Outlookカレンダー側から受付コードを発行できます
アポイントメント登録し、発行される受付コード（数字6桁）を用いることで、来訪者が簡単に受付をすることができます。
RECEPTIONIST管理画面からだけでなく、Outlookカレンダーからも受付コードを発行することが可能です。
前提条件
1. Outlookカレンダー側の事前設定が必要になります
各社員様で、Outlookカレンダー側にRECEPTIONISTのアドイン機能を登録する必要があります。
2. RECEPTIONISTのアドイン機能が利用できる環境について
- Windows10/11にインストールして利用するOutlook
- Windowsのブラウザ上で利用するOutlook
- Macのブラウザ上で利用するOutlook
3. Outlookカレンダー側とRECEPTIONISTのアドイン機能に連動について
Outlookカレンダー側とRECEPTIONISTアドインの保存ボタンは連動していません。それぞれ保存ボタンを押す必要があります。
4. Outlookアドインで作成したアポはRECEPTIONIST管理画面から編集できません
アポイントメントを編集する際は、Outlookカレンダー上で予定を開き、RECEPTIONISTアドインを使って変更してください。
5. 通常アポのみ登録ができます
RECEPTIONISTアドインで作成できるのは「通常アポ」のみです。
（代理登録は不可）
通常アポの代理登録・期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面にて作成を行ってください。
6. Officeのバージョン
Officeをお使いの場合、Outlookのバージョンが古いと正常に動作しないことがございますので、ご注意ください。
1.事前設定：OutlookにRECEPTIONISTアドインを登録する
事前にOutlookカレンダーに、RECEPTIONISTのアドイン機能を登録する必要があります。
Step 1：アドイン管理画面を開く
https://aka.ms/olksideload にアクセスし、アドインの画面を開きます。
Step 2：「manifest.xml」をダウンロードする
こちらから「manifest.xml」のファイルをダウンロードします。
Step 3：manifest.xml をOutlookに追加する
「個人用アドイン」
＞「+ カスタム アドインの追加」
＞「ファイルから追加」
＞「manifest.xml」を選択します。
「カスタムアドイン」が表示されない場合は、
「ユーザーのアドインをインストールおよび管理できる管理者とユーザーを指定」（Microsoft公式サイト）
の『従来の EAC を使用してユーザーにアクセス許可を割り当てる』をお試しください。
こちらでも難しそうであれば、
Microsoft365管理センターから一括でアドインを登録する方法をご検討ください。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
Step 4：アドインのインストール確認
Step 5：アドインが追加されたか確認
( 画像をクリックすると拡大表示します )
インストール版のクラシックOutlookをご利用の場合、設定は以上です。
アドイン機能へのログインをご確認ください。
インストール版の新しいOutlook、ブラウザ版のOutlookをご利用の場合は、以降の手順６～９もご確認ください。
インストール版の新しいOutlook、ブラウザ版のOutlookの手順は共通です。
Step 6：アプリメニューから追加操作を行う
「その他のアプリ」＞「アプリの追加」を選択します。
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Step 7：RECEPTIONISTが追加されたか確認
表示されていない場合、手順5のカスタムアドインにRECEPTIONISTのアドインが登録されているかを再度ご確認ください。
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Step 8：予定表設定画面を開く
「予定表」＞「表示」タブ＞「予定表の設定」を選択します。
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Step 9：「RECEPTIONIST」を予定表に追加
「RECEPTIONIST」にチェックを入れて、保存します。
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お疲れ様でした。
これでOutlookカレンダーにRECEPTIONISTのアドイン機能が登録できました。
続いて、アドイン機能にログインしましょう。
Microsoft365管理センターから一括でアドインを登録する場合
「ユーザーの割り当て」で指定のユーザーにアドイン展開しても、Microsoftの仕様上、反映まで最大24時間かかりますのでご注意くださいませ。
1. Microsoft365管理センターにログイン
Microsoft管理者アカウントで、Microsoft365管理センターにログインします。
2. Add-insの設定を開く
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3. 新しいアドインの展開
「＋アドインの展開」＞『新しいアドインの展開』の「次へ」をクリックします。
4. マニフェストURLの入力
「カスタム アプリをアップロード」＞「マニフェストファイルのURLが分かります」を選択し、以下URLを入力して「アップロード」をクリックします。
https://outlook-addin.app.receptionist.jp/manifest_admin-managed.xml
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5. ユーザーの割り当てと展開
ユーザーの割り当て方法は以下の3通りです。
- 全ユーザー
- 特定のユーザー（1名ずつ追加）
- 特定のグループ（グループ単位で追加）
