RECEPTIONISTを使って、お客様が受付をする流れ

お客様が実際にiPadを操作して受付を行う際は、
【1】待ち受け画面→【2】メニュー画面→【3】各受付方法で受付という流れで操作を行います。
詳細は各項目をご覧ください。

 

【1】待ち受け画面
【2】RECEPTIONISTメニュー画面
【3】3種類の受付方法

 

【1】待ち受け画面

待ち受け画面は、設定したロゴと背景画像が表示されています。

 

待ち受け画面は各種設定が可能です。
また、待受画面を表示せずにメニュー画面で待ち受けすることも可能です。

iPadの画面設定・変更
メニュー画面(操作画面)を待受に設定する

wall

 

【2】RECEPTIONISTメニュー画面

待ち受け画面をタップすると、RECEPTIONISTのメニュー画面が表示されます。

 

各ボタンは表示・非表示を選択可能です。
ボタン設定は、WEB管理画面の「受付アプリ設定」項目から行います。

①受付コード入力ボタンの設定方法
②担当者の名前を検索するボタンの設定
③カスタムボタンの設定方法

menu_02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

【3】3種類の受付方法

受付方法は3種類です。ボタンごとに来訪者の受付フローが異なります。

 

担当者検索から受付
受付コードで受付
カスタムボタンで受付

 

担当者検索から受付

一番使われているのがこの「担当者を検索する」ボタンからの受付です。

 

よくある内線の受付では部署名ごとの内線番号が書いてありますが、担当者の部署名はたいてい覚えていません。しかし担当者名は必ず覚えているので、名前検索はとても便利です。

employee

 

担当者の名前を、最初の2文字で検索します。(検索方法は設定で変更できます)
担当者を選択した後は、お客様自身の情報(社名・氏名・人数)を入力していただきます。(この入力項目はON/OFFを設定できます)
最後に呼び出し確認の画面が出て、OKをタップすると完了画面が表示されます。
employee_flow_ver2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

担当者検索ボタンからの受付時の通知内容には下記が含まれています。
<担当者氏名(メンション付き)>
<受付された場所(受付アプリ設定名)>
<お客様の情報(社名・氏名・人数)>

 

この時、来客通知は下記のように通知されます。
RECEPTIONIST通知内容Slack

 

 

受付コードで受付

お客様の受付時の手間をなくしたい場合、事前にお客様のアポイントメントを登録することで、受付コードを発行することができます。
お客様はこの受付コード(6桁の数字)を入力するだけで受付が完了します。
appo

 

受付コードを入力すると担当者一覧が表示され、OKをタップすると受付が完了します。受付操作がとても簡単です。
appo_flow_ver2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

受付コード入力ボタンからの受付時の通知内容には下記が含まれています。
<担当者全員の氏名(メンション付き)>
<受付された場所(受付アプリ設定名)>
<お客様の情報(社名・氏名・人数)>※
<会議室の情報>

Tips ※お客様の情報(社名・氏名)は、アポイントメントの公開設定によって表示・非表示が切り替わります。社内に知られたくない来客は、公開設定を非公開の設定で、事前登録の上で受付コードを使うと良いでしょう。詳しくは、こちらをご確認ください。

 

この時、実際の来客通知は以下のように表示されます。
(お客様の情報(社名・氏名)は非表示の場合)

RECEPTIONIST受付コードでの通知Slack

 

 

カスタムボタンで受付

カスタムボタンはその名の通り、各企業様の来客状況に合わせてカスタマイズして利用できるボタンです。

 

面接が多いときは「面接の方はこちら」ボタン、受付に配達業者様も来られる場合は「配達業者さま専用」ボタンを用意することができます。
また、お客様に入力してもらう情報もON/OFF設定できるため、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。

custom

 

カスタムボタンの受付フローは、ボタンの設定内容によって変わります。ボタンごとにどの入力項目をON/OFFにするかを設定することでフローが決まります。
custom_flow_ver2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

たとえば面接の方の場合は、社名は不要ですし、1人で来られますから、氏名のみ入力してもらうと良いでしょう。
配達業者さまの場合は、とくに何も入力する必要がないのですぐ呼び出せたり、総合受付は誰が来たのか詳細を知りたいので全て入力してもらうと良いと思います。

 

カスタムボタンからの受付時の通知内容には下記が含まれています。
<通知先アカウント(指定した場合)>
<カスタムボタンのラベル名>
<お客様の情報(入力してもらった場合)>

 

カスタムボタンを使った際の通知内容です。
RECEPTIONISTカスタムボタンからの通知Slack

 

 

いかがでしたか?
来訪されるお客様の受付フローも念頭におきつつ、用意するボタンをご検討いただければと思います。
参考:どんなボタンを用意するべきでしょうか