【通常アポ】Googleカレンダーから受付コードを発行(Chrome拡張機能)

Googleカレンダーから受付コード・QRコードを発行できます

アポイントメント登録時に発行される受付コード(数字6桁)やQRコードを用いることで、来訪者が簡単に受付をすることができます。
Tipsお客様が受付コードで受付する流れ

 

この受付コード・QRコードの発行は、RECEPTIOIST管理画面だけでなく、Chrome拡張機能を使用することでGoogleカレンダーからも発行することができます。
TipsQRコードはタッチレスモードのときのみ発行されます。
 

 

もくじ

前提条件
【1】Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する
【2】RECEPTIONISTの拡張機能にログインする
【3】RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する
予定の新規登録
RECEPTIONISTの拡張機能の項目
予定の変更
RECEPTIONISTの拡張機能の項目
予定の削除
RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないとき

 

 

前提条件

1.各社員様でGoogle ChromeにRECEPTIONISTの拡張機能をインストールする必要があります

※ChromiumベースのMicrosoft Edgeでも利用可能です。

2.通常アポのみ登録ができます

期間アポ・調整アポはRECEPTIONIST管理画面から登録してください。

3.Chrome拡張機能で作成したアポはRECEPTIONIST管理画面から編集できません

アポイントメントを編集する際は、Googleカレンダー上で予定を開き、拡張機能を使って変更してください。

4.日を跨ぐ予定・繰り返し予定には対応しておりません。

 

 

【1】Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する

事前にChromeブラウザに、RECEPTIONISTの拡張機能を登録する必要があります。
Chromeブラウザで操作を行ってください。

 

 

1.RECEPTIONIST Chrome拡張機能にアクセスして、RECEPTIONIST拡張機能のインストール画面を表示します。

 

 
2.chrome ウェブストアが表示されますので「Chrome に追加」ボタンを押します。

 

 

3.確認画面が表示されますので、「拡張機能を追加」ボタンを押します。

 

4.しばらくすると、RECEPTIONIST拡張機能のインストール完了と、右上に表示されます。

 

これで、RECEPTIONIST拡張機能のインストールができました!

 

ChromeブラウザでRECEPTIONISTの拡張機能をピン留めしましょう

すぐRECEPTIONISTの拡張機能を使えるように、アイコンをピン留めしましょう。

 

Chromeブラウザの右上にある拡張機能アイコンから、RECEPTIONISTの拡張機能のピン留めアイコンをクリックしてください。
chrome-extention_01

 

 

お疲れ様でした。
これでChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能が登録できました。
続いて、拡張機能にログインしましょう。

 

 

【2】RECEPTIONISTの拡張機能にログインする

 

1.Chromeブラウザの右上から、RECEPTIONISTの拡張機能を起動して「ログイン」を押します。

 

Tips 拡張機能をピン留めしていない場合、拡張機能アイコンから一覧を表示して、RECEPTIONISTの拡張機能を起動してください。

chrome-extention_02

 

2.RECEPTIONISTのログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください

通常ログインの場合
SAML認証でログイン

Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。


 

通常ログインの場合

自分のアカウント(メールアドレス、パスワード)を入力の上、「ログイン」を押します。
 
Check「予期せぬエラーが発生しました」と表示される場合は、ご入力のメールアドレスまたはパスワードが誤っている可能性があります。


 

SAML認証でログイン

「SAML認証はこちら」を押します。
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。

 

自分のアカウントのドメイン(メールアドレスの@以降)を入力の上、「ログイン」を押します。

 

 

 

お疲れ様でした!
これでRECEPTIONISTの拡張機能が利用できる状態になりました。
さっそく使ってみましょう!

