社員ごとに通知先グループチャット(チャンネル)を指定する

通知が多すぎてすぐ流れてしまう・・・

「担当者検索」・「受付コード」から受付された際の通知先グループチャット(チャンネル)は、チャット設定で設定したもの1つになっています。
これにより、自社への来客が1つのグループチャット(チャンネル)で確認できるため、万が一担当者が通知を見逃しても他の方が対応することが可能になっています。
しかし、社員数が増えてくると来客の数も増え、来客の通知回数も増えてしまうため、今度は逆に通知を見逃してしまうリスクがでてきてしまいます。

 

社員毎に通知先のchannel・グループチャットを分けられます

そこでRECEPTIONISTでは、そんな社員数が多い(目安としては200名以上の)企業様向けに、「社員ごとに通知先グループチャット(チャンネル)を指定」できる機能をご用意しております。

 

たとえば部署ごとや、プロジェクトごと、またはオフィス(拠点)ごと、などのグループごとに受付通知を受け取るグループチャット(チャンネル)を設定いただくことで、社員数が多い企業様でも問題なく受付通知に対応することができるようになります。

 

 

設定方法

この機能は、エンタープライズ版以上でご利用いただけます。

 

 

Tips CSVによる一括設定方法をご利用いただくことも可能です。

 

管理者が設定する場合

1,WEB管理画面の社員情報から設定したい社員を検索し、右側にある「・・・」をクリックして、社員情報詳細を開き、社員情報の「編集」ボタンを押して、編集モードにします。

通知先チャットツールID設定

2,通知先グループチャット(チャンネル)を指定します。

社員毎の通知先channel指定
Tips通知先チャンネル・グループ名とは
チャットツールに応じて必要な情報が異なります。以下をご参照下さいませ。

チャットツール 必要な情報
Slack
(日本語・半角英数字)
通知を行いたいチャンネル名
slack通知先

【確認方法】
Slack画面を開き、左側メニューの「チャンネル(Channel)」から
通知を行いたいチャンネル名をご確認くださいませ。

Chatwork
(半角数字)
通知を行いたいグループのURL末尾
chatwork通知用

【確認方法】
WEBブラウザでチャットワークの通知を行いたいグループを開き、
その際に表示されているURLの末尾(「#!rid」の後に記載されている数字のみ)
をご確認くださいませ。

Oneteam
(半角英数字)
通知を行いたいグループのwebhook URL
Oneteam通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

【確認方法】
Oneteam管理者権限の方がWEBブラウザでメイン画面にログインしたら、
左下「設定」>「外部サービス連携」から、通知を行いたいグループに対して
設定したwebhookURLの設定画面を開き、webhookURLをコピーしてください。
(通知を行いたいトピックのURLが上記画面で一致しているかご確認くださいませ。)

Workplace
(半角数字)
通知を行いたいグループチャットのURL末尾
workplace通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

【確認方法】
WEBブラウザでWorkplaceの通知を行いたいグループチャットを
Workplaceチャットから開き、その際に表示されているURLの末尾
(「chat/t/」の後に記載されている数字のみ)をご確認くださいませ。

LINE WORKS
(半角数字)
通知を行いたいトークルームのルームID
LINE WORKS通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

【確認方法】
RECEPTIONIST管理画面・チャット設定画面を開き、LINE WORKS行右端の『・・・』をクリックして、一番下にある「ルームIDを作成する」をクリックします。
トークルームを作成するとルームIDが表示されますのでコピーしてください。これを社員情報詳細のLINEWORKSの箇所にある「ルームID」欄に入力します

Microsoft Teams
(半角英数字)
通知を行いたいグループのwebhook URL
Microsoft Teams通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

【確認方法】
WEBブラウザでメイン画面左側の「チーム」から、対象チーム配下にある
通知を行いたいチャネルに対して、右側「・・・」>「コネクタ」より
コネクタ画面を開き、左側「構成済み」>右側「構成済み」>「管理」から
Incoming Webhookの画面を開きwebhookURLをコピーしてください。

DingTalk
(半角英数字)
通知を行いたいグループのwebhook URL
DingTalk通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

【確認方法】
グループを作成したユーザーの方がメイン画面にログインしたら、
ホーム画面の左側にある『Message』を選択>対象グループを
右クリックから『Group Settings』>右側のGroup Settingsの
メニューから『ChatBot』>登録済みのChatBotの『設定アイコン』より
ChatBotの設定画面が開きますので、webhookURLをコピーしてください。

Hangouts Chat
(半角英数字)
通知を行いたいチャットルームのwebhook URL
Hangouts Chat通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

【確認方法】
WEBブラウザでメイン画面の左側のリストから該当チャットルームを選択します。
上部のチャットルーム名の横にある下矢印をクリックして『Webhookを設定』より
Webhookの設定画面が開きますので、webhookURLをコピーしてください。

SMS通知 SMS通知の場合、電話番号を使用した通知のため、個別通知のみです。
そのため、通知先グループチャット(チャンネル)の指定はできません。

 

 

社員の方自身で設定する場合

1,WEB管理画面にログインし、右上にあります自身のアイコンから『アカウント情報』を選択します。

通知先チャットツールID設定

2,「アカウント情報」画面より、編集モードに切り換え、通知先グループチャット(チャンネル)を指定します。

社員毎の通知先channel指定

 

 

社員ごとの通知先を指定しない場合は、「チャット設定」で指定している通知先に来客通知がされますので、通知先を変更したい社員のみ設定をしていただければ大丈夫です。

 

是非、お試しくださいませ。