予約ルームズ：初期設定【ルームズカレンダー（内部カレンダー）連携】

予約ルームズは、Google／Microsoft／Garoonなどの外部カレンダーとの連携を前提にご利用いただいていますが、外部カレンダーと連携しない状態で、予約ルームズ専用の内部カレンダー機能で会議室・予定を管理してご利用いただくことも可能です。
グループウェアを導入していない、または外部カレンダーと連携した運用が難しい場合も、本機能を利用することで予約ルームズをご利用いただけます。

前提条件

ルームズカレンダー（内部カレンダー）で予約ルームズをご利用いただく際の前提条件です。

1. ご利用プラン

すべてのプランでご利用いただけます。

2. 外部カレンダー連携との同時利用について

「外部カレンダー」と「ルームズカレンダー（内部カレンダー）」は併用できないため、どちらか一方をお選びいただく必要があります。
すでに外部カレンダー連携でご利用中の場合、ルームズカレンダー（内部カレンダー）への切り替えは弊社までお問い合わせください。

3.カレンダー連携設定

現時点では、以下の設定は管理画面から行うことができないため、弊社にて設定いたします。

• ルームズカレンダー（内部カレンダー）での利用開始
• 外部カレンダー連携からの切り替え
• 会議室の追加・削除

4.予定の保存先

作成した予定は、予約ルームズ専用の内部カレンダー機能に保存されます。Google・Outlookなど、外部のカレンダーには同期されません。

5.自動キャンセル(空予約自動解放)時の予定削除

「自動解放した予定をカレンダーから削除する」の設定にかかわらず、自動キャンセル時は予定自体が削除されます。

事前準備

事前準備に不備がある場合は正常に動作しないことがございますので、以下必ずご確認ください。

1.会議室設置用のスマホ・タブレット

モード	1会議室につき設置可能な台数	説明
入退室	1~2台	入退室の処理に使用します。基本1台。入口が２カ所ある広い会議室の場合は、2台設置をご検討ください。 参考 会議室の端末の操作方法（入室/退室/延長）
時間お知らせ	0~1台	会議終了のお知らせに使用します。0台でも運用可。退室を促したい場合は、1台設置をご検討ください。 参考 会議終了をアラートでお知らせ (時間お知らせモード)

予約ルームズアプリの表示制限と対応OS

予約ルームズアプリは縦表示と横表示に対応しておりますが、
端末によっては、入退室モードは縦表示のみ、時間お知らせモードは横表示のみに制限されますので、お手元の端末でご確認ください。

• 予約ルームズアプリの対応iOS：最新iOSの2世代前以降
• 予約ルームズアプリの対応Android OS：動作保証OS9.0以上、推奨環境OS12以上
• 複数端末をご利用の場合、デバイス種類（iOS/Android）が同一でなくても利用可能です。
• 入退室用の端末（iPad）は上部が地上から高さ140cmになるように設置すると、老若男女が操作しやすいです。

会議室ごとに端末を用意できない場合の代替運用

会議室ごとに端末のご用意が難しい場合は以下運用も可能です。

• 会議室にQRを設置し、各社員がスマホでQRコードを読み取り入退室（詳細は こちら）
• PCでWEB画面上から入退室（詳細は こちら）

予約ルームズのアカウント作成

1. WEB登録

『1.管理者WEB登録』の手順で、WEB登録を行い、企業アカウント・RECEPTIONIST管理者アカウントを作成してください。

2. 社員情報の追加登録（任意）

以下を行う社員はアカウントが必要なため、『4.社員情報の追加登録』の手順で社員登録をしてください。

• 予約ルームズWEB画面（会議室状況）から予約状況の確認、会議室の予約
• QRコードを読み取り、入退室

3. 予約ルームズのお申し込み

作成いただいた企業アカウントで予約ルームズを有効にするには、弊社側での設定が必要となりますため、営業担当または
お問い合わせまでご連絡ください。

弊社での設定完了後にご連絡します。

カレンダー連携と会議室の追加

カレンダー連携と会議室の追加は、弊社にて事前設定が必要です。

1．お申込み

以下フォームにご記入の上、MyPageよりお問い合わせください。
※MyPageにログインできない場合はこちらをご確認ください。

2．会議室が追加されたことを確認する

弊社での設定完了後にご連絡します。
以下の手順で、会議室が追加されたことをご確認ください。

「会議室設定」に追加した会議室が表示されるかご確認ください。
1会議室につき2モード（入退室／時間お知らせ）が表示されます。

3. 会議室ごとの設定を行う

予約ルームズのその他の設定

以下機能をご希望の場合は、ご設定ください。

1.未入室のまま一定時間を経過した会議室予定を自動キャンセルする（空予約自動解放）

未入室の会議予約を自動キャンセルすることで、使われていない会議室を開放できます。未入室のまま一定時間を経過した会議室予定自体を削除することも可能です。

2.担当者宛てに会議室予約のリマインドメールを配信

事前に会議予約一覧を配信することで、会議室予約のキャンセル忘れを防ぎます。

3.会議終了時間になったら強制的に終了する（会議強制終了）

会議が延長されずに終了時間を過ぎたら、強制的に退室処理を行うことで、無断で会議室を利用され続けることを防ぎます。

4.PCの予約ルームズ画面から入退室する（エンタープライズプラン以上のみ）

PCで会議室状況画面から「入室」「退室」も可能です。

端末に予約ルームズアプリをインストールし、通知設定

各会議室に設置する端末に、予約ルームズアプリをインストールします。

1. App Store / Google Playからインストール

App Store / Google Play（Playストア）で予約ルームズアプリのインストール画面を開きます。以下のアイコンからもインストール画面を開けます。

2. 検索からインストール

検索する場合は、iOSの方は AppStore、Androidの方は GooglePlay を開きます。

3. アプリを検索してインストール

検索枠に「RECEPTIONIST 予約ルームズ」と入力して検索していただくと、予約ルームズがヒットしますので、「入手」または「インストール」をタップしましょう。

4. インストール完了を確認

端末上に予約ルームズアプリがインストールされたことを確認しましょう。

5. 通知設定を確認

端末の「設定」＞「通知」＞「予約ルームズ」で以下設定になっているかご確認ください。

6. Android端末全体の通知設定を確認

Androidの場合、端末全体の通知設定で通知が表示される設定になっているかご確認ください。

端末の「設定」＞「通知」（※端末ごとに名称が異なる場合があります）にて、ロック画面での通知が表示される設定になっているかをご確認ください。

予約ルームズアプリと会議室を紐づけ

各会議室に設置する端末の予約ルームズアプリと会議室の紐づけを行います。

解除された場合は再度連携が必要です。

1．必要なものを準備

• 予約ルームズアプリをインストールした端末
• RECEPTIONIST管理者で 「会議室設定」 を開いたPC

2．予約ルームズアプリを起動

3．通知送信を許可

4．ログイン方法を選択

端末にログイン画面が表示されます。ログイン方法は2種類あります。以下のいずれかの方法でログインを行ってください。QRコードを利用したログイン方法の方が簡単です。