この機能はプレミアムプランでご利用いただけます。
アポイントメントを作成すると、通常は作成者による操作のみでアポイントメントが確定し、アポの担当者・来訪者にメール通知されます。
アポイントメントを作成した場合に、作成者でアポイントメントを確定させず、承認者に申請・承認者で承認することで確定させることが可能です。
はじめに知っておきたいルール
プレミアムプランで利用可能
「アポを上長に申請・承認する」機能は、受付システムのプレミアムプランでご利用が可能です。
参考：プランについて
申請・承認設定をした場合
アポイントメントを作成すると承認者に申請される
アポイントメントを作成すると、作成した社員の承認者に「アポイントメントの申請」が送信されます。
承認者で申請を承認・差戻しする
アポイントメントを作成すると、作成した社員の承認者に「アポイントメントの申請」が送信されるので「承認」または「差戻し」します。
▼【承認者のログイン画面】 「・・・」から「承認」または「差戻し」を押下する
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承認されるまでアポイントメントは確定しない
アポイントメントの作成で、承認者に申請されます。未承認の状態では、来訪されるお客様にアポイントメントのご案内は送信されません。承認者に承認されてはじめてアポイントメントが確定し、お客様にご案内が送信されます。
申請・承認できるアポイントメント
通常アポ・期間アポは申請・承認が可能
通常アポ・期間アポは申請・承認が可能です。
調整アポと、CSVで登録したアポについては現状未対応です(2023/12/5現在)。
▼申請・承認に対応しているアポイントメント
・通常アポ (参考)
・期間アポ (参考)
・Chrome拡張機能 から作成した通常アポ (参考)
・Outlook addin から作成した通常アポ (参考)
・代理作成したアポ(通常、期間アポ) (参考)
▼申請・承認に対応していないアポイントメント
・調整アポ (参考)
・CSVで登録したアポ(通常、期間アポ) (参考)
画面説明
申請・承認機能をONにすると、アポイントメント画面の表示が変わります。
上長承認待ち
「上長承認待ち」タブは、ログインしている社員がアポイントメントの申請者(作成者)の場合に確認します。
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申請者でアポイントメントを作成すると、承認者に申請されます。申請者のログイン画面では、承認待ちのアポイントメントが「上長承認待ち」のタブに表示します。ステータスは「申請中」です。
「上長承認待ち」のアポ一覧は、「通常アポ」「期間アポ」の表示を切り替えて確認してください。
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未承認
「未承認」タブは、ログインしている社員がアポイントメントの承認者の場合に確認します。
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承認者のログイン画面では、未承認のアポイントメントが「未承認」のタブに表示します。
「未承認」のアポ一覧は、「通常アポ」「期間アポ」の表示を切り替えて、未承認のアポイントメントが無いかどうか確認してください。
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確定済
「確定済」タブでは、承認されたアポイントメントが表示します。
申請者のログイン画面では、申請・承認されたアポイントメントが「確定済」のタブに表示します。
確定済(全社員)
「確定済(全社員)」タブでは、管理者および受付担当者でログインしている場合、確定されたアポイントメントについて、自身が担当者では無いアポイントメントも含めすべてが表示します。
ステータスは「承認済」です。
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確定済(あなた)
「確定済(あなた)」タブでは、確定されたアポイントメントのうち、ログインしている社員が担当者となるアポイントメントのみが表示します。
ステータスは「承認済」です。
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承認者が未設定のアポイントメントは「承認済」が表示しません。
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基本設定
1. 利用設定をONにする
1. 管理者でRECEPTIONIST管理画面にログイン＞左メニュー「権限設定」＞「アポイントメントの権限設定」をクリックします。
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2. 「アポイントメント作成時の上長承認を有効にする」で「可」にチェックします。
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2. 承認者を設定する
1. 管理者でRECEPTIONIST管理画面にログイン＞左メニュー「社員情報」をクリックします。
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2. 承認者を設定する社員の「編集」ボタンをクリックして、「アポイントメント承認者」＞「＋担当者を追加」ボタンからアポイントメントの承認者となる社員を設定します。
自分自身を承認者に設定することはできません。
設定済みの承認者を変更する場合、未承認のアポイントメントが残る承認者は変更できません。
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3. 承認者の社員名を検索し、チェックして「OK」をクリックします。
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4. 選択した承認者が反映されていることを確認して「変更を保存」をクリックすると設定が完了です。
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社員で承認者が未設定の場合、利用設定をON(可)にしていても、「申請・承認」無しでアポイントメントが作成・確定されます。利用設定をOFF(不可)にして利用する場合と同じ挙動です。
承認者の設定はCSVで一括更新することも登録可能です。
