【通常アポ】Googleカレンダー側から受付コードを発行(Chrome拡張機能)

Googleカレンダー側から受付コードを発行できます

RECEPTIONISTは、アポイントメント登録時に発行される6桁の受付コードを用いることで、来訪される方が簡単に受付をすることができます。
Tipsお客様が受付コードで受付する流れ

 

この受付コードの発行は、RECEPTIOIST管理画面からだけでなく、Googleカレンダーから発行することも可能です。
来訪される方がスムーズに受付できるアポイントメント作成時に、ぜひお役立てください。

 

 

操作方法

前提条件
Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する
RECEPTIONISTの拡張機能にログインする
通常ログインの場合
SAML認証でログイン
RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する
予定の新規登録
RECEPTIONISTの拡張機能の項目
RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について
予定の変更
RECEPTIONISTの拡張機能の項目
予定の削除

 

 

前提条件

1.Googleカレンダー側から受付コードを発行できる環境について
Google Chromeの拡張機能にて動作しますので、Google Chromeブラウザでご利用いただけます。
※ChromiumベースのMicrosoft Edgeでも利用可能です。

 

2.Chromeブラウザで拡張機能をインストールする必要があります
各社員様で、Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能をインストールする必要があります。

 

3.Googleカレンダー側で作成したアポイントメントの変更について
Googleカレンダー側で拡張機能を使って作成したアポイントメントは、RECEPTIONIST側のアポ一覧に表示されますが編集はできません。
編集する際は、Googleカレンダー側で拡張機能を使って変更してください。

 

4.登録できるアポイントメントの種類
Googleカレンダー側の拡張機能で作成できるアポイントメントは「通常アポ」のみです。
期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面にて作成を行ってください。

 

 

Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する

事前にChromeブラウザに、RECEPTIONISTの拡張機能を登録する必要があります。
Chromeブラウザで操作を行ってください。

 

 

1.RECEPTIONIST Chrome拡張機能にアクセスして、RECEPTIONIST拡張機能のインストール画面を表示します。

 

 
2.chrome ウェブストアが表示されますので「Chrome に追加」ボタンを押します。

 

 

3.確認画面が表示されますので、「拡張機能を追加」ボタンを押します。

 

4.しばらくすると、RECEPTIONIST拡張機能のインストール完了と、右上に表示されます。

 

これで、RECEPTIONIST拡張機能のインストールができました!

 

ChromeブラウザでRECEPTIONISTの拡張機能をピン留めしましょう

すぐRECEPTIONISTの拡張機能を使えるように、アイコンをピン留めしましょう。

 

Chromeブラウザの右上にある拡張機能アイコンから、RECEPTIONISTの拡張機能のピン留めアイコンをクリックしてください。
chrome-extention_01

 

 

お疲れ様でした。
これでChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能が登録できました。
続いて、拡張機能にログインしましょう。

 

 

RECEPTIONISTの拡張機能にログインする

 

1.Chromeブラウザの右上から、RECEPTIONISTの拡張機能を起動して「ログイン」を押します。

 

Tips 拡張機能をピン留めしていない場合、拡張機能アイコンから一覧を表示して、RECEPTIONISTの拡張機能を起動してください。

chrome-extention_02

 

2.RECEPTIONISTのログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください
・通常ログイン
・SAML認証でログイン
Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

 

通常ログインの場合

自分のアカウント(メールアドレス、パスワード)を入力の上、「ログイン」を押します。

 

SAML認証でログイン

「SAML認証はこちら」を押します。
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。

 

自分のアカウントのドメイン(メールアドレスの@以降)を入力の上、「ログイン」を押します。

 

 

 

お疲れ様でした!
これでRECEPTIONISTの拡張機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう!

