【通常アポ】Googleカレンダーから受付コードを発行（Chrome拡張機能）

Googleカレンダーから受付コード・QRコードを発行できます

アポイントメント登録時に発行される受付コード（数字6桁）やQRコードを用いることで、来訪者が簡単に受付をすることができます。
Tipsお客様が受付コードで受付する流れ

この受付コード・QRコードの発行は、RECEPTIOIST管理画面だけでなく、Chrome拡張機能を使用することでGoogleカレンダーからも発行することができます。
TipsQRコードはタッチレスモードのときのみ発行されます。
 

もくじ

前提条件
【1】Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する
【2】RECEPTIONISTの拡張機能にログインする
【3】RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する
予定の新規登録
RECEPTIONISTの拡張機能の項目
RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について
予定の変更
RECEPTIONISTの拡張機能の項目
予定の削除
RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないとき

前提条件

1.各社員様でGoogle ChromeにRECEPTIONISTの拡張機能をインストールする必要があります

※ChromiumベースのMicrosoft Edgeでも利用可能です。

2.通常アポのみ登録ができます

期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面から登録してください。

3.Chrome拡張機能で作成したアポはRECEPTIONIST管理画面から編集できません

アポイントメントを編集する際は、Googleカレンダー上で予定を開き、拡張機能を使って変更してください。

4.日を跨ぐ予定には対応しておりません。

【1】Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する

事前にChromeブラウザに、RECEPTIONISTの拡張機能を登録する必要があります。
Chromeブラウザで操作を行ってください。

１．RECEPTIONIST Chrome拡張機能にアクセスして、RECEPTIONIST拡張機能のインストール画面を表示します。

 
２．chrome ウェブストアが表示されますので「Chrome に追加」ボタンを押します。

３．確認画面が表示されますので、「拡張機能を追加」ボタンを押します。

４．しばらくすると、RECEPTIONIST拡張機能のインストール完了と、右上に表示されます。

これで、RECEPTIONIST拡張機能のインストールができました！

ChromeブラウザでRECEPTIONISTの拡張機能をピン留めしましょう

すぐRECEPTIONISTの拡張機能を使えるように、アイコンをピン留めしましょう。

Chromeブラウザの右上にある拡張機能アイコンから、RECEPTIONISTの拡張機能のピン留めアイコンをクリックしてください。

お疲れ様でした。
これでChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能が登録できました。
続いて、拡張機能にログインしましょう。

【2】RECEPTIONISTの拡張機能にログインする

１．Chromeブラウザの右上から、RECEPTIONISTの拡張機能を起動して「ログイン」を押します。

 

Tips　拡張機能をピン留めしていない場合、拡張機能アイコンから一覧を表示して、RECEPTIONISTの拡張機能を起動してください。

２．RECEPTIONISTのログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください

通常ログインの場合
SAML認証でログイン

Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

通常ログインの場合

自分のアカウント（メールアドレス、パスワード）を入力の上、「ログイン」を押します。

SAML認証でログイン

「SAML認証はこちら」を押します。
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。

自分のアカウントのドメイン（メールアドレスの@以降）を入力の上、「ログイン」を押します。

お疲れ様でした！
これでRECEPTIONISTの拡張機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう！

【3】RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する

実際にGoogleカレンダー上でRECEPTIONISTの拡張機能を利用する方法を説明します。

予定の新規登録

１．Googleカレンダーで予定登録時に「その他のオプション」から詳細画面を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

２．詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、RECEPTIONIST拡張機能を開きます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

・RECEPTIONISTの拡張機能にログインしているかご確認ください。
・Googleカレンダー画面で、再読み込みを行ってください。
・Googleカレンダー画面の右下より、サイドパネルを表示しているかご確認ください。

 
３．①②を入力し、③「保存」をクリックし、予定を登録します。
Check以下の場合「保存」ボタンを押せないのでご注意ください。
・来訪者情報の「氏名」「メールアドレス（メール送信する場合のみ）」が未入力
・予定の日時が日を跨いでいる（日を跨ぐ予定は非対応になります）

