【通常アポ】Googleカレンダー側から受付コードを発行する(Chrome拡張機能)

Googleカレンダー側から受付コードを発行できます

RECEPTIONISTは、アポイントメント登録時に発行される6桁の受付コードを用いることで、来訪される方が簡単に受付をすることができます。
Tipsお客様が受付コードで受付する流れ

 

この受付コードの発行は、RECEPTIOIST管理画面からだけでなく、Googleカレンダーから発行することも可能です。
来訪される方がスムーズに受付できるアポイントメント作成時に、ぜひお役立てください。

 

 

操作方法

前提条件
Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する
RECEPTIONISTの拡張機能にログインする
通常ログインの場合
SAML認証でログイン
RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する
予定の新規登録
RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について
予定の変更
予定の削除

 

 

前提条件

1.Googleカレンダー側から受付コードを発行できる環境について
Google Chromeの拡張機能にて動作しますので、Google Chromeブラウザでご利用いただけます。
※ChromiumベースのMicrosoft Edgeでも利用可能です。

 

2.Chromeブラウザで拡張機能をインストールする必要があります
各社員様で、Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能をインストールする必要があります。

 

3.Googleカレンダー側で作成したアポイントメントの変更について
Googleカレンダー側で拡張機能を使って作成したアポイントメントは、RECEPTIONIST側のアポ一覧に表示されますが編集はできません。
編集する際は、Googleカレンダー側で拡張機能を使って変更してください。

 

4.登録できるアポイントメントの種類
Googleカレンダー側の拡張機能で作成できるアポイントメントは「通常アポ」のみです。
期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面にて作成を行ってください。

 

 

Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する

事前にChromeブラウザに、RECEPTIONISTの拡張機能を登録する必要があります。
Chromeブラウザで操作を行ってください。

 

 

以下のURLにアクセスして、RECEPTIONIST拡張機能のインストール画面を表示します。

 

RECEPTIONIST Chrome拡張機能

 

chrome ウェブストアが表示されますので「Chrome に追加」ボタンを押します。

 

 

確認画面が表示されますので、「拡張機能を追加」ボタンを押します。

 

しばらくすると、RECEPTIONIST拡張機能のインストール完了と、右上に表示されます。

 

これで、RECEPTIONIST拡張機能のインストールができました!

 

ChromeブラウザでRECEPTIONISTの拡張機能をピン留めしましょう

すぐRECEPTIONISTの拡張機能を使えるように、アイコンをピン留めしましょう。

 

Chromeブラウザの右上にある拡張機能アイコンから、RECEPTIONISTの拡張機能のピン留めアイコンをクリックしてください。
chrome-extention_01

 

 

お疲れ様でした。
これでChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能が登録できました。
続いて、拡張機能にログインしましょう。

 

 

RECEPTIONISTの拡張機能にログインする

 

Chromeブラウザの右上から、RECEPTIONISTの拡張機能を起動して「ログイン」を押します。

 

Tips 拡張機能をピン留めしていない場合、拡張機能アイコンから一覧を表示して、RECEPTIONISTの拡張機能を起動してください。

chrome-extention_02

 

RECEPTIONISTのログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください
・通常ログイン
・SAML認証でログイン
Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

 

通常ログインの場合

自分のアカウント(メールアドレス、パスワード)を入力の上、「ログイン」を押します。

 

SAML認証でログイン

「SAML認証はこちら」を押します。
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。

 

自分のアカウントのドメイン(メールアドレスの@以降)を入力の上、「ログイン」を押します。

 

 

 

お疲れ様でした!
これでRECEPTIONISTの拡張機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう!

 

 

RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する

実際にGoogleカレンダー上でRECEPTIONISTの拡張機能を利用する方法を説明します。

 

予定の新規登録

Check予定の新規登録時に予定を登録した担当者と来訪者のそれぞれにメールが送付されます。
 

Googleカレンダーで予定登録時に「その他のオプション」から詳細画面を表示します。
chrome-extention_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、来訪者情報の入力項目を表示します。
chrome-extention_04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
CheckRECEPTIONISTのアイコンが表示されないとき
RECEPTIONISTの拡張機能にログインしているかご確認ください。
・Googleカレンダー画面右下のサイドパネルを表示しているかご確認ください。


 

 

①:通常通り、Googleカレンダー上で予定を入力します。
②:拡張機能として、来訪者の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
③:「保存」を押して、予定を登録します。
Tips 拡張機能で来訪者情報の入力項目を表示している場合、「氏名」「メールアドレス」が必須項目になります(未入力の場合、保存ボタンは押せません)

chrome-extention_05

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが作成されたメッセージが表示されます。

 

このタイミングで、登録した担当者と来訪者それぞれに受付コードが載っている招待メールが送信されます。
メールのイメージはこちら


 

 

注意点

1、備考入力と、Googleカレンダー側の非公開設定は、RECEPTIONIST側に登録されるアポには反映されません。
2、担当者・お客様宛に招待メールは必ず送られます。
3、アポの公開・非公開設定は、RECEPTIONISTの管理画面上の「アポイントメント作成時の公開設定の初期値」の設定値によって切り替わります。

 

RECEPTIONISTの拡張機能で登録するアポの公開設定について

RECEPTIONISTの管理画面で、「権限設定」>「アポイントメント作成時の公開設定の初期値」の設定値によって切り替わります。

 

公開設定の初期値:公開の場合
拡張機能から登録したアポは、常に公開で作成されます。

 

公開設定の初期値:非公開の場合
拡張機能から登録したアポは、常に非公開で作成されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

RECEPTIONISTの通常アポ一覧を確認すると、Googleカレンダーから登録した予定も確認できます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

予定の変更

Check予定の変更時に予定を変更した担当者と来訪者のそれぞれにメールが送付されます。
 

Googleカレンダーから、登録済み予定の詳細画面を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、来訪者情報の入力項目を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

①:通常通り、Googleカレンダー上で予定を変更します。
②:拡張機能として、来訪者の氏名・会社名・メールアドレスを変更します。
③:「保存」を押して、予定を変更します。
Tips 拡張機能で来訪者情報の入力項目を表示している場合、「氏名」「メールアドレス」が必須項目になります(未入力の場合、保存ボタンは押せません)

chrome-extention_05

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが変更されたメッセージが表示されます。

 

このタイミングで、登録した担当者と来訪者それぞれに変更後の招待メールが送信されます。


 

 

 

予定の削除

RECEPTIONISTの拡張機能で登録した予定の削除を行う場合、RECEPTIONIST側のアポイントメントとGoogleカレンダー側の予定を、それぞれ削除します。

 

RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除します。
chrome-extention_11.png

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除しても、Googleカレンダー側の予定が削除されない警告メッセ―ジが表示されますので「OK」を押します。
chrome-extention_12

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

RECEPTIONIST側のアポイントメントが削除されたメッセージが表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

続いて、Googleカレンダー側の予定を削除します。
削除時は、予定の詳細画面を表示する必要はありません。
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このように、Googleカレンダー上にRECEPTIONISTの拡張機能を登録し利用することができます。
Googleカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき受付コードの発行も可能です。

 

ぜひご活用くださいませ!