RECEPTIONISTを使って、お客様が受付をする流れ

実際にお客様が受付する際のフローを紹介します。

 

待ち受け画面

待ち受け画面は、設定したロゴと背景画像が表示されています。

 

RECEPTIONISTメニュー画面

待ち受け画面をタップすると、RECEPTIONISTのメニュー画面が表示されます。
※この画面で表示するボタンは自由に設定できるため、この画面はあくまで一例になります。

RECEPTIONISTメニュー画面

 

受付時のフロー

ボタンごとに受付時のフローは異なります。
担当者検索から受付
受付コードで受付
カスタムボタンで受付

 

担当者検索から受付

一番使われているのがこの「担当者を検索する」ボタンからの受付です。
よくある内線の受付では部署名ごとの内線番号が書いてありますが、担当者の部署名はたいてい覚えていません。しかし担当者名は必ず覚えているので、名前検索はとても便利です。

RECEPTIONIST担当者検索ボタン

 

担当者の名前を、最初の2文字で検索します。(検索方法は設定で変更できます)
担当者を選択した後は、お客様自身の情報(社名・氏名・人数)を入力していただきます。(この入力項目はON/OFFを設定できます)

RECEPTIONIST担当者検索受付フロー

最後に呼び出し確認の画面が出て、OKをタップすると完了画面が表示されます。

RECEPTIONIST担当者検索確認画面

 

担当者検索ボタンからの受付時の通知内容には下記が含まれています。
<担当者氏名(メンション付き)>
<受付された場所(受付アプリ設定名)>
<お客様の情報(社名・氏名・人数)>

 

この時、実際は下記のように通知されます。

Slackの場合

RECEPTIONIST通知内容Slack

チャットワークの場合

スクリーンショット 2017-01-08 14.17.59

 

 

受付コードで受付

お客様の受付時の手間をなくしたい場合、事前にお客様のアポイントメントを登録することで、受付コードを発行することができます。
お客様はこの受付コード(6桁の数字)を入力するだけで受付が完了します。

RECEPTIONIST受付コードボタン

 

受付コードを入力すると担当者一覧が表示され、OKをタップすると受付が完了します。とても受付が簡単です。

RECEPTIONIST受付コード受付フロー

スクリーンショット 2017-01-08 14.28.28

 

受付コード入力ボタンからの受付時の通知内容には下記が含まれています。
<担当者全員の氏名(メンション付き)>
<受付された場所(受付アプリ設定名)>
<お客様の情報(社名・氏名・人数)>※
<会議室の情報>

Tips ※お客様の情報(社名・氏名)は、アポイントメントの公開設定によって表示・非表示が切り替わります。社内に知られたくない来客は、公開設定を非公開の設定で、事前登録の上で受付コードを使うと良いでしょう。詳しくは、こちらをご確認ください。

 

 

この時、実際に通知される内容は下記になります。
(お客様の情報(社名・氏名)は非表示の場合)

Slackの場合

RECEPTIONIST受付コードでの通知Slack

チャットワークの場合

RECEPTIONISTでの通知ChatWork

 

 

カスタムボタンで受付

カスタムボタンはその名の通り、各企業様の来客状況に合わせてカスタマイズして利用できるボタンです。
面接が多いときは「面接の方はこちら」ボタンを設置したり、受付に配達業者様も来られる場合は「配達業者さま専用」ボタンを用意したりすることができます。
また、お客様に入力してもらう情報も設定できるため、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。

RECEPTIONISTカスタマイズボタン

 

カスタムボタンの受付フローは、ボタンの設定内容によって変わります。下記のように、ボタンごとにどの入力項目をON/OFFにするかを設定することでフローが決まります。

たとえば面接の方の場合は、社名は不要ですし、1人で来られますから、氏名のみ入力してもらうと良いでしょう。

RECEPTIONISTカスタムボタンの設定例

配達業者さまの場合は、とくに何も入力する必要がないのですぐ呼び出せたり、総合受付は誰が来たのか詳細を知りたいので全て入力してもらうと良いと思います。

RECEPTIONISTカスタムボタン配達業者用

カスタムボタンからの受付時の通知内容には下記が含まれています。
<通知先アカウント(指定した場合)>
<カスタムボタンのラベル名>
<お客様の情報(入力してもらった場合)>

 

カスタムボタンを使って、実際に通知される内容は下記になります。

 

Slackの場合

RECEPTIONISTカスタムボタンからの通知Slack

チャットワークの場合

RECEPTIONISTカスタムボタンからの通知チャットワーク