【通常アポ】Googleカレンダー側から受付コードを発行(Chrome拡張機能)
Googleカレンダー側から受付コードを発行できます
RECEPTIONISTは、アポイントメント登録時に発行される6桁の受付コードを用いることで、来訪される方が簡単に受付をすることができます。
Tipsお客様が受付コードで受付する流れ
この受付コードの発行は、RECEPTIOIST管理画面からだけでなく、Googleカレンダーから発行することも可能です。
来訪される方がスムーズに受付できるアポイントメント作成時に、ぜひお役立てください。
もくじ
前提条件
【1】Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する
【2】RECEPTIONISTの拡張機能にログインする
通常ログインの場合
SAML認証でログイン
【3】RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する
予定の新規登録
RECEPTIONISTの拡張機能の項目
RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について
予定の変更
RECEPTIONISTの拡張機能の項目
予定の削除
RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないとき
前提条件
1.Googleカレンダー側から受付コードを発行できる環境について
Google Chromeの拡張機能にて動作しますので、Google Chromeブラウザでご利用いただけます。
※ChromiumベースのMicrosoft Edgeでも利用可能です。
2.Chromeブラウザで拡張機能をインストールする必要があります
各社員様で、Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能をインストールする必要があります。
3.Googleカレンダー側で作成したアポイントメントの変更について
Googleカレンダー側で拡張機能を使って作成したアポイントメントは、RECEPTIONIST側のアポ一覧に表示されますが編集はできません。
編集する際は、Googleカレンダー側で拡張機能を使って変更してください。
4.登録できるアポイントメントの種類
Googleカレンダー側の拡張機能で作成できるアポイントメントは「通常アポ」のみです。
期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面にて作成を行ってください。
【1】Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する
事前にChromeブラウザに、RECEPTIONISTの拡張機能を登録する必要があります。
Chromeブラウザで操作を行ってください。
1.RECEPTIONIST Chrome拡張機能にアクセスして、RECEPTIONIST拡張機能のインストール画面を表示します。
2.chrome ウェブストアが表示されますので「Chrome に追加」ボタンを押します。


これで、RECEPTIONIST拡張機能のインストールができました!
ChromeブラウザでRECEPTIONISTの拡張機能をピン留めしましょう
すぐRECEPTIONISTの拡張機能を使えるように、アイコンをピン留めしましょう。

お疲れ様でした。
これでChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能が登録できました。
続いて、拡張機能にログインしましょう。
【2】RECEPTIONISTの拡張機能にログインする
Tips 拡張機能をピン留めしていない場合、拡張機能アイコンから一覧を表示して、RECEPTIONISTの拡張機能を起動してください。

ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください
・通常ログイン
・SAML認証でログイン
Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

通常ログインの場合

SAML認証でログイン
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。


お疲れ様でした!
これでRECEPTIONISTの拡張機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう!
【3】RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する
実際にGoogleカレンダー上でRECEPTIONISTの拡張機能を利用する方法を説明します。
予定の新規登録

( 画像をクリックすると拡大表示します )
2.詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、来訪者情報の入力項目を表示します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
・Googleカレンダー画面で、再読み込みを行ってください。
・Googleカレンダー画面の右下より、サイドパネルを表示しているかご確認ください。

3.①②を入力し、③の「保存」をクリックし、予定を登録します。
Check 拡張機能で来訪者情報の入力項目を表示している場合、「氏名」「メールアドレス(メール送信する場合のみ)」が必須項目になります(未入力の場合、保存ボタンは押せません)
( 画像をクリックすると拡大表示します )
RECEPTIONISTの拡張機能の項目(②)
Item Name | Detail |
お客様に来ていただくオフィス | アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。 オフィス機能とは?(エンタープライズプラン以上) |
来訪者情報 | お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。 お客様が2人以上の場合は、右側の「来訪者を追加 +」ボタンにて追加できます。 Tips「氏名」は必ず入力してください。お客様にメール送信する場合のみ「メールアドレス」が必須項目になります。 |
メール送信 | 新規登録時のみ選択可能です。 アポイントメントの作成(受付コードの発行)と同時に招待メールを送付するかどうかを選択できます。 Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。 |
お客様へのご案内 | お客様への招待メールに記載されます。 受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。 Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。 |
4.「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが作成されたメッセージが表示されます。
5.「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、
担当者と来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが
送信されます。
メールのイメージはこちら。
タッチレスモードご利用時は受付コードとQRコードが送信されます。
TipsRECEPTIONISTの通常アポ一覧を確認すると、Googleカレンダーから登録した予定も確認できます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
注意点
・備考入力と、Googleカレンダー側の非公開設定は、RECEPTIONIST側に登録されるアポには反映されません。
・アポの公開・非公開設定は、RECEPTIONISTの管理画面上の「アポイントメント作成時の公開設定の初期値」の設定値によって切り替わります。
RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について
公開設定の初期値:公開の場合
拡張機能から登録したアポは、常に公開で作成されます。
公開設定の初期値:非公開の場合
拡張機能から登録したアポは、常に非公開で作成されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )
予定の変更

( 画像をクリックすると拡大表示します )
2.詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、来訪者情報の入力項目を表示します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
3.①②を変更し、③「保存」をクリックし、予定を変更します。
Check 拡張機能で来訪者情報の入力項目を表示している場合、「氏名」「メールアドレス(メール送信する場合のみ)」が必須項目になります(未入力の場合、保存ボタンは押せません)
( 画像をクリックすると拡大表示します )
RECEPTIONISTの拡張機能の項目(②)
Item Name | Detail |
お客様に来ていただくオフィス | アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。 オフィス機能とは?(エンタープライズプラン以上) |
来訪者情報 | お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。 お客様が2人以上の場合は、右側の「来訪者を追加 +」ボタンにて追加できます。 Tips「氏名」は必ず入力してください。お客様にメール送信する場合のみ「メールアドレス」が必須項目になります。 |
お客様へのご案内 | お客様への招待メールに記載されます。 受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。 Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。 |
4.「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが変更されたメッセージが表示されます。
5.「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、
担当者と来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが
送信されます。
メールのイメージはこちら。
予定の削除
RECEPTIONISTの拡張機能で登録した予定の削除を行う場合、RECEPTIONIST側のアポイントメントとGoogleカレンダー側の予定を、それぞれ削除します。
1.RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )

( 画像をクリックすると拡大表示します )

( 画像をクリックすると拡大表示します )
4.
担当者にアポキャンセルメールが送付されます。
作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。
件名:[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内


5.続いて、Googleカレンダー側の予定を削除します。
削除時は、予定の詳細画面を表示する必要はありません。
このように、Googleカレンダー上にRECEPTIONISTの拡張機能を登録し利用することができます。
Googleカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき受付コードの発行も可能です。
ぜひご活用くださいませ!
RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないとき
RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないときは、以下お試しください。
1.Chromeの拡張機能画面(chrome://extensions/)の上部「更新」ボタンをクリックしてください。
2.Chrome拡張機能を再インストールしてください。
※手順:chrome ウェブストアのRECEPTIONIST Chrome拡張機能から「Chromeから削除」をクリック後、再度「Chromeに追加」をクリックしてください。
3.Chromeの拡張機能画面(chrome://extensions/)より他の拡張機能をすべて一時無効にしてください。
※手順:各拡張機能の右下のスライダーをクリックし、オフにする
4.Google Chromeが最新でない場合は、アップデートしてください。
※参考:Google Chrome のアップデートとバージョンの確認(他社サイト)