どんなボタンを用意するべきでしょうか

導入マニュアルに沿って設定が一通り終わると、iPadでは以下のようなメニューが表示され、一般的な利用はできるようになっていると思います。

RECEPTIONISTメニュー画面

 

これをさらに自社のニーズに合わせてカスタマイズして使うのが理想です。どうカスタマイズすべきか、そのための考え方やヒントをここではまとめています。

 

受付コードを入力するボタン

 

こちらは事前にアポイントメントを登録することで発行される「受付コード」を使った受付方法になります。(受付コードの発行方法はこちら)

導入した直後は、事前のアポイントメントの登録を社員に促すのは運用上手間になるため難しいかもしれません。そのため、このボタンを非表示にして使う始める企業様もいらっしゃいます。

 

しかし、以下の2つのどちらかに当てはまる場合は、受付コードを入力するボタンは表示にしたままが良いでしょう。

 

  1. 受付時に、できるだけお客様が簡単に手続きできるようにしたい
  2. 社内に知られたくないお客様 の来訪がある

 

1 お客様に簡単に手続きしてもらいたい

 

担当者を検索して受付する場合は、担当者の検索・お客様の社名・氏名・人数の入力と、必要な操作がいくつかあるのですが、受付コードで受付する場合は6桁の数字を入力するだけで手続きが完了します。

なるべくお客様にお手数をおかけしたくない場合は、受付コードで運用すると良いでしょう。

 

2 社内に知られたくない来訪がある

 

経営に関わる来訪や、水面下で進めている提携先企業の来訪など、一般社員に知られたくない来訪もあります。その場合は、受付コードを発行し、その際に「非公開」に設定することで、社内に知られずに受付対応をすることが可能です。

 

受付コードでの来訪では、チャットツール上のメッセージにお客様の社名・名前は表示されません。

RECEPTIONIST受付コードでの通知Slack

社内に知られたくない来訪がある場合は、受付コードを利用することをお勧めいたします。受付コード入力ボタンの設定方法はこちらを参考にしてください。

(他にも、面接などの来訪者の名前を知られてくない場合などは、こちらの 来訪社名を公開しないで受付する方法 という記事を参考にしてください)

 

 

担当者の名前を検索するボタン

 

こちらは常に表示にすることをお勧めします。基本的には担当者の名前は忘れないものですから、万が一受付コードを紛失してしまっても受付することが可能になります。

担当者の名前を検索するボタンの設定方法はこちらを参考にしてください。

 

 

カスタムボタン

 

一番カスタマイズができ、だからこそ設定に悩むのがこのカスタムボタンかと思います。

カスタムボタンは上2つのボタンと違い、以下の特徴があります。

  1. ボタンのラベル(表示名)を編集できる
  2. 通知先のchannel・グループチャットを個別に指定できる(設定しない場合は他のボタンと同じ場所に通知)
  3. メンションするアカウントを個別に指定できる(Slackの場合はUserGroupも指定可能)
  4. メール通知先を個別に指定できる
  5. 来訪者記録への表示・非表示を個別に設定できる

 

RECEPTIONISTに登録した直後は、よく使われる設定として以下のようになっています。

カスタムボタン1:「面接の方はこちら」 >入力項目:「氏名」

カスタムボタン2: 非表示

カスタムボタン3:「総合受付」     >入力項目:「社名」「氏名」「人数」

カスタムボタン4:「配達業者さま専用」 >入力項目: なし

 

以下にお勧めのボタン設定例を記載いたします。

 

「面接の方はこちら」ボタン

 

一番使われているのがこの「面接の方はこちら」ボタンです。通知先は人事部や面接官だけが参加しているchannel・グループチャットにし、来訪者記録を非表示に設定することで、他の一般社員に面接者の名前が見られることなく、面接者を案内することができます。

 

また、新卒採用の時期などは、新卒採用チームと中途採用チームとで担当が別になることがほとんどのため、2つのボタンを分けて、「新卒面接の方はこちら」「中途面接の方はこちら」と2つ用意すると便利かと思います。さらに「アルバイトの面接はこちら」等、ラベルを適宜修正して活用することができます。

 

「総合受付」ボタン

 

想定外の来客も意外とあるものです。ビルの管理人や火災報知器の点検など、想定外のお客様が来た場合も対応できるようにするために、この総合受付を設定しておくと良いでしょう。

 

「配達業者さま専用」ボタン

 

配達業者も同じ受付から来る場合はこちらを残した方が良いです。少し大きめのビルになると、配達専用の裏口等がありますから、その場合は無くしてしまって問題ありません。

 

「役員宛の方はこちら」ボタン

 

役員宛のお客様を特別にご案内したい場合は、このようなボタンを設けて、秘書グループが参加するchannel・グループチャットに通知が来るように設定し、来訪者記録も非表示にしましょう。入力項目は名前のみにして、あまりお手を煩わせないようにしたいところです。お客様が部下を連れて来られるのであれば、事前に受付コードを発行し、カスタムボタンではなく受付コードでの受付をするとさらにスムーズになるかと思います。

 

NGボタン「〜〜部宛の方はこちら」

 

RECEPTIONISTでは、部署ごとにボタンを設置することは推奨しておりません。

担当者の部署名はなかなか覚えていないものですし、部署ごとに通知をしてしまうと担当者ではなく部署のアシスタントが一次受けをしてしまうため、業務効率化につながらず、内線の受付と変わらなくなってしまうためです。

 

他にもいろいろなボタンの使い方が考えられると思います。是非、自社のニーズにあったカスタムボタンの設定をしてみていただければと思います。カスタムボタンの設定方法についてはこちらを参考にしてください。