そのためグループ管理をしておらず、対象ユーザー数が多い場合は、各ユーザー自身での個別インストールが効率的です。
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2.RECEPTIONISTのアドインにログインする
まず、RECEPTIONISTのアドインにログインします。
ログイン後、4週間以上アドインを開かなかった場合セッションが切れるため、アドインからログアウト・再ログインが必要になります。
ご利用のOutlook環境に応じたログイン方法
インストール版のクラシックOutlookの場合
インストール版の新しいOutlook、ブラウザ版のOutlookの場合
通常ログイン
SAML認証でログイン
インストール版のクラシックOutlookの場合
１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
インストール版の新しいOutlook、ブラウザ版のOutlookの場合
１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「RECEPTIONIST」を選択します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください。
・通常ログイン
・SAML認証でログイン
自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。
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通常ログイン
( 画像をクリックすると拡大表示します )
SAML認証でログイン
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。
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３．これでRECEPTIONISTのアドイン機能にログインできました。
お疲れ様でした！
これでRECEPTIONISTのアドイン機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう！
3.RECEPTIONISTのアドイン機能で受付コードを発行する
実際にOutlookカレンダー上でRECEPTIONISTのアドイン機能を利用する方法を説明します。
予定の新規登録
Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示し、RECEPTIONISTアドインを表示し、アポイントメントを登録します。
インストール版のクラシックOutlookの場合
１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
インストール版の新しいOutlook、ブラウザ版のOutlookの場合
１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「RECEPTIONIST」を選択します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
「過去のアポイントメント情報は表示できません。」と表示される場合は、アドイン右上の×印をクリックし、予定の日時を現在以降に変更し、「RECEPTIONIST」から再度アドインを起動してください。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
２．
①：予定の内容とRECEPTIONISTアドインの項目（詳細はこちら）を登録します。
※「定期的な予定」にも対応しております。（「この回のみ」のアポ作成には対応しておらず、予定の数分の通常アポが作成されます。）
②：「保存して招待メールを送る」または「保存して受付コードを発行する」をクリックします。
③：「送信」または「保存して閉じる」をクリックします。
アドインの保存ボタンとOutlookカレンダーの送信・保存ボタンは連動していないため、必ず②と③の両方クリックしてください。（クリックしなかった方には登録されません）
( 画像をクリックすると拡大表示します )
Outlookカレンダーの項目
公開設定、説明欄の設定は、RECEPTIONISTに登録されるアポイントメントには反映されません。（アドインの公開設定が反映されます。）
RECEPTIONISTアドインの項目（①）
| Item Name | Detail |
| お客様に来ていただくオフィス |
アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
参考
Tips
「社員情報に紐づくオフィスのみ表示する」 の設定も適用されます。 |
| 来訪者種別 |
来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。
Tips
|
| 来訪者情報 |
お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
Tips
Salesforce連携している場合、来訪者の「氏名」を入力すると、Salesforceのリードや取引先からお客様の情報を取得できます。詳細は |
| 来訪者を追加 ＋ | 「来訪者を追加＋」ボタンで来訪者を追加できます。追加した来訪者は、「－」ボタンで削除できます。 |
| 来訪者情報の一括登録 |
以下手順で来訪者情報を一括で登録できます。 1. 氏名、社名、メールアドレスを入力したExcel・スプレッドシートを用意し、コピーします。  2. 「来訪者情報の一括登録」をクリックします。 3. 先ほどコピーした内容を貼り付けます。Excelの場合、末尾に改行が追加されることがありますので、末尾の改行を削除してください。  4. 「追加」をクリックします。 |
| 来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする |
2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。 セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。（詳細は こちら）
