Microsoft365連携方法（Outlookカレンダー連携、会議室予約、Teams WEB会議URL発行）

RECEPTIONISTでは、通常アポイントメントを事前登録して、当日の受付で使える受付コードを発行する際や、調整アポイントメントを登録して、日程調整する際に、Microsoft365と連携することが可能です。
連携は「クラウド版のMicrosoft365」にのみ対応しています。

Tips通常アポの登録方法はこちら
Tips調整アポの登録方法はこちら
来訪版、往訪版、WEB会議版（Google Meet｜Microsoft Teams｜Zoom)

もくじ

Microsoft365連携時の注意点
Microsoft365の連携方法
Microsoft365連携時に「管理者の承認が必要」と表示された場合
Microsoft365連携でできること
※Microsoft365とのシステム連携イメージはこちら

Microsoft365連携時の注意点

Microsoftライセンスについて
登録のメールアドレスについて
Outlookカレンダーの予定表の並び順について
他の種類のカレンダーと同時連携できません

Microsoftライセンスについて

連携は「クラウド版のMicrosoft365」にのみ対応しています。
また、以下の一部クラウド版Microsoft365のライセンス、
個人・家庭向けMicrosoft 365シリーズでは連携できません。
 
【連携不可のライセンス】
Microsoft 365 Apps for business
Microsoft 365 Apps for enterprise
Microsoft 365 F1
Microsoft 365 Family
Microsoft 365 Personal
Microsoft 365 Basic

登録のメールアドレスについて

以下2つが一致している必要がございます。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合があります。
 
・RECEPTIONIST上に登録している社員のメールアドレス
・連携するMicrosoft365アカウントのメールアドレス（電子メール）
 
※変更されていない限り、Microsoft365の「ログインID(ユーザー プリンシパル名)」と「電子メール」は同じです。
※Microsoft365の電子メールの確認方法：Azure Active Directory＞左メニュー「ユーザー」＞ユーザー一覧でユーザーを選択＞タブ「プロパティ」の「連絡先情報」の「メール」

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス

▼Microsoft365アカウントのメールアドレス

Outlookカレンダーの予定表の並び順について

Outlookカレンダーの予定表はデフォルトでは以下並びになっております。
入れ替えられている場合は、Microsoft365連携できませんので、Outlookインストール版で以下に並び替えてください。（Outlookブラウザ版では並び替えできません。）
 
・全カレンダーグループ内で、「個人用の予定表」を1番上に表示
・「個人用の予定表」内で、「予定表」を1番上に表示
 

他の種類のカレンダーと同時連携できません

Google WorkspaceとMicrosoft365の同時連携はできませんので、ご注意ください。
TipsGoogle WorkspaceとZoomの同時連携、Microsoft365とZoomの同時連携はしていただけます。
 

例えば、Microsoft365と連携して登録したアポイントメントを、Google Workspaceと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Microsoft365と連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Microsoft365と連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

Microsoft365の連携方法

1.WEB管理画面にログイン、右上のアイコンをクリックし、「アカウント情報」を選択します。

2.タブ「外部連携」を選択し、Microsoft 365の「接続」をクリックします。
※再連携の場合は「接続解除」をクリックしてから接続してください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

3.Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

4.RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「承諾」ボタンをクリックします。
 
Check「要求されているアクセスを許可」の画面が表示されず、「管理者の承認が必要」の画面が表示されたときはこちらをご覧ください。

5.連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

6.Microsoft 365が「接続解除」になっていれば、連携されています。
 

Check「接続解除」にならない場合は、『Outlookカレンダーの予定表の並び順について』をご確認ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

これでMicrosoft365連携は完了です。

Microsoft365連携時に「管理者の承認が必要」と表示された場合

右のような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、以下の【1】【2】のいずれかをご対応ください。

【1】Microsoft365の「アプリに対するユーザーの同意」の設定
1.Microsoft365管理者でMicrosoft365管理センターにサインイン。
2.[すべて表示] > [設定] > [組織設定] > タブ[サービス]の[アプリに対するユーザーの同意] でチェックをして[保存]。
 
※Microsoft365の仕様上、保存してから反映までお時間がかかる場合がございます。

【2】RECEPTIONISTにMicrosoft365管理者を社員追加し、Microsoft365と連携。
1.RECEPTIONIST管理者でRECEPTIONIST管理画面の「社員情報」からMicrosoft365管理者を社員追加。
2.Microsoft365管理者でRECEPTIONIST管理画面にログインし、上記「Microsoft365の連携方法」を行う。
3.連携時に「組織の代理として同意する」にチェックをする。
 

上記で他のRECEPTIONISTアカウントもMicrosoft365連携していただけるようになります。
※Microsoft管理者のRECEPTIONISTアカウントが不要な場合は、[社員情報]から削除してください。

Microsoft365連携でできること

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーに自動登録
RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室（リソース情報）の空き状況が確認可能
アポイントメントに担当者として登録した社員がOutlookカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録
調整アポでアポイントメント確定時に、Microsoft TeamsのURLを自動発行

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーに自動登録

RECEPTINOISTでアポイントメントの登録をし、同様に普段お使いのスケジューラーにも予定を登録するとなると二度手間になってしまいます。
Microsoft365連携の場合は、RECEPTIONISTの管理画面から登録したアポイントメント情報が、そのままOutlookカレンダーの予定として自動登録されます。

TipsOutlookカレンダーの予定のタイトル
・アポ作成時に登録した会議タイトル名で登録されます。
・受付コードを発行した場合は、来訪: 会議タイトル名 で登録されます。
・会議タイトル未設定の場合は、お客様の社名:氏名が登録されます。

RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室（リソース情報）の空き状況が確認可能

アポイントメント作成時にOutlookカレンダーの会議室情報（リソース情報）も参照でき、さらには空き会議室のみ表示のため、Outlookカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

右の図のように、アポイントメントを作成したい日時に空きがある会議室（リソース）のみ表示されます。

アポイントメントに担当者として登録した社員がOutlookカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に担当者として登録した社員が事前にMicrosoft365連携をしておけば、その社員の方のOutlookカレンダーにも予定が登録されます。

調整アポでアポイントメント確定時に、Microsoft TeamsのURLを自動発行

調整アポ作成時に「WEB会議URLを発行する」にチェックした場合、アポイントメント確定時にMicrosoft TeamsのURLが発行され、自動で担当者とお客様にメールでご案内されます。Outlookカレンダーの予定でも、Microsoft TeamsのURLをご確認いただけます。
 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例）[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例）株式会社テスト:三田花子様

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
日々の日程調整にかかる時間を大幅に削減できますので、ぜひご利用ください！