【通常アポ】Outlookカレンダー側から受付コードを発行する

Outlookカレンダー側から受付コードを発行できます

RECEPTIONISTは、アポイントメント登録時に発行される6桁の受付コードを用いることで、来訪される方が簡単に受付をすることができます。
Tipsお客様が受付コードで受付する流れ

 

この受付コードの発行は、RECEPTIOIST管理画面からだけでなく、Outlookカレンダーから発行することも可能です。
来訪される方がスムーズに受付できるアポイントメント作成時に、ぜひお役立てください。

 

 

操作方法

前提条件
OutlookカレンダーにRECEPTIONISTのアドイン機能を登録する
Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダーの場合
ブラウザ上で利用するOutlookカレンダーの場合(Windows/Mac)
Microsoft365管理センターから一括でアドインを登録する場合

RECEPTIONISTのアドイン機能にログインする
Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダーの場合
ブラウザ上で利用するOutlookカレンダーの場合(Windows/Mac)
通常ログインの場合
SAML認証でログイン

RECEPTIONISTのアドイン機能で受付コードを発行する
予定の新規登録
Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダーの場合
ブラウザ上で利用するOutlookカレンダーの場合(Windows/Mac)
RECEPTIONISTのアドイン機能で登録するアポの公開設定について

予定の変更
Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダーの場合
ブラウザ上で利用するOutlookカレンダーの場合(Windows/Mac)

予定の削除

 

 

前提条件

1.Outlookカレンダー側の事前設定が必要になります
各社員様で、Outlookカレンダー側にRECEPTIONISTのアドイン機能を登録する必要があります。

 

2.RECEPTIONISTのアドイン機能が利用できる環境について
・Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダー
・Windows のブラウザ上で利用するOutlookカレンダー
・Mac のブラウザ上で利用するOutlookカレンダー

 

3.Outlookカレンダー側とRECEPTIONISTのアドイン機能に連動について
Outlookカレンダー側とRECEPTIONISTのアドイン機能の保存ボタンは連動していません。それぞれ保存ボタンを押す必要があります。

 

4.Outlookカレンダー側で作成したアポイントメントの変更について
Outlookカレンダー側でアドイン機能を使って作成したアポイントメントは、RECEPTIONIST側のアポ一覧に表示されますが編集はできません。
編集する際は、Outlookカレンダー側でアドイン機能を使って変更してください。

 

5.登録できるアポイントメントの種類
Outlookカレンダー側のアドイン機能で作成できるアポイントメントは「通常アポ」のみです。
期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面にて作成を行ってください。

 

 

OutlookカレンダーにRECEPTIONISTのアドイン機能を登録する

事前にOutlookカレンダーに、RECEPTIONISTのアドイン機能を登録する必要があります。
まず、Outlook上からアドイン管理画面を表示します。
 

Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダーの場合

Outlook(メール)の画面を表示して、上部メニューバーの右側にある「アドインを入手」を選択します。

 


( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

ブラウザ上で利用するOutlookカレンダーの場合(Windows/Mac)

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、
上部メニューバーの「・・・」
>「アドインを取得」を選択します。

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

表示されたアドイン管理画面から、
「個人用アドイン」
>「+ カスタム アドインの追加」
>「URLから追加」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

入力項目に以下のURLを入力して「OK」を押します。
https://outlook-addin.app.receptionist.jp/manifest.xml

 

警告メッセージが表示されますが、そのまま「インストール」を押します。

 

カスタムアドインにRECEPTIONISTのアドインが登録されてことを確認しましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

お疲れ様でした。
これでOutlookカレンダーにRECEPTIONISTのアドイン機能が登録できました。
続いて、アドイン機能にログインしましょう。
 

 

Microsoft365管理センターから一括でアドインを登録する場合

Check「ユーザーの割り当て」で指定のユーザーにアドイン展開しても、Microsoftの仕様上、反映まで最大12時間かかりますのでご注意くださいませ。

 

1.Microsoft管理者アカウントで、Microsoft365管理センターにログイン。

 

2.左メニューの「すべてを表示」>「設定」>「統合アプリ」>「Add-ins」
appo_v_002

( 画像をクリックすると拡大表示します )

3.「+アドインの展開」>『新しいアドインの展開』の「次へ」

 

4.「マニフェストファイルのURLが分かります」を選択し、以下URLを入力>「アップロード」
https://outlook-addin.app.receptionist.jp/manifest_admin-managed.xml

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

5.「ユーザーの割り当て」で対象のユーザーを選択し、「展開」

 

 

RECEPTIONISTのアドイン機能にログインする

 

まず、RECEPTIONISTのアドイン機能を表示します。

Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダーの場合

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

ブラウザ上で利用するOutlookカレンダー(Windows/Mac)

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「・・」>「RECEPTIONIST」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 
 

RECEPTIONISTのログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください
・通常ログイン
・SAML認証でログイン
Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

通常ログインの場合

自分のアカウント(メールアドレス、パスワード)を入力の上、「ログイン」を押します。

SAML認証でログイン

「SAML認証はこちら」を押します。
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。

 

自分のアカウントのドメイン(メールアドレスの@以下)を入力の上、「ログイン」を押します。

 

 

これでRECEPTIONISTのアドイン機能にログインできました。

 

 

 

お疲れ様でした!
これでRECEPTIONISTのアドイン機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう!

