担当者の名前を検索するボタンの設定

「担当者の名前を検索する」ボタンから呼び出し

部署名ではなく、名前で検索

お客様が来社された際に、一般的によく使われるのが「担当者の名前検索」になります。

 RECEPTIONIST_SearchName

よくある内線電話の受付では、隣に「部署ごとの内線番号表」が置いてあったりしますが、担当者の部署を覚えている来客者はほぼいません。

担当者の名前であれば必ず把握しているので、こちらのボタンが一般的に使われています。

 

来訪者の入力項目の設定

担当者の名前を検索して受付してもらう場合は、来訪者に社名・氏名・人数のそれぞれを入力させるかどうかを設定することができます。

また、担当者の名前を検索する機能を使わない場合は、担当者の名前を検索するボタンそのものを非表示にすることが可能です。

設定方法

「受付アプリ設定」メニューを開き、「担当者検索ボタン」欄の右端にある、「・・・」マークの編集ボタンをクリックします。

 

RECEPTIONIST担当者検索ボタン設定

 

来訪者に社名・氏名・人数のうち入力させる必要がないものがある場合は、その項目のチェックを外しましょう。

担当者検索ボタン自体を非表示にする場合は、ラジオボタンを非表示にしましょう。

 

設定を終えたら最後に「変更を保存」をクリックしてください。

 

担当者の検索方法の設定

社員一覧は表示せずに、検索して選択

RECEPTIONISTでは、担当者を選んで呼び出す際に、セキュリティ上の観点から社員の一覧は表示しません。また同様の理由から、頭文字1文字で検索してリスト表示することもしていません。

 

担当者を検索して呼び出す場合、検索方法を以下の2通りから選択することが可能です。

  1. 1.担当者の苗字の最初の2文字で検索(初期設定はこちら)
  2. 2.担当者の苗字(またはフルネーム)と完全一致で検索

 

1.担当者の苗字の最初の2文字で検索

初期設定はこちらになっています。2文字で検索を走らせるため、余計な社員情報が見られる心配もなく、お客様をご案内することが可能です。(英語モードの場合、3文字での検索になります。)

 

また、苗字が1文字の方の場合は、「最初の文字+スペース」で検索することが可能になっています。

 

2.担当者の苗字(またはフルネーム)と完全一致で検索

BtoCのビジネスをやられている企業の場合や、社員がヘッドハンティングされるのを防ぎたい企業の場合、必要最低限の社員の名前しか表示したくないことがございます。そういう場合はこちらの方法を選択可能です。

 
こちらの方法では、社員情報に登録した読みカナと完全に一致した社員しか検索結果に出てきません。上記対策をされたい企業はこちらの方法を選択してください。

「完全一致の検索」の設定方法はこちら

 

来訪者が入力時に使うキーボードの設定

どんなお客様でも使えるキーボード

RECEPTIONISTでは、さまざまなお客様が受付に来られることを想定し、独自開発の50音キーボードを用意しております。これは、例えば銀行振込のATMや、カラオケのリモコンなどと同様に、どんな方でもご利用いただけるものになっております。

IRECEPTIONIST_keybord

 

英数キーボードを標準にすることも可

一方で、来られるお客様のほとんどがITに慣れている場合、50音キーボードで操作するのは面倒さを感じてしまうかもしれません。その場合は、英数キーボードを標準にすることも可能です。

この場合、検索方法はローマ字でのアルファベット3文字で検索するようになります。

 

英数キーボードを標準にする設定方法はこちら