CSVのAM列「アポイントメント承認者メールアドレス」のセルに、承認者のメールアドレスを入力してCSVをアップロードします。
※「SMS通知アシスタント用電話番号」と「Microsoft Teams (Webhook) ユーザー名」の間のセル
参考：CSVで社員を新規追加・更新・削除する方法（全件上書きの場合）
申請・承認する
1. アポイントメントを申請する
2. 各項目を入力し、画面最下部の「アポイントメント承認を申請」をクリックして、アポイントの承認を申請します。
「アポイントメント承認を申請」ボタンの上にアポイントメント作成者の承認者の氏名が表示されるので、申請内容と承認者に誤りがないことを確認してから「アポイントメント承認を申請」をクリックして申請します。
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3. アポイントメントの上長への申請が完了します。
申請者(作成者)のアポイントメント画面「上長承認待ち」タブに、「申請中」ステータスでアポイントメントが表示されます。
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5. 承認者のログイン画面では「未承認」タブにアポイントメントが表示します。
承認者で確認次第、承認操作をします(詳細は次項「アポイントメントを承認する」をご参照ください)。
申請時に配信されるメール
▼件名：アポイントメント承認依頼を受信しました
▼宛先：アポイントメントの申請者に紐づく承認者
▼メール例：
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2. アポイントメントを承認する
アポイントメントが申請されると、承認者のログイン画面＞アポイントメント画面では「未承認」タブにアポイントメントが表示します。
承認者で内容を確認して問題ない場合、申請を承認します。
1. 承認者でログインして、アポイントメント画面「未承認」タブを表示します。
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2. 「・・・」をクリックして、承認メニューを表示します。
「未承認」のアポ一覧は、「通常アポ」「期間アポ」の表示を切り替えて、未承認のアポイントメントが無いかどうか確認してください。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
( 画像をクリックすると拡大表示します )
3. アポイントメントの内容に問題無い場合、「承認」をクリックします。
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4. 「アポイントメント承認」の表示を確認し「OK」をクリックすると、申請が承認されます。
「OK」をクリックするとアポイントメントが承認され、同時にアポイントメントの来訪者宛に案内メールが送信されます。承認操作の時間が深夜の場合などにご注意ください。
「アポイントメントを承認しました。」と表示されます。
承認時に配信されるメール
▼件名：アポイントメント申請が承認されました
▼宛先：アポイントメントの申請者
▼メール例：
5. 申請者のログイン画面では「上長承認待ち」タブに表示されていたアポイントメントが「確定済」タブに表示します。
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確定済（承認済）アポイントメントの編集時、再承認が必要なケースがあります。詳細は次項「承認済みアポイントメントを編集する」をご参照ください。
2-1. 承認済みアポイントメントを編集する
承認されて確定したアポイントメントを編集する場合、再承認が必要な項目があります。
通常アポの場合
通常アポの編集時、以下3項目を編集するとアポイントメントが承認者に再度申請され、再承認が必要になります。
- 日時
- 会議室
- 来訪者
編集内容を保存するとアポイントメントは承認者に申請され、再承認が必要になります。
期間アポの場合
期間アポの編集時、以下3項目を編集するとアポイントメントは承認者に申請され、再承認が必要になります。
・有効期間(開始日、終了日)
・会議室
・来訪者
・有効期間前のアポ：開始日または終了日が変更された場合は、再申請対象となります。
・有効期間中のアポ：終了日が延長された場合のみ、再申請対象となります。
以上の項目を編集後、内容を保存するとアポイントメントは承認者に申請され、再承認が必要になります。
「アポイントメントを更新する」を押下時に
「アポイントメントを更新できませんでした 予期せぬエラーが発生しました。お手数ですが再度お試しください。」
エラーが表示される場合は新規アポ作成時に連携カレンダーに自動登録された予定が削除されている可能性がございます。アポを削除し、作成し直しをお願いします。
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再申請されたアポイントメントは、承認者の「未承認」タブに表示するので、アポイントメントを承認するの手順で再度「承認」または「差戻し」します。
上記以外の項目の編集では、アポイントメントは承認者に申請されません。アポイントメントの登録のみで編集が確定し、承認者に変更メールが送信されます。編集箇所は赤文字で表示されます。（メール件名：承認済みアポイントメントが更新されました）
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Chrome拡張機能 / Outlook addin で作成したアポイントメントを編集する場合、Chrome拡張機能 / Outlook addin 上からアポイントメントを開いて「来訪者」の情報を更新したタイミングで再申請されます。詳細は「Chrome拡張機能 / Outlook addinでの申請」をご参照ください。
2-2. 承認済みアポイントメントを削除する
承認済みのアポイントメントを削除すると、アポ担当者とアポ承認者にアポ削除メールが届きます。
件名：[RECEPTIONIST]アポイントメントのキャンセルのご案内
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3. アポイントメントを差し戻す
アポイントメントが申請されると、承認者のログイン画面＞アポイントメント画面では「未承認」タブにアポイントメントが表示します。
承認者で確認して内容に不備がある場合、申請を差戻しします。
1.