 

 

RECEPTIONISTのアドイン機能で受付コードを発行する

実際にOutlookカレンダー上でRECEPTIONISTのアドイン機能を利用する方法を説明します。

 

予定の新規登録

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示します。
RECEPTIONISTのアドイン機能が表示されていない場合、事前に表示しておきます。

 

Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダーの場合

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

ブラウザ上で利用するOutlookカレンダー(Windows/Mac)

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「・・」>「RECEPTIONIST」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

①:通常通り、Outlookカレンダー上で予定を入力します。
②:RECEPTIONISTのアドイン機能で、以下項目を入力します。

Item Name Detail
お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
Tipsオフィス機能とは?
来訪者情報 お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
Tipsお客様が2人以上の場合は、右側の「+」ボタンにて追加できます。
メール送信 アポイントメントの作成(受付コードの発行)と同時に招待メールを送付するかどうかを選択できます。
お客様へのご案内 お客様への招待メールに記載されます。
受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

予定の入力後、登録する際には
③:RECEPTIONISTのアドイン機能で「保存した招待メールを送る」を押します。
④:Outlookカレンダーの登録ボタンを押します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

RECEPTIONISTのアドイン機能で「保存して招待メールを送る」を押すと、「アポイントメントを作成しました。」と表示され、受付コードが表示されます。
 
このタイミングで担当者宛てに受付コードが記載のメールが送付されます。
「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」にチェックしている場合、来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが送信されます。
 

Check「保存して招待メールを送る」を押すとエラーになる場合、予定の開始時刻が過去になっていないかご確認ください。

 

 

注意
1、備考入力と、Outlook側の非公開設定は、RECEPTIONIST側に登録されるアポには反映できません(APIの仕様のため)
2、アドイン機能の登録ボタンとOutlookカレンダーの登録ボタンは連動していないため、必ず両方押してください(押さないと、押さなかった方には登録されません)
3、担当者・お客様宛に招待メールは必ず送られます。

 

RECEPTIONISTのアドイン機能で登録するアポの公開設定について

RECEPTIONISTの管理画面で、権限設定>アポイントメント作成時の公開設定の初期値 の設定値によって切り替わります。

 

公開設定の初期値:公開の場合
アドインから登録したアポは、常に公開で作成されます。

 

公開設定の初期値:非公開の場合
アドインから登録したアポは、常に非公開で作成されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

RECEPTIONISTの通常アポ一覧を確認すると、アドインから登録した予定も確認できます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

予定の変更

Outlookカレンダーから、登録済み予定の詳細画面を表示します。
RECEPTIONISTのアドイン機能が表示されていない場合、事前に表示しておきます。

 

Windows 10 にインストールして利用するOutlookカレンダーの場合

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

ブラウザ上で利用するOutlookカレンダー(Windows/Mac)

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「・・」>「RECEPTIONIST」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

①:通常通り、Outlookカレンダー上で予定を変更します。
②:RECEPTIONISTのアドイン機能で、以下項目を変更します。

Item Name Detail
お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
Tipsオフィス機能とは?
来訪者情報 お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
Tips来訪者を右側の「+」ボタンにて追加、「-」ボタンで削除できます。
お客様へのご案内 お客様への招待メールに記載されます。
受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

予定の変更後、登録する際には
③:RECEPTIONISTのアドイン機能で「保存した招待メールを送る」を押します。
④:Outlookカレンダーの登録ボタンを押します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

RECEPTIONISTのアドイン機能で「保存して招待メールを送る」を押すと、「アポイントメントを更新しました。」と表示され、受付コードの表示も更新されます。
 
また、このタイミングで、登録した担当者と来訪者に登録したお客様宛に変更後の招待メールが送信されます。
 
Check「保存して招待メールを送る」を押すとエラーになる場合、予定の開始時刻が過去になっていないかご確認ください。

 

 

注意
アドイン機能の登録ボタンとOutlookカレンダーの登録ボタンは連動していないため、必ず両方押してください(押さないと、押さなかった方には更新されません)

 

 

 

予定の削除

RECEPTIONISTのアドイン機能で登録した予定の削除を行う場合、RECEPTIONIST側のアポイントメントとOutlookカレンダー側の予定をそれぞれ削除します。

 

RECEPTIONIST側のアポイントメントの削除方法1

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示し、アドインを開き、「このアポイントメントを削除する」から削除していただけます。

 

RECEPTIONIST側のアポイントメントの削除方法2

RECEPTIONIST管理画面>「アポイントメント」>アポイントメント一覧から削除していただけます。
Checkアポイントメントの作成した社員でのみ削除が可能です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除しても、Outlookカレンダー側の予定が削除されない警告メッセ―ジが表示されますので「OK」を押します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

RECEPTIONIST側のアポイントメントが削除されたメッセージが表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Outlookカレンダー側の予定の削除方法

Outlookカレンダー側の予定削除時は、RECEPTIONISTのアドイン機能を表示しなくても問題ありません。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

 

このように、Outlookカレンダー上にRECEPTIONISTのアドイン機能を登録し利用することができます。
Outlookカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき受付コードの発行も可能です。

 

ぜひご活用くださいませ!