社員ごとに通知先グループを分ける方法(エンタープライズプラン以上)

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

 

RECEPTIONISTの来客通知は、社員ごとに通知するグループを指定することも可能です。
自社の来客状況に応じて、通知先を分ける運用をご検討ください。

 

来客通知は基本通知先に届きます
「担当者検索」・「受付コード」から受付された際の通知先グループは、チャット設定で指定した基本通知先宛に送られます。
こちらにより、自社の来客が1つのグループで確認できるため、万が一担当者が通知を見逃しても他の方が対応を行えます。
Tipsカスタムボタンはボタンごとに通知先グループを分けることができます。

 

通知が多すぎて埋もれる‥
しかし、社員数が増えてくると来客の数も増え、来客の通知回数も増えるため、通知が多すぎることにより1つのグループでは通知を見逃してしまうリスクがでてきてしまいます。
社員数が多い(目安としては200名以上の)企業様は、通知先グループを分ける運用がおすすめです。

 

たとえば部署ごとや、プロジェクトごと、またはオフィス(拠点)ごと等にグループを分けることで、届く来客通知が減り、見逃しのリスクが少なくなります。
Tips通知先を指定しない場合は、「チャット設定」で指定している基本通知先に来客通知が行われます。

 

 

設定方法

管理者が設定する場合
社員の方自身で設定する場合
通知先チャンネル・グループ名と通知先指定

 

管理者が設定する場合

※LINE WORKSは流れが異なります
【LINE WORKS】社員ごとに通知先トークルームを指定する方法をご確認ください。

 

1
まずは、各ビジネスチャット側での対応が必要です。
来客通知を行いたい来客通知先グループ(チャンネル)に、社員を追加してください。追加方法は各チャットをご確認くださいませ。

 

Slackでチャンネルにメンバーを追加する方法

 

Chatworkでグループチャットにメンバー・通知用アカウントを追加する方法

 

Workplaceでグループチャットにメンバー・通知用Botを追加する方法

 

※LINE WORKSで社員ごとにトークルームを指定して来客通知を送る場合は、
   【LINE WORKS】社員ごとに通知先トークルームを指定する方法をご確認ください。

 

Microsoft Teamsで通知先グループにメンバーを追加する方法

 

Google Chat(Hangouts chat)でチャットルームにメンバーを追加する方法

 

InCircleでトークルームにメンバー・APIユーザを追加する方法

 

DingTalkでチャットルームにメンバーを追加する方法

 

 

2
WEB管理画面の社員情報から設定したい社員を検索し、右側にある「・・・」をクリックして、社員情報詳細を開き、社員情報の「編集」ボタンを押して、編集モードにします。
Tips社員数が多い場合は、WEB
管理画面からの設定ではなく管理者によるCSV一括設定がおすすめです。

通知先ビジネスチャットID設定

 

3
通知先グループ(チャンネル)を指定します。
通知先グループの確認方法・入力は各チャットをご確認ください。

 

Slackで通知先を指定する方法

 

Chatworkで通知先を指定する方法

 

Workplaceで通知先を指定する方法

 

※LINE WORKSで社員ごとにトークルームを指定して来客通知を送る場合は、
   【LINE WORKS】社員ごとに通知先トークルームを指定する方法をご確認ください。

 

※Microsoft Teamsはチャット設定が2種類あります。
   Microsoft Teamsで通知先を指定する方法
   Microsoft Teams(Webhook)で通知先を指定する方法

 

Google Chat(Hangouts chat)で通知先を指定する方法

 

InCircleで通知先を指定する方法

 

DingTalkで通知先を指定する方法

 

社員の方自身で設定する場合

※LINE WORKSは流れが異なります
【LINE WORKS】社員ごとに通知先トークルームを指定する方法をご確認ください。

 

1
まずは、各ビジネスチャット側での対応が必要です。
来客通知を行うグループへ参加する必要がありますので、RECEPTIONIST管理者に来客通知先グループへ追加していただくようご依頼ください。

 

2

WEB管理画面にログインし、右上にあります自身のアイコンから『アカウント情報』を選択します。
通知先ビジネスチャットID設定

 

3

「アカウント情報」画面より、編集モードに切り換え、通知先グループ(チャンネル)を指定します。
通知先グループの確認方法・入力方法は各チャットをご確認ください。
member

Slackで通知先を指定する方法

 

Chatworkで通知先を指定する方法

 

Workplaceで通知先を指定する方法

 

※LINE WORKSで社員ごとにトークルームを指定して来客通知を送る場合は、
   【LINE WORKS】社員ごとに通知先トークルームを指定する方法をご確認ください。

 

※Microsoft Teamsはチャット設定が2種類あります。
   Microsoft Teamsで通知先を指定する方法
   Microsoft Teams(Webhook)で通知先を指定する方法

 

Google Chat(Hangouts chat)で通知先を指定する方法

 

InCircleで通知先を指定する方法

 

DingTalkで通知先を指定する方法

 

