【期間アポ】一括登録するCSVファイルの作成方法

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

CSVで期間アポを一括更新するにあたり、CSVテンプレートにどのような値を入力すれば良いのかをご説明します。
Tips期間アポを一括登録する流れについては、こちらをご覧ください。
 

CSVファイルの作成手順

【1】CSVファイルの展開
【2】CSVファイルの編集
期間アポ更新時に来訪者にメールでお知らせされる条件
【3】CSV形式で保存

【1】CSVファイルの展開

CSVテンプレートをExcel又はGoogleスプレッドシートで開きます。
CheckExcelがない・ExcelがUTF-8未対応の場合は、Googleアカウント（無料アカウントでも可）をご準備いただき、Googleスプレッドシートで作業してください。

CSVをGoogleスプレッドシートで開く方法

Googleドライブ を開き、左側の「新規」ボタンを押して、『ファイルのアップロード』を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

ダウンロードしたCSVファイルを選択します。

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GoogleドライブにアップロードしたCSVファイルを右クリックから、「アプリで開く」の中にある『Google スプレッドシート』を選択しますと、Googleスプレッドシートで開けます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

【2】CSVファイルの編集

▼　赤：必須項目　/　青：任意項目　/　黒：自動で設定される項目
 

CSV列	項目（入力形式）	内容
A	アポイントメントID	アポイントメント特有のIDになります。 新規登録の場合： ・空白のままにしてください。 更新の場合： ・既に入力されているIDのままにしてください。 Check一致するIDのアポを更新します。IDが異なっている場合はエラーになりますのでご注意ください。
B	有効無効 (有効 or 無効)	空白：アポイントメントが有効になります。 有効：アポイントメントが有効になります。 無効：アポイントメントが一時的に無効になり、受付ができなくなります。（詳しくは こちら） Check[空白、有効、無効] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
C	開始日 (yyyy/mm/dd)	アポイントメントの有効開始日を入力してください。 形式は yyyy/mm/dd で入力してください。 Check過去日付で登録・更新した場合、アップロード時にエラーになります。 既存アポで、もともと登録されている過去日付の場合のみエラーにはなりません。
D	終了日 (yyyy/mm/dd)	アポイントメントの有効終了日を入力してください。 形式は yyyy/mm/dd で入力してください。 Check過去日付で登録・更新した場合、アップロード時にエラーになります。 開始日 >= 終了日 の場合、アップロード時にエラーになります。
E	会議室	アポイントメントが実施される会議室を入力してください。
F	オフィス	アポイントメントが実施されるオフィス名を入力してください。 空白の場合、一番先頭のオフィス（大半は本社）が指定されてます。
G	会議タイトル	アポイントメントのタイトルを入力してください。
H	担当者一覧	会議に参加する社員のメールアドレスを入力してください。 複数人を指定する場合には、 test1@receptionist.co.jp,test2@receptionist.co.jp,・・・ のように「,」で区切って指定できます。 Check社員情報内に存在しないメールアドレスの場合、アップロード時にエラーになります。
I	メール送信 （有 or 無）	招待メールをお送りするかどうか選択します。 空白 ： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されます。 　有 ： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されます。 　無 ： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されません（ご自身で来訪者宛にご連絡します）   Tipsアポ更新時には、変更した項目によってメール送信有でも来訪者にメールが送られない場合もあります（詳しくは こちら） Check[空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
J	受付コードの自動採番 有 または 無	発行する受付コードを、自動採番か自分で手入力するかを選択します。 空白 ： 受付コードを自動採番します。 　有 ： 受付コードを自動採番します。 　無 ： 受付コードを指定します（来訪者一覧の項目で、ご自身で入力します）   Check[空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
K	来訪者種別	来訪されるお客様の種別名を入力してください。（詳しくは こちら） Check存在しない来訪者種別の場合、アップロード時にエラーになります。
L	来訪者一覧	来訪されるお客様の情報を入力します。 入力形式は お客様名,お客様会社名,お客様メールアドレス,受付コード,UID と「,」で区切って入力します。   お客様が複数人の場合には 1人目のお客様名,1人目のお客様会社名,1人目のお客様メールアドレス,1人目の受付コード,1人目のUID,2人目のお客様名,2人目のお客様会社名,2人目のお客様メールアドレス,2人目の受付コード,2人目のUID・・・ のように「,」で区切って指定できます。   1つのアポイントメントで、最大50人まで来訪者情報を登録できます。 ・お客様名：必須 ・お客様会社名：任意 ・お客様メールアドレス：[メール送信]が空白・有の場合は必須。無の場合は任意。 ・受付コード：新規登録は[受付コードの自動採番]の項目が”無”の場合、必須項目です（”無”以外の場合は、何も入力しません）。更新はそのままの値（1度登録した受付コードは変更できません）。 ・UID：新規登録は未入力。更新はそのままの値。   Tips作成方法の参考 ( 画像をクリックすると拡大表示します )   Check ・入力しない項目があっても「,」の区切り文字は必ず必要です。 ・更新の際、一致するUIDの来訪者情報を更新します。UIDが異なっている場合はエラーになりますのでご注意ください。 ・受付コードを手入力で指定できるのは、アポの新規登録時のみです。更新で来訪者を追加する場合は、必然的に自動採番で受付コードが発行されます。また、一度登録した受付コードは変更できませんのでご注意ください。
M	2名以上同時受付 （有 or 無）	2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付するできるようにするか選択できます。(詳しくは こちら) 空白 ： 2名以上の同時受付が可能になります。 　有 ： 2名以上の同時受付が可能になります。 　無 ： 2名以上の同時受付が不可能になります。（必ず1名ずつ受付が必要となります） Check[空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
N	お客様へのご案内	お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
O	公開設定 （公開 or 非公開）	公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは こちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、 管理者・受付担当者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。 Check[空白、公開、非公開] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
P	ウェルカムテキスト	受付を完了した際に表示されるメッセージです。 空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。（詳しくは こちら）
Q	メモ	打合せに関する補足事項や、社内での共有事項を記入ください。（お客様には表示されません）
R	タッチレスQRコード	タッチレス受付がONになっている場合のみ、出力される項目です。 QRコードの内容です。独自にQRコードを生成した場合にご利用いただけます。 新規登録の場合： ・空白のままにしてください。 更新の場合： ・既に入力されているIDのままにしてください。 Checkタッチレス受付がOFFの場合、この項目は利用しません。   ▼QRコード（受付/退館で利用可）の生成方法 1.期間アポを登録し、登録済みの期間アポをCSVでダウンロード。 2.「タッチレスQRコード」の項目に、来訪者の人数分、{***},{***},{***}…の形式でQRコードの情報が入っています。 3.{***}をコピーし、QRコード生成のソフトやツールに入力し、QRコード生成。 ※参考（外部サイト）：QRのススメ（QRコード作成サイト/無料版）
S	作成日※更新不可	期間アポを作成した日時が表示されます。 新規登録の場合： ・空白のままにしてください。 更新の場合： ・既に入力されている日時のままにしてください。 Check自動で設定される項目のため、入力を行っても反映・更新はされません。

