報を入力します
担当者情報を入力します
来訪者情報を入力します
確認・招待メール
期間指定アポイントメントの変更・削除方法

期間指定アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「期間指定で使える受付コードを発行」を選択します。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

期間指定アポイントメントの入力方法

 

基本情報を入力します

 

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必須項目(赤)
 

Item Name Detail
①有効期間 発行する受付コードの有効期間を指定します。
「今日から」にチェックを付けた場合
プルダウンから「一ヶ月後」、「半年後」、「一年後」から選択できます。
「カレンダーから選択」にチェックを付けた場合
日付をクリックするとカレンダーが表示されますので、範囲指定ができます。

Tips カレンダー操作方法はこちら

Check登録した有効期間外の日付の場合、iPadで受付コードでの受付時にエラーとなります
ので、くれぐれも注意してご登録ください。
②会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力します。
③会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。

 

 カレンダー操作方法
1回目にクリックした日付と2回目にクリックした日付で、期間を範囲指定することができます。
下記画像の例: 期間From:8月1日 ~ 期間To:8月31日

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担当者情報を入力します

 

「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
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参加する社員の名前を入力して絞り込むことができます。該当社員の右側のチェックで、追加や外すことができます。最後に「OK」ボタンを押すことで確定します。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
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Tips 招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信されます。

 

来訪者情報を入力します

 

最後に、来訪者の情報を入力します。全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを保存する」をクリックしてください。

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Item Name Detail
①受付コード お客様に発行する受付コードを自身で指定する場合、6桁の受付コードを手入力できます。空白の場合、受付コードは自動で採番されます、
Check 受付コードを手入力する場合、期間内に有効となっている受付コードと重複しないよう登録してください。
②社内共有 非表示にすると、このアポイントメント情報や来訪者記録が、管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。
③招待メール有無 招待メールをお送りするかどうか選択します。基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。
④参加者情報 来訪者されるお客様の情報を入力します。また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。
Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。
⑤招待メールをプレビュー 『招待メール有』の場合に使用できます。事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。

 

 

右のようなメッセージが表示され、登録完了となります。
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確認・招待メール

 

アポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。
Tips 来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。

 

▼来訪者 宛て
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

期間指定アポイントメントの変更・削除方法

 

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から、「期間指定」を選択して該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「編集」・「削除」を選択します。
Tips 「編集」した場合も、招待メール有の場合には来訪者と担当者へメールが送信されます。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

これで期間指定のアポイントメント作成(受付コードの発行)は完了です。
ぜひご利用くださいませ。