 

 

【3】RECEPTIONISTの拡張機能で受付コードを発行する

実際にGoogleカレンダー上でRECEPTIONISTの拡張機能を利用する方法を説明します。

 

予定の新規登録

1.Googleカレンダーで予定登録時に「その他のオプション」から詳細画面を表示します。
chrome-extention_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2.詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、RECEPTIONIST拡張機能を開きます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

CheckRECEPTIONISTのアイコンが表示されないとき

・Googleカレンダー画面の右下より、サイドパネルを表示しているかご確認ください。
RECEPTIONISTの拡張機能にログインしているかご確認ください。
・Googleカレンダー画面で、再読み込みを行ってください。
・RECEPTIONISTの拡張機能からログアウト、再ログイン、Googleカレンダー画面の再読み込みをお試しください。


 

 
3.①②を入力し、③「保存」をクリックし、予定を登録します。
Check以下の場合「保存」ボタンを押せないのでご注意ください。
・来訪者情報の「氏名」「メールアドレス(メール送信する場合のみ)」が未入力
・予定の日時が日を跨いでいる(日を跨ぐ予定は非対応になります)


( 画像をクリックすると拡大表示します )

Googleカレンダーの項目(①)

日を跨ぐ予定は登録できませんので、ご注意ください。
公開設定、説明欄の設定は、RECEPTIONISTに登録されるアポイントメントには反映されません。(拡張機能の公開設定が反映されます。)

RECEPTIONISTの拡張機能の項目(②)

Item Name Detail
お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
Checkエンタープライズプラン以上にのみ表示されます。
Tipsオフィス機能とは?(エンタープライズプラン以上)
Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。
来訪者情報 お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
お客様が2人以上の場合は、右側の「来訪者を追加 +」ボタンにて追加できます。
Tips「氏名」は必ず入力してください。お客様にメール送信する場合のみ「メールアドレス」が必須項目になります。
来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。
 
セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。(詳細はこちら
 

Tips初期値は、管理者が設定した値になります。(詳しくはこちら
次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。
メール送信 新規登録時のみ選択可能です。
 

アポイントメントの作成(受付コードの発行)と同時に招待メールを送付するかどうかを選択できます。

 
Tips初期値は「送信する」になります。
次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。

公開設定 新規登録時のみ選択可能です。
 

公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくはこちら
・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。
非公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。
・アポイントメント情報や来訪者記録は、「管理者」「アポイントメント作成者本人」「参加予定の社員」以外からは見えなくなります。
 

Tips初期値は、管理者が設定した値になります。(詳しくはこちら
次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。
お客様へのご案内 お客様への招待メールに記載されます。
受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
 

Tips初期値は、管理者が設定した値になります。(詳しくはこちら
次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。

 

その他のアポイントメントの情報は下記のように登録されます

アポイントメントの担当者(受付時に通知される方)
以下が担当者として登録されます。
・Chrome拡張機能にログイン中のRECEPTIONIST社員アカウント
・Googleカレンダーの予定の「ゲスト」のうち、同一メールアドレスがRECEPTIONISTの「社員情報」に登録のある方
 

 

 

4.「保存」ボタンを押すと「RECEPTIONISTにアポイントメントを作成しました。」と表示されます。
Checkメッセージが表示されず、アポイントメントが登録されていない場合は、『RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないとき』をご確認ください。

 

5.「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、担当者と来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが送信されます。「タッチレスモード」の場合は、お客様宛のメールにQRコードも記載されます。(メールのイメージはこちら
 

 

TipsRECEPTIONISTの通常アポ一覧を確認すると、Googleカレンダーから登録した予定も確認できます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

予定の変更

1.Googleカレンダーから、登録済み予定の詳細画面を表示します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2.詳細画面の右側にあるRECEPTIONISTのアイコンをクリックして、RECEPTIONIST拡張機能を開きます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 
3.①②を変更し、③「保存」をクリックし、予定を変更します。
Check以下の場合「保存」ボタンを押せないのでご注意ください。
・来訪者情報の「氏名」「メールアドレス(メール送信する場合のみ)」が未入力
・予定の日時が日を跨いでいる(日を跨ぐ予定は非対応になります)

 
 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Googleカレンダーの項目(①)