 

 

RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する

実際にGoogleカレンダー上でRECEPTIONISTの拡張機能を利用する方法を説明します。

 

予定の新規登録

1.Googleカレンダーで予定登録時に「その他のオプション」から詳細画面を表示します。
chrome-extention_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2.詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、来訪者情報の入力項目を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

CheckRECEPTIONISTのアイコンが表示されないとき

RECEPTIONISTの拡張機能にログインしているかご確認ください。
・Googleカレンダー画面で、再読み込みを行ってください。
・Googleカレンダー画面の右下より、サイドパネルを表示しているかご確認ください。

 

 
3.①②を入力し、③の「保存」をクリックし、予定を登録します。
Check 拡張機能で来訪者情報の入力項目を表示している場合、「氏名」「メールアドレス(メール送信する場合のみ)」が必須項目になります(未入力の場合、保存ボタンは押せません)
 

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

RECEPTIONISTの拡張機能の項目(②)

Item Name Detail
お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。
オフィス機能とは?(エンタープライズプラン以上)
来訪者情報 お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
お客様が2人以上の場合は、右側の「来訪者を追加 +」ボタンにて追加できます。
Tips「氏名」は必ず入力してください。お客様にメール送信する場合のみ「メールアドレス」が必須項目になります。
メール送信 新規登録時のみ選択可能です。
アポイントメントの作成(受付コードの発行)と同時に招待メールを送付するかどうかを選択できます。
Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。
お客様へのご案内 お客様への招待メールに記載されます。
受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。

 

 

 

4.「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが作成されたメッセージが表示されます。

 

5.担当者宛てに受付コードが記載の案内メールが送付されます。
「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが送信されます。
メールのイメージはこちら
 

 

TipsRECEPTIONISTの通常アポ一覧を確認すると、Googleカレンダーから登録した予定も確認できます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

注意点

・備考入力と、Googleカレンダー側の非公開設定は、RECEPTIONIST側に登録されるアポには反映されません。
・アポの公開・非公開設定は、RECEPTIONISTの管理画面上の「アポイントメント作成時の公開設定の初期値」の設定値によって切り替わります。

 

RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について

RECEPTIONISTの管理画面「権限設定」>「来訪者記録の権限設定」>「アポイントメント作成時の公開設定の初期値」の設定値によって切り替わります。

 

公開設定の初期値:公開の場合
拡張機能から登録したアポは、常に公開で作成されます。

 

公開設定の初期値:非公開の場合
拡張機能から登録したアポは、常に非公開で作成されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

予定の変更

1.Googleカレンダーから、登録済み予定の詳細画面を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2.詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、来訪者情報の入力項目を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 
3.①②を変更し、③「保存」をクリックし、予定を変更します。
Check 拡張機能で来訪者情報の入力項目を表示している場合、「氏名」「メールアドレス(メール送信する場合のみ)」が必須項目になります(未入力の場合、保存ボタンは押せません)
 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

RECEPTIONISTの拡張機能の項目(②)

Item Name Detail
お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。
オフィス機能とは?(エンタープライズプラン以上)
来訪者情報 お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
お客様が2人以上の場合は、右側の「来訪者を追加 +」ボタンにて追加できます。
Tips「氏名」は必ず入力してください。お客様にメール送信する場合のみ「メールアドレス」が必須項目になります。
お客様へのご案内 お客様への招待メールに記載されます。
受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。

 

 

 
4.「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが変更されたメッセージが表示されます。

 

5.担当者宛てに変更後の案内メールが送付されます。
新規登録時に「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、来訪者宛てにも変更後の招待メールが送信されます。
メールのイメージはこちら

 

 

 

予定の削除

RECEPTIONISTの拡張機能で登録した予定の削除を行う場合、RECEPTIONIST側のアポイントメントとGoogleカレンダー側の予定を、それぞれ削除します。

 

1.RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除します。
chrome-extention_11.png

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2.RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除しても、Googleカレンダー側の予定が削除されない警告メッセ―ジが表示されますので「OK」を押します。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

3.RECEPTIONIST側のアポイントメントが削除されたメッセージが表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

4.続いて、Googleカレンダー側の予定を削除します。
削除時は、予定の詳細画面を表示する必要はありません。
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このように、Googleカレンダー上にRECEPTIONISTの拡張機能を登録し利用することができます。
Googleカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき受付コードの発行も可能です。

 

ぜひご活用くださいませ!