【期間アポ】一括登録するCSVファイルの作成方法

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

 

CSVで期間アポを一括更新するにあたり、CSVテンプレートにどのような値を入力すれば良いのかをご説明します。
Tips期間アポを一括登録する流れについては、こちらをご覧ください。
 

CSVファイルの作成手順

【1】CSVファイルの展開
【2】CSVファイルの編集
【3】CSV形式で保存

 

【1】CSVファイルの展開

CSVテンプレートをExcel又はGoogleスプレッドシートで開きます。
CheckExcelがない・ExcelがUTF-8未対応の場合は、Googleアカウント(無料アカウントでも可)をご準備いただき、Googleスプレッドシートで作業してください。

CSVをGoogleスプレッドシートで開く方法

Googleドライブ を開き、左側の「新規」ボタンを押して、『ファイルのアップロード』を選択します。
update_employee1_csv_wp02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

ダウンロードしたCSVファイルを選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

GoogleドライブにアップロードしたCSVファイルを右クリックから、「アプリで開く」の中にある『Google スプレッドシート』を選択しますと、Googleスプレッドシートで開けます。
update_employee1_csv_wp04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 
 

【2】CSVファイルの編集

 

▼ 赤:必須項目 / 青:任意項目
 

CSV列 項目(入力形式) 内容
A アポイントメントID アポイントメント特有のIDになります。
新規登録の場合:
・空白のままにしてください。
更新の場合:
・既に入力されているIDのままにしてください。
Check一致するIDのアポを更新します。IDが異なっている場合はエラーになりますのでご注意ください。
B 開始日
(yyyy/mm/dd)
アポイントメントの有効開始日を入力してください。
形式は yyyy/mm/dd で入力してください。
Check過去日付で登録・更新した場合、アップロード時にエラーになります。
既存アポで、もともと登録されている過去日付の場合のみエラーにはなりません。
C 終了日
(yyyy/mm/dd)
アポイントメントの有効終了日を入力してください。
形式は yyyy/mm/dd で入力してください。
Check過去日付で登録・更新した場合、アップロード時にエラーになります。
開始日 >= 終了日 の場合、アップロード時にエラーになります。
D 会議室 アポイントメントが実施される会議室を入力してください。
E オフィス アポイントメントが実施されるオフィス名を入力してください。
空白の場合、一番先頭のオフィス(大半は本社)が指定されてます。
F 会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力してください。
G 担当者一覧 会議に参加する社員のメールアドレスを入力してください。
複数人を指定する場合には、
test1@receptionist.co.jp,test2@receptionist.co.jp,・・・
のように「,」で区切って指定できます。
Check社員情報内に存在しないメールアドレスの場合、アップロード時にエラーになります。
H メール送信
(有 or 無)
招待メールをお送りするかどうか選択します。

空白 : 入力した来訪者宛に招待メールが送信されます。
 有 : 入力した来訪者宛に招待メールが送信されます。
 無 : 入力した来訪者宛に招待メールが送信されません(ご自身で来訪者宛にご連絡します)
 

Tipsアポ更新時には、変更した項目によってメール送信有でも来訪者にメールが送られない場合もあります(詳しくは こちら
Check[空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
I 来訪者種別 来訪されるお客様の種別名を入力してください。(詳しくは こちら
Check存在しない来訪者種別の場合、アップロード時にエラーになります。
J 来訪者一覧 来訪されるお客様の情報を入力します。
入力形式は
お客様会社名,お客様名,お客様メールアドレス,受付コード,UID
と「,」で区切って入力します。
 
お客様が複数人の場合には
1人目のお客様会社名,1人目のお客様名,1人目のお客様メールアドレス,1人目の受付コード,1人目のUID,2人目のお客様会社名,2人目のお客様名,2人目のお客様メールアドレス,2人目の受付コード,2人目のUID・・・
のように「,」で区切って指定できます。
 
1つのアポイントメントで、最大50人まで来訪者情報を登録できます。
お客様会社名:任意
お客様名:必須
お客様メールアドレス:[メール送信]が空白・有の場合は必須。無の場合は任意。
受付コード:新規登録は未入力。更新はそのままの値。
UID:新規登録は未入力。更新はそのままの値。
 

Tips作成方法の参考

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
Check

・入力しない項目があっても「,」の区切り文字は必ず必要です。
・更新の際、一致するUIDの来訪者情報を更新します。UIDが異なっている場合はエラーになりますのでご注意ください。
・受付コードを意図した値に登録・更新しても、反映はできません(自動採番された値にてご利用ください)

K 2名以上同時受付
(有 or 無)
2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付するできるようにするか選択できます。(詳しくは こちら)
空白 : 2名以上の同時受付が可能になります。
 有 : 2名以上の同時受付が可能になります。
 無 : 2名以上の同時受付が不可能になります。(必ず1名ずつ受付が必要となります)
Check[空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
L お客様へのご案内 お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
M 公開設定
(公開 or 非公開)
公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは こちら
・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。
非公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。
・アポイントメント情報や来訪者記録は、
管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。
Check[空白、公開、非公開] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
N ウェルカムテキスト 受付を完了した際に表示されるメッセージです。
空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。(詳しくは こちら
O メモ 打合せに関する補足事項や、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
P タッチレスQRコード タッチレス受付がONになっている場合のみ、出力される項目です。
QRコードの内容です。独自にQRコードを生成した場合にご利用いただけます。
新規登録の場合:
・空白のままにしてください。
更新の場合:
・既に入力されているIDのままにしてください。
Checkタッチレス受付がOFFの場合、この項目は利用しません。

 

Check期間アポ自体を削除したい場合は、その行ごと削除してください。

 

期間アポを更新して、来訪者にメールでお知らせする場合

[メール送信]の項目が空白または有になっている状態で、期間アポを更新した場合、更新した項目によって来訪者(ゲスト)へメール送信有無が異なってきます。
 

メール送信の対象となる編集項目
・開始日
・終了日
・オフィス
・担当者一覧
・メール送信(無から有になった場合)
・来訪者一覧
・お客様へのご案内
 

上記以外の項目の変更時には、担当者(ホスト)のみメールが送られ、来訪者(ゲスト)へはメールは送られません。

 
 

【3】CSV形式で保存

保存方法はExcel・スプレッドシートで異なります。それぞれご確認ください。

Excel(エクセル)で作業した場合

ファイルが完成したら、CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

 

Check 上書き保存をしないでください。
元のデータがCSV形式でも、その形式のままで保存されない可能性があります。

 

[ すでに上書き保存をした場合 ]
作成したファイルを閉じていなければ、「名前を付けて保存」で対応が可能です。

ng_and_ok_of_save_way2

 

保存の形式
CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。
Excelで名前を付けてCSVで保存

 

ファイル名
自由に設定いただけます。
(ファイル形式のCSVを書き換えないようご注意ください。)

Googleスプレッドシートで作業した場合

スプレッドシートで、左上の「ファイル」から、「形式を指定してダウンロード」の中にある『カンマ区切りの値(.csv)』を選択して、パソコンに保存してください。
update_employee1_csv_wp06

 
 

これでCSV形式で保存ができました!

 
 

期間アポをCSVテンプレートに入力してアップロードすることで、効率よく登録・更新・削除することができますので、ぜひご利用くださいませ。