期間アポ更新時に来訪者にメールでお知らせされる条件

いずれかの項目が変更になった場合、担当者（ホスト）にメールでお知らせされます。
来訪者にメールでお知らせされるかどうかについては下記の通りになります。
 

更新前の[メール送信]の項目が無の場合
来訪者にメールでお知らせされません。
 
更新前の[メール送信]の項目が空白または有の場合
以下項目を編集した場合のみ、来訪者にメールでお知らせされます。
 
・開始日
・終了日
・オフィス
・担当者一覧
・メール送信（無から有に変更した場合）
・来訪者一覧
・お客様へのご案内

【3】CSV形式で保存

保存方法はExcel・スプレッドシートで異なります。それぞれご確認ください。

Excel(エクセル)で作業した場合

ファイルが完成したら、CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

Check 上書き保存をしないでください。
元のデータがCSV形式でも、その形式のままで保存されない可能性があります。

 

[ すでに上書き保存をした場合 ]
作成したファイルを閉じていなければ、「名前を付けて保存」で対応が可能です。

保存の形式
CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

ファイル名
自由に設定いただけます。
（ファイル形式のCSVを書き換えないようご注意ください。）

Googleスプレッドシートで作業した場合

スプレッドシートで、左上の「ファイル」から、「形式を指定してダウンロード」の中にある『カンマ区切りの値（.csv）』を選択して、パソコンに保存してください。

これでCSV形式で保存ができました！

期間アポをCSVテンプレートに入力してアップロードすることで、効率よく登録・更新・削除することができますので、ぜひご利用くださいませ。