来客通知の見逃しに備える

こちらのヘルプページでもご案内しましたが、利用を開始すると「担当者が来客に気付かなかった!」ということはほとんど起こりません。
しかし、万が一の場合に備えて、見逃しを防止するために以下のような機能をご用意しています。

 

目次

通知が1人に届くのみなので見逃しが不安な場合
PC画面を常に見ることが難しい場合
初期導入時のお勧めの運用方法
ご参考:なぜ電話と連携できないんですか?

 

 

通知が1人に届くのみなので見逃しが不安な場合

 

カスタムボタン以外の来客通知には担当者の名前が表示されますが、この通知が1名のみでは不安な場合もあるかと思います。
下記のような機能をご利用ください。

 

【お勧め1】サブの通知先(アシスタント通知)を利用する
サブの通知先(アシスタント通知)では、本人+もう1名に通知が可能です。(Slackの場合はアシスタントにユーザーグループの指定も可能)
こちらを利用することで、より見逃しを防ぐことができます。
参照:社員ごとにサブの通知先を指定したい(アシスタント通知を利用する)

 

【お勧め2】社員ごとに来客通知先を指定する
社員ごとに来客通知先の指定ができます。
「営業部の来客通知」「経理部の来客通知」等、通知先を分散させることで、より来客通知に気づきやすくすることが可能です。
※1日に20件以上の来客がある場合は、通知先を分ける運用をお勧めしています。
参照:社員ごとに通知先グループ(チャンネル)を分ける方法

 

 

PC画面を常に見ることが難しい場合

 

PCの来客通知は、画面上にポップアップが出るためPC利用時に通知に気付かないということは少ないと思います。
しかし、PC以外での作業が多く、PCでの通知だけでは不安がある場合はスマートフォンアプリの併用がお勧めです。

 

RECEPTIONISTで連携しているビジネスチャットは、すべてのチャットでスマートフォンアプリも用意されています。
社内セキュリティ上アプリのインストールが問題がないようであれば併用もご検討ください。
また、RECEPTIONISTモバイルアプリも用意しています。ログインのみで利用可能なので、こちらもぜひご検討ください。
参照:スマホアプリでも来客通知を受け取れます

 

 

万が一見逃しが発生してしまった場合に備えて

 

上記のような設定を行っても、万が一‥という懸念はあるかもしれません。
そのような場合に備えて、iPad側でも下記のような準備が可能です。

 

「担当者が来ない場合」というボタンを設定する
カスタムボタンを利用しましょう。
カスタムボタンは、ボタン名の変更やボタンごとに通知先グループの指定が可能です。
「担当者が来ない場合」というボタンを設定し、通知先を常にデスクにいらっしゃる部署宛等に設定することで、対応漏れを防ぐことができます。

 

 

初期導入時のお勧めの運用方法

 

導入直後は以下2つのルールでの運用がお勧めです。

 

【ルール1】来客通知には必ずレスポンスする
各来客通知に、来客対応を行う方がレスポンスするような運用を行いましょう。
メッセージにスタンプが押せるようなチャットを利用している場合は、スタンプを押すような運用も良いかもしれません。
通知するメッセージは編集可能ですので、メッセージ内容に「レスポンスを行う」ことを促すメッセージにするのもお勧めです。
LW_response

 

【ルール2】社内で浸透するまではフォローを行う
導入からしばらく(1ヶ月〜数カ月間)は、来客通知を行うグループに総務の方等バックオフィスの方が参加し、各社員が対応を行っているか確認、対応していない場合は社員宛に対応を促すことや代理対応を行う運用もお勧めです。
来客通知のグループ内で会話するため、来客者情報もスムーズに共有できます。
LW_response3

 

 

上記の2つのルールで運用いただくと、徐々に「自分自身の来客対応は自分で行う」という意識が各社員にも浸透してくるかと思います。

 

 

ご参考:なぜ電話と連携できないんですか?

 

受付における非効率を効率化するため、です。

 

弊社代表(元受付嬢歴11年)の経験から、受付に電話を使ってしまうと、
・来客のたびに電話が鳴ることで通常業務に支障をきたす
・担当者本人が対応しないことが多く、非効率な取次業務が発生する
・来客記録を残すことができない
等の問題が発生してしまうため、RECEPTIONISTは「電話を一切使わない」をコンセプトに設計されています。

 

ご参考:受付システムで内線電話と接続するのをやめた話

 

 

いかがでしょうか。
上記の設定や運用を検討いただき、より便利にご利用いただければと思います。