【調整アポ(Microsoft Teams)】WEB会議の日程調整を行う

RECEPTIONISTの調整アポは、Microsoft Teamsを利用したWEB会議にもご利用いただけます。日程調整URLからお客様が日時を確定したタイミングで、自動的にWEB会議URLを発行することができます。
RECEPTIONISTをご利用でない場合は、日程調整ツール「調整アポ」をご覧ください。

来訪や往訪の場合の調整アポの利用方法は以下をご覧ください。
・【調整アポ（来訪版）】
・【調整アポ（往訪版）】

「調整アポ(Microsoft Teams)」の全体の流れ

１．社員様の作業：RECEPTIONIST上で複数の日時候補を選択
RECEPTIONISTの上で自分＆同席する担当者の連携カレンダーのスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択。

 

２．社員様の作業：商談相手のお客様へ日程調整メールorURLの送信
お客様のメールアドレスを入力して、送信（日程調整URLのみ発行も可能）。このとき連携したカレンダー側に仮予定が作成されます。

 

３．商談相手のお客様側の作業：日時の選択・確定
お客様は届いたメールのURLを開き、表示された日時候補から１つを選択して確定します。
 

４．日程の確定（社員様・商談相手のお客様に確定日時のメールを送信）
社員様・商談相手のお客様双方に、確定した日時とWEB会議用URLが記載されたお知らせするメールが届きます。
また、連携したカレンダー上の仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

詳細なご利用方法は以下をご覧ください。

もくじ：調整アポ(Microsoft Teams)の操作方法

Microsoft365と連携
調整アポの入力・送信
日時候補のテキストコピー｜担当者を追加｜作成者を担当者から削除
担当者情報等を入力・確認
お客様（WEB会議担当者）の情報を入力
連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）
お客様（ゲスト）の日程調整の方法
日程確定後
日程調整完了メール
日程確定後の連携カレンダー
アポイントメントのリマインドメール
アポイントメントの確認・編集・削除
よくあるご質問

Microsoft365と連携

調整アポ（Microsoft Teams）をご利用いただくには、Microsoft365と連携を行ってください。連携方法はこちらをご覧ください。

調整アポの入力・送信

1.受付システムをご利用の場合、WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から「新規アポイントメント」をクリックして、「【調整アポ】日程調整をしてアポを作成」を選択します。

Tips調整アポ設定画面の右上のアイコン＞「臨時予定の作成」からも、調整アポ作成画面を開けます。

2.新規アポイントメント画面右上のチェックを以下の通りにして、WEB会議URL発行モード(受付コードの発行なし）に変更します。チェックを入れるとカレンダー部分が水色の背景に変わります。
・受付コードを発行する：チェックなし
・WEB会議URLを発行する：チェックあり
Tips一度チェックを入れると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
Checkカレンダー画面が表示されない場合は、こちらをご確認ください。
 

Check受付コード発行モードにチェックを入れた状態で、WEB会議URL発行モードにチェックをいれると画像のようにエラーが発生します。
必ず受付コード発行モードのチェックを外した状態で、WEB会議URL発行モードをご利用ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

3.日時候補と担当者をカレンダー画面から選択します。
Tips連携しているカレンダー側に登録されている予定も表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
Tips表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

必須項目(赤)

日時候補のテキストコピー

日時を選択し、左上の「選択した日時」の「日時候補をコピー」こちらをクリックすると、選択した日時がテキストコピーされます。

▼「日時候補をコピー」

▼貼り付け後のテキスト例

担当者を追加

①参加する社員を検索し、「追加」で選択することができます。
②社員を選択後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻り、「上記で担当者を確定する」を押して確定します。
Tips　社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
Tips「追加」の左のアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト：未連携の状態
カラー状態　：連携の状態
※アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

①担当者を検索、追加

( 画像をクリックすると拡大表示します )

②担当者を確定

( 画像をクリックすると拡大表示します )

作成者を担当者から削除

作成者が打ち合わせに参加しない場合には担当者一覧の画面において、作成者の右の×マークをクリックすることで作成者を参加させない設定も可能です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
4.入力が完了しましたら、左下の「内容を確認する」をクリックしてください。
 
5.アポイントメントの確認画面が表示されますので、日程調整の内容をご確認ください。
 
担当者情報等を入力・確認
 

 
お客様（WEB会議担当者）の情報を入力

必須項目(赤)

6.全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
7.(日程調整メール有のみ)調整依頼の確認メールが送信されます。
以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips「日程調整メールを送らない場合」は双方にメールは送信されません。
Check現在、調整アポ（WEB会議版）の調整日程は管理画面に表示されません。そのため、メール送信を推奨いたします。（今後、来訪版と同様に確認できるよう開発予定です）

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします[RECEPTIONIST]
例）[株式会社サンプル]アポイントメントの日程調整をお願いします[RECEPTIONIST]

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました[RECEPTIONIST]
例）[鈴木花子]さまとの日程調整を依頼しました[RECEPTIONIST]

 

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

お客様の日程調整の方法

1.お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。
 

CheckHTML形式の場合、メーラーによって「日時候補から日時選択をする」押下してもアクセスできない場合がございます。その場合は、「◆上記ボタンがクリックできない場合は、下記のURLをChromeで開いてください。」のURLからアクセスしてください。または、RECEPTIONISTからのメールをテキスト形式に設定していただくことも可能です。
 

Tips　「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
2.アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックしていただきます。

必須項目(赤)

3.右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程確定後

日程調整完了メール

お客様がアポイントメントの日時を確定すると、以下のメールが担当者とお客様に届きますのでご確認ください。

Tips　日時候補をお客様に送信する際、「お客様へのご案内」に入力した内容を、メール内に表示させることができます。
Check日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました[RECEPTIONIST]
例）[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました[RECEPTIONIST]

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例）株式会社suzuki商事:鈴木花子様

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程確定後の連携カレンダー

日程調整の時点では、連携しているカレンダー上に全ての日時候補を仮予定として自動的に登録されておりますが、日時を確定されると、仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

アポイントメントのリマインドメール

アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれにアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
Checkリマインドメールは停止できません。
Checkリマインドメールの送信時間以前にアポイントメントを削除された場合は、リマインドメールは送信されません。
 
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例）[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]  
 
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例）本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]

アポイントメントの確認・編集・削除

RECEPTIONIST管理画面には、WEB会議版のアポイントメントは表示されません。
そのため、以下のようにご対応をお願いいたします。
※今後、管理画面よりWEB会議版のアポイントメントの確認・編集・削除ができるよう改修を予定しております。

調整中のアポイントメント
アポイントメントの内容は、アポイントメント作成メールにてご確認ください。
 
日程調整URLを再取得、アポイントメントの編集・削除をされたい場合は、再度アポイントメントを作成してください。Outlookカレンダー上の仮予定も削除してください。
 

確定済みのアポイントメント
アポイントメントの内容は、アポイントメント確定メールにてご確認ください。Outlookカレンダーからも確認できます。

RECEPTIONIST上のアポイントメントの編集・削除はできません。担当者と来訪者にリマインドメールが送付されますので、予めご了承くださいませ。Outlookカレンダー上の予定は直接編集・削除が可能です。
 

よくあるご質問

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

お疲れ様でした！
調整アポ（WEB会議版）の操作は以上です。
お客様先への往訪の日程調整に、ぜひご利用くださいませ。