【期間アポ】一括登録するCSVファイルの作成方法

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

CSVで期間アポを一括更新するにあたり、CSVテンプレートにどのような値を入力すれば良いのかをご説明します。

【1】CSVファイルの展開

CSVをGoogleスプレッドシートで開く方法

Googleドライブ を開き、左側の「新規」ボタンを押して、『ファイルのアップロード』を選択します。

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ダウンロードしたCSVファイルを選択します。

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GoogleドライブにアップロードしたCSVファイルを右クリックから、「アプリで開く」の中にある『Google スプレッドシート』を選択しますと、Googleスプレッドシートで開けます。

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【2】CSVファイルの編集

▼　赤：必須項目　/　青：任意項目　/　黒：自動で設定される項目

CSV列	項目（入力形式）	内容
A	アポイントメントID	アポイントメント特有のIDになります。 新規登録の場合： ・空白のままにしてください。 更新の場合： ・既に入力されているIDのままにしてください。 Check 一致するIDのアポを更新します。IDが異なっている場合はエラーになりますのでご注意ください。
B	有効無効 （有効 or 無効）	空白：アポイントメントが有効になります。 有効：アポイントメントが有効になります。 無効：アポイントメントが一時的に無効になり、受付ができなくなります。（詳しくは こちら） Check [空白、有効、無効] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
C	開始日 (yyyy/mm/dd)	アポイントメントの有効開始日を入力してください。 形式は yyyy/mm/dd で入力してください。 Check 過去日付で登録・更新した場合、アップロード時にエラーになります。 既存アポで、もともと登録されている過去日付の場合のみエラーにはなりません。
D	終了日 (yyyy/mm/dd)	アポイントメントの有効終了日を入力してください。 形式は yyyy/mm/dd で入力してください。 Check 過去日付で登録・更新した場合、アップロード時にエラーになります。 開始日 >= 終了日の場合、アップロード時にエラーになります。
E	会議室	アポイントメントが実施される会議室を入力してください。
F	オフィス	アポイントメントが実施されるオフィス名を入力してください。 空白の場合、一番先頭のオフィス（大半は本社）が指定されます。
G	会議タイトル	アポイントメントのタイトルを入力してください。
H	担当者一覧	会議に参加する社員のメールアドレスを入力してください。 複数人を指定する場合には、 test1@receptionist.co.jp,test2@receptionist.co.jp,・・・ のように「,」で区切って指定できます。 Check 社員情報内に存在しないメールアドレスの場合、アップロード時にエラーになります。
I	メール送信（有 or 無）	空白： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されます。 有： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されます。 無： 入力した来訪者宛に招待メールが送信されません（ご自身で来訪者宛にご連絡します） Tips アポ更新時には、変更した項目によってメール送信有でも来訪者にメールが送られない場合もあります（詳しくは こちら） Check [空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
J	受付コードの自動採番（有 or 無）	空白： 受付コードを自動採番します。 有： 受付コードを自動採番します。 無： 受付コードを指定します（来訪者一覧の項目で入力） Check [空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
K	来訪者種別	来訪されるお客様の種別名を入力してください。（詳しくは こちら） 空欄の場合「未設定」となります。 Check 存在しない来訪者種別の場合、アップロード時にエラーになります。
L	来訪者一覧	来訪されるお客様の情報を入力します。 入力形式は お客様名,お客様会社名,お客様メールアドレス,受付コード,UID と「,」で区切って入力します。 お客様が複数人の場合はカンマ区切りで続けて入力します。 最大50人まで登録可能。必須・任意条件は元の仕様通り。 Tips 作成方法の参考： Check 入力しない項目があっても「,」の区切りは必要です。 更新時は一致するUIDの情報を更新します。 受付コードを手入力できるのは新規登録時のみです。
M	2名以上同時受付（有 or 無）	2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧表示され、同時受付が可能になります。（詳しくは こちら） 空白： 同時受付が可能になります。 有： 同時受付が可能になります。 無： 同時受付が不可能になります。 Check [空白、有、無] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
N	お客様へのご案内	お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等をご記入ください。
O	公開設定（公開 or 非公開）	公開の場合： 来客通知でお客様の会社名・氏名が表示され、全社員が情報を閲覧可能。 非公開の場合： 管理者・受付担当者・作成者・参加予定社員以外には非表示。 Check [空白、公開、非公開] 以外の場合、アップロード時にエラーになります。
P	ウェルカムテキスト	受付完了時に表示されるメッセージ。空欄の場合は受付アプリ設定のメッセージが使用されます。（詳しくは こちら）
Q	メモ	打合せの補足事項や社内共有事項（お客様には非表示）。
R	タッチレスQRコード	タッチレス受付がONの場合のみ利用。独自生成も可。 新規登録： 空白のまま。 更新： 既存の値のまま。 Check タッチレス受付がOFFの場合、この項目は利用しません。 ▼QRコード生成方法：期間アポを登録し、CSVをDL → 「タッチレスQRコード」項目の値をQRコード生成ツールに入力。 ※参考：QRのススメ
S	作成日※更新不可	期間アポ作成日時。 新規登録： 空白のまま。 更新： 既存の日時のまま。 Check 自動設定項目のため、入力しても反映・更新されません。

期間アポ更新時に来訪者にメールでお知らせされる条件

いずれかの項目が変更になった場合、担当者（ホスト）にメールでお知らせされます。
来訪者にメールでお知らせされるかどうかについては下記の通りになります。

更新前の[メール送信]の項目が無の場合
来訪者にメールでお知らせされません。

更新前の[メール送信]の項目が空白または有の場合
以下項目を編集した場合のみ、来訪者にメールでお知らせされます。

・開始日
・終了日
・オフィス
・担当者一覧
・メール送信（無から有に変更した場合）
・来訪者一覧
・お客様へのご案内

【3】CSV形式で保存

保存方法はExcel・スプレッドシートで異なります。それぞれご確認ください。

Excel(エクセル)で作業した場合

ファイルが完成したら、CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

Check

上書き保存をしないでください。

元のデータがCSV形式でも、その形式のままで保存されない可能性があります。

[ すでに上書き保存をした場合 ]
作成したファイルを閉じていなければ、「名前を付けて保存」で対応が可能です。

保存の形式
CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

ファイル名
自由に設定いただけます。
（ファイル形式のCSVを書き換えないようご注意ください。）

Googleスプレッドシートで作業した場合

スプレッドシートで、左上の「ファイル」から、「形式を指定してダウンロード」の中にある『カンマ区切りの値（.csv）』を選択して、パソコンに保存してください。

これでCSV形式で保存ができました！

期間アポをCSVテンプレートに入力してアップロードすることで、効率よく登録・更新・削除することができますので、ぜひご利用くださいませ。