【調整アポ(Microsoft Teams)】WEB会議の日程調整を行う

RECEPTIONISTの調整アポは、Microsoft Teamsを利用したWEB会議にもご利用いただけます。
日程調整からお客様が日時を確定したタイミングで、自動的にビデオリンクを発行することができます。

お客様が来訪され、RECEPTIONISTで受付を行う場合の調整アポの利用方法は以下のヘルプページをご覧ください。
【調整アポ(来訪版)】日程調整をして受付コードを発行する方法（調整アポイントメントの事前登録）

「調整アポ(Microsoft Teams)」の全体の流れ

１．社員様の作業：RECEPTIONIST上で複数の日時候補を選択
RECEPTIONISTの上で自分＆同席する担当者のスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択。

 

２．社員様の作業：商談相手のお客様へ日程調整メールorURLの送信
お客様のメールアドレスを入力して、送信（日程調整URLのみ発行も可能）。このとき連携したカレンダー側に仮予定が作成されます。

 

３．商談相手のお客様側の作業：日時の選択・確定
お客様は届いたメールのURLを開き、表示された日時候補から１つを選択して確定します。
 

４．日程の確定（社員様・商談相手のお客様に確定日時のメールを送信）
社員様・商談相手のお客様双方に、確定した日時とWEB会議用URLが記載されたお知らせするメールが届きます。
また、連携したカレンダー上の仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

詳細なご利用方法は以下をご覧ください。

調整アポイントメント(Microsoft Teams)の操作方法をご案内します

調整アポイントメント(Microsoft Teams)の作成方法
カレンダー連携の方法
調整アポイントメントの入力・送信方法
アポイントメントを「WEB会議URLを発行する」に変更します
日時候補を選択します
［Tips］日時候補のテキストコピー
担当者を追加する場合
日時候補をお客様に送信します
担当者情報等を入力・確認します
お客様（商談相手）の情報を入力します
調整依頼のメールが送信されます(日程調整メール有のみ)
連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）
お客様の日程調整の方法
日程調整の依頼メールから進みます
日程を確定します
日程調整完了メールが届きます
日程確定後のアポイントメントについて
連携しているカレンダー側の状態
カレンダー連携時の注意点
メールアドレスについて
カレンダーの種類について
よくあるご質問

調整アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「【調整アポ】日程調整をしてアポを作成」を選択します。

カレンダー連携の方法

Outlook(O365)カレンダーと連携することで、アポイントメント作成と同時にカレンダーに予定の登録を行えます。
Check　カレンダー連携をご利用の場合、こちらの注意書きもご確認くださいませ。

連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応しています。

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips　Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

「承諾」ボタンをクリックして連携します。

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

Check「管理者の承認が必要」と表示された場合

このような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、アプリのアクセス許可をオンにする必要があります。
Microsoft365（旧Office365）の管理者へ確認を行ってください。

調整アポイントメントの入力・送信方法

アポイントメントをWEB会議URL発行モード(受付コードの発行なし）に変更します

新規アポイントメント画面右上のチェックを以下の通りにして、調整アポをWEB会議URL発行モードに変更します。
・受付コードを発行する：チェック外す
・WEB会議URLを発行する：チェック付ける
チェックを入れるとカレンダー部分が水色の背景に変わります。

 

Tips一度チェックを入れると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Check受付コード発行モードにチェックを入れた状態で、WEB会議URL発行モードにチェックをいれると画像のようにエラーが発生します。
必ず受付コード発行モードのチェックを外した状態で、WEB会議URL発行モードをご利用ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日時候補を選択します

希望の日時をカレンダー画面から選択してください。
Tips ・カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
・表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

必須項目(赤)

入力が完了しましたら、「内容を確認する」をクリックしてください。

［Tips］日時候補のテキストコピー
選択した日時候補をテキスト形式でコピーすることができます。

日時を選択すると、左上の「選択した日時」項目に表示される「日時候補をコピー」こちらをクリックすると、選択した日時がコピーされます。

 

▼コピー完了時の表示

テキスト形式でコピーされていますので、メールでのやり取り等でそのままご利用いただけます。

 

担当者を追加する場合

参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips　社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト：未連携の状態
カラー状態　：連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

作成者を削除する
作成者がこの打ち合わせに参加しない場合には担当者一覧の画面において、作成者の右の×マークをクリックすることで作成者を参加させない設定も可能です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日時候補をお客様に送信します

アポイントメントの確認画面が表示されます。
日程調整の内容をご確認ください。

担当者情報等を入力・確認します

続いて、お客様（WEB会議担当者）の情報を入力します。

必須項目(赤)

全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

調整依頼の確認メールが送信されます(日程調整メール有のみ)

以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips　「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。
「日程調整メールを送らない場合」は双方にメールは送信されません。
Check現在、調整アポ（WEB会議版）の調整日程は管理画面に表示されません。そのため、メール送信を推奨いたします。（今後、来訪版と同様に確認できるよう開発予定です）

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました

 

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
Tips　担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

お客様の日程調整の方法

日程調整の依頼メールから進みます

お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。

 

Tips　「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程を確定します

アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックしていただきます。

必須項目(赤)

右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程調整完了メールが届きます

お客様がアポイントメントの日時を確定すると、以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。

Tips　日時候補をお客様に送信する際、「お客様へのご案内」に入力した内容を、メール内に表示させることができます。
Check日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例）[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例）株式会社テスト:三田花子様

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程確定後のアポイントメントについて

連携しているカレンダー側の状態

日程調整の時点では、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されておりますが、日時を確定されると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。

カレンダー連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、カレンダー連携するアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。

Outlookカレンダー連携の場合

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス

▼Office365アカウントのメールアドレス

カレンダーの種類について

 
RECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

例えば、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

よくあるご質問

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

Q:調整アポ画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

Q:調整中の日程の確認や、確定後の日時の編集を行いたいです。

A:現在、RECEPTIONIST管理画面にはWEB会議版日程の表示が行われません。
そのため、提案日時はアポイントメント作成時のメールにてご確認ください。
また、確定済の日時の編集・削除はO365カレンダーから直接操作をお願いいたします。（来訪版と異なるためご注意ください。）
※今後、RECEPTIONIST側から操作できるよう開発を行って参ります。

お疲れ様でした！
調整アポ（WEB会議版）の操作は以上です。
お客様先への往訪の日程調整に、ぜひご利用くださいませ。