【調整アポ(Google Meet)】WEB会議の日程調整を行う

RECEPTIONISTの調整アポは、Google Meetを利用したWEB会議にもご利用いただけます。日程調整URLからお客様が日時を確定したタイミングで、自動的にWEB会議URLを発行することができます。
RECEPTIONISTをご利用でない場合は、日程調整ツール「調整アポ」をご覧ください。

 
 

来訪や往訪の場合の調整アポの利用方法は以下をご覧ください。
【調整アポ(来訪版)】
【調整アポ(往訪版)】

 
 

「調整アポWeb会議版 – Google Meet」の全体の流れ

1.社員様の作業:RECEPTIONIST上で複数の日時候補を選択
RECEPTIONISTの上で自分&同席する担当者の連携カレンダーのスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択。

 

2.社員様の作業:商談相手のお客様へ日程調整メールorURLの送信
お客様のメールアドレスを入力して、送信(日程調整URLのみ発行も可能)。このとき連携したカレンダー側に仮予定が作成されます。

 

3.商談相手のお客様側の作業:日時の選択・確定
お客様は届いたメールのURLを開き、表示された日時候補から1つを選択して確定します。
 

4.日程の確定(社員様・商談相手のお客様に確定日時のメールを送信)
社員様・商談相手のお客様双方に、確定した日時とWEB会議用URLが記載されたお知らせするメールが届きます。
また、連携したカレンダー上の仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

 

 

詳細なご利用方法は以下をご覧ください。

 

調整アポイントメント(Google Meet)の操作方法をご案内します

Google Workspaceと連携
調整アポの入力・送信
日時候補のテキストコピー担当者を追加作成者を担当者から削除
担当者情報等を入力・確認
お客様(WEB会議担当者)の情報を入力
連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)

お客様(ゲスト)の日程調整の方法
日程確定後
日程調整完了メール
日程確定後の連携カレンダー
アポイントメントのリマインドメール

よくあるご質問

 

Google Workspaceと連携

調整アポ(Google Meet)をご利用いただくには、Google Workspaceと連携を行ってください。連携方法はこちらをご覧ください。

 

調整アポの入力・送信

1.WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から「新規アポイントメント」をクリックして、「【調整アポ】日程調整をしてアポを作成」を選択します。

 

appo_v_001

 
 
 

2.新規アポイントメント画面右上のチェックを以下の通りにして、WEB会議URL発行モード(受付コードの発行なし)に変更します。チェックを入れるとカレンダー部分が水色の背景に変わります。
受付コードを発行する:チェック外す
WEB会議URLを発行する:チェック付ける
Tips一度チェックを入れると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

 

appo_v_002
 
 

Check受付コード発行モードにチェックを入れた状態で、WEB会議URL発行モードにチェックをいれると画像のようにエラーが発生します。
必ず受付コード発行モードのチェックを外した状態で、WEB会議URL発行モードをご利用ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

3.日時候補と担当者をカレンダー画面から選択します。
Tips連携しているカレンダー側に登録されている予定も表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
Tips表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補 アポイントメントの日時候補を選択します。
日時候補の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。
Check 最短30分単位でしか選択できません。
Tips 日時候補は複数選択可能です。

Tips 日時候補をテキストコピーする場合

日時選択後のポップアップで会議室の選択も可能です。

Check 会議室が表示されない場合

②選択した日時 選択した日時候補が一覧で表示されます。間違いがないか確認してください。
Tips 選択範囲を間違った場合は、右側の「×」印をクリックすることで削除できます。
③担当者一覧 「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips 担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。
他の担当者を追加した場合、アポイントメント作成者も担当者から外すことができます。
(代理登録について詳しくは、こちら

Tips 担当者を追加する場合

Tips 作成者を担当者から削除する場合

 

 

日時候補のテキストコピー

日時を選択し、左上の「選択した日時」の「日時候補をコピー」こちらをクリックすると、選択した日時がテキストコピーされます。

 

▼「日時候補をコピー」
appo_text1_2
▼貼り付け後のテキスト例
appo_text3-2

 

担当者を追加

①参加する社員を検索し、「追加」で選択することができます。
②社員を選択後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻り、「上記で担当者を確定する」を押して確定します。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
Tips「追加」の左のアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト:未連携の状態
カラー状態 :連携の状態
※アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

①担当者を検索、追加
plans-appo3_tan1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

②担当者を確定
plans-appo3_tan2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

作成者を担当者から削除

作成者が打ち合わせに参加しない場合には担当者一覧の画面において、作成者の右の×マークをクリックすることで作成者を参加させない設定も可能です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
4.入力が完了しましたら、左下の「内容を確認する」をクリックしてください。
 