Tips
初期値は常に、管理者が設定した値になります。（詳しくは こちら） |
| メール送信 |
アポイントメントの作成・編集時にメールを送付するかどうかを選択できます。
▼「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」
Check
「定期的な予定」の場合はメール送信されません。そのため来訪者は、当日のリマインドメールで受付コードを受け取ります。 ▼「受付コードの発行のみを行う」
Tips
初期値は常に「送信する」になります。 |
| お客様へのご案内 |
お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
Tips
初期値は常に、管理者が指定した内容になります。（詳しくは こちら） |
| 公開設定 |
公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは こちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、「管理者」「受付担当者」「アポイントメント作成者本人」「参加予定の社員」以外からは見えなくなります。
Tips
初期値は常に、管理者が設定した値になります。（詳しくは こちら） |
| メモ | アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。アポを登録する方とお客様をご案内する方が別々の場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。 |
「保存して招待メールを送る」または「保存して受付コードを発行する」を押すとエラーになる場合、予定の開始時刻が過去になっていないかご確認ください。
予定の新規登録時のエラー
４．アポ作成者が「外部連携」でMicrosoft連携をし、予定の会議室を設定しているとき、会議室辞退チェックが走ります。Outlookからの会議室承諾・辞退の回答を待つため、アポ作成から3分後に以下メールが送付されます。
- 会議室が確保できアポが登録できた場合は、担当者（来訪者）にアポ登録メール
- 会議室が辞退されアポが登録できなかった場合は、作成者に会議室辞退メール
マルチテナント子会社について、同時に同じ日時で同じ会議室でアポを作成した場合、アポ作成から1分後にアポ作成時間が遅い方のアポ作成者に会議室辞退メールが送付され、アポが削除されます。
件名：[予定のキャンセル] 会議室が辞退したため予約をキャンセルしました
受付コード付き招待メールの送信について
５．
「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、担当者と来訪者に、登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが送信されます。
「タッチレスモード」の場合は、お客様宛のメールにQRコードも記載されます。
「定期的な予定」の場合はメール送信されません。そのため来訪者は、当日のリマインドメールで受付コードを受け取ります。
管理画面からの予定確認
６．
RECEPTIONIST管理画面のアポイントメント一覧からも、Outlookアドインから登録した予定を確認できます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
予定の変更
Outlookカレンダーから、登録済み予定の詳細画面を表示します。
RECEPTIONISTのアドイン機能を表示し、アポイントメントを変更します。
インストール版のクラシックOutlookの場合
インストール版の新しいOutlook、ブラウザ版のOutlook
RECEPTIONISTのアドインの項目
インストール版のクラシックOutlookの場合
１．
Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。（定期的な予定の場合は、「定期的な予定全体」を開く）
( 画像をクリックすると拡大表示します )
インストール版の新しいOutlook、ブラウザ版のOutlookの場合
１．
Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「RECEPTIONIST」を選択します。（定期的な予定の場合は、「定期的な予定全体」を開く）
( 画像をクリックすると拡大表示します )
２．
①：予定の内容、または RECEPTIONIST アドインの項目（詳細は こちら）を変更します。
②：「更新する」をクリックします。
③：「送信」または「保存して閉じる」をクリックします。
Microsoft側のAPIの仕様上、件名のみを変更しても「更新する」ボタンは押せません。件名以外も編集してください。
アドインの更新ボタンとOutlookカレンダーの送信・保存ボタンは連動していません。必ず②と③の両方をクリックしてください。（クリックしなかった方には変更が反映されません）
( 画像をクリックすると拡大表示します )
Outlookカレンダーの項目
公開設定、説明欄の設定は、RECEPTIONISTに登録されるアポイントメントには反映されません。
（アドインの公開設定が反映されます。）
RECEPTIONISTアドインの項目（①）
| Item Name | Detail |
|---|---|
| お客様に来ていただくオフィス |
アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
参考
Tips
「社員情報に紐づくオフィスのみ表示する」 の設定も適用されます。 |
| 来訪者種別 |
来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。
Tips
|
| 来訪者情報 |
お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
Tips
Salesforce連携している場合、来訪者の「氏名」を入力すると、Salesforceのリードや取引先からお客様の情報を取得できます。詳細は |