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Googleカレンダーの項目（①）

日を跨ぐ予定は登録できませんので、ご注意ください。
公開設定、説明欄の設定は、RECEPTIONISTに登録されるアポイントメントには反映されません。（拡張機能の公開設定が反映されます。）

RECEPTIONISTの拡張機能の項目（②）

その他のアポイントメントの情報は下記のように登録されます

アポイントメントの担当者（受付時に通知される方）
以下が担当者として登録されます。
・Chrome拡張機能にログイン中のRECEPTIONIST社員アカウント
・Googleカレンダーの予定の「ゲスト」のうち、同一メールアドレスがRECEPTIONISTの「社員情報」に登録のある方
 

来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時受付
常に同時受付可で登録されます。
 

４．「保存」ボタンを押すと「RECEPTIONISTにアポイントメントを作成しました。」と表示されます。
Checkメッセージが表示されず、アポイントメントが登録されていない場合は、『RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないとき』をご確認ください。

 

５．「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、担当者と来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが送信されます。「タッチレスモード」の場合は、お客様宛のメールにQRコードも記載されます。（メールのイメージはこちら）
 

TipsRECEPTIONISTの通常アポ一覧を確認すると、Googleカレンダーから登録した予定も確認できます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

予定の変更

１．Googleカレンダーから、登録済み予定の詳細画面を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

２．詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、RECEPTIONIST拡張機能を開きます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
３．①②を変更し、③「保存」をクリックし、予定を変更します。
Check以下の場合「保存」ボタンを押せないのでご注意ください。
・来訪者情報の「氏名」「メールアドレス（メール送信する場合のみ）」が未入力
・予定の日時が日を跨いでいる（日を跨ぐ予定は非対応になります）
 
 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Googleカレンダーの項目（①）

日を跨ぐ予定は登録できませんので、ご注意ください。
公開設定、説明欄の設定は、RECEPTIONISTに登録されるアポイントメントには反映されません。（拡張機能の公開設定が反映されます。）

RECEPTIONISTの拡張機能の項目（②）

その他のアポイントメントの情報は下記のように登録されます

アポイントメントの担当者（受付時に通知される方）
以下が担当者として登録されます。
・Chrome拡張機能にログイン中のRECEPTIONIST社員アカウント
・Googleカレンダーの予定の「ゲスト」のうち、同一メールアドレスがRECEPTIONISTの「社員情報」に登録のある方
 

来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時受付
常に同時受付可で登録されます。

 
４．「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが変更されたメッセージが表示されます。

５．「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、担当者と来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが送信されます。（メールのイメージはこちら）

予定の削除

RECEPTIONISTの拡張機能で登録した予定の削除を行う場合、RECEPTIONIST側のアポイントメントとGoogleカレンダー側の予定を、それぞれ削除します。

１．RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

２．RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除しても、Googleカレンダー側の予定が削除されない警告メッセ―ジが表示されますので「OK」を押します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

３．RECEPTIONIST側のアポイントメントが削除されたメッセージが表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
４．
担当者にアポキャンセルメールが送付されます。
作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。
 

件名：[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内

▼来訪者へのメール

▼担当者へのメール

５．続いて、Googleカレンダー側の予定を削除します。
削除時は、予定の詳細画面を表示する必要はありません。

このように、Googleカレンダー上にRECEPTIONISTの拡張機能を登録し利用することができます。
Googleカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき受付コードの発行も可能です。

ぜひご活用くださいませ！

RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないとき

RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないときは、以下お試しください。
 

1.Chromeの拡張機能画面（chrome://extensions/）の上部「更新」ボタンをクリックしてください。
 

2.Chrome拡張機能を再インストールしてください。
※手順：chrome ウェブストアのRECEPTIONIST Chrome拡張機能から「Chromeから削除」をクリック後、再度「Chromeに追加」をクリックしてください。
 
3.Chromeの拡張機能画面（chrome://extensions/）より他の拡張機能をすべて一時無効にしてください。
※手順：各拡張機能の右下のスライダーをクリックし、オフにする
 
4.Google Chromeが最新でない場合は、アップデートしてください。
※参考：Google Chrome のアップデートとバージョンの確認（他社サイト）