この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。
オフィス機能で、オフィス（拠点）情報とiPadアプリを紐付けることができ、iPadアプリからそのオフィス（拠点）に在籍している社員のみ検索ができるようになります。
オフィス機能利用時のイメージ（例）
渋谷本社のiPadの「担当者の名前を検索する」からは、渋谷の社員のみ検索可能。
福岡支社のiPadの「担当者の名前を検索する」からは、福岡の社員のみ検索可能。
渋谷本社と福岡支社を行き来する社員は、両方のiPadから検索可能。
アポイントメント（受付コード・QRコード）の呼び出しの際にも、
開催するオフィス（拠点）に設置してあるiPadからしか受付できないようにすることも可能です。
詳しくは こちら をご覧ください。
【1】オフィス情報を追加・修正する
右側にオフィス一覧があります。
拠点情報の追加・修正は、右側にある「編集」ボタンをクリックします。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
1行目には最初から値が入っておりますので、必要に応じて修正してください。
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ① オフィス名 |
初期値：本社
Tips
必要であれば企業の核となる拠点のオフィス名に変更してください。 特に指定がなければ「本社」のままで大丈夫です。 |
| ② 住所 |
初期値：アカウント登録時点の会社住所
Tips
ご確認いただき、現在の住所と異なる場合には修正してください。 |
入力欄は「オフィスを追加する」ボタンで追加できます。必要な拠点分を追加いただき情報を入力してください。
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ① オフィス名 |
拠点名を入力してください。（例：福岡支社）
Tips
こちらの名前で今後の設定も進めますので、分かりやすいと便利です。 |
| ② 住所 | 拠点住所を入力してください。 |
追加したオフィス情報を削除する場合は、追加行の右側に表示されている「×」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！
これでオフィス情報を追加・修正する作業は完了です。
【2】iPadとオフィス情報の紐付け
iPadを2台以上ご利用の場合、該当のiPad用の設定を画面上部のバーから選択して、画面を開いてください。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
プルダウン内には、会社情報画面で登録されているオフィス一覧が表示されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
このiPadとオフィス情報の紐付けは、設置するiPadの台数分、行う必要があります。既に２台以上iPadをご利用の場合、各受付アプリ設定をご確認の上、次のステップに進んでください。
iPadの台数を追加する（増やす）場合
拠点毎に受付システム用iPadをご利用いただくには、登録いただきましたオフィス情報分のiPadの利用台数が必要となります。
また、1つの拠点内でも受付システム用iPadを複数の箇所（例えば2F受付と8F受付など）に設置する場合には、その利用台数分のiPadも必要となります。
詳しくは、iPadの利用台数を変更する方法をご覧ください。
iPadの利用台数を追加した場合は、該当のiPad用の設定を選択して「オフィス設定」を見直してください。
`
iPadの利用台数を追加した場合の「オフィス設定」の初期値は以下の通りです。
-
【登録されているオフィス情報が、どのiPadにも紐付いていない場合】
そのオフィス情報が設定されます。 -
【登録されているオフィス情報全てが、すでにiPadに紐付いている場合】
オフィス情報の1行目に登録されている「本社」が設定されます。
お疲れ様でした！
これでiPadとオフィス情報の紐付けする作業は完了です。
【3】社員とオフィス情報の紐付け
登録方法は大きくわけて３種類あります。
登録方法に応じてそれぞれご確認くださいませ。
管理者で１人ずつ設定
WEB管理画面に管理者でログインし、左側メニューにある
「社員情報」から設定したい社員を検索し、
該当社員の右側にある「・・・」から編集モードに切り換えます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
下側にオフィス項目がありますので、該当社員が在籍する拠点にチェックを付けて、
「変更を保存」ボタンをクリックしてください。
各拠点を行き来する等の社員の方には、複数にチェックを付けることも可能です。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
管理者で一括設定
オフィス情報を見直しされる社員が数人の場合は、一人ずつの更新でも問題ありませんが、社員数が多い場合にはCSVを用いての一括更新がおすすめです。
詳しくは以下をご覧くださいませ。
各社員による設定
「編集」ボタンを押すと、編集モードに切り替わります。
在籍する拠点にチェックを付けて、
「変更を保存」ボタンをクリックしてください。
各拠点を行き来する等の社員の方には、複数にチェックを付けることも可能です。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
オフィス機能ご利用の場合の注意点
iPadから担当者を検索して呼び出す場合、そのiPadの「受付アプリ設定」で設定したオフィスに在籍する（チェックがある）社員、もしくはどのオフィスにも在籍していない（どこにもチェックがない）社員が検索対象となります。
そのため、組織改編などにより社員の在籍する拠点が変更になりましたら、該当社員のオフィス情報の見直しをお願いいたします。
お疲れ様でした！ これで設定は完了です。
各オフィス情報毎に、社員検索ができましたら無事に設定完了です。