5.アポイントメントの確認画面が表示されますので、日程調整の内容をご確認ください。
 
担当者情報等を入力・確認
 

 

Item Name Detail
①担当者一覧 アポイントメントに参加する担当者になります。
Tips 担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。
他の担当者を追加した場合、アポイントメント作成者も担当者から外すことができます。
(代理登録について詳しくは、こちら
②以下の担当者のカレンダーに登録する 連携カレンダー側で予定が作成される際に、選択した担当者が「主催者」となります。初期値は、担当者一覧の先頭の社員になります。
③使用するWeb会議プラットフォームを選択する 「Google Meet」を選択してください。
選択したプラットフォームの内容はブラウザに保存され、次回アポイントメント作成時に自動で選択されます。
④選択した日時 選択した日時候補が表示されます。間違いがないか確認してください。
⑤会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
空白の場合、WEB会議担当者の情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)テスト会社:山田太郎 様

 

 
お客様(WEB会議担当者)の情報を入力

 

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日程調整メール有無 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。
基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。
②お客様情報 WEB会議するお客様の情報を入力します。
日程調整メールを送る場合には、メールアドレスが必須です。
日程調整メールを送らない場合(日程調整URLのみ発行)には、氏名が必須になります。
③お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様へのメールに追記されます。連絡事項があれば記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
④備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
⑤公開設定 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合、選択した状態がカレンダー上のスケジュールにも反映されます。
次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
⑥日程調整メールをプレビュー 『日程調整メール有』の場合に使用できます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。

 

 

6.全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。

 

 

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。
plans-appo5

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

plans-appo5-no

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
7.(日程調整メール有のみ)調整依頼の確認メールが送信されます。
以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips「日程調整メールを送らない場合」は双方にメールは送信されません。
Check現在、調整アポ(WEB会議版)の調整日程は管理画面に表示されません。そのため、メール送信を推奨いたします。(今後、来訪版と同様に確認できるよう開発予定です)

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします[RECEPTIONIST]
例)[株式会社サンプル]アポイントメントの日程調整をお願いします[RECEPTIONIST]

 


( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました[RECEPTIONIST]
例)[鈴木花子]さまとの日程調整を依頼しました[RECEPTIONIST]

 

 


( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

 

 

 

お客様の日程調整の方法

1.お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。
 
CheckHTML形式の場合、メーラーによって「日時候補から日時選択をする」押下してもアクセスできない場合がございます。その場合は、「◆上記ボタンがクリックできない場合は、下記のURLをChromeで開いてください。」のURLからアクセスしてください。または、RECEPTIONISTからのメールをテキスト形式に設定していただくことも可能です。
 

Tips 「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
2.アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックしていただきます。

 

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必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補スケジュール 担当者が登録した日時候補が表示されますので、お客様にアポイントメントの日時を選択し確定していただきます。
②あなたのお名前 お客様のお名前を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様の氏名」を入力済みの場合は、そのお名前が表示されます。
③あなたの会社名 お客様の会社名を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様の会社名」を入力済みの場合は、その会社名が表示されます。
④あなたのメールアドレス お客様のメールアドレスを入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、お客様のメールアドレスを入力済みの場合は、入力欄が非表示になりますので、入力は不要です。

 

 

3.右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

日程確定後

日程調整完了メール

お客様がアポイントメントの日時を確定すると、以下のメールが担当者とお客様に届きますのでご確認ください。

Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様へのご案内」に入力した内容を、メール内に表示させることができます。
Check日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました[RECEPTIONIST]
例)[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました[RECEPTIONIST]

 

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)ミーティング_ABC株式会社:ミーティング_ABC様

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

日程確定後の連携カレンダー

日程調整の時点では、連携しているカレンダー上に全ての日時候補を仮予定として自動的に登録されておりますが、日時を確定されると、仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

 
 

アポイントメントのリマインドメール

アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれにアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
Checkリマインドメールは停止できません。
 
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例)[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]  
 
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例)本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]

 

 

よくあるご質問

 

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

Q:調整アポ画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:調整中の日程の確認や、確定後の日時の編集を行いたいです。

A:現在、RECEPTIONIST管理画面にはWEB会議版日程の表示が行われません。
そのため、提案日時はアポイントメント作成時のメールにてご確認ください。
また、確定済の日時の編集・削除はGoogleカレンダーから直接操作をお願いいたします。(来訪版と異なるためご注意ください。)
※今後、RECEPTIONIST側から操作できるよう開発を行って参ります。

 

 

お疲れ様でした!
調整アポ(WEB会議版)の操作は以上です。
お客様先へのWEB会議の日程調整に、ぜひご利用くださいませ。