【通常アポ】Outlookカレンダー側から受付コードを発行（Outlookアドイン）

Outlookカレンダー側から受付コードを発行できます

アポイントメント登録時に発行される受付コード（数字6桁）を用いることで、来訪者が簡単に受付をすることができます。
Tipsお客様が受付コードで受付する流れ

RECEPTIOIST管理画面からだけでなく、Outlookカレンダーからも受付コードを発行することが可能です。

操作方法

前提条件
事前設定：OutlookにRECEPTIONISTアドインを登録する
RECEPTIONISTのアドインにログインする
RECEPTIONISTのアドイン機能で受付コードを発行する
予定の新規登録
予定の変更
予定の削除

前提条件

1.Outlookカレンダー側の事前設定が必要になります
各社員様で、Outlookカレンダー側にRECEPTIONISTのアドイン機能を登録する必要があります。

2.RECEPTIONISTのアドイン機能が利用できる環境について
・Windows10にインストールして利用するOutlook
・Windowsのブラウザ上で利用するOutlook
・Macのブラウザ上で利用するOutlook

3.Outlookカレンダー側とRECEPTIONISTのアドイン機能に連動について
Outlookカレンダー側とRECEPTIONISTのアドイン機能の保存ボタンは連動していません。それぞれ保存ボタンを押す必要があります。

4.Outlookカレンダー側で作成したアポイントメントの変更について
Outlookカレンダー側でアドイン機能を使って作成したアポイントメントは、RECEPTIONIST側のアポ一覧に表示されますが編集はできません。
編集する際は、Outlookカレンダー側でアドイン機能を使って変更してください。

5.登録できるアポイントメントの種類
Outlookカレンダー側のアドイン機能で作成できるアポイントメントは「通常アポ」のみです。
期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面にて作成を行ってください。

6.Officeのバージョン
Officeをお使いの場合、Outlookのバーションが古いと正常に動作しないことがございますので、ご注意ください。

事前設定：OutlookにRECEPTIONISTアドインを登録する

事前にOutlookカレンダーに、RECEPTIONISTのアドイン機能を登録する必要があります。
 
Windows10にインストールして利用するOutlookの場合
ブラウザ上で利用するOutlookの場合
Microsoft365管理センターから一括でアドインを登録する場合

Windows10にインストールして利用するOutlookの場合

１．Outlook（メール）の画面を表示して、上部メニューバーの右側にある「アドインを入手」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

ブラウザ上で利用するOutlookの場合

１．Outlook（メール）の画面を表示して、上部メニューバーの右側にある「・・・」＞「アドインを取得」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

２．表示されたアドイン管理画面から、
「個人用アドイン」
＞「+ カスタム アドインの追加」
＞「URLから追加」を選択します。
 
Check「カスタムアドイン」が表示されない場合は、「ユーザーのアドインをインストールおよび管理できる管理者とユーザーを指定」（Microsoft公式サイト）の『従来の EAC を使用してユーザーにアクセス許可を割り当てる』をお試しください。こちらでも難しそうであれば、Microsoft365管理センターから一括でアドインを登録する方法をご検討ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

３．入力項目に以下のURLを入力して「OK」を押します。
https://outlook-addin.app.receptionist.jp/manifest.xml

４．警告メッセージが表示されますが、そのまま「インストール」を押します。

５．カスタムアドインにRECEPTIONISTのアドインが登録されてことを確認しましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

お疲れ様でした。
これでOutlookカレンダーにRECEPTIONISTのアドイン機能が登録できました。
続いて、アドイン機能にログインしましょう。

Microsoft365管理センターから一括でアドインを登録する場合

１．Microsoft管理者アカウントで、Microsoft365管理センターにログイン。

２．左メニューの「すべてを表示」＞「設定」＞「統合アプリ」＞「Add-ins」

( 画像をクリックすると拡大表示します )

３．「＋アドインの展開」＞『新しいアドインの展開』の「次へ」

４．「カスタム アプリをアップロード」＞「マニフェストファイルのURLが分かります」を選択し、以下URLを入力＞「アップロード」
https://outlook-addin.app.receptionist.jp/manifest_admin-managed.xml

( 画像をクリックすると拡大表示します )

５．「ユーザーの割り当て」で、アドインを設定したいユーザーを選択し、「展開」
 

Tipsユーザーの割り当て方法は
・全ユーザー
・特定のユーザー（1名ずつ追加）
・特定のグループ（グループ単位で追加）
のいずれかの方法になります。

 

そのためグループ管理していなくて、対象ユーザー数が多い場合には、各ユーザー自身で個別にインストールしていただくのが効率的です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

RECEPTIONISTのアドインにログインする

まず、RECEPTIONISTのアドインにログインします。
 

Windows10にインストールして利用するOutlookの場合
ブラウザ上で利用するOutlookの場合
通常ログイン
SAML認証でログイン
 

Windows10にインストールして利用するOutlookの場合

１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

ブラウザ上で利用するOutlookの場合

１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「・・」＞「RECEPTIONIST」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

