各ボタンを自社のニーズに合わせてカスタマイズして使うのが理想です。ここではカスタマイズのための考え方やヒントをまとめています。
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以下もご参考ください。
受付コードを入力するボタン
事前にWEB管理画面からアポイントメントを登録することで発行される「受付コード」を使った受付方法です。(受付コードで受付(来訪者の受付フロー))
アポイントメント機能は、RECEPTIONISTに登録された各社員が利用可能です。
導入直後は、事前のアポイントメントの登録を社員に促すのは運用上、手間になるため難しいかもしれません。
しかし、以下に当てはまる場合は、受付コードを入力するボタンは表示にしたままが良いでしょう。
- 1.受付時に、できるだけお客様が簡単に手続きできるようにしたい場合
- 2.社内に知られたくないお客様の来訪がある場合
- 3.予定や会議室の管理をGoogleカレンダー・Office365のOutlookのカレンダーで行っている場合
それぞれ解説します。
1.お客様が簡単に手続きできるようにしたい
担当者を検索して受付する場合、担当者の検索・お客様の社名・氏名・人数の入力と、必要な操作がいくつかあります。
しかし、受付コードで受付する場合、6桁の数字を入力するだけで手続きが完了します。
なるべくお客様に操作の手間を取らせたくない場合、受付コード運用がおすすめです。
2.社内に知られたくないお客様の来訪がある
経営に関わる来訪や、水面下で進めている提携先企業の来訪など、一般社員に知られたくない来訪もあります。
その場合は「非公開」に設定したアポイントメントの登録を行い、受付コードで受付を行っていただく方法がおすすめです。
アポイントメントを「非公開」で登録すると、ビジネスチャットの通知メッセージにお客様の社名・名前は表示されません。そのため、社内に来訪者名を表示せずに受付対応が行えます。
他にも、面接などの来訪者の名前を知られたくない場合などは、こちらの記事を参考にしてください。
▼来訪者の社名・氏名は表示されません
3.予定や会議室の管理をGoogleカレンダー・Office365のOutlookのカレンダーで行っている
カレンダー連携を行いアポイントメントを登録すると、お客様用の受付コードが発行されるだけでなく、作成者・同席担当者のスケジュール登録や、会議室の予約も同時に行うことができます。
お客様と日程調整→カレンダーで会議室を予約→カレンダーに予定を登録、という作業が、すべてRECEPTIONIST上で行えます。
詳しくは以下をご確認ください。
担当者の名前を検索するボタン
こちらは常に表示にすることをお勧めします。(担当者検索から受付(来訪者の受付フロー))
基本的には担当者の名前は忘れないものですから、万が一、受付コードを紛失してしまっても受付することが可能になります。
デフォルトの設定では担当者の苗字の2文字で検索が行われる設定になっていますが、前方一致での検索や完全一致での検索の設定も可能です。
関連記事：担当者の名前を検索するボタンの設定方法
カスタムボタン
もっともカスタマイズが可能なため、だからこそ設定に悩むのがこのカスタムボタンかと思います。
(カスタムボタンで受付（来訪者の受付フロー）)
カスタムボタンは上2つのボタンと違い、以下の特徴があります。
【カスタムボタンの特徴】
ボタンのラベル（表示名）を編集できる
通知先グループ・通知するチャットを個別に指定できる（未指定の場合は他のボタンと同じ場所に通知）
メンションするアカウントを個別に指定できる（Slackはユーザーグループ、Microsoft Teamsはタグメンション・チームメンションを指定可能）
メール通知先を個別に指定できる
来訪者記録への表示・非表示を個別に設定できる
メッセージボードとして利用できる
ボタンの階層化ができる（エンタープライズプラン以上のみ）
【カスタムボタンの初期設定】
カスタムボタン1：「面接の方はこちら」 ＞入力項目：「氏名」
カスタムボタン2：非表示
カスタムボタン3：「総合受付」 ＞入力項目：「社名」「氏名」「人数」
カスタムボタン4：「配達業者さま専用」 ＞入力項目：なし
以下にお勧めのボタン設定例を記載いたします。自社の来客状況に応じてご検討ください。
「面接の方はこちら」ボタン
面接でいらした方専用のボタンです。通知先は人事部や面接官だけが参加しているチャンネル・グループチャットにし、来訪者記録を非表示に設定することで、他の社員に面接者の名前を見られることなく、面接者を案内することができます。
また、新卒採用の時期などは、新卒採用チームと中途採用チームとで担当が別になることがほとんどのため、2つのボタンを分けて、「新卒面接の方はこちら」「中途面接の方はこちら」と2つ用意すると便利です。
さらに「アルバイトの面接はこちら」等、ラベルを適宜修正して活用できます。
面接種別が多い場合はボタンの階層化を行い、部署ごとに面接用のボタンを用意することも可能です。
「配達業者さま専用」ボタン
来客通知で一番利用されているのは「配達業者さま専用」ボタンです。配達業者さまも同じ受付から来る場合はこちらを残した方が良いです。
少し大きめのビルになると、配達専用の裏口等がありますから、その場合は無くしてしまって問題ありません。
飛び込み営業対策のメッセージボード表示
カスタムボタンは、呼び出しを行うだけでなくメッセージを表示するボタンとして設定することも可能です。
「アポイントメントのない方」用のボタンを設置し、事前にアポイントメントを取るよう案内できます。
「担当者名が不明の方」ボタン
想定外の来客は意外とあるものです。ビルの管理人や火災報知器の点検など、想定外のお客様が来た場合も対応できるようにするために、このようなボタンを設定し、バックオフィス等常に在席している部署を通知先にしておくと良いでしょう。
「役員宛の方はこちら」ボタン
役員宛のお客様を特別にご案内したい場合は、このようなボタンを設けて、秘書グループが参加するチャンネル・グループチャットに通知が来るように設定し、来訪者記録も非表示にしましょう。
入力項目は名前のみにして、あまりお手を煩わせないようにします。お客様が部下を連れて来られるのであれば、事前に受付コードを発行し、カスタムボタンではなく受付コードでの受付をするとさらにスムーズです。
RECEPTIONISTでは、部署ごとにボタンを設置することは推奨しておりません。担当者の部署名はなかなか覚えていないものですし、部署ごとに通知をしてしまうと担当者ではなく部署のアシスタントが一次受けをしてしまい、取り次ぎ業務が発生してしまいます。そのため業務効率化につながらず、内線の受付と変わらなくなってしまうため推奨しておりません。
ボタンの変更について
ボタン名の変更
上2つ（「受付コードを入力する」「担当者の名前を検索する」）のボタンは変更できませんが、下に並んでいるボタン（カスタムボタン）は自社の用途に合わせて名称を変更できます。
ボタンの大きさの変更
ボタンの大きさは固定で、変更することはできません。画面上のボタンサイズはiPadの表示仕様によって決まっており、すべてのボタンが同じサイズで表示されます。そのため、見やすさや使いやすさの調整は、ボタンの配置や名称の工夫によって行う必要があります。
他にもいろいろなボタンの使い方が考えられると思います。
是非、自社のニーズにあったカスタムボタンの設定をしてみていただければと思います。