【通常アポ】Googleカレンダー側から受付コードを発行する

Googleカレンダー側から受付コードを発行できます

RECEPTIONISTは、アポイントメント登録時に発行される6桁の受付コードを用いることで、来訪される方が簡単に受付をすることができます。
Tipsお客様が受付コードで受付する流れ

この受付コードの発行は、RECEPTIOIST管理画面からだけでなく、Googleカレンダーから発行することも可能です。
来訪される方がスムーズに受付できるアポイントメント作成時に、ぜひお役立てください。

操作方法

前提条件
Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する
RECEPTIONISTの拡張機能にログインする
通常ログインの場合
SAML認証でログイン
RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する
予定の新規登録
RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について
予定の変更
予定の削除

前提条件

1.Googleカレンダー側から受付コードを発行できる環境について
Google Chromeの拡張機能にて動作しますので、Google Chromeブラウザでご利用いただけます。
※ChromiumベースのMicrosoft Edgeでも利用可能です。

2.Chromeブラウザで拡張機能をインストールする必要があります
各社員様で、Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能をインストールする必要があります。

3.Googleカレンダー側で作成したアポイントメントの変更について
Googleカレンダー側で拡張機能を使って作成したアポイントメントは、RECEPTIONIST側のアポ一覧に表示されますが編集はできません。
編集する際は、Googleカレンダー側で拡張機能を使って変更してください。

4.登録できるアポイントメントの種類
Googleカレンダー側の拡張機能で作成できるアポイントメントは「通常アポ」のみです。
期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面にて作成を行ってください。

Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する

事前にChromeブラウザに、RECEPTIONISTの拡張機能を登録する必要があります。
Chromeブラウザで操作を行ってください。

以下のURLにアクセスして、RECEPTIONIST拡張機能のインストール画面を表示します。

RECEPTIONIST Chrome拡張機能

chrome ウェブストアが表示されますので「Chrome に追加」ボタンを押します。

確認画面が表示されますので、「拡張機能を追加」ボタンを押します。

しばらくすると、RECEPTIONIST拡張機能のインストール完了と、右上に表示されます。

これで、RECEPTIONIST拡張機能のインストールができました！

ChromeブラウザでRECEPTIONISTの拡張機能をピン留めしましょう

すぐRECEPTIONISTの拡張機能を使えるように、アイコンをピン留めしましょう。

Chromeブラウザの右上にある拡張機能アイコンから、RECEPTIONISTの拡張機能のピン留めアイコンをクリックしてください。

お疲れ様でした。
これでChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能が登録できました。
続いて、拡張機能にログインしましょう。

RECEPTIONISTの拡張機能にログインする

Chromeブラウザの右上から、RECEPTIONISTの拡張機能を起動して「ログイン」を押します。

 

Tips　拡張機能をピン留めしていない場合、拡張機能アイコンから一覧を表示して、RECEPTIONISTの拡張機能を起動してください。

RECEPTIONISTのログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください
・通常ログイン
・SAML認証でログイン
Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

通常ログインの場合

自分のアカウント（メールアドレス、パスワード）を入力の上、「ログイン」を押します。

SAML認証でログイン

「SAML認証はこちら」を押します。
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。

自分のアカウントのドメイン（メールアドレスの@以降）を入力の上、「ログイン」を押します。

お疲れ様でした！
これでRECEPTIONISTの拡張機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう！

RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する

実際にGoogleカレンダー上でRECEPTIONISTの拡張機能を利用する方法を説明します。

予定の新規登録

Googleカレンダーで予定登録時に「その他のオプション」から詳細画面を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、来訪者情報の入力項目を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

①：通常通り、Googleカレンダー上で予定を入力します。
②：拡張機能として、来訪者の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
③：「保存」を押して、予定を登録します。
Tips 拡張機能で来訪者情報の入力項目を表示している場合、「氏名」「メールアドレス」が必須項目になります（未入力の場合、保存ボタンは押せません）

( 画像をクリックすると拡大表示します )

「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが作成されたメッセージが表示されます。

 

このタイミングで、登録した担当者と来訪者それぞれに受付コードが載っている招待メールが送信されます。

注意点

１、備考入力と、Googleカレンダー側の非公開設定は、RECEPTIONIST側に登録されるアポには反映されません。
２、担当者・お客様宛に招待メールは必ず送られます。
３、アポの公開・非公開設定は、RECEPTIONISTの管理画面上の「アポイントメント作成時の公開設定の初期値」の設定値によって切り替わります。

RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について

RECEPTIONISTの管理画面で、「権限設定」＞「アポイントメント作成時の公開設定の初期値」の設定値によって切り替わります。

 

公開設定の初期値：公開の場合
拡張機能から登録したアポは、常に公開で作成されます。

 

公開設定の初期値：非公開の場合
拡張機能から登録したアポは、常に非公開で作成されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

RECEPTIONISTの通常アポ一覧を確認すると、Googleカレンダーから登録した予定も確認できます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

予定の変更

Googleカレンダーから、登録済み予定の詳細画面を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、来訪者情報の入力項目を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

①：通常通り、Googleカレンダー上で予定を変更します。
②：拡張機能として、来訪者の氏名・会社名・メールアドレスを変更します。
③：「保存」を押して、予定を変更します。
Tips 拡張機能で来訪者情報の入力項目を表示している場合、「氏名」「メールアドレス」が必須項目になります（未入力の場合、保存ボタンは押せません）

( 画像をクリックすると拡大表示します )

「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが変更されたメッセージが表示されます。

 

このタイミングで、登録した担当者と来訪者それぞれに変更後の招待メールが送信されます。

予定の削除

RECEPTIONISTの拡張機能で登録した予定の削除を行う場合、RECEPTIONIST側のアポイントメントとGoogleカレンダー側の予定を、それぞれ削除します。

RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除しても、Googleカレンダー側の予定が削除されない警告メッセ―ジが表示されますので「OK」を押します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

RECEPTIONIST側のアポイントメントが削除されたメッセージが表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

続いて、Googleカレンダー側の予定を削除します。
削除時は、予定の詳細画面を表示する必要はありません。

このように、Googleカレンダー上にRECEPTIONISTの拡張機能を登録し利用することができます。
Googleカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき受付コードの発行も可能です。

ぜひご活用くださいませ！