２．RECEPTIONISTのログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください
・通常ログイン
・SAML認証でログイン
Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

通常ログイン

自分のアカウント（メールアドレス、パスワード）を入力の上、「ログイン」を押します。

SAML認証でログイン

「SAML認証はこちら」を押します。
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。

自分のアカウントのドメイン（メールアドレスの@以下）を入力の上、「ログイン」を押します。

３．これでRECEPTIONISTのアドイン機能にログインできました。

お疲れ様でした！
これでRECEPTIONISTのアドイン機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう！

RECEPTIONISTのアドイン機能で受付コードを発行する

実際にOutlookカレンダー上でRECEPTIONISTのアドイン機能を利用する方法を説明します。

予定の新規登録

Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示し、RECEPTIONISTアドインを表示し、アポイントメントを登録します。

Windows10にインストールして利用するOutlookの場合
ブラウザ上で利用するOutlookの場合
RECEPTIONISTのアドインの項目

Windows10にインストールして利用するOutlookの場合

１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

ブラウザ上で利用するOutlookの場合

１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「・・」＞「RECEPTIONIST」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
２．
①：予定の内容とRECEPTIONISTアドインの項目（詳細はこちら）を登録します。
　※「定期的な予定」にも対応しております。（「この回のみ」のアポ作成には対応しておらず、予定の数分の通常アポが作成されます。）
②：「保存して招待メールを送る」または「保存して受付コードを発行する」をクリックします。
③：「送信」または「保存して閉じる」をクリックします。
Checkアドインの保存ボタンとOutlookカレンダーの送信・保存ボタンは連動していないため、必ず②と③の両方クリックしてください。（クリックしなかった方には登録されません）

 

Outlookカレンダーの項目

公開設定、説明欄の設定は、RECEPTIONISTに登録されるアポイントメントには反映されません。（アドインの公開設定が反映されます。）

RECEPTIONISTアドインの項目（①）

Item Name	Detail
お客様に来ていただくオフィス	アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 Tipsオフィス機能とは？
来訪者種別	来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。 Tips来訪者種別とは？
来訪者情報	お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。 TipsSalesforce連携している場合、来訪者の「氏名」を入力すると、Salesforceのリードや取引先からお客様の情報を取得できます。 詳細はこちら。
来訪者を追加 ＋	「来訪者を追加＋」ボタンで来訪者を追加できます。 追加した来訪者は、「－」ボタンで削除できます。
来訪者情報の一括登録	以下手順で来訪者情報を一括で登録できます。 1.氏名、社名、メールアドレスを入力したExcel・スプレッドシートを用意し、コピーします。 2.「来訪者情報の一括登録」をクリックします。 3.先ほどコピーした内容を張り付けます。Excelの場合、末尾に改行が追加されることがありますので、末尾の改行を削除してください。 4.「追加」をクリックします。
来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする	初期値はチェックありになります。 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。   セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。 詳細はこちら。
メール送信	アポイントメントの作成・編集時にメールを送付するかどうかを選択できます。   ▼「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」 アポの作成者、来訪者にメールが送信されます。 予定の参加者は、RECEPTIONISTの社員情報にメールアドレスが登録されているときのみ、送付されます。 Check「定期的な予定」の場合はメール送信されません。そのため来訪者は、当日のリマインドメールで受付コードを受け取ります。   ▼「受付コードの発行のみを行う」 予定の参加者、アポの作成者、来訪者にメールは送信されません。   ※上記「アポ作成者」はアドインにログインしているRECEPTIONIST社員アカウントのメールアドレスになります。 Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
お客様へのご案内	お客様への招待メールに記載されます。 受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。 Tips入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
公開設定	初期値は「アポイントメント作成時の公開設定の初期値」の設定になります。 公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくはこちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、「管理者」「アポイントメント作成者本人」「参加予定の社員」以外からは見えなくなります。
メモ	アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。 アポを登録する方とお客様をご案内する方が別々の場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。

３．RECEPTIONISTのアドイン機能で「保存して招待メールを送る」または「保存して受付コードを発行する」を押すと、「アポイントメントを作成しました。」と表示され、受付コードが表示されます。

 

Check「保存して招待メールを送る」または「保存して受付コードを発行する」を押すとエラーになる場合、予定の開始時刻が過去になっていないかご確認ください。

 

「500エラーが発生しています。もう一度お試しください。」は未来の日時でアポイントメントを作成しているかご確認ください。

「既に会議室に予定が登録されています。別の会議室をご選択ください。」が表示される場合は、指定した会議室が埋まっており、会議室の予約ができないため、別の日時または別の会議室を選びなおしてください。

４．「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、担当者と来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが送信されます。「タッチレスモード」の場合は、お客様宛のメールにQRコードも記載されます。
 

Check同時に同じ日時で同じ会議室でアポを作成した場合、アポ作成時間が遅いアポの作成者に件名『[予定のキャンセル] 会議室の予約が重複していたため予定をキャンセルしました』のメールが送付され、アポが削除されます。
Check「定期的な予定」の場合はメール送信されません。そのため来訪者は、当日のリマインドメールで受付コードを受け取ります。
 