通知先チャンネル・グループ名と通知先指定

ビジネスチャットごとに入力する情報が異なるため、ご利用のチャットをご確認ください。

Slack
Chatwork
Workplace
LINE WORKS
Microsoft Teams
Microsoft Teams(Webhook)
Google Chat(Hangouts chat)
InCircle
DingTalk
SMS

 

Slack

1.通知を行いたいチャンネル名の確認

Slack画面を開き、左側メニューの「チャンネル(Channel)」から通知を行いたいチャンネル名をご確認ください。

slack通知先

 

2.通知先の入力

確認したチャンネル名をSlack通知先Channel名に入力してください。

sl

 

Chatwork

1.通知を行いたいグループのURL末尾の確認

WEBブラウザでチャットワークの通知を行いたいグループを開き、
その際に表示されているURLの末尾(「#!rid」の後に記載されている数字のみ)
をご確認ください。

chatwork通知用

 

2.通知先の入力

確認したIDをChatwork通知先グループチャットIDに入力してください。

cw

 

Workplace

1.通知を行いたいグループチャットのURL末尾の確認

WEBブラウザでWorkplaceの通知を行いたいグループチャットを
Workplaceチャットから開き、その際に表示されているURLの末尾
(「chat/t/」の後に記載されている数字のみ)をご確認くださいませ。

workplace通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

 

2.通知先の入力

確認したスレッドIDをFacebook Workplace通知先スレッドIDに入力してください。

FB

 

LINE WORKS

LINE WORKSで社員ごとにトークルームを指定して来客通知を送る場合には、
RECEPTIONIST管理画面にてトークルームを新規作成して、
そのルームIDを利用して来客通知を送る方法を推奨しています。
【LINE WORKS】社員ごとに通知先トークルームを指定する方法をご確認ください。

 

Microsoft Teams

1.通知を行いたいチームのリンクの確認

WEBブラウザでメイン画面左側の来客通知用グループ(チーム)の右端の『・・・』から『チームへのリンクを取得』を選択し、表示されたURLをコピーして控えます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

2.通知を行いたいチャネルのリンクの確認

続いて、来客通知用グループの下の通知先チャネル右端の『・・・』から『チャネルへのリンクを取得』を選択し、表示されたURLをコピーして控えます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

チャネルがプライベートの場合
チャネルが「プライベート」の場合は、『チャネルへのリンクを取得』項目が存在しないため、
該当のチャネルを選択した状態の、ブラウザ上の画面上部にあるURLをコピーして、メモ帳等に保存しておきましょう。


( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

3.通知先の入力

控えたチームのリンク・チャネルのリンクをそれぞれ入力してください。

 

Microsoft Teams(Webhook)

1.通知を行いたいグループのwebhook URLの確認

WEBブラウザでメイン画面左側の「チーム」から、対象チーム配下にある
通知を行いたいチャネルに対して、右側「・・・」>「コネクタ」より
コネクタ画面を開き、左側「構成済み」>右側「構成済み」>「管理」から
Incoming Webhookの画面を開きwebhookURLをコピーしてください。
Microsoft Teams通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

 

2.通知先の入力

確認したwebhookURLをMicrosoft Teams 通知先グループWebhook URLに入力してください。

teams

 

Google Chat(Hangouts chat)

1.通知を行いたいチャットルームのwebhook URLの確認

WEBブラウザでメイン画面の左側のリストから該当チャットルームを選択します。
上部のチャットルーム名の横にある下矢印をクリックして『Webhookを設定』より
Webhookの設定画面が開きますので、webhookURLをコピーしてください。
Google Chat通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

 

2.通知先の入力

確認したwebhookURLをGoogle Chat 通知先グループWebhook URLに入力してください。


InCircle

1.通知を行いたいトークルーム名の確認

InCircleのホーム画面の「トーク」タブを選択して、左側メニューの「すべてのトーク」から
通知を行いたいトークルーム名をご確認くださいませ。
このトークルーム名をコピーしてください。

InCircle通知先

 

2.通知先の入力

確認したトークルーム名をInCircle 通知先トークルーム名に入力してください。

ic

 

DingTalk

1.通知を行いたいグループのwebhook URLの確認

グループを作成したユーザーの方がメイン画面にログインしたら、
ホーム画面の左側にある『Message』を選択>対象グループを
右クリックから『Group Settings』>右側のGroup Settingsの
メニューから『ChatBot』>登録済みのChatBotの『設定アイコン』より
ChatBotの設定画面が開きますので、webhookURLをコピーしてください。
DingTalk通知先(表示用)

( ▲ 画像をクリックすると拡大表示します )

 

2.通知先の入力

確認したwebhookURLをDingtalk 通知先グループWebhook URLに入力してください。

Dingtalk

 

SMS通知

SMS通知の場合、電話番号を使用した通知のため、個別通知のみです。
そのため、通知先グループ(チャンネル)の指定はできません。
 

 

是非、お試しくださいませ。