【調整アポアプリ】スマホアプリで調整アポを利用する

この機能は、Google連携とMicrosoft連携でご利用いただけます。

RECEPTIONISTのスマホアプリを使ってアポイントメントの日程調整をする

RECEPTIONIST専用のスマホアプリをご利用いただくことで、WEB画面上で行っていたアポイントメントの日程調整を、外出中でもお手元のスマホ上で簡単かつ快適に調整依頼を行えるようになりました。

iOS・Androidどちらにも対応しておりますので、ご自身のスマホに調整アポアプリをインストールして、実際に使ってみましょう。

■対応OS
Android: 動作保証OS9.0以上、推奨環境OS12以上
iOS: 最新iOSの2世代前以降

Check調整アポアプリのご利用には、アプリ上または外部連携画面より、Google Workspace連携またはMicrosoft365連携が必要になります。

ここで設定すること

事前準備
 インストール方法
 スマホアプリでアポイントメントの日程調整をする方法
日時候補を選択します
会議室を選択します
お客様に日程調整を依頼します
– フリープラン / スタンダードプランの方 | エンタープライズプラン以上の方
日程調整以外にスマホアプリでできること
アカウント情報
カレンダー連携
– Googleカレンダーと連携する場合 | Outlookカレンダーと連携する場合

このステップで、RECEPTIONISTの調整アポアプリの説明をしております。
早速、はじめていきましょう！

事前準備

調整アポアプリをお試しいただく前に、以下の作業が完了していることを確認してください。
RECEPTIONISTに登録されている社員情報のアカウントで、調整アポアプリにログインすることでご利用いただけます。

1.管理者WEB登録
 4.社員情報の追加登録　（最初に管理者が試す場合には不要です）
利用登録方法(管理者以外の社員)　（最初に管理者が試す場合には不要です）

インストール方法

まず、ご自身のスマホにRECEPTIONISTの調整アポアプリをインストールします。

Tips　以下のアイコンからインストールできます。

▼iOSの場合

▼Androidの場合

自分で検索する場合は、iOSの方はAppStore。Androidの方はGooglePlayを開いてください。

▼iOSの場合

▼Androidの場合
mobile-app_android_01

検索枠に「RECEPTIONIST 調整アポ」と入力して検索していただくと、RECEPTIONIST 調整アポがありますので、「入手」または「インストール」をタップしましょう。

Check　類似しているアプリもありますので、提供元が「RECEPTIONIST Inc.」より入手してください。
Tips　「receptionist」（小文字）でも検索可能です。

▼iOSの場合

▼Androidの場合
plans-app_android_02

スマホ上にRECEPTIONISTの調整アポアプリがインストールされたことを確認しましょう！

▼iOSの場合

▼Androidの場合
plans-app_android_03

お疲れさまでした！
これでインストールは完了です。

続いて、調整アポアプリで日程調整を行う方法をご確認ください！

スマホアプリでアポイントメントの日程調整をする方法

インストールが完了したら、RECEPTIONISTの調整アポアプリを開きましょう。

ログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください
・通常ログイン
・SAML認証でログイン

Check自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

通常ログイン

自分のアカウント（メールアドレス、パスワード）を入力の上、ログインをタップします。

SAML認証でログイン

「SAML認証はこちら」をタップ
SAML認証をご利用いただくには、こちらをご覧ください。

自分のアカウントのドメイン（メールアドレスの@以下）を入力の上、ログインをタップします。

日時候補を選択します

ログインすると、日程調整用のスケジュール画面が表示されます。

日程調整する場合、右下の「＋」ボタンをタップします。

Check 調整アポアプリを利用する場合、カレンダー連携していることが前提となります。

カレンダー連携していない場合、右記の表示になります。
「OK」をタップするとアカウント情報画面に遷移しますので、カレンダー連携を行ってください。

Tips WEB管理画面の外部連携画面からカレンダー連携しておくことも可能です。

カレンダー連携している場合は、右記の表示になります。
まず最初に、アポイントメントの時間枠を30分・60分・90分・120分の中から選択してタップします。

GSuite上で会議室のビルディング、もしくはOffice365上で会議室グループが登録されている場合のみ、ビルディング・会議室グループ選択のポップアップ画面が表示されます。

自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択しておくことで、目的の会議室を探しやすくなります。（会議室グループは後から変更も可能です）
Tips グループを選択していない場合、調整アポ登録時にポップアップ画面が表示されます。
Checkビルディング選択時にエラーが出る場合はこちらに該当していないかご確認ください

▼GSuite上でビルディング登録時
how-to-plansapp_06_google

▼Office365上で会議室グループ登録時
how-to-plansapp_06_outlook

日時候補を選択できる状態になりますので、スケジュール画面から時間帯をタップします。

▼iOSの場合
予定が空いている箇所を長押しすると、選択範囲が表示されますので、そのままドラッグして選択したい時間枠で離してください。
how-to-plansapp_07_ios

▼Androidの場合
選択したい開始日時付近を長押ししてください（例：24日17時から開始の場合、赤枠部分を長押ししてください）
how-to-plansapp_07_android

会議室を選択します

日時候補を選択すると、会議室選択画面になりますので、連携しているカレンダー上の会議室から複数選択できます。

会議室を選択する場合は、「未選択」部分をタップすることで選択できる会議室が表示されます。

Tips 会議室を選択しない場合は、「会議室を使用しない」まま進んでください。

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されますので、アポイントメントを実施する会議室の候補を複数選択することができます。