| 来訪者を追加 ＋ | 「来訪者を追加＋」ボタンで来訪者を追加できます。追加した来訪者は、「－」ボタンで削除できます。 |
| 来訪者情報の一括登録 |
以下手順で来訪者情報を一括で登録できます。 1. 氏名、社名、メールアドレスを入力したExcel・スプレッドシートを用意し、コピーします。 2. 「来訪者情報の一括登録」をクリックします。 3. コピーした内容を貼り付けます。Excelの場合、末尾に改行が追加されることがありますので、削除してください。 4. 「追加」をクリックします。 |
| 来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする |
2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。 セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。（詳細は こちら） |
| お客様へのご案内 | お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。 |
| メモ | アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。アポを登録する方とお客様をご案内する方が別々の場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。 |
「更新する」を押すとエラーになる場合、予定の開始時刻が過去になっていないかご確認ください。
４．担当者宛てに変更後の案内メールが送付されます。
新規登録時に「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、来訪者宛てにも変更後の招待メールが送信されます。
予定の削除
RECEPTIONISTのアドイン機能で登録した予定の削除を行う場合、「RECEPTIONIST側のアポイントメント」と「Outlookカレンダー側の予定」をそれぞれ削除します。
RECEPTIONIST側のアポイントメントの削除方法は以下の2通りあります。
RECEPTIONIST側のアポイントメントの削除方法1
１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示し、アドインを開き、「このアポイントメントを削除する」から削除していただけます。（定期的な予定の場合は、「定期的な予定全体」を開く）
２． 担当者にアポキャンセルメールが送付されます。
作成時に「招待メールを送信する」を選択していた場合、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。
件名： [RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内
RECEPTIONIST側のアポイントメントの削除方法2
１．RECEPTIONIST管理画面 ＞ 「アポイントメント」 ＞ アポイントメント一覧から削除していただけます。
アポイントメントの作成者（社員）でのみ削除が可能です。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
Outlookカレンダー側の予定が削除されない旨の警告メッセージが表示されますので、「OK」を押します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
( 画像をクリックすると拡大表示します )
４．
担当者にアポキャンセルメールが送付されます。
作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。
件名：[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内
Outlookカレンダー側の予定の削除方法
Outlookカレンダー側の予定削除時は、RECEPTIONISTのアドイン機能を表示しなくても問題ありません。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
このように、Outlookカレンダー上にRECEPTIONISTのアドイン機能を登録し利用することができます。
Outlookカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき、受付コードの発行も可能です。
ぜひご活用くださいませ！
RECEPTIONISTのアドイン機能が正常に動作しない場合
1. ブラウザの推奨環境
ブラウザ版のOutlookの場合は、ブラウザはGoogle Chromeをご利用ください。
2. ブラウザキャッシュのクリア
ブラウザ版のOutlookの場合は、以下をお試しください。
・スーパーリロード（Windows: Ctrl+Shift+R / Mac: Command+Shift+R）
・キャッシュと Cookie の削除
（Google公式サイト）
3. Outlookアドインの再ログイン
Outlookアドインの再ログインをお試しください。
※手順：Outlookで新規予定を作成し、Outlookアドインを開いて右上の「ログアウト」をクリックし、再ログインを行ってください。
4. Outlookアドインの再インストール
Outlookアドインを再インストールをお試しください。
※削除手順：
https://aka.ms/olksideload にアクセス ＞ 左メニューの「個人用アドイン」＞「RECEPTIONIST」の「・・・」＞「削除」
※登録手順：
「事前設定：OutlookにRECEPTIONISTアドインを登録する」
（「Microsoft365管理センターから一括でアドインを登録する場合」の手順でアドインを登録した場合、Microsoft365管理センターからアドインを削除し、再登録してください。）
5. Outlookのバージョン確認
Outlook2016など、Microsoftサポートが終了しているOutlookバージョンの場合、正常に動作しないことがございます。バージョンアップをご検討ください。