TipsRECEPTIONISTの通常アポ一覧を確認すると、Outlookアドインから登録した予定も確認できます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

予定の変更

Outlookカレンダーから、登録済み予定の詳細画面を表示します。
RECEPTIONISTのアドイン機能が表示し、アポイントメントを変更します。
 

Windows10にインストールして利用するOutlookの場合
ブラウザ上で利用するOutlookの場合
RECEPTIONISTのアドインの項目

Windows10にインストールして利用するOutlookの場合

１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。（定期的な予定の場合は、「定期的な予定全体」を開く）

( 画像をクリックすると拡大表示します )

ブラウザ上で利用するOutlookの場合

１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「・・」＞「RECEPTIONIST」を選択します。（定期的な予定の場合は、「定期的な予定全体」を開く）

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
２．
①：予定の内容、またはRECEPTIONISTアドインの項目（詳細はこちら）を変更します。
②：「更新する」をクリックします。
③：「送信」または「保存して閉じる」をクリックします。
CheckMicrosoft側のAPIの仕様上、件名のみを変更しても「更新する」ボタンは押せないため、件名以外も編集してください。
Checkアドインの更新ボタンとOutlookカレンダーの送信・保存ボタンは連動していないため、必ず②と③の両方クリックしてください。（クリックしなかった方には更新されません）

 

Outlookカレンダーの項目

公開設定、説明欄の設定は、RECEPTIONISTに登録されるアポイントメントには反映されません。（アドインの公開設定が反映されます。）

RECEPTIONISTアドインの項目（①）

Item Name	Detail
お客様に来ていただくオフィス	アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 Tipsオフィス機能とは？
来訪者種別	来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。 Tips来訪者種別とは？
来訪者情報	お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。 TipsSalesforce連携している場合、来訪者の「氏名」を入力すると、Salesforceのリードや取引先からお客様の情報を取得できます。 詳細はこちら。
来訪者を追加 ＋	「来訪者を追加＋」ボタンで来訪者を追加できます。 追加した来訪者は、「－」ボタンで削除できます。
来訪者情報の一括登録	以下手順で来訪者情報を一括で登録できます。 1.氏名、社名、メールアドレスを入力したExcel・スプレッドシートを用意し、コピーします。 2.「来訪者情報の一括登録」をクリックします。 3.先ほどコピーした内容を張り付けます。Excelの場合、末尾に改行が追加されることがありますので、末尾の改行を削除してください。 4.「追加」をクリックします。
来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする	2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。   セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。 詳細はこちら。
お客様へのご案内	お客様への招待メールに記載されます。 受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。 Tips入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
公開設定	公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくはこちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、「管理者」「アポイントメント作成者本人」「参加予定の社員」以外からは見えなくなります。
メモ	アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。 アポを登録する方とお客様をご案内する方が別々の場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。

３．「更新する」を押すと、「アポイントメントを更新しました。」と表示され、受付コードの表示も更新されます。

 
Check「更新する」を押すとエラーになる場合、予定の開始時刻が過去になっていないかご確認ください。

 

 
４．担当者宛てに変更後の案内メールが送付されます。
新規登録時に「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、来訪者宛てにも変更後の招待メールが送信されます。

予定の削除

RECEPTIONISTのアドイン機能で登録した予定の削除を行う場合、「RECEPTIONIST側のアポイントメント」と「Outlookカレンダー側の予定」をそれぞれ削除します。
CheckRECEPTIONIST側のアポイントメントの削除方法は以下の2通りあります。

RECEPTIONIST側のアポイントメントの削除方法1

１．Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示し、アドインを開き、「このアポイントメントを削除する」から削除していただけます。（定期的な予定の場合は、「定期的な予定全体」を開く）

 
２．
担当者にアポキャンセルメールが送付されます。
作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。
 

件名：[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内

▼来訪者へのメール

▼担当者へのメール

RECEPTIONIST側のアポイントメントの削除方法2

１．RECEPTIONIST管理画面＞「アポイントメント」＞アポイントメント一覧から削除していただけます。
Checkアポイントメントの作成した社員でのみ削除が可能です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

２．RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除しても、Outlookカレンダー側の予定が削除されない警告メッセ―ジが表示されますので「OK」を押します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

３．RECEPTIONIST側のアポイントメントが削除されたメッセージが表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
４．
担当者にアポキャンセルメールが送付されます。
作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。
 

件名：[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内

▼来訪者へのメール

▼担当者へのメール

Outlookカレンダー側の予定の削除方法

Outlookカレンダー側の予定削除時は、RECEPTIONISTのアドイン機能を表示しなくても問題ありません。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

このように、Outlookカレンダー上にRECEPTIONISTのアドイン機能を登録し利用することができます。
Outlookカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき受付コードの発行も可能です。

ぜひご活用くださいませ！