日を跨ぐ予定は登録できませんので、ご注意ください。
公開設定、説明欄の設定は、RECEPTIONISTに登録されるアポイントメントには反映されません。(拡張機能の公開設定が反映されます。)

RECEPTIONISTの拡張機能の項目(②)

Item Name Detail
お客様に来ていただくオフィス アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
Checkエンタープライズプラン以上にのみ表示されます。
Tipsオフィス機能とは?(エンタープライズプラン以上)
Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。
来訪者情報 お客様の氏名・会社名・メールアドレスを入力します。
お客様が2人以上の場合は、右側の「来訪者を追加 +」ボタンにて追加できます。
Tips「氏名」は必ず入力してください。お客様にメール送信する場合のみ「メールアドレス」が必須項目になります。
来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。
 
セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。(詳細はこちら

 
Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。

お客様へのご案内 お客様への招待メールに記載されます。
受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。
 

Tips次回の新規登録時には前回と同じ内容が初期設定されます。

 

 

その他のアポイントメントの情報は下記のように登録されます

アポイントメントの担当者(受付時に通知される方)
以下が担当者として登録されます。
・Chrome拡張機能にログイン中のRECEPTIONIST社員アカウント
・Googleカレンダーの予定の「ゲスト」のうち、同一メールアドレスがRECEPTIONISTの「社員情報」に登録のある方
 

 

 
4.「保存」ボタンを押すと、アポイントメントが変更されたメッセージが表示されます。

 

5.「受付コードを発行し同時に招待メールを送信する」を選択した場合、担当者と来訪者に登録したお客様宛にも受付コードが載っている招待メールが送信されます。(メールのイメージはこちら

 

 

 

予定の削除

RECEPTIONISTの拡張機能で登録した予定の削除を行う場合、RECEPTIONIST側のアポイントメントとGoogleカレンダー側の予定を、それぞれ削除します。

 

1.RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除します。
chrome-extention_11.png

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2.RECEPTIONIST側のアポイントメントを削除しても、Googleカレンダー側の予定が削除されない警告メッセ―ジが表示されますので「OK」を押します。
chrome-extention_12

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

3.RECEPTIONIST側のアポイントメントが削除されたメッセージが表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 
4.
担当者にアポキャンセルメールが送付されます。
作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。
 

件名:[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内

▼来訪者へのメール

▼担当者へのメール

 

 

5.続いて、Googleカレンダー側の予定を削除します。
削除時は、予定の詳細画面を表示する必要はありません。
chrome-extention_13

 

 

 

このように、Googleカレンダー上にRECEPTIONISTの拡張機能を登録し利用することができます。
Googleカレンダー上で予定を登録しても、RECEPTIONISTのアポイントメントが作成でき受付コードの発行も可能です。

 

ぜひご活用くださいませ!

 
 

RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないとき

RECEPTIONISTの拡張機能が正常に動作しないときは、以下お試しください。
 
1.スーパーリロード(Windows:Ctrl+Shift+R/Mac:Command+Shift+R)をしてください。
 
2.Chromeの拡張機能画面(chrome://extensions/)の上部「更新」ボタンをクリックしてください。
 
3.Chrome拡張機能の再ログインをお試しください。
※手順:Chromeブラウザ右上からRECEPTIONISTの拡張機能を起動し、拡張機能内右上のアイコンをクリックしてください。表示されるメニューから「ログアウト」を選択し、再ログインを行ってください。
 
4.Chrome拡張機能を再インストールしてください。
※手順:chrome ウェブストアのRECEPTIONIST Chrome拡張機能から「Chromeから削除」をクリック後、再度「Chromeに追加」をクリックしてください。
 
5.Chromeの拡張機能画面(chrome://extensions/)より他の拡張機能をすべて一時無効にしてください。
※手順:各拡張機能の右下のスライダーをクリックし、オフにする
 
6.Google Chromeが最新でない場合は、アップデートしてください。
※参考:Google Chrome のアップデートとバージョンの確認(他社サイト)