Google Workspace(G Suite)連携方法(Googleカレンダー連携、会議室予約、Meet WEB会議URL発行)

RECEPTIONISTでは、通常アポイントメントを事前登録して、当日の受付で使える受付コードを発行する際や、調整アポイントメントを登録して、日程調整する際に、Google Workspace(G Suite)と連携することが可能です。
通常アポイントメントの登録方法はこちら
調整アポイントメントの登録方法はこちら

 

 

もくじ

Google Workspace(G Suite)の連携_方法1(新規アポの画面から)
Google Workspace(G Suite)の連携_方法2(外部連携の画面から)
Google Workspace(G Suite)連携時の注意点
Google Workspace(G Suite)連携でできること
※Google Workspace(G Suite)とのシステム連携イメージはこちら

 

 

Google Workspace(G Suite)の連携_方法1(新規アポの画面から)

1.WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックし、「当日のみ使える受付コードを発行」または「日程調整をして受付コードを発行」を選択します。

 

Googleカレンダー連携1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2.新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

Googleカレンダー連携2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

3.RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「許可」ボタンをクリックします。
Googleカレンダー連携3

 

4.連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

Googleカレンダー連携4

 

Google Workspace(G Suite)上で会議室のビルディングが登録されている場合

 

Google Workspace(G Suite)上で会議室のビルディングが登録されている場合のみ、ビルディング選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(ビルディングは後から変更も可能です)

 

Tips ビルディングを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。
Checkビルディング選択時にエラーが出る場合はこちらに該当していないかご確認ください

appointment3-google-conf

 

これでGoogleカレンダー連携は完了です。

 

 

Google Workspace(G Suite)の連携_方法2(外部連携の画面から)

 

1.WEB管理画面にログイン、右上のアイコンをクリックし、「アカウント情報」を選択します。

2.タブ「外部連携」を選択し、Google Workspaceの「接続」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

3.連携するGoogleアカウントを選択します。

 
4.RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「許可」ボタンをクリックします。

 

5.連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

Googleカレンダー連携4

 

6.Google Workspaceが「接続解除」になっていれば、連携されています。
appo_v_002

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

これでGoogle Workspace連携は完了です。

 
 

Google Workspace(G Suite)連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、連携するGoogleアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。
 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1
▼Googleアカウントのメールアドレス
appo-tips2

外部連携について

Google WorkspaceとMicrosoft365の同時連携はできませんので、ご注意ください。
TipsGoogle WorkspaceとZoomの同時連携、Microsoft365とZoomの同時連携はしていただけます。
 

例えば、Google Workspaceと連携して登録したアポイントメントを、Microsoft365と連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Google Workspaceと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Google Workspaceと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

 

Google Workspace(G Suite)連携でできること

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Googleカレンダーに自動登録
RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能
アポイントメントの担当者として登録した社員がGoogleカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録
調整アポでアポイントメント確定時に、Google MeetのURLを自動発行

 

 

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Googleカレンダーに自動登録

 

RECEPTINOISTでアポイントメントの登録をし、同様に普段お使いのスケジューラーにも予定を登録するとなると二度手間になってしまいます。
Google Workspace連携の場合は、RECEPTIONISTの管理画面から登録したアポイントメント情報が、そのままGoogleカレンダーの予定として自動登録されます。

 

TipsGoogleカレンダーの予定のタイトル
・アポ作成時に登録した会議タイトル名で登録されます。
・受付コードを発行した場合は、来訪: 会議タイトル名 で登録されます。
・会議タイトル未設定の場合は、お客様の社名:氏名が登録されます。

appointment-g1

 

RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能

 

アポイントメント作成時にGoogleカレンダーの会議室情報(リソース情報)も参照でき、さらには空き会議室のみ表示のため、Googleカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

 

右の図のように、アポイントメントを作成したい日時に空きがある会議室(リソース)のみ表示されます。
Googleカレンダーで会議室の空き状況チェック

 

アポイントメントに担当者として登録した社員がGoogleカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に担当者として登録した社員が事前にGoogle Workspace連携をしておけば、その社員の方のGoogleカレンダーにも予定が登録されます。
Googleカレンダー連携で登録された予定

 

調整アポでアポイントメント確定時に、Google MeetのURLを自動発行

 

調整アポ作成時に「WEB会議URLを発行する」にチェックした場合、アポイントメント確定時にGoogle MeetのURLが発行され、自動で担当者とお客様にメールでご案内されます。Googleカレンダーの予定でも、Google MeetのURLをご確認いただけます。
 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例)[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)株式会社テスト:三田花子様

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 
日々の日程調整にかかる時間を大幅に削減できますので、ぜひご利用ください!