承認者でログインして、アポイントメント画面「未承認」タブを表示します。
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2.
「・・・」をクリックして、承認メニューを表示します。
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3.
アポイントメントの内容に不備がある場合、「差戻し」をクリックします。
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4.「差戻しコメント」を入力して「差戻し」をクリックすると、申請が差し戻されます。
「差戻しコメント」の入力は任意です。空欄のまま「差戻し」をクリックするのみで差戻しが可能です。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
( 画像をクリックすると拡大表示します )
差戻し時に配信されるメール
▼件名：アポイントメント申請が却下されました
▼宛先：アポイントメントの申請者
▼メール例：
( 画像をクリックすると拡大表示します )
( 画像をクリックすると拡大表示します )
差戻し時に配信されるメール
▼件名：アポイントメント申請が却下されました
▼宛先：アポイントメントの申請者
▼メール例：
( 画像をクリックすると拡大表示します )
5.
申請者のログイン画面では「上長承認待ち」タブに「差戻し」ステータスでアポイントメントが表示したままとなります(差し戻されたので「確定済」タブに移行しません)。
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3-1. 差し戻されたアポイントメントを再申請する
6.
申請者のログイン画面＞「上長承認待ち」タブに表示されている「差戻し」アポイントメントの「・・・」をクリックして、アポの詳細を開き「編集」をクリックします。
※必要に応じて「差戻しコメント」も確認します
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Chrome拡張機能 / Outlook addin で作成したアポイントメントは、Webのアポイントメント一覧から編集できません。Chrome拡張機能 / Outlook addin 上からアポイントメントを開いて、アポイントメントの情報を更新したタイミングで再申請されます。詳細は
Chrome拡張機能 / Outlook addinでの申請をご参照ください)。
「削除」するとアポイントメントが削除されるので、申請データ自体が無くなります。
7.
「差戻しコメント」などを参考にアポイントメントの内容を加筆・修正します。「アポイントメント承認を申請」をクリックして再申請します。
アポイントメントが過去に1度も承認されていない場合、編集時に「来訪者への変更メール」欄は表示されません。
「差戻しコメント」はアポイントメントの「・・・」をクリックした画面に表示されます。または、差戻し時に申請者に送信されるメールにも記載されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
8.
承認者の「未承認」タブに再申請されたアポイントメントが表示するので、アポイントメントを承認するの手順で再度「承認」または「差戻し」します。
その他
スマホ操作では承認不可
スマホ表示のアポイントメント一覧では「承認」ができません。「・・・」の詳細メニューが非表示のためです。
アポイントメントの作成は可能なので「申請」までは可能です。
承認操作はPCやタブレットなど、画面幅が広い環境から行ってください。
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代理で作成したアポイントメントの承認者
代理で作成したアポイントメントの承認者は、作成者の承認者となります。
代理作成により担当者となった社員の承認者が、このアポイントメントの承認者とはなりません。
Chrome拡張機能 / Outlook addinでの申請
Chrome拡張機能 / Outlook addin から作成したアポイントメントは、Web画面からアポを作成した場合と同様、承認者に申請されます。
差戻しアポイントメントを編集する場合、Chrome拡張機能 / Outlook addin 上からアポイントメントを開いて、情報を更新して保存すると再申請されます。
承認済アポイントメントを編集する場合、Chrome拡張機能 / Outlook addin 上からアポイントメントを開いて「来訪者」情報を更新して保存すると再申請されます。
▼Chrome拡張機能
( 画像をクリックすると拡大表示します )
▼Outlook addin
( 画像をクリックすると拡大表示します )
承認エラーになるケース
承認時点でアポイントメントの日時が過去日時になっている場合、承認ができません。
▼承認時に「日時が不正なためアポイントメントを承認できませんでした。差戻してください。」のエラーになります
( 画像をクリックすると拡大表示します )
承認エラーになるアポイントメントを差戻しした場合、申請者の「上長承認待ち」タブには表示されません。
上記の場合、アポイントメントの申請が画面上から消滅します。差戻し時、申請者宛に「アポイントメント申請が却下されました」のメール通知のみ実行されるので、差戻しコメントを確認して、新規アポイントメント作成にて申請してください。
以上が「作成したアポを上長に申請・承認する」機能のご利用の流れです。
ぜひご活用くださいませ。