Google Workspace(G Suite)連携方法（Googleカレンダー連携、会議室予約、Meet WEB会議URL発行）

RECEPTIONISTでは、通常アポイントメントを事前登録して、当日の受付で使える受付コードを発行する際や、調整アポイントメントを登録して、日程調整する際に、Google Workspace(G Suite)と連携することが可能です。
Check無料のGoogleアカウントでも連携し、ご利用いただけますが、都度会議室情報を取得するため、「Google会議室グループを取得できませんでした」とエラーが出続けますので予めご了承ください。
 

Tips通常アポの登録方法はこちら
Tips調整アポの登録方法はこちら
来訪版、往訪版、WEB会議版（Google Meet｜Microsoft Teams｜Zoom)

もくじ

Google Workspace(G Suite)連携時の注意点
Google Workspace(G Suite)の連携方法
Google Workspace(G Suite)連携でできること
※Google Workspace(G Suite)とのシステム連携イメージはこちら

Google Workspace(G Suite)連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、連携するGoogleアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。
 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス

▼Googleアカウントのメールアドレス

外部連携について

Google WorkspaceとMicrosoft365の同時連携はできませんので、ご注意ください。
TipsGoogle WorkspaceとZoomの同時連携、Microsoft365とZoomの同時連携はしていただけます。
 

例えば、Google Workspaceと連携して登録したアポイントメントを、Microsoft365と連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Google Workspaceと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Google Workspaceと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

参考

・Google Chat連携・Googleカレンダー連携でエラーになる
・Googleカレンダーと連携しても会議室が表示されない場合（「会議室を取得できませんでした」とエラーが出る）

Google Workspace(G Suite)の連携方法

1.WEB管理画面にログイン、右上のアイコンをクリックし、「アカウント情報」を選択します。

2.タブ「外部連携」を選択し、Google Workspaceの「接続」をクリックします。
※再連携の場合は「接続解除」をクリックしてから接続してください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

3.連携するGoogleアカウントを選択します。

4.RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「許可」ボタンをクリックします。

5.連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。
Check連携時にエラーになる場合はこちらをご確認ください。

6.Google Workspaceが「接続解除」になっていれば、連携されています。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

これでGoogle Workspace連携は完了です。

Google Workspace(G Suite)連携でできること

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Googleカレンダーに自動登録
RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室（リソース情報）の空き状況が確認可能
アポイントメントの担当者として登録した社員がGoogleカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録
調整アポでアポイントメント確定時に、Google MeetのURLを自動発行

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Googleカレンダーに自動登録

RECEPTINOISTでアポイントメントの登録をし、同様に普段お使いのスケジューラーにも予定を登録するとなると二度手間になってしまいます。
Google Workspace連携の場合は、RECEPTIONISTの管理画面から登録したアポイントメント情報が、そのままGoogleカレンダーの予定として自動登録されます。

TipsGoogleカレンダーの予定のタイトル
・アポ作成時に登録した会議タイトル名で登録されます。
・受付コードを発行した場合は、来訪: 会議タイトル名 で登録されます。
・会議タイトル未設定の場合は、お客様の社名:氏名が登録されます。

RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室（リソース情報）の空き状況が確認可能

アポイントメント作成時にGoogleカレンダーの会議室情報（リソース情報）も参照でき、さらには空き会議室のみ表示のため、Googleカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

右の図のように、アポイントメントを作成したい日時に空きがある会議室（リソース）のみ表示されます。

アポイントメントに担当者として登録した社員がGoogleカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に担当者として登録した社員が事前にGoogle Workspace連携をしておけば、その社員の方のGoogleカレンダーにも予定が登録されます。

調整アポでアポイントメント確定時に、Google MeetのURLを自動発行

調整アポ作成時に「WEB会議URLを発行する」にチェックした場合、アポイントメント確定時にGoogle MeetのURLが発行され、自動で担当者とお客様にメールでご案内されます。Googleカレンダーの予定でも、Google MeetのURLをご確認いただけます。
 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
日々の日程調整にかかる時間を大幅に削減できますので、ぜひご利用ください！