Tips 複数選択した会議室のうち、お客様が日時を選択したタイミングでどれか１つに確定します。またお客様が日程を選択するまでは、会議室も確定しません。

会議室を選択したら、左上の戻るボタン「←」を押して、画面を戻って下さい。

会議室を選択後、前の画面に戻ってきたら「保存」ボタンをタップします。

会議室のビルディング・グループについて

Googleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り

Googleカレンダーと連携している場合

ビルディングの選択について
GSuite上で会議室のビルディングが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips　ビルディングについてはこちらをご覧ください。
Checkビルディング選択時にエラーが出る場合はこちらに該当していないかご確認ください

how-to-plansapp_11-1_google

how-to-plansapp_11-2_google

Outlookカレンダーと連携している場合

会議室グループの選択について
Office365で会議室グループを登録している場合に、会議グループを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips　会議室グループとは、Microsoftヘルプでは「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。作成方法はこちらをご覧ください。

Check　Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。
100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。

how-to-plansapp_11-1_outlook

how-to-plansapp_11-2_outlook

スケジュール画面に選択した日時候補が登録されますので、引き続き他の日時候補を選択していきます。

Tips 登録済みの日時候補をタップすると、日時と選択してある会議室を確認できます。
右上の「削除」をタップすると、その日時候補を削除できます。

日時候補をすべて選択したら、右下のアイコンをタップしてください。

お客様に日程調整を依頼します

日程調整の確認画面で、選択した日時候補の確認と必要事項の入力を行います。

フリープラン / スタンダードプランの方

エンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランエンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランの内容確認項目です。

必須項目(赤)

Item Name	Detail
①選択した日時候補	選択した日時候補と会議室が表示されます。誤った日時候補を削除したい場合は、右側の「-」をタップすると削除できます。
②候補日を追加	タップすることで、さらに日時候補を追加することができます。
③会議タイトル	アポイントメントのタイトルを入力します。タイトルは来訪者が受付コードを入力した際にiPad画面に表示されます。空白の場合、入力された「お客様のお名前」または「メールアドレス」が自動的に設定されます。例）来訪: 山田太郎様
④お客様のお名前	日程調整されるお客様のお名前を入力します。メールを送信しない場合、必須項目になります。
⑤お客様へのご案内	日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等を記入ください。入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
⑥メールで送信する	RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、 OFFにして日程調整URLのみ発行も可能です。
⑦送信先	『メールで送信する』がONの場合に入力できます。 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りする場合に、お客様のメールアドレスを入力します。メールを送信する場合、必須項目になります。
⑧日程調整メールをプレビュー	『メールで送信する』がONの場合に使用できます。事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。
⑨社内共有	ON（公開）の場合：・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは、こちら）・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 OFF（非公開）の場合：・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。・アポイントメント情報や来訪者記録は、　管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員以外からは見えなくなります。・連携しているカレンダーには、非公開としてスケジュール登録がされます。次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

↑この項目のトップへ戻る

エンタープライズプラン以上の内容確認項目です。

必須項目(赤)

Item Name	Detail
①選択した日時候補	選択した日時候補と会議室が表示されます。誤った日時候補を削除したい場合は、右側の「-」をタップすると削除できます。
②候補日を追加	タップすることで、さらに日時候補を追加することができます。
③ご来社いただくオフィス	アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。 Tips　選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。 Tips　オフィス機能とは何ですか？
④会議タイトル	アポイントメントのタイトルを入力します。タイトルは来訪者が受付コードを入力した際にiPad画面に表示されます。空白の場合、入力された「お客様のお名前」または「メールアドレス」が自動的に設定されます。例）来訪: 山田太郎様
⑤お客様のお名前	日程調整されるお客様のお名前を入力します。メールを送信しない場合、必須項目になります。
⑥お客様へのご案内	日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等を記入ください。入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
⑦メールで送信する	RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、 OFFにして日程調整URLのみ発行も可能です。
⑧送信先	『メールで送信する』がONの場合に入力できます。 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りする場合に、お客様のメールアドレスを入力します。メールを送信する場合、必須項目になります。
⑨日程調整メールをプレビュー	『メールで送信する』がONの場合に使用できます。事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。
⑩社内共有	ON（公開）の場合：・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは、こちら）・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 OFF（非公開）の場合：・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。・アポイントメント情報や来訪者記録は、　管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員以外からは見えなくなります。・連携しているカレンダーには、非公開としてスケジュール登録がされます。次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

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日時候補の確認と必要項目の入力が終わりましたら、右上の「確定」をタップして、お客様に日程調整を依頼します。

お客様への依頼方法は、前画面で選択した「メールで送信」の有無によって切り替わります。

RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りしない場合、クリップボードに日程調整URLがコピーされますので、そのURLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

▼「メールで送信」する場合
how-to-plansapp_16-1

▼「メールで送信」しない場合
how-to-plansapp_16-2

「ホームに戻る」をタップしますと、最初のスケジュール画面に戻ります。
選択した日時候補が登録されていることを確認しましょう。

Tips　連携カレンダー上にも仮予定として登録されています。

会議室の状態について
日程調整中の状態では、選択した会議室は他の方が予約することが可能となっています。
連携しているカレンダー上の予定としても、会議室の情報はまだ含まれていません。
Tips　その日時候補で選択している全ての会議室が、他の予定で先に確保されてしまった場合、お客様が選択できる日時候補から非表示になります。
